UMOWA RAMOWA DOTYCZĄCA USTALENIA PROCEDUR DOBROWOLNEGO DEPONOWANIA FILMÓW W ARCHIWACH

UMOWA RAMOWA DOTYCZĄCA USTALENIA PROCEDUR DOBROWOLNEGO DEPONOWANIA FILMÓW W ARCHIWACH

Zawarta pomiędzy

1. Międzynarodową Federacją Stowarzyszeń Producentów Filmowych, w skrócie zwaną FIAPF, z siedzibą przy 0, xxx xx x'Xxxxxxx, 00000 w Paryżu, we Francji

działającą poprzez ...

oraz:

2. Stowarzyszeniem Europejskich Bibliotek Filmowych/ Cinémathèques, w skrócie zwanym ACE, z siedzibą w hotelu Xxxxx xx Xxxxxx, 0 xxx Xxxxxxxxxx, 0000 w Brukseli, w Belgii

działającym poprzez ...

zważywszy, że

Federacja FIAPF w roku 1971 sporządziła modelowy kontrakt dotyczący dobrowolnego deponowania filmów, który został rozpowszechniony i jest nadal w użyciu.

Strony Umowy - FIAPF i ACE – zostały poproszone przez Europejską Komisję ds. Społeczeństwa Informacyjnego i Mediów o aktualizację tego dokumentu oraz nawiązania współpracy, mającej na celu ochronę dziedzictwa kinematograficznego, gwarantując jego dystrybucję oraz udostępniając go publicznie i jednocześnie dostosowując go do środowiska cyfrowego oraz rozszerzenia Unii Europejskiej.

W związku z powyższym, Xxxxxx postanowiły sporządzić nową umowę ramową pomiędzy producentami filmowymi oraz prawomocnymi posiadaczami praw (dalej łącznie zwanymi Producentami) z jednej strony, a archiwami filmowymi będącymi członkami ACE (dalej zwanymi Archiwami) z drugiej.

Niniejsza umowa ramowa dotyczy dobrowolnego, a nie obowiązkowego deponowania dziedzictwa kinematograficznego.

Niniejsza umowa ramowa chroni prawa Producentów i Archiwów Filmowych.

Niniejsza umowa ramowa opiera się na wzajemnym uznaniu, że ochrona dziedzictwa kinematografii, a także lepsza dystrybucja dzieł, możliwe są wyłącznie dzięki bliskiej współpracy pomiędzy Producentami i Archiwami.

Producenci zobowiązują się do promowania i wspierania działań Archiwum, mających na celu właściwą Ochronę Zdeponowanych Materiałów Filmowych oraz Ochronę Materiałów Niefilmowych w zbiorach Archiwum.

Niniejsza umowa ramowa zgodna jest z:

- międzynarodowymi porozumieniami oraz postanowieniami Wspólnoty Europejskiej oraz obowiązującą legislacją krajową dotyczącą praw autorskich i praw pokrewnych;

- Kodem Postępowania Międzynarodowej Federacji Archiwów Filmowych (FIAF), do którego przestrzegania zobowiązane są wymienione w niniejszej umowie Archiwa oraz

- komercyjnymi i artystycznymi interesami Producentów

Ani ACE, ani FIAPF nie mogą narzucać swoim członkom żadnych obowiązków. W związku z tym niniejsza umowa ramowa służyć będzie za punkt odniesienia do dobrowolnego stosowania przez uczestników stron oraz za podstawę dwustronnych kontraktów. Stosowanie umowy rekomendowane jest przez niżej podpisane stowarzyszenia.

Rozdział I Postanowienia ogólne

1. Zakres

Niniejsza umowa ramowa przeznaczona jest dla Producentów, z jednej strony, i Archiwów, z drugiej, będących w stanie właściwie realizować zadania Ochrony dziedzictwa kinematografii, zdefiniowane poniżej.

2. Cele

Celem umowy ramowej jest zachęcanie do systematycznego dobrowolnego deponowania Materiałów Filmowych i Niefilmowych w Archiwach członków ACE oraz ustalanie zasad deponowania, zobowiązań stron, Ochrony, Konserwacji i Rekonstrukcji zdeponowanych dzieł oraz zasad wykorzystania materiałów.

Niniejszy model nakreśla standardowe zasady w odniesieniu do konkretnych celów:

I. długoterminowe przetrwanie i ochrona jak największej liczby filmów

II. stały publiczny dostęp do dziedzictwa kinematografii w każdym kraju

III. dostęp dla Producentów do ich zdeponowanych dzieł poprzez bieżący wkład w Archiwa, pod warunkiem przestrzegania surowych zasad.

3. Definicje

W niniejszej umowie:

Producent oznacza osobę fizyczną lub prawną lub prawomocnych posiadaczy praw (np. dystrybutor), którzy dobrowolnie przyjmują na siebie finansową i techniczną odpowiedzialność za deponowanie materiałów filmowych zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy ramowej.

Archiwum Ochronne (zwane także Archiwum) oznacza organizację prawa publicznego lub prywatną organizację nonprofit, która jest członkiem ACE oraz której działalność, określona w umowie założycielskiej, zgodna jest z ogólnymi celami muzeów, od konserwacji do udostępniania, i która jest w stanie właściwie realizować zadania Ochrony i Rekonstrukcji, gwarantując jednocześnie poszanowanie praw autorskich.

Zdeponowane materiały filmowe oznaczają wszystkie rodzaje materiałów na

taśmach celuloidowych lub nośnikach cyfrowych, które zostały zdeponowane w Archiwach zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy ramowej.

Materiały niefilmowe oznaczają materiały pisemne lub ikonograficzne (fotografie, plakaty, modele, materiały reklamowe, itp.) dotyczące produkcji bądź dystrybucji filmu.

Zdeponowane materiały oznaczają Zdeponowane Materiały Filmowe oraz Materiały Niefilmowe, jeżeli takie istnieją.

Dzieła kinematograficzne oznaczają oryginalne dzieła zawarte na nośniku, tworzące Zdeponowane Materiały Filmowe

Materiały Archiwalne oznaczają jedyne lub, w przypadku kilku zbiorów, najlepszej jakości Dzieła Kinematograficzne zdeponowane przez Producenta.

Materiały Chronione oznaczają nowe materiały na taśmach celuloidowych lub nośnikach cyfrowych wyprodukowane przez Archiwa z pierwotnie zdeponowanych materiałów, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej umowie na potrzeby zapewnienia długofalowej Ochrony i dostępu.

Konserwacja oznacza przechowywanie materiałów celuloidowych lub cyfrowych w odpowiednich z technicznego punktu widzenia warunkach, zgodnie z zasadami Ochrony określonymi przez Międzynarodową Federację Archiwów Filmowych i regularnie aktualizowanymi na jej stronie Internetowej.

Ochrona oznacza aktywną ochronę Dzieł Kinematograficznych, w tym ich powielanie, w celu umożliwienia dostępu do tych dzieł oraz zapewnienia im długoterminowego przetrwania.

Rekonstrukcja oznacza rekonstrukcję filmu istniejącego wyłącznie na zniszczonych i/lub niekompletnych nośnikach w celu wyprodukowania nowej wersji, która byłaby jak najbliższa oryginałowi.

Rozdział II

Deponowanie i zobowiązania Archiwum

1. Miejsce

W niniejszej umowie, dobrowolne deponowanie to deponowanie lub przekazywanie jakichkolwiek Zdeponowanych Materiałów Filmowych lub Niefilmowych (na jakimkolwiek nośniku) do Archiwum, zgodnie z procedurami dobrowolnie ustalonymi pomiędzy stronami, w celu zapewnienia właściwej Ochrony oraz dostępu do tych materiałów.

Deponowanie postrzega się jako wzajemne zobowiązanie oparte o obopólne zainteresowanie, współpracę i odpowiedzialność.

2. Przedmiot

2.1. Zdeponowane Materiały Filmowe

Zdeponowane Materiały Filmowe mogą obejmować:

(i) filmy krajowe (lub za takie uważane), nie podlegające obowiązkowi prawnego zdeponowania w kraju, w którym Archiwum ma swoją siedzibę;

(ii) filmy krajowe podlegające obowiązkowi prawnego zdeponowania, w stosunku do których obie strony uważają za właściwe uzupełnienie materiałów do depozytu o inne materiały filmowe;

(iii) filmy zagraniczne, rozpowszechniane lub nierozpowszechniane w kraju, w którym Archiwum ma swoją siedzibę;

2.2. Materiały Niefilmowe

W miarę możliwości zdeponowane materiały powinny także obejmować Materiały Niefilmowe odnoszące się do Dzieł Kinematograficznych, o których mowa.

3. Tytuł prawny

Zdeponowane Materiały pozostają całkowitą własnością Producenta.

4. Zobowiązania Archiwum

4.1. Zobowiązanie do Konserwacji i Ochrony

Archiwum zobowiązane jest do utrzymania Zdeponowanych Materiałów w możliwie najlepszej formie, na ile pozwala na to żywotność danego nośnika, w odpowiednich warunkach oraz zgodnie z ogólnymi standardami ochrony ustalonymi przez FIAF i ACE1.

Archiwum zobowiązane jest do przechowywania Zdeponowanych Materiałów w optymalnych warunkach zapewniających bezpieczeństwo i uniemożliwiających reprodukcję, wypożyczanie lub bezprawne rozpowszechnianie oraz w warunkach zgodnych z zasadami określonymi w niniejszej umowie ramowej oraz dwustronnych umowach pomiędzy Producentem i Archiwum.

4.2. Zobowiązanie do współpracy z Producentem

Archiwum zobowiązane jest do zapewnienia Producentowi wymaganego dostępu do Zdeponowanych Materiałów i związanych z nimi informacji. Archiwum wyraża zgodę na wszelkie uzasadnione kontrole w Archiwum, których Producent, jako właściciel materiałów, może zażadać w związku ze standardami przechowywania oraz metodami obchodzenia się z tymi materiałami i ich Ochrony.

4.3. Katalogowanie

Archiwum zobowiązane jest do stworzenia listy oraz katalogu wszystkich zdeponowanych elementów tak, aby w każdej chwili móc je zlokalizować oraz poinformować Producenta o ich stanie.

Archiwum zobowiązane jest do zapewnienia zgodności z międzynarodowymi standardami katalogowania ustalanymi przez FIAF lub ACE.

1 Uwaga: należy zaznaczyć, że ponieważ wszystkie materiały filmowe na taśmach celuloidowych składają się niestabilnych substancji chemicznych i ich żywotność zależy nie tylko od warunków przechowywania, lecz także od ich pierwotnego składu, obróbki laboratoryjnej i obróbki przed magazynowaniem, Archiwum może zobowiązać się do opóźnienia procesu rozpadu, ale nie ponosi odpowiedzialności za nieuchronny rozpad chemiczny, mogący prowadzić do całkowitej utraty materiałów.

Ponadto, ze względu na świeżość materiału cyfrowego, nie można w chwili obecnej z całą pewnością ustalić zasad, które zagwarantują jego stabilność i długotrwałe przetrwanie. Archiwum nie ponosi odpowiedzialności za pogorszenie stanu materiałów, jeżeli podjęte zostały działania zgodne z profesjonalnymi standardami technicznymi, mającymi na celu ich ochronę.

Rozdział III Ochrona/Rekonstrukcja 1. Zadania Archiwum

Aby wypełnić zobowiązania, o których mowa w Rozdziale II, punkcie 4.1 oraz zagwarantować właściwą Ochronę Zdeponowanych Materiałów, Archiwum upoważnione jest do prowadzenia dodatkowych działań ochronno- rekonstrukcyjnych.

Do działań tych należy powielanie Zdeponowanych Materiałów za pomocą kopiowania lub przenoszenia, mające na celu zachowanie filmów, o których mowa, i zapewnienie możliwości ich oglądania.

2. Decyzje i metody rekonstrukcji i ochrony Zdeponowanych Materiałów

a) Decyzja o rozpoczęciu działań ochronnych i/lub rekonstrukcyjnych oraz wybór metod wymagają konsultacji pomiędzy Archiwum i Producentem.

W momencie identyfikacji Producenta, Archiwum zobowiązane jest do poinformowania tego Producenta o charakterze oraz rezultatach proponowanych działań ochronnych i/lub rekonstrukcyjnych.

Działania takie mogą obejmować wykonanie pozytywów i/lub negatywów lub transfer cyfrowy, niezbędne do przedłużenia trwałości filmu i ochrony pierwotnie Zdeponowanych Materiałów Filmowych.

b) W wyjątkowych sytuacjach oraz z własnej woli i na własny koszt, Archiwum może podjąć działania ochronno-rekonstrukcyjne w dwóch następujących przypadkach:

- w przypadku braku możliwości kontynuowania negocjacji z Producentem, szczególnie z powodu wyraźnej lub domniemanej odmowy Producenta. W stosownych przypadkach Producent zobowiązany jest do podania powodów swojej odmowy.

lub

- jeżeli pomimo wszelkich starań, Archiwum nie udało się zidentyfikować i/lub zlokalizować Producenta.

W przypadkach wymienionych w paragrafie b) powyżej, Archiwum może prowadzić wspomniane prace wyłącznie z własnej woli:

- jeżeli działania te są uzasadnione ściśle koniecznością przedłużenia trwałości materiałów i zapewnienia możliwości ich oglądania;

- jeżeli stwierdzono, że w Archiwum ACE nie ma materiałów o podobnej jakości;

c) Producent może postanowić o samodzielnym podjęciu działań ochronno-

rekonstrukcyjnych, pod warunkiem zagwarantowania zgodności z Rozdziałem IV poniżej, dotyczącym wykorzystania Materiałów Archiwalnych.

3. Własność Materiałów objętych Ochroną

Nowe materiały wyprodukowane z materiałów przeznaczonych do prowadzenia prac ochronnych, pozostają w depozycie Archiwum.

Rozdział IV

Dostęp do materiałów, ich wykorzystanie i wycofanie

1. Wyłączny dostęp Producenta

1.1. Pierwotnie Zdeponowane Materiały

Tymczasowe wycofanie pierwotnie Zdeponowanych Materiałów odbywa się bezpłatnie i umożliwia Producentowi przeprowadzenie prac lub analizę Zdeponowanych Materiałów Filmowych, w szczególności pod kątem wymagań eksploatacyjnych.

Producent uzyska nieograniczony dostęp, w dowolnej chwili, do wszystkich Zdeponowanych Materiałów, zgodnie z procedurami i ramami czasowymi ustalonymi w dwustronnej umowie pomiędzy Producentem i Archiwum.

Jeżeli jednak chodzi o Materiały Archiwalne (zdefiniowane w Rozdziale I, punkt 3), Producent uzyska dostęp do takich materiałów wyłącznie w celu prowadzenia długotrwałych prac ochronnych i, w miarę konieczności, rekonstrukcyjnych. Prace te będą prowadzone pod nadzorem Archiwum i nie mogą w jakikolwiek sposób narażać jakości, stanu i integralnego charakteru wspomnianych materiałów.

1.2. Nowe kopie wyprodukowane przez Archiwum

Jeżeli Archiwum wyprodukowało Materiały z elementów zdeponowanych na potrzeby prowadzenia prac ochronnych i/lub rekonstrukcyjnych, Producent uzyska dostęp do tych materiałów w celu wykonania nowych kopii lub transferu, pod warunkiem, że prace te prowadzone będą pod nadzorem Archiwum i nie będą w jakikolwiek sposób narażać jakości, stanu i integralnego charakteru wspomnianych materiałów.

Ponadto, Producent zobowiązany jest wypłacić Archiwum odpowiednie wynagrodzenie finansowe w zamian za koszty poniesione na prace ochronno- rekonstrukcyjne. Wynagrodzenie to może w szczególności składać się ze stałej

kwoty refundacji lub kwoty proporcjonalnej do wysokości zysków operacyjnych, w zależności od ustaleń pomiędzy Producentem i Archiwum.

Koszt prac ochronno-rekonstrukcyjnych oraz warunki refinansowania, o którym mowa powyżej, będą ustalane każdorazowo w drodze dwustronnej umowy pomiędzy Producentem i Archiwum.

2. Wykorzystanie materiałów przez Archiwum

W przypadku braku ograniczeń ze strony punktu 1 tego Rozdziału lub ze strony Producenta, możliwy jest dostęp do zdeponowanych w Archiwum pozytywów lub Materiałów, o których mowa w Rozdziale IV punkt 1.2.

O autoryzowanym wykorzystaniu Zdeponowanych Materiałów i/lub Materiałów Chronionych decyduje dwustronna umowa pomiędzy Producentem i Archiwum.

Warunki autoryzowanego użycia określa poniższy model:

a) konsultacje prowadzone dla potrzeb edukacyjnych lub badawczych na terenie Archiwum, na ekranie lub w Intranecie na terenie Archiwum;

b) zdalny dostęp przez Internet:

Dostęp taki możliwy jest wyłącznie poprzez zastosowanie odpowiedniej, zindywidualizowanej procedury/mechanizmu bezpieczeństwa. Archiwum ma obowiązek wskazać wszystkie osoby upoważnione do konsultacji, którym nie wolno wykonywać kopii konsultowanych dzieł.

c) Pokazy publiczne:

Archiwum może organizować pokazy publiczne Zdeponowanych Materiałów Filmowych w swoich salach filmowych (lub salach znajdujących się pod jego kontrolą), określonych w dwustronnych umowach pomiędzy Producentem i Archiwum.

W przypadkach, w których takie pokazy publiczne nie przynoszą zysków finansowych dla Archiwum oraz nie konkurują ze zwykłymi pokazami filmowymi, ani ich nie zakłócają, mogą się one odbywać bez pobierania honorarium.

Producent może ustalić konkretne warunki dotyczące takich pokazów (np. ograniczyć liczbę sal filmowych).

d) Rozpowszechnianie wśród członków ACE

i) Na publiczne pokazy

O ile Archiwum nie dysponuje wyłącznie jedną kopią Zdeponowanych Materiałów Filmowych, materiały zdeponowane w Archiwum zgodnie z niniejszą umową mogą być wypożyczane innym członkom ACE na pokazy publiczne, pod warunkiem podpisania przez tych członków niniejszego modelowego kontraktu.

Archiwum musi uprzednio dostarczyć Producentowi pełne szczegóły takiego wypożyczenia. Producent może zweryfikować warunki dotyczące rozpowszechniania wypożyczonych filmów.

ii) Na potrzeby rekonstrukcji

Jeżeli Archiwum dysponuje wyłącznie jedną kopią, może wypożyczyć Zdeponowane Materiały Filmowe na potrzeby rekonstrukcji tylko za zgodą Producenta.

We wszystkich pozostałych przypadkach Archiwum zobowiązane jest poinformować Producenta o wypożyczeniu materiałów na potrzeby rekonstrukcji oraz o warunkach takiego wypożyczenia.

3. Trwałe wycofanie Zdeponowanych Materiałów

a) Producent może trwale wycofać Zdeponowane Materiały pod warunkiem wcześniejszego poinformowania Archiwum o swoim zamiarze.

Na życzenie Archiwum, Producent zobowiązany jest do pokrycia kosztów rekonstrukcji materiałów, zgodnie ze stawką określoną w dwustronnym kontrakcie.

b) Jeżeli Zdeponowane Materiały, w stosunku do których nie prowadzone były prace ochronne lub rekonstrukcyjne, zostały trwale wycofane, Producent zobowiązany jest upoważnić Archiwum do stworzenia głównej archiwalnej reprezentacji materiałów (master material) w celu ochrony dziedzictwa kinematograficznego. Wykorzystanie takiej reprezentacji materiałów wymaga specjalnej umowy pomiędzy stronami.

c) Aby trwale wycofać Materiały Archiwalne (zgodnie z rozdziałem I, punkt 3), Producent musi udowodnić, że Archiwa nie wypełniły swoich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy ramowej.

Rozdział V Postanowienia różne

1. Niniejsza umowa ramowa wchodzi w życie z dniem podpisania. Producenci i Archiwa mogą zastosować jej postanowienia do uprzednio zdeponowanych materiałów.

2. Niniejsza umowa ramowa nie ma zastosowania w przypadku, gdy osoba fizyczna lub prawna deponująca materiały nie posiada do nich praw. Wówczas FIAPF rekomenduje, aby członkowie ACE przyjęli materiały, w celu zagwarantowania ochrony Dzieł Kinematograficznych. Jednakże wszelkie użycie lub decyzja o Rekonstrukcji/Ochronie wymaga podpisania umowy z Producentem lub jego pełnomocnikiem.

3. Warunki naruszenia kontraktu zostaną ustalone w dwustronnej umowie pomiędzy Producentem i Archiwum w oparciu o niniejszą umowę ramową.

4. W przypadku sporu pomiędzy Producentem i Archiwum, strony skierują sprawę do sądu właściwego dla siedziby Archiwum lub do sądu i trybunału w Brukseli lub Paryżu, zgodnie z wyborem powoda/powódki. Strony mogą także skierować sprawę do arbitrażu.

W przypadku arbitrażu, strony mogą wezwać ekspertów wyznaczonych odpowiednio przez FIAPF i ACE

4. Niniejsza umowa ramowa stosuje się bez uszczerbku dla dwustronnych ustaleń oraz praw stron trzecich.

Sporządzono w Brukseli, dnia

FIAPF ACE