Regulamin imprezy „Bal Sylwestrowy 2023/2024 - Sylwester Na Czerwonym Dywanie” w Arche Hotel Krakowska

Regulamin imprezy „Bal Sylwestrowy 2023/2024 - Sylwester Na Czerwonym Dywanie” w Arche Hotel Krakowska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin określa warunki uczestnictwa i obowiązki Organizatora, warunki udziału i zasady zachowania się uczestników Sylwestra.

1.2. Organizatorem „Balu Sylwestrowego 2023/2024 - Sylwester Na Czerwonym Dywanie”, zwanego dalej „Imprezą” jest Arche Hotel Krakowska, mieszczący się pod adresem Xxxxx Xxxxxxxxx 000, Xxxxxxxx (zwany dalej „Hotelem”), zarządzany przez Spółkę „ARCHE” S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Xxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000831001, posiadającą NIP 000-00-00-000, REGON 710021277, kapitał zakładowy: 2.982.300,00 zł, wpłacony w całości, nr BDO: 000078804, posiadającą status dużego przedsiębiorcy w myśl przepisów ustawy z dnia 08 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (zwana dalej „Organizatorem”).

1.3. Impreza rozpocznie się w dniu 31.12.2023 r. o godz. 20:00, a zakończy się o godzinie 4:00 dnia 1.01.2024 r. Możliwe jest przedłużenie trwania Imprezy.

1.4. Impreza odbędzie się na terenie Hotelu.

1.5. Każda osoba dokonująca rezerwacji miejsc na Imprezę staje się uczestnikiem Imprezy (dalej jako „Uczestnik”) i jest zobowiązana do bezwzględnego przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz stosowania się do poleceń służb porządkowych i przedstawicieli Organizatora.

1.6. Akceptacja niniejszego Regulaminu przez Uczestnika następuje z chwilą dokonania rezerwacji miejsc.

1.7. Impreza przeznaczona jest dla osób, które w dniu Imprezy ukończyły 18 lat oraz dla osób niepełnoletnich, które podczas Imprezy będą przebywać pod opieką opiekuna prawnego.

1.8. Zasady organizacji i przebiegu Sylwestra dla dzieci, czyli wydarzenia towarzyszącemu głównej Imprezie są zebrane w osobnym regulaminie, który dostępny jest na stronie oferty.

1.9. Organizator zapewnia bezpieczny przebieg Imprezy wyłącznie, jeżeli wszyscy Uczestnicy przestrzegają postanowień Regulaminu oraz stosownych przepisów powszechnie obowiązującego prawa polskiego.

2. Rezerwacja miejsc oraz noclegów

2.1. Rezerwacja miejsc na Imprezę prowadzona jest tylko i wyłącznie przez Hotel.

2.2. Chęć rezerwacji miejsca można zgłaszać stacjonarnie w recepcji Hotelu oraz mailowo lub telefonicznie na adres i numer telefonu podany w Ofercie dostępnej na stronie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-x-xxxxxxxxx

2.3. Rezerwacji miejsc można dokonać w cenie podanej aktualnie opublikowanej na stronie, o której mowa w ust. 2.2. powyżej Oferty. Ceny będą różnicowane w czasie: 2.3.1. First minute - 549 PLN brutto (10.10.2022 – 31.10.2022);

2.3.2. Cena standard - 599 PLN brutto (01.11.2022 – 30.11.2022);

2.3.3. Cena końcowa - 649 PLN brutto (01.12.2022 – 29.12.2022)

2.4. Organizator zastrzega sobie możliwość do przeprowadzenia okresowych promocji na rezerwacje pod szczególnymi warunkami.

2.5. Uczestnicy mogą zarezerwować nocleg w specjalnej, promocyjnej cenie. Pokój dwuosobowy Twin wraz ze śniadaniem bufetowym w Restauracji Impresja będzie sprzedawany w cenie 349,00 zł brutto. Chęć rezerwacji pokoju w obniżonej cenie należy zgłosić wraz z rezerwacją miejsc na Imprezę.

2.6. Rezerwację uważa się za potwierdzoną w przypadku, gdy Uczestnik dokona wpłaty całości kwoty ceny za rezerwację w jednym z wymienionych sposobów:

2.6.1. w postaci transakcji kartą lub gotówką w recepcji Hotelu;

2.6.2. poprzez realizację szybkiej płatności Pay-by-link w ciągu 48 godzin od otrzymania wiadomości e-mail z linkiem do płatności.

2.7. Niedokonanie wpłaty ceny za rezerwację jest jednoznaczne z rezygnacją z chęci uczestnictwa w Imprezie.

2.8. Zwrot kosztów za rezerwację może odbyć się tylko i wyłącznie w sytuacji wystąpienia siły wyższej niezależnej od organizatora, uniemożliwiającej organizację Imprezy lub gdy Impreza zostanie odwołana z winy Organizatora. W pozostałych sytuacjach Hotel nie zwraca poniesionych kosztów, natomiast możliwe jest przeniesienie rezerwacji na osobę trzecią jedynie po ówczesnym poinformowaniu Hotelu.

2.9. Posiadacze Karty lojalnościowej ARCHE (Karta Zielona i Karta Złota), są uprawnieni do odpowiedniej zniżki od kwoty Ceny standard oraz Ceny końcowej.

2.10. Ceny za rezerwacje miejsca dla osób niepełnoletnich są tożsame z cenami wymienionymi w punkcie 2.3.

3. Zasady organizacyjne obowiązujące na terenie Imprezy

3.1. Wstęp oraz przebywanie na terenie wydarzenia dozwolone jest tylko dla osób pełnoletnich (mających w dniu Imprezy ukończone 18 lat) posiadających ważny dokument tożsamości ze zdjęciem oraz osób niepełnoletnich, które podczas Imprezy będą przebywać pod opieką opiekuna prawnego.

3.2. Organizator informuje, iż ze względu na dużą liczbę Uczestników oraz czas trwania weryfikacji rezerwacji i kontroli bezpieczeństwa zalecane jest, aby Uczestnicy przybyli na miejsce Imprezy z półgodzinnym wyprzedzeniem tj. o godzinie 19:30.

3.3. Organizator informuje, iż podczas Imprezy Uczestnicy będą przebywać pod wpływem głośnej muzyki oraz istnieje możliwość zastosowania jasnych, stroboskopowych świateł lub pirotechniki mogących w skrajnych przypadkach spowodować uszkodzenia słuchu i wzroku oraz być przyczyną innych dolegliwości. Tym samym każdy Uczestnik bierze udział w wydarzeniu wyłącznie na własną odpowiedzialność.

3.4. Szatnia

3.4.1. Na terenie Hotelu dostępna będzie szatnia dla Uczestników. Pozostawienie w niej odzieży wierzchniej jest obowiązkowe.

3.4.2. Organizator nie odpowiada za wartościowe rzeczy pozostawione w szatni.

3.4.3. Osoba pozostawiająca rzeczy w szatni dostaje numerek. Za zgubienie numerka obowiązuje opłata w wysokości 20,00 zł.

3.5. Organizator nie odpowiada za rzeczy Uczestników pozostawione bez opieki na terenie całego hotelu w szczególności na sali, na której będzie odbywać się Impreza.

3.6. Na terenie Imprezy zabrania się prowadzenia jakichkolwiek działań reklamowych, promocyjnych, sprzedażowych, zarobkowych, agitacyjnych i politycznych z wyjątkiem tych dopuszczonych pisemną zgodą organizatora.

3.7. Organizator utrwala przebieg imprezy dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy imprezy. Wizerunek osób przebywających na terenie imprezy może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniany dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych na stornie internetowej Hotelu i w mediach społecznościowych. Wejście na teren imprezy jest jednoznaczne z udzieleniem bezterminowej zgody na przetwarzanie wizerunku na potrzeby ww. celów. Odwołanie zgody należy zgłosić w formie mailowej lub w recepcji Hotelu.

4. Bezpieczeństwo na terenie Hotelu

4.1. Organizator Imprezy zapewnia Uczestnikom wydarzenia bezpieczeństwo oraz porządek x.xx. poprzez:

4.1.1. Zapewnienie ochrony podczas wydarzenia.

4.1.2. Zapewnienie monitoringu (nagrania z monitoringu będę przechowywane przez 7 dni od dnia Imprezy).

4.1.3. Udostępnienie pomieszczeń higieniczno-sanitarnych oraz apteczki w recepcji hotelowej.

4.2. Uczestnicy Imprezy oraz inne osoby przebywające na terenie wydarzenia zobowiązani są do stosowania się do poleceń służb porządkowych, ochrony, oraz pracowników Hotelu.

4.3. Uczestnicy oraz inne osoby przebywające na terenie Imprezy zobowiązani są do zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu własnemu, oraz innych uczestników Imprezy, a w szczególności stosować się do zapisów niniejszego Regulaminu.

4.4. Wszelkiego rodzaju próby niszczenia mienia Organizatora lub cudzego mienia zostaną potraktowane jako zachowania zagrażające bezpieczeństwu.

4.5. Uczestnicy zobowiązani są do korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.

4.6. Zabrania się posiadania oraz wnoszenia na teren Imprezy:

4.6.1. Przedmiotów niebezpiecznych, w tym szczególnie broni palnej, pneumatycznej, gazowej, noży, paralizatorów oraz parasoli o ostrym zakończeniu;

4.6.2. Materiałów wybuchowych oraz wyrobów pirotechnicznych, w tym: fajerwerków, kul świecących, rac i innych podobnie działających przedmiotów oraz wszelkiego rodzaju materiałów potencjalnie pożarowo niebezpiecznych;

4.6.3. Własnego alkoholu, środków odurzających i psychotropowych lub podobnie działających;

4.6.4. Pojemników do rozpylania gazów, substancji żrących lub farbujących;

4.6.5. Materiałów reklamowych;

4.6.6. Przedmiotów wytwarzających niewspółmierny do okoliczności hałas, w tym szczególnie wszelkich przedmiotów z napędem mechanicznym lub elektrycznym, laserów lub wskaźników laserowych, lub innych, utrudniających realizację Imprezy zgodnie z jej programem;

4.7. Zabrania się wprowadzania wszelkich zwierząt na teren wydarzenia.

4.8. W przypadku stwierdzenia posiadania przez Uczestnika rzeczy niedozwolonych, o których mowa w pkt. 4.6. służby porządkowe mogą zobligować ich właściciela lub posiadacza do ich pozostawienia w depozycie, lub w razie odmowy ich zdeponowania, do opuszczenia terenu Imprezy.

4.9. Organizator zobowiązany jest do odmowy wstępu lub usunięcia z terenu Imprezy:

4.9.1. osób znajdujących się pod wpływem narkotyków lub jakichkolwiek innych środków odurzających, psychotropowych lub podobnie działających;

4.9.2. osób zachowujących się agresywnie, stwarzających sytuacje powszechnie uważane za naruszenie porządku publicznego lub prowokujących do tych czynów oraz niestosujących się do poleceń.

4.10. Ocena przedmiotów i zachowań wymienionych w punktach 4.8 oraz 4.9 pozostaje w kompetencji służb porządkowych, ochrony i pracowników Hotelu.

4.11. Organizator w zakresie określonym w odpowiednich przepisach prawa powszechnie obowiązującego jest uprawniony do utrwalenia przebiegu Wydarzenia, w szczególności zachowania osób, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz do późniejszych działań na zasadach określonych w odpowiednich przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

4.12. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody i zniszczenia powstałe w wyniku jego działania/zaniechania, w tym szkody dokonane na terenie Hotelu lub dokonane pracownikom Hotelu, Uczestnikom oraz osobom trzecim, bez względu na fakt czy szkody zostały dokonane w pomieszczeniach wynajętych przez Zamawiającego, czy też w innych częściach Hotelu. W powyższym przypadku Uczestnik zobowiązany jest do zapłaty odszkodowania na podstawie noty księgowej wystawionej przez Hotel po wydarzeniu w terminie wyznaczonym przez Hotel.

4.13. Uczestnik zwolni Hotel, przedstawicieli i pracowników od odpowiedzialności z tytułu roszczeń osób trzecich związanych lub wynikających ze zdarzeń zaistniałych podczas wydarzenia, za które Uczestnik ponosi odpowiedzialność.

5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje można zgłaszać w formie pisemnej, najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia Wydarzenia, wysyłając je w liście poleconym na adres organizatora.

5.2. Organizator rozpatrzy każdą poprawnie złożoną reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana listem poleconym na adres podany w piśmie reklamacyjnym.

5.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją Imprezy będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.

6. Postanowienia końcowe

6.1. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania imprezy z przyczyn niezależnych od Organizatora. W powyższym przypadku Uczestnicy zostaną poinformowani telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (pod warunkiem zostawienia do siebie kontaktu przez Uczestnika). Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Organizatora. Uczestnikowi nie przysługuje w takim wypadku odszkodowanie a jedynie zwrot kosztów rezerwacji.

6.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy dotyczącej Wydarzenia, jeżeli jest to spowodowane wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Uczestnika, lub osób trzecich, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć albo są spowodowane siłą wyższą, rozumianą jako zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia (strajki, katastrofa, klęska żywiołowa, wojna, decyzje odpowiednich władz).

6.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie i ofercie Imprezy bez wcześniejszego uprzedzania Uczestników.

6.4. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie Internetowej, pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-x-xxxxxxxxx oraz w recepcji Hotelu.

6.5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 10.10.2022 roku i obowiązuje do dnia 2.01.2023 roku.

6.6. Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy wyłącznie do Organizatora.