Wymagania Ofertowe

Znak sprawy: DZI.261.13.2023

Załącznik nr 1

Wymagania Ofertowe

I. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest serwis oprogramowania Symfonia ERP firmy Symfonia.

2. Zakres zamówienia obejmuje świadczenie usług utrzymania systemu oprogramowania Symfonia Forte firmy Symfonia.

3. System oprogramowania Symfonia ERP zainstalowany w siedzibie Zamawiającego składa się z następujących modułów:

Lp.	Nazwa modułu	Nr licencji
1	Gwarancja Podstawowa dla Handel Extra	HMF 100278
2	Gwarancja Podstawowa dla Środki Trwałe Extra	STF 100221
3	Gwarancja Podstawowa dla Finanse i Księgowość Extra	FKF 100659
4	Gwarancja Podstawowa dla Xxxxx i Płace Extra	KIP 101397
5	e-box: e-przelewy	EPF 100669
6	e-box: e-dokumenty	EDF 103898
7	e-box: e-deklaracje	EDX 102010
8	e-sprawozdania	FKF 100659
9	e-faktury	EDF 103898
10	Obsługa PPK zarządzeni planami emerytalnymi	KIP 101397

4. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę serwisu prowadzoną zarówno w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx Polskiej Akademii Nauk,

xx. Xxxxxxxxxxxxxx 000, Xxxxxx, jak również pomoc przez zdalny pulpit, kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną poprzez e-mail.

II. Warunki realizacji zamówienia

1. Wykonawca powinien być uprawniony przez producenta oprogramowania tj. firmę Symfonia do wykonywania usług utrzymania systemu.

2. W ramach realizacji usług serwisowych Zamawiający wymaga:

a) wyznaczenia stałych opiekunów serwisowych firmy;

b) priorytetowej obsługi zgłoszeń;

c) gwarantowanego czasu reakcji tj. przystąpienia do czynności naprawy przez opiekuna serwisowego na wezwanie serwisowe Zamawiającego:

− w przypadku błędów/usterek krytycznych, uniemożliwiających pracę na oprogramowaniu, czas reakcji opiekuna serwisowego wynosi maksymalnie 4 godziny; czas przywrócenia systemu do pracy do 24 godzin od momentu zgłoszenia;

− w przypadku błędów/usterek niekrytycznych oprogramowania, które nie powodują przestoju w pracy na oprogramowaniu – czas na usunięcie błędu do 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia z zastrzeżeniem, że jeśli dotrzymanie terminu 3 dni roboczych będzie niemożliwe ze względów technicznych to

przywrócenie systemu do pracy nastąpi w terminie uzgodnionym przez strony;

− w przypadku prac polegających na dodaniu nowej funkcjonalności lub modyfikacji sposobu działania programu, czas wykonania usługi będzie uzgodniony przez strony;

− w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego błędu systemowego

w funkcjonowaniu oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia, o ile błąd będzie leżał po stronie Wykonawcy, czas na usunięcie tego błędu będzie uzgodniony przez strony;

d) stałej, bieżącej opieki nad systemem obejmującej wykonywanie usług utrzymania systemu,

e) możliwość korzystania z konsultacji telefonicznych i osobistych;

f) pomocy technicznej poprzez zdalny pulpit;

g) instalowania nowych wersji przedmiotowego oprogramowania;

h) aktualizacji prawnej oprogramowania;

i) doradztwa w zakresie: rozbudowy środków informatycznych, reinstalacji oprogramowania, dokonywania dodatkowych instalacji oprogramowania (tworzenie nowych stanowisk pracy);

j) bieżącego optymalizowania konfiguracji oprogramowania, uwzględniającego potrzeby Zamawiającego.

3. Wykonawca winien tak skalkulować ofertę, aby cena za 1 godzinę stawki za prace serwisowe zawierała koszty dojazdów opiekuna serwisowego do siedziby Zamawiającego

4. Wykonawca będzie zobowiązany do obsługi zgłoszeń w dni robocze w godzinach od 7:00 do 16:00.

5. Czas pracy serwisowej to przewidziany przez Zamawiającego łączny czas obejmujący wykonywanie usług utrzymania systemu, uzgodnionych w drodze porozumienia,

w całym okresie trwania umowy.

6. Okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc kalendarzowy. Jednostką rozliczeniową czasu pracy serwisowej jest 30 minut.

7. Zamawiający szacuje łączną liczbę czasu pracy serwisowej na poziomie 290 godzin w okresie trwania umowy. Liczba godzin ma charakter szacunkowy

i służy tylko do porównania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości godzin w trakcie trwania umowy w razie

konieczności. Powyższe zmiany nie mogą spowodować zmiany ceny jednostkowej oraz przekroczyć wartości umowy brutto.

8. Wynagrodzenie będzie płatne miesięcznie z dołu na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego.

9. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawiania raportu (zestawienia)

zawierającego - ilości godzin wykorzystanych na pracę serwisową w danym okresie rozliczeniowym, a także termin (data i godzina) zgłoszenia, termin (data i godzina) wykonania usługi, imię i nazwisko osoby zgłaszającej ze strony Zamawiającego.

10. Wykonawca będzie zobowiązany do udzielenia gwarancji na wykonywane usługi

w zakresie wynikającym z zapisów § 6 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 3 do Ogłoszenia.

11. Termin płatności przelewem po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktury/faktur przez Zamawiającego.

12. Termin realizacji umowy: od daty zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż 01.03.2023 r. do 28.02.2025 r.

I. Kryteria oceny ofert:

1. Cena: 100 %

Liczona jako: iloraz łącznej ceny oferty najtańszej i łącznej ceny oferty ocenianej x 100 %;

Przy czy 1% += 1pkt.

Oferty nie spełniające wymagań nie będą rozpatrywane.

II. Specyfikacja dokumentów:

1) Oferta winna być złożona nie później niż do dnia 15.02.2023 r. do godz. 11:00 w jednej zaklejonej kopercie lub nieprzeźroczystym opakowaniu, zamkniętym

w sposób trwały. Na kopercie powinien znajdować się adres Wykonawcy, a koperta powinna być zaadresowana w sposób następujący:

Nazwa i adres firmy do korespondencji

Instytut Fizyki Jądrowej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx Polskiej Akademii Nauk,

xx. Xxxxxxxxxxxxxx 000

00-000 Xxxxxx

Oferta na: „Opiekę serwisową oprogramowania Symfonia ERP firmy Symfonia.” Znak sprawy: DZI.261.13.2023

Nie otwierać przed 15.02.2023 roku godz. 11:30

lub

drogą elektroniczną w formie skanu dokumentów, na adres e-mail xxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx za potwierdzeniem otrzymania e-maila.

Uwaga: Oferta wysłana drogą elektroniczną musi być oznaczona tytułem: „Oferta nr DZI.261.13.2023”. Pliki ofert złożonych drogą elektroniczną będą otwarte w tym

samym terminie co oferty złożone pisemnie w kopertach.

2) Oferta musi być sporządzona w języku polskim oraz musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.

3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4) Każda strona oferty winna być ponumerowana i zaparafowana.

5) Oferta musi zawierać propozycję ceny wg formuły określonej przez Zamawiającego.

6) Do oferty należy dołączyć:

− wypełniony formularz oferty – załącznik nr 2,

− zaakceptowany wzór umowy – załącznik nr 3,

− zaparafowana umowa powierzenia danych osobowych – załącznik nr 4;

− oświadczenie o przeciwdziałaniu agresji – załącznik nr 5.

7) Ponadto do oferty należy dołączyć następujące dokumenty w postaci oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby:

− oryginał lub kserokopia, poświadczona przez Wykonawcę za zgodność

z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo dokumentu CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu

składania ofert;

− oświadczenie, że Wykonawca jest uprawniony przez producenta

oprogramowania tj. firmę Symfonia do wykonywania usług utrzymania systemu;

− oryginał lub kserokopia, poświadczona przez Wykonawcę za zgodność oryginałem polisy odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

8) Termin ważności oferty - minimalny okres jej ważności rozpoczyna się w dniu złożenia ofert, a kończy się nie wcześniej niż z dniem zakończenia postępowania,

a w przypadku Wykonawcy, który wygra konkurs w dniu podpisania umowy.

9) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo wyboru oferty zgodnie

z Regulaminem postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Xxxxxxx

Niewodniczańskiego PAN w Krakowie, nieobjęte ustawą Prawo zamówień publicznych (Zarządzenie Dyrektora IFJ PAN nr 7/2021 z dnia 27 stycznia 2021 r.).

10) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

11) Do zawarcia umowy dojdzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie dłuższym niż 21 dni od daty zamieszczenia informacji o wyniku postepowania na stronie internetowej Zamawiającego.

12) Informacja o wyniku postępowania konkursowego zostanie również przekazana drogą elektroniczną na adres e-mail określony w ofercie, wszystkim uczestnikom postępowania.