WZÓR1
WZÓR1
Umowa nr ………………
o dofinansowanie Projektu
Nr …………. [nr projektu] „ ” [tytuł projektu]
w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007- 2013 Osi priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka
Działanie I.4 Promocja i Współpraca
zwana dalej „Umową”,
zawarta w dniu r. pomiędzy:
Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości2 ………………………………. [adres siedziby, NIP], zwaną dalej „Instytucją Pośredniczącą”,
reprezentowaną przez:
........................................................................... [imię i nazwisko, pełniona xxxxxxx], na podstawie3
…………….., stanowiącego załącznik nr do Umowy,
a
..................................................................................................................... [nazwa i adres Beneficjenta,
a gdy posiada również NIP, REGON, numer dokumentu rejestrowego], zwanym dalej
„Beneficjentem”,
reprezentowanym/reprezentowaną przez:
............................................................................ [imię i nazwisko, pełniona xxxxxxx], na podstawie
…………………., którego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem stanowi załącznik nr …..
do Umowy,
zwanymi dalej „Stronami”,
1 Niniejszy wzór Umowy stanowi minimalny zakres i może być uzupełniany przez Strony o postanowienia niezbędne dla realizacji Projektu. Postanowienia stanowiące uzupełnienie wzoru Umowy nie mogą być sprzeczne z postanowieniami zawartymi w tym wzorze. W przypadku, gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych albo fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa należy zmodyfikować zapisy Umowy, mając na uwadze art. 206 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
2 Działającą na podstawie Porozumienia z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie realizacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 – 2013, z późn. zm., zawartego na podstawie art. 27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.).
3 W przypadku Prezesa Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) należy wskazać jako podstawę art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275, z późn. zm.) oraz usunąć fragment dotyczący załącznika. W przypadku innej osoby niż Prezes PARP należy wskazać pełnomocnictwo/upoważnienie, akt powołania/mianowania, inny (wpisać właściwy dokument wskazujący na umocowanie do działania w imieniu i na rzecz Instytucji Pośredniczącej).
Działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, oraz mając na uwadze postanowienia następujących dokumentów oraz aktów prawa wspólnotowego i krajowego:
1) Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, przyjętych przez Komisję Europejską w porozumieniu z Rzecząpospolitą Polską w dniu 8 maja 2007 r.;
2) Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 – 2013, przyjętego w dniu 30 stycznia 2007 r. uchwałą Rady Ministrów;
3) rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej
„rozporządzeniem 1080/2006”;
4) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 25, z późn. zm.), zwanego dalej
„rozporządzeniem 1083/2006”;
5) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej
„rozporządzeniem 1828/2006”;
6) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 z 28.12.2006, str. 5);
7) ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275, z późn. zm.);
8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.);
9) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o finansach publicznych”;
10) rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 1 kwietnia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na promocję gospodarczą Polski Wschodniej, stworzenie sieci współpracy centrów obsługi inwestora, tworzenie i rozwój klastrów, tworzenie polityki rozwoju regionalnego w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007- 2013 (Dz. U. Nr 61, poz 503), zwanego dalej „rozporządzeniem”;
11) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. Nr 220, poz. 1726);
12) rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786);
Strony Umowy uzgadniają, co następuje:
§ 1.
Ilekroć w niniejszej Umowie jest mowa o:
1) „Programie” – należy przez to rozumieć Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013;
2) „Osi priorytetowej” – należy przez to rozumieć Oś priorytetową I: Nowoczesna Gospodarka;
3) „Instytucji Zarządzającej” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, którego obsługę w zakresie realizacji Programu zapewnia komórka organizacyjna w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego odpowiedzialna za przygotowanie i realizację Programu;
4) „Partnerze” – należy przez to rozumieć podmiot wymieniony we wniosku o dofinansowanie Projektu realizujący Projekt wspólnie z Beneficjentem na podstawie umowy współpracy, wnoszący do Projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, wybrany zgodnie z art. 28a ustawy, uprawniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, o ile możliwość ponoszenia wydatków przez Partnera w ramach realizacji Projektu została przewidziana w umowie współpracy;
5) „dofinansowaniu” – należy przez to rozumieć przekazanie Beneficjentowi określonej w Umowie kwoty środków będących środkami publicznymi, w formie płatności i w formie dotacji celowej na warunkach określonych w Umowie;
6) „płatności” – należy przez to rozumieć płatność, o której mowa w art. 186 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, tj. część dofinansowania w wysokości odpowiadającej wkładowi środków europejskich;
7) „dotacji celowej” – należy przez to rozumieć część dofinansowania w wysokości odpowiadającej wkładowi krajowemu, o której mowa w art. 127 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych;
8) „zaliczce” – należy przez to rozumieć część kwoty dofinansowania przekazanej Beneficjentowi z góry na realizację Projektu;
9) „płatności pośredniej” – należy przez to rozumieć refundację części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji Projektu;
10) „płatności końcowej” – należy przez to rozumieć refundację części lub całości poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu przekazaną Beneficjentowi w wyniku zatwierdzenia ostatniego wniosku o płatność;
11) „zleceniu płatności” – należy przez to rozumieć dokument4 przekazywany przez Instytucję Pośredniczącą do płatnika, będący podstawą do wypłaty dofinansowania w formie zaliczki, płatności pośredniej lub płatności końcowej przez płatnika na rzecz Beneficjenta;
12) „rachunku bankowym Beneficjenta” – należy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta służący do finansowej obsługi Projektu, nr .......................... nazwa .............................
prowadzony w banku ;
13) „płatniku” – w odniesieniu części dofinansowania przekazywanego w formie płatności należy przez to rozumieć Bank Gospodarstwa Krajowego, w odniesieniu do części dofinansowania przekazywanego w formie dotacji celowej należy przez to rozumieć Instytucję Pośredniczącą;
14) „wkładzie własnym Beneficjenta” – należy przez to rozumieć środki finansowe i nakłady zabezpieczone przez Beneficjenta w kwocie niezbędnej do uzupełnienia dofinansowania Projektu w części wydatków kwalifikowalnych i całości wydatków niekwalifikowalnych;
15) „wydatkach kwalifikowalnych” – należy przez to rozumieć wydatki poniesione przez Beneficjenta lub Partnera w związku z realizacją Projektu, zgodnie z Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 i Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007- 2013 oraz aktami prawa wspólnotowego;
16) „wniosku o płatność” – należy przez to rozumieć wniosek, sporządzony przez Beneficjenta zgodnie z aktualnym Wzorem wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO RPW oraz instrukcją wypełniania wniosku o płatność;
17) „wniosku o dofinansowanie Projektu” – należy przez to rozumieć wniosek o przyznanie środków na realizację Projektu w ramach Programu, sporządzony według wzoru określonego przez Instytucję Zarządzającą;
18) „Projekcie” – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie pn. „………………[tytuł projektu]”, nr [nr projektu], realizowane w ramach Umowy w ramach działania I.4;
4 W odniesieniu do dofinansowania przekazywanego w formie dotacji celowej zlecenie płatności jest dokumentem wewnętrznym Instytucji Pośredniczącej. W odniesieniu do dofinansowania przekazywanego w formie płatności, zlecenie płatności jest dokumentem, o którym mowa w art. 188 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).
19) „dniu rozpoczęcia realizacji Projektu” – należy przez to rozumieć datę wskazaną w § 6 ust. 1, określoną zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013;
20) „dniu zakończenia realizacji Projektu” – należy przez to rozumieć dzień złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową;
21) „nieprawidłowości” – należy przez to rozumieć, zgodnie z art. 2 pkt 7 rozporządzenia 1083/2006, jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego lub krajowego wynikające z działania lub zaniechania Beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.
Przedmiot Umowy
§ 2.
1. Umowa określa warunki, na jakich będzie dokonywane dofinansowanie wydatków poniesionych przez Beneficjenta na realizację Projektu.
2. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu:
1) w oparciu o wniosek o dofinansowanie Projektu nr ......... stanowiący załącznik nr ….. do Umowy;
2) zgodnie z postanowieniami Umowy, w tym z harmonogramem rzeczowo – finansowym realizacji Projektu, którego wzór stanowi załącznik nr ….. do Umowy.
3. W przypadku dokonania zmian w Projekcie zgodnie z § 21 Umowy, z zastrzeżeniem § 9 oraz związanej z tym aktualizacji dokumentów, o których mowa w ust. 2, Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie ze zmienionym brzmieniem dokumentów, o których mowa w ust. 2, zatwierdzonych przez Instytucję Pośredniczącą.
Wartość Projektu
§ 3.
1. Całkowita szacunkowa wartość Projektu wynosi ................ PLN (słownie: PLN).
2. Całkowita szacunkowa kwota wydatków kwalifikowalnych Projektu wynosi PLN
(słownie: PLN).
Wartość dofinansowania
§ 4.
1. Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje się zapewnić Beneficjentowi dofinansowanie na realizację Projektu w wysokości nie większej niż …………. PLN (słownie: ……… PLN) i nie przekraczającej … % rzeczywistej kwoty wydatków kwalifikowalnych5.
2. Dofinansowanie jest przekazywane w formie6:
1) płatności w wysokości nie przekraczającej … % rzeczywistej kwoty dofinansowania, oraz
2) dotacji celowej w wysokości nie przekraczającej … % rzeczywistej kwoty dofinansowania.
§ 5.
1. Beneficjent zobowiązuje się pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu.
2. Beneficjent zobowiązuje się pokryć ze środków własnych wydatki kwalifikowalne w ramach Projektu, z uwzględnieniem minimalnego wkładu własnego określonego w ust. 3 oraz wysokości dofinansowania, o którym mowa w § 47.
3. Beneficjent zobowiązuje się do współfinansowania części kwalifikowalnej Projektu, określonej w § 3 ust. 2, w wysokości stanowiącej co najmniej ... % kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu8.
4. Poniesienie przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych w kwocie wyższej niż określona w § 3 ust. 2, nie stanowi podstawy do zwiększenia przyznanej kwoty dofinansowania.
5. W przypadku, gdy Beneficjent poniósł na realizację Projektu wydatki kwalifikowalne w kwocie niższej, aniżeli określono w § 3 ust. 2, wartość dofinansowania, o którym mowa w § 4 ulega zmniejszeniu proporcjonalnie dla płatności i dotacji celowej, z zastrzeżeniem
§ 21 ust. 6.
5 W przypadku projektów realizowanych przy dofinansowaniu szacowanym na poziomie 100% zapis „i nie przekraczającej … % rzeczywistej kwoty wydatków kwalifikowalnych” należy usunąć.
6 Instytucja Pośrednicząca może zastąpić postanowienia ust. 2 zapisem:
„Dofinansowanie jest przekazywane w formie:
1) płatności w wysokości nie przekraczającej ….. PLN, oraz
2) dotacji celowej w wysokości nie przekraczającej ….. PLN.”.
7 W przypadku projektów realizowanych przy dofinansowaniu szacowanym na poziomie 100% postanowienie
„z uwzględnieniem minimalnego wkładu własnego określonego w ust. 3 oraz wysokości dofinansowania, o którym mowa w § 4” należy zastąpić sformułowaniem „przewyższające kwotę określoną w § 3 ust. 2.”.
6 W przypadku projektów realizowanych przy dofinansowaniu szacowanym na poziomie 100% ust. 3 należy usunąć.
Okres realizacji Projektu i kwalifikowalności wydatków
§ 6.
1. Rozpoczęcie realizacji Projektu ustala się na dzień: …………. .
2. Beneficjent zobowiązuje się do zakończenia realizacji Projektu najpóźniej w dniu: …………. .
3. Termin zakończenia realizacji Projektu może ulec zmianie na zasadach określonych w § 21.
§ 7.
Okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się od dnia …………. i kończy się w dniu zakończenia realizacji Projektu, określonym w § 6 ust. 2.
Zasady realizacji Projektu
§ 8.
1. Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, z najwyższą możliwą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz wytycznymi wydanymi na podstawie art. 35 ust. 3 pkt 4-11 ustawy. Treść wytycznych oraz ich zmiany są podane do publicznej wiadomości na stronach internetowych xxxx://xxx.xxx.xxx.xx w zakładce „Fundusze Europejskie” oraz xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx w zakładce „Dokumenty i wytyczne”.
2. Beneficjent ponosi wobec Instytucji Pośredniczącej pełną odpowiedzialność za realizację Projektu.
3. Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Partnerów.
4. Beneficjent zobowiązuje się do:
1) wykorzystywania, w okresie realizacji Projektu, towarów, wartości niematerialnych i prawnych oraz usług zakupionych ze środków dofinansowania wyłącznie w celach związanych z jego realizacją;
2) zapewnienia wszystkim podmiotom uczestniczącym w realizacji Projektu równego, bezpłatnego dostępu do usług, materiałów, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych nabytych lub wytworzonych przez Beneficjenta, a w przypadku gdy podmiotem uczestniczącym w realizacji Projektu jest przedsiębiorca – do zapewnienia temu przedsiębiorcy bezpłatnego dostępu w granicach limitów pomocy de minimis, o których mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia;
3) zapewnienia ciągłości rezultatów Projektu przez okres 2 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu;
4) zwrotu do Instytucji Pośredniczącej, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia zakończenia realizacji Projektu, kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy otrzymaną
kwotą dofinansowania na realizację Projektu a sumą pomocy de minimis udzielonej przedsiębiorcom uczestniczącym w realizacji Projektu oraz kwoty dofinansowania przekazanej podmiotom uczestniczącym w realizacji Projektu9.
5. Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu oraz za skutki swych działań i zaniechań związanych z realizacją Projektu.
6. Beneficjent nie może, z zastrzeżeniem ust. 7, przenieść na inny podmiot praw i obowiązków wynikających z Umowy.
7. Podmiotami upoważnionymi do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu są: Beneficjent i Partnerzy.
§ 9.
1. Beneficjent dokonuje aktualizacji harmonogramu rzeczowo – finansowego realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2:
1) po każdym przetargu rozstrzygniętym w ramach poszczególnych postępowań przetargowych w działaniach przewidzianych w harmonogramie rzeczowo
- finansowym realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2;
2) w przypadku przedłużającej się procedury wyboru wykonawcy;
3) w przypadku zmian terminu realizacji i wartości poszczególnych etapów i działań.
2. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3, Beneficjent jest zobowiązany przedstawić dodatkowe wyjaśnienia w sprawie przyczyn zmiany harmonogramu rzeczowo
– finansowego realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.
3. Każdorazowo akceptacja złożonego harmonogramu rzeczowo – finansowego realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2, następuje w drodze pisemnego zatwierdzenia przez Instytucję Pośredniczącą.
§ 10.
1. Beneficjent przedstawia sporządzony w układzie kwartalnym harmonogram przekazywania dofinansowania w ramach Umowy, stanowiący załącznik nr ….. do Umowy, określający planowane przez Beneficjenta kwoty środków przekazywanych przez płatnika na rachunek bankowy Beneficjenta.
2. Beneficjent, we właściwej części wniosku o płatność, przekazuje do Instytucji Pośredniczącej harmonogram wypłat na cztery kolejne kwartały z ramach Umowy. Harmonogram ten, powinien być spójny z harmonogramem przekazywania dofinansowania w ramach Umowy,
9§ 8 ust. 4 pkt 4 powinien zostać wykreślony w przypadku projektów konkursowych dotyczących obszarów tworzenie sieci współpracy centrów obsługi inwestora i tworzenie polityki rozwoju regionalnego.
o którym mowa w ust. 1, oraz harmonogramem rzeczowo – finansowym realizacji Projektu,
o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.
3. W przypadku wydatków niezrealizowanych w danym okresie, aktualizacja kwot podanych w harmonogramie, o którym mowa w ust. 1, następuje, z zastrzeżeniem § 21 ust. 9, przez przesunięcie niewykonanych wydatków na kolejne kwartały, o ile nie wpłynie to na zmniejszenie sumy planowanych wydatków w ciągu bieżącego roku kalendarzowego. W przypadku innych zmian harmonogramu, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent przed ich wprowadzeniem jest zobowiązany do uzyskania zgody Instytucji Pośredniczącej na ich dokonanie, udzielonej po przeprowadzeniu analizy możliwości dokonania takich przesunięć pod kątem planów wydatków pozostałych projektów realizowanych w ramach danej osi priorytetowej.
4. Aktualizację harmonogramu, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent przekazuje do Instytucji Pośredniczącej, co najmniej co pół roku, nie później niż do 30 stycznia i 30 lipca danego roku10.
5. Beneficjent, w terminach wyznaczonych przez Instytucję Pośredniczącą, potwierdza zapotrzebowanie na środki dofinansowania na kolejne 3 lata, według wskazanego przez Instytucję Pośredniczącą wzoru. Zapotrzebowanie to sporządzane jest zgodnie z zestawieniem planowanych wydatków w ramach Projektu.
6. Beneficjent jest zobowiązany do dołożenia należytej staranności, aby wszelkie dane finansowe przekazywane Instytucji Pośredniczącej były zgodne z rzeczywistym zapotrzebowaniem na dofinansowanie Projektu.
§ 11.
1. Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego, o którym mowa w § 1 pkt 12, służącego do finansowej obsługi Projektu. Umowa rachunku bankowego Beneficjenta stanowi załącznik nr ….. do Umowy.
2. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji
księgowej lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej, odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, a także zapewnia, że środki są księgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Zadania osoby odpowiedzialnej w ramach struktury organizacyjnej Beneficjenta za prowadzenie rachunkowości muszą być jasno określone, przy czym osoba ta nie może pełnić innych funkcji związanych z realizacją Projektu.
10 W przypadku, gdy harmonogram, o którym mowa w ust. 1 nie ulega zmianie, Beneficjent we wskazanym w ust. 4 terminie przysyła do Instytucji Pośredniczącej pisemną informację o braku wprowadzania zmian.
Ponoszenie wydatków
§ 12.
1. Dofinansowanie jest przekazywane Beneficjentowi przez płatnika przelewem na rachunek bankowy Beneficjenta w postaci:
1) zaliczki;
2) refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu, w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej,
wypłacanych oddzielnie w formie płatności oraz dotacji celowej do wysokości limitu procentowego określonego w § 4 ust. 2.
2. Dofinansowanie w postaciach, o których mowa w ust. 1, jest przekazywane na rachunek bankowy Beneficjenta po wystawieniu przez Instytucję Pośredniczącą zlecenia płatności, na podstawie złożonego przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność, w terminach określonych w harmonogramie, o którym mowa w § 10 ust. 1, z zastrzeżeniem, iż w przypadku refundacji, wysokość dofinansowania obejmuje faktycznie poniesione wydatki uznane przez Instytucję Pośredniczącą za kwalifikowalne.
3. Zlecenie płatności na rzecz Beneficjenta, wystawiane jest w terminie do 30 dni od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku o płatność z zastrzeżeniem ust. 15.
4. Instytucja Pośrednicząca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za opóźnienia w przekazywaniu środków na rachunek bankowy Beneficjenta wynikające z przyczyn od niej niezależnych.
5. W przypadku zaliczki, o której mowa w ust. 1 pkt 1, rozliczenie przekazanych środków odbywa się na następujących warunkach:
1) pierwsza transza zaliczki wypłacana jest w wysokości określonej w harmonogramie, o którym mowa § 10 ust. 1, najpóźniej do ostatniego dnia kwartału w nim wskazanego;
2) wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz zaliczki;
3) niewykorzystane kwoty pozostałe z otrzymanych transz zaliczki podlegają zaliczeniu na poczet kolejnej transzy zaliczki lub płatności pośredniej;
4) Beneficjent jest zobowiązany do składania do Instytucji Pośredniczącej wniosków o płatność na kwoty określone w harmonogramie, o którym mowa w § 10 ust. 1, najpóźniej do ostatniego dnia kwartału w nim wskazanego;
5) Beneficjent w przypadku otrzymania zaliczek w formie dotacji celowej
i niewykorzystania ich do końca roku budżetowego, jest zobowiązany do:
a) ich zwrotu do 15 stycznia roku następnego, lub
b) zgłoszenia tych środków jako wydatki niewygasające, a następnie ich wydatkowania oraz zwrotu i rozliczenia w terminach wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą11.
6. Od środków, o których mowa w ust. 5 pkt 5, zwróconych po terminie wskazanym w ust. 5 pkt
5 lit. a, nalicza się odsetki w wysokości określonej dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu tych środków chyba, że przepisy odrębne stanowią inaczej.
7. Instytucja Pośrednicząca w porozumieniu z Beneficjentem może określić w harmonogramie, o którym mowa w § 10 ust. 1, że część dofinansowania zostanie przekazana Beneficjentowi w postaci płatności końcowej.
8. Beneficjent składa wniosek o płatność po zakończeniu realizacji danego etapu Projektu,
zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2, w terminie do 30 dni po upływie okresu realizacji etapu, w formie pisemnej i w wersji elektronicznej12. Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie do 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy.
9. W przypadku, gdy Beneficjent ponosił wydatki z wykorzystaniem środków, które nie pochodziły z wypłaconej transzy zaliczki, refundacja wydatków następuje w formie płatności pośrednich lub płatności końcowej, zgodnie z ust. 1 pkt 2.
10. Rozliczenie przyznanego Beneficjentowi dofinansowania następuje przez złożenie wniosku o płatność i wypełnienie odpowiedniej jego części, służącej rozliczeniu dofinansowania.
11. W przypadku, gdy Beneficjent nie rozliczył przekazanych w postaci zaliczki środków zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w § 10 ust. 1, Instytucja Pośrednicząca od środków pozostałych do rozliczenia nalicza odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków na rachunek bankowy Beneficjenta do dnia złożenia wniosku o płatność. Odsetki naliczane są proporcjonalnie dla części w jakiej nierozliczone środki pochodzą z płatności oraz dotacji celowej.
12. W przypadku niezachowania warunków rozliczenia pobranych transz zaliczki, określonych w ust. 5 i 10, następuje wstrzymanie przekazywania dofinansowania.
13. Odsetki naliczone przez Instytucję Pośredniczącą zgodnie z ust. 11 pomniejszają kwotę kolejnych wypłat na rzecz Beneficjenta, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
14. Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu odsetek narosłych od przekazanych środków, zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta, do dnia 15 stycznia następnego
11 Beneficjent dokonuje zgłoszenia otrzymanej zaliczki w formie dotacji celowej do ujęcia w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przed wydaniem tego rozporządzenia w terminie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą. Beneficjent dokonuje zwrotu otrzymanej zaliczki ujętej w przedmiotowym rozporządzeniu przed końcem roku budżetowego, w terminie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą.
12 W przypadku gdy Beneficjent przyjmie kwartalny system rozliczania i przekazywania płatności, zdanie należy zastąpić zapisem: „Beneficjent składa wniosek o płatność kwartalnie, w formie pisemnej oraz w wersji elektronicznej. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca może podjąć decyzję o zwiększeniu częstotliwości składania wniosku o płatność.”.
roku13, na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Pośredniczącą i zgodnie z informacjami przekazanymi Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą, a także zgodnie z zakresem informacji zawartym w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności. W przypadku gdy zwrot środków nie zawiera niezbędnych informacji, Beneficjent zobowiązany jest do udzielenia stosownych wyjaśnień płatnikowi, na jego żądanie.
15. Płatność końcowa zostanie przekazana Beneficjentowi po:
1) zatwierdzeniu przez Instytucję Pośredniczącą ostatniego wniosku o płatność;
2) przeprowadzeniu przez Instytucję Pośredniczącą kontroli w siedzibie Beneficjenta lub jeżeli specyfika Projektu tego wymaga także w miejscu realizacji Projektu, w celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz czy zakładane wskaźniki produktu zostały osiągnięte;
3) potwierdzeniu przez Instytucję Pośredniczącą w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięciu ewentualnych nieprawidłowości.
16. Warunkiem wystawienia zlecenia płatności przez Instytucję Pośredniczącą jest:
1) złożenie przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność spełniającego wymogi formalne i merytoryczne, sporządzonego zgodnie z aktualnym Wzorem wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO RPW oraz instrukcją wypełniania wniosku o płatność, dostępnymi na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx w zakładce „Dokumenty i wytyczne”, wraz z następującymi załącznikami14, oznaczonymi datą i potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta:
a) kopiami dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej), opisanych w sposób umożliwiający ich przypisanie określonym pozycjom w harmonogramie rzeczowo – finansowym realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2,
b) kopiami protokołów odbioru wykonania zakupionych usług, lub innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy podpisanymi przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta,
c) kopiami wyciągów bankowych z rachunku bankowego Beneficjenta potwierdzającymi poniesienie wydatków. W przypadku, gdy wyciąg bankowy nie zawiera informacji z numerem rachunku bankowego, na jaki zostały przekazane środki w ramach zapłaty za fakturę lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, należy dodatkowo przedstawić polecenie
13 Ust. 14 nie stosuje się, jeżeli przepisy odrębne stanowią inaczej.
14 Z wyłączeniem pierwszej transzy zaliczki.
przelewu wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej,
d) kopiami innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację Projektu, o ile wymaga tego Instytucja Pośrednicząca;
2) wniesienie przez Beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w § 1415;
3) zatwierdzenie przez Instytucję Pośredniczącą faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności.
17. Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest poniesienie ich przez Beneficjenta lub Partnera, zgodnie z postanowieniami Umowy oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 w okresie kwalifikowania wydatków, o którym mowa w § 7. Rozliczeniu podlegają jedynie wydatki, poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków.
18. W przypadku projektów objętych pomocą publiczną Instytucja Pośrednicząca oraz Beneficjent są zobowiązani do stosowania reżimu związanego z pomocą publiczną.
19. Instytucja Pośrednicząca, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, zatwierdzeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, wystawia zlecenie płatności. Informacja o zatwierdzeniu wniosku o płatność jest przekazywana Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą, niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku o płatność. W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością kwoty zatwierdzonej do wypłaty, Instytucja Pośrednicząca załącza do informacji uzasadnienie.
20. W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Pośrednicząca może, z zastrzeżeniem ust. 21, dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta, lub wezwać Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub do złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym przez Instytucję Pośredniczącą terminie.
21. Instytucja Pośrednicząca nie może poprawiać lub uzupełniać:
1) zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych;
2) kserokopii dokumentów załączonych do wniosku o płatność.
22. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków powoduje wstrzymanie przekazania środków dofinansowania.
15 W przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych albo fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa, mając na uwadze art. 206 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, obowiązków wynikających z § 14 nie stosuje się.
23. Realizacja płatności w postaci płatności pośredniej i płatności końcowej oraz rozliczenie wypłaconych transz zaliczki dokonywane jest do limitu nominalnego dofinansowania i zgodnie z procentowym udziałem w wydatkach kwalifikowanych, określonych w § 416.
24. W przypadku, gdy realizowany przez Beneficjenta Projekt, w okresie do daty przedłożenia przez Rzeczpospolitą Polską dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej17 generuje dochody, w rozumieniu art. 55 ust. 1 i 2 rozporządzenia 1083/2006, które nie zostały uwzględnione przy podpisywaniu Umowy, pomniejszenie należnego dofinansowania lub ewentualny zwrot środków, następuje na warunkach określonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód.
25. W przypadku, gdy Projekt realizowany przez Beneficjenta, w okresie 3 lat od daty zamknięcia Programu generuje dochody, w rozumieniu art. 55 ust. 1 i 2 rozporządzenia 1083/2006, które nie zostały uwzględnione przy podpisywaniu Umowy, pomniejszenie należnego dofinansowania lub ewentualny zwrot środków, następuje na warunkach określonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód.
26. W przypadku, gdy w trakcie realizacji Projektu wystąpią incydentalne dochody, pomniejszenie należnego dofinansowania następuje na warunkach określonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
§ 13.
1. Jeżeli zostanie stwierdzone, że Beneficjent wykorzystał całość lub część dofinansowania przekazanego na rachunek bankowy Beneficjenta niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem obowiązujących procedur, lub pobrał całość lub część dofinansowania w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu tych środków na wskazany przez Instytucję Pośredniczącą rachunek bankowy, odpowiednio w całości lub w części, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania na rachunek Beneficjenta.
2. Zwrot środków, wraz z odsetkami, o których mowa w ust. 1, następuje w podziale na część dotyczącą płatności oraz dotacji celowej, zgodnie z informacją przekazaną Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą, a także zgodnie z zakresem informacji zawartym w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach
16 W przypadku projektów realizowanych przy dofinansowaniu na poziomie 100% zapis „i zgodnie z procentowym udziałem w wydatkach kwalifikowalnych” należy usunąć, a słowo „określonych” zastąpić słowem „określonego”.
17 O dacie przedłożenia dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej Beneficjent zostanie poinformowany przez Instytucję Pośredniczącą.
programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności. W przypadku gdy zwrot środków nie zawiera niezbędnych informacji, Beneficjent zobowiązany jest do udzielenia stosownych wyjaśnień płatnikowi na jego żądanie.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, Instytucja Pośrednicząca ma prawo dokonać pomniejszenia kolejnej transzy zaliczki lub refundacji o kwotę podlegającą zwrotowi lub wzywa Beneficjenta do zwrotu środków w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zwrotu.
4. W przypadku, gdy kwota nieprawidłowo wykorzystanego lub pobranego dofinansowania jest wyższa niż kwota pozostała do przekazania Beneficjentowi w formie zaliczki lub refundacji lub nie jest możliwe dokonanie potrącenia lub gdy Beneficjent nie dokonał w wyznaczonym terminie zwrotu, Instytucja Pośrednicząca podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w § 14. Koszty czynności zmierzających do odzyskania nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania obciążają Beneficjenta.
Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy
§ 1418.
1. Dofinansowanie jest przekazywane po ustanowieniu i wniesieniu przez Beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy.
2. Zabezpieczenie jest ustanawiane najpóźniej do dnia złożenia pierwszego wniosku o płatność, na okres od dnia złożenia pierwszego wniosku o płatność do 6 miesięcy od daty zakończenia realizacji Projektu, o której mowa w § 6 ust. 2, na kwotę 19.
3. Zabezpieczenie jest ustanawiane w następującej formie20: 1) … ;
2) … ;
3) … .
4. Beneficjent wnosi zabezpieczenie nie później niż w terminie … dni od dnia zawarcia Umowy21.
18 W przypadku, gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych albo fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa zgodnie z art. 206 ust. 4 o finansach publicznych, § 14 nie stosuje się.
19 Zabezpieczenie jest ustanawiane w wysokości co najmniej równowartości najwyższej zaliczki określonej w Umowie. Jednocześnie, wysokość zabezpieczenia musi uwzględniać konieczność zabezpieczenia przekazywanej kwoty zaliczki określonej w Harmonogramie przekazywania dofinansowania w ramach Umowy oraz kwoty nierozliczonych poprzednich zaliczek.
20 Należy wybrać właściwą formę (kilka form) spośród wskazanych w § 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność.
Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych
§ 15.
1. Beneficjent zobowiązuje się do stosowania przepisów ustawy dnia 29 stycznia 2004 r.
- Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ustawa ta ma zastosowanie do Beneficjenta i Projektu.
2. Beneficjent zawierający umowy, których zawarcie jest wyłączone z zakresu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zobowiązuje się wydatkować środki w sposób celowy, oszczędny i konkurencyjny, w trybie przetargu, zgodnie z art. 701 i 703 - 705 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), chyba, że charakter umowy lub jej przedmiot czynią niezasadnym zastosowanie formy przetargu lub przepisy szczególne przewidują inną formę i tryb zawierania umowy. Beneficjent zobowiązuje się, iż ogłoszenie o którym mowa w art. 701 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny będzie kierowane do możliwie nieograniczonego kręgu adresatów.
3. Instytucja Pośrednicząca ma prawo do udziału w pracach komisji przetargowej jako obserwator lub członek komisji przetargowej bez prawa głosu. W celu realizacji tego postanowienia Beneficjent przekazuje w formie pisemnej do Instytucji Pośredniczącej informację o miejscu i terminie prac komisji przetargowej, w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed terminem jej posiedzenia.
4. Przy kontroli przestrzegania prawa zamówień publicznych oraz przy wymierzaniu korekt finansowych w przypadku wykrycia naruszeń stosuje się zalecenia Ministra Rozwoju Regionalnego pt.: „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. „taryfikator”). Określają one sposoby wymierzania korekt finansowych za naruszenia przy udzielaniu zamówień publicznych, współfinansowanych ze środków funduszy UE. Treść zaleceń oraz ich zmiany są dostępne na stronach internetowych xxxx://xxx.xxx.xxx.xx w zakładce „Fundusze Europejskie” oraz xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx w zakładce „Dokumenty i wytyczne”.
Monitoring i sprawozdawczość
§ 16.
1. Beneficjent zobowiązuje się do:
21 Data nie może być późniejsza niż dzień złożenia pierwszego wniosku o płatność określony w Harmonogramie przekazywania dofinansowania w ramach Umowy.
1) przekazywania do Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność, zgodnie z § 12 ust. 8 z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu, spełniającego funkcję sprawozdania z przebiegu realizacji Projektu. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność, zgodnie z § 12 ust. 8, z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu;
2) systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego informowania Instytucji Pośredniczącej o zmianach w realizacji Projektu, zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu;
3) pomiaru wartości wskaźników zawartych we wniosku o dofinansowanie Projektu, osiąganych w trakcie realizacji Projektu i po jego zakończeniu, w pierwszej kolejności obowiązkowych wskaźników z listy wskaźników zaimplementowanej do KSI SIMIK 07- 1322 oraz wskaźników dodatkowych, wybranych przez Beneficjenta w celu precyzyjnego opisania efektów rzeczowych oraz procesu realizacji Projektu;
4) przekazywania do Instytucji Pośredniczącej wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, których Instytucja Pośrednicząca zażąda w okresie wskazanym w § 18 ust. 1 i 3;
5) przekazywania do Instytucji Pośredniczącej wszelkich niezbędnych informacji na temat wykorzystania otrzymanego dofinansowania w postaci zaliczki;
6) niezwłocznego informowania Instytucji Pośredniczącej o wszelkich okolicznościach mogących powodować niezachowanie trwałości Projektu w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006.
2. Beneficjent jest zobowiązany do przesyłania Instytucji Pośredniczącej, w terminie 7 dni roboczych od zakończenia okresu sprawozdawczego, wersji elektronicznej sprawozdania z udzielonej pomocy de minimis w ramach Projektu na formularzu udostępnionym przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów na powszechnie dostępnych stronach internetowych23.
3. Niewykonanie przez Beneficjenta obowiązków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 – 5 lub ust. 2, może być przesłanką do przeprowadzenia kontroli doraźnej przez uprawnione instytucje w siedzibie Beneficjenta, a także w miejscu realizacji Projektu lub rozwiązania Umowy.
4. Beneficjent w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 24, zobowiązuje się do przekazywania Instytucji Pośredniczącej do daty przedłożenia przez Rzeczpospolitą Polską dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej24 informacji dotyczących pojawienia się w ramach Projektu innych lub nowych źródeł przychodów, które nie zostały wzięte pod
22 Lista wskaźników kluczowych stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej.
23 Ust. 3 dotyczy obszaru promocja gospodarcza i tworzenie i rozwój klastrów. W pozostałych obszarach zapisu nie stosuje się. 24 O dacie przedłożenia dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej Beneficjent zostanie poinformowany przez Instytucję Pośredniczącą.
uwagę w analizie sporządzanej na etapie składania wniosku o dofinansowanie Projektu (analiza ex ante) przy obliczeniu luki w finansowaniu, a które spełniają przesłanki przychodów, o których mowa w art. 55 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, oraz informacji odnośnie nastąpienia istotnych zmian od momentu przyznania dofinansowania w stosowanej dotychczas polityce taryfowej.
5. Beneficjent, w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 25 zobowiązuje się do przekazywania Instytucji Pośredniczącej informacji na temat dochodu wygenerowanego przez Projekt w okresie do 5 lat od zakończenia realizacji Projektu.
Kontrola i audyt
§ 17.
1. Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.
2. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji Projektu oraz przez okres do 2 lat od daty zakończenia realizacji Projektu.
3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu realizacji Projektu.
4. Odmowa poddania się kontroli lub uniemożliwienie jej przeprowadzenia stanowi podstawę rozwiązania Umowy przez Instytucję Pośredniczącą.
5. Beneficjent zobowiązuje się zapewnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, prawo wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne, związane z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania określony w § 18 ust. 1 i 3.
6. Prawa i obowiązki stron w toku kontroli oraz zasady jej przeprowadzania określa System kontroli w ramach PO RPW25.
§ 18.
1. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, co najmniej do daty przedłożenia przez Rzeczpospolitą Polską dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej26, z zastrzeżeniem ust. 2. Instytucja Pośrednicząca poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia Programu.
25 System kontroli w ramach PO RPW przedstawia zakres i zasady przeprowadzania kontroli w ramach Programu, a także podmioty kontrolujące i kontrolowane. Dokument jest publikowany na stronach internetowych MRR: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx w zakładce „Fundusze Europejskie” oraz xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx w zakładce „Dokumenty i wytyczne”.
26 O dacie przedłożenia dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej Beneficjent zostanie poinformowany przez Instytucję Pośredniczącą.
2. Instytucja Pośrednicząca może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 1, informując o tym Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu.
3. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej mu w trakcie realizacji Projektu pomocy de minimis, przez okres 10 lat od dnia zawarcia Umowy27.
Ocena Projektu (ewaluacja)
§ 19.
1. W trakcie realizacji Projektu oraz w okresie po jego zakończeniu, Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą lub Komisję Europejską do przeprowadzenia oceny. W szczególności Beneficjent jest zobowiązany do:
1) przekazywania tym podmiotom wszelkich informacji dotyczących Projektu we wskazanym zakresie;
2) uczestnictwa w wywiadach lub ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami.
2. Beneficjent po zakończeniu realizacji Projektu jest zobowiązany do corocznego przekazywania Instytucji Pośredniczącej, do wiadomości Instytucji Zarządzającej, raportów z osiągniętych efektów do 2 lat po zakończeniu realizacji Projektu, do 15 dnia lutego. Wzór raportu zostanie opracowany przez Instytucję Zarządzającą.
3. Beneficjent jest zobowiązany do gromadzenia informacji na temat wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą grup docelowych Projektu. Zakres i tryb przekazywania wymaganych informacji zostanie wskazany przez Instytucję Pośredniczącą.
4. Beneficjent jest zobowiązany do wypełnienia rekomendacji dotyczących nieprawidłowości wykrytych w toku oceny.
Informacja i promocja
§ 20.
1. Beneficjent zobowiązuje się do informowania opinii publicznej o finansowaniu Projektu w ramach Programu ze środków Unii Europejskiej.
2. W zakresie, o którym mowa w ust.1, Beneficjent jest zobowiązany do stosowania zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie Programu, wynikających z art. 8 rozporządzenia 1828/2006 oraz wymogów określonych przez Instytucję Zarządzającą.
27 Nie dotyczy, projektów konkursowych realizowanych przez beneficjentów w obszarze: tworzenie sieci współpracy centrów obsługi inwestora i tworzenie polityki rozwoju regionalnego.
Zmiany w Umowie i Projekcie
§ 21.
1. Z zastrzeżeniem ust. 9, wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem ich nieważności i są wprowadzane w formie aneksu.
2. Beneficjent, w terminie do 30 dni od dnia zaistnienia okoliczności, powodujących konieczność wprowadzenia zmian do Projektu, w tym zmian dotyczących postanowień § 6 ust. 2, jest zobowiązany zgłosić ten fakt do Instytucji Pośredniczącej na piśmie wraz z uzasadnieniem i propozycją modyfikacji Umowy, jeżeli proponowana zmiana Projektu powoduje konieczność zmiany Umowy. Zgłoszenie zmian nie może nastąpić później niż 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu.
3. W razie wystąpienia niezależnych od Beneficjenta okoliczności, powodujących konieczność
wprowadzania zmian do Projektu, Strony uzgadniają zakres zmian w Umowie, które są niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu.
4. Zmiany zakładanych wskaźników produktu i rezultatu Projektu mogą być dokonane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej.
5. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca może podjąć decyzję o zmianie wartości dofinansowania, o którym mowa w § 4, na zasadach określonych przez Instytucję Zarządzającą.
6. W przypadku, gdy Projekt zostanie zrealizowany przy kosztach niższych, niż określono w § 3 ust. 1, Beneficjent może zwrócić się do Instytucji Pośredniczącej o wyrażenie zgody na realizację działań rozszerzających Projekt celem pełnego wykorzystania przyznanego dofinansowania, określonego w § 4. Decyzja jest podejmowana w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą oraz jest uzależniona od dostępności wolnych środków w ramach Programu oraz stanu zaawansowania realizacji Programu. Działania rozszerzające podlegać będą ocenie Instytucji Pośredniczącej pod kątem ich komplementarności z Projektem oraz możliwości wzmocnienia zakładanych rezultatów Projektu28.
7. Beneficjent jest zobowiązany zwrócić otrzymane dofinansowanie, zgodnie z poleceniem zwrotu i w terminie określonym przez Instytucję Pośredniczącą, w przypadku niezapewnienia ciągłości rezultatów Projektu przez okres 2 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu.
8. Aneksu nie wymagają zmiany dotyczące aktualizacji:
1) danych osobowych i teleadresowych osób zaangażowanych w realizację Projektu, w tym osób do reprezentacji Beneficjenta;
2) nazwy, adresu Beneficjenta;
3) harmonogramu rzeczowo – finansowego realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2;
28 Ust. 6 nie dotyczy projektów konkursowych.
4) harmonogramu, o którym mowa w § 10 ust. 1.
9. Zmiany, o których mowa w ust. 8 pkt 1 i 2, dokonywane są na podstawie pisemnego oświadczenia Beneficjenta. Zmiany w dokumentach, o których mowa w ust. 8 pkt 3 i 4, dokonywane są w formie aktualizacji istniejących dokumentów, pod warunkiem, że nie powodują zmiany terminu zakończenia realizacji Projektu oraz zmniejszenia sumy planowanych wydatków w ciągu bieżącego roku kalendarzowego.
Rozwiązanie Umowy
§ 22.
1. Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia, jeżeli Beneficjent:
1) nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu, o którym mowa w § 6 ust. 1, z przyczyn przez siebie zawinionych (tj. nie podjął czynności wynikających z harmonogramu rzeczowo - finansowego realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2);
2) zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z Umową;
3) odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji lub uniemożliwił ich przeprowadzenie;
4) w terminie określonym przez Instytucję Pośredniczącą lub inny uprawniony podmiot nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości lub nie złożył stosownych wyjaśnień;
5) nie przedłożył, pomimo pisemnego wezwania przez Instytucję Pośredniczącą, wniosku o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą w terminie określonym w Umowie;
6) nie przestrzegał ustawy z dnia 9 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz innych przepisów prawa.
2. Instytucja Pośrednicząca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku gdy:
1) Beneficjent wykorzystał w całości bądź w części przekazane środki na cel inny niż określony w Projekcie lub niezgodnie z Umową;
2) Beneficjent nie wniósł zabezpieczenia w formie i terminie określonych w § 1429;
3) Beneficjent złożył dokumenty, wykazujące znamiona poświadczenia nieprawdy w celu uzyskania dofinansowania w ramach Umowy lub wystąpiło uzasadnione podejrzenie popełnienia innych przestępstw w związku z realizacją Projektu;
29 Nie dotyczy przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych albo fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa, mając na uwadze art. 206 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.
4) wobec Beneficjenta został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub gdy podlega zarządowi komisarycznemu lub gdy zaprzestał prowadzenia działalności lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze.
3. W przypadku rozwiązania Umowy z powodów, o których mowa w ust. 1 i 2, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania na rachunek bankowy Beneficjenta, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zwrotu, na rachunek wskazane przez Instytucję Pośredniczącą.
4. W przypadku braku zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami w terminie, o którym mowa w ust. 3, Instytucja Pośrednicząca podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w § 14. Koszty czynności zmierzających do odzyskania dofinansowania obciążają Beneficjenta.
5. Umowa może zostać rozwiązana w wyniku zgodnej woli Stron bądź w wyniku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie obowiązków w niej zawartych. W przypadku rozwiązania Umowy Beneficjentowi przysługuje prawo do dofinansowania wyłącznie tej części wydatków, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części Projektu. Warunkiem zachowania pobranego dofinansowania za zrealizowaną część Projektu lub ubiegania się o refundację poniesionych z tego tytułu wydatków jest pozytywna opinia Instytucji Pośredniczącej stanowiąca, że zakładane wskaźniki produktu zostały osiągnięte w odpowiednim stopniu.
6. Umowa może zostać rozwiązana na wniosek Beneficjenta, jeżeli zwróci on otrzymane dofinansowanie, wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania na rachunek Beneficjenta, w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku o rozwiązanie Umowy.
7. Niezależnie od przyczyny rozwiązania Umowy Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia wniosku o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą w terminie 60 dni od daty rozwiązania Umowy oraz dokonania archiwizacji dokumentacji związanej z jego realizacją, zgodnie z § 18, oraz zinwentaryzowania produktów wytworzonych w ramach Umowy.
Postanowienia końcowe
§ 23.
Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania przepisów wspólnotowych w zakresie polityk horyzontalnych.
1. Wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w drodze negocjacji pomiędzy Stronami.
2. Wszelkie spory powstałe na tle Umowy nie dające się rozstrzygnąć w trybie negocjacji, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Instytucji Pośredniczącej.
§ 25.
1. Wszelkie oświadczenia składane przez Strony w związku z Umową wymagają dla swojej ważności zachowania formy pisemnej.
2. Strony ustalają, że:
1) oświadczenia, o których mowa w ust. 1, powinny być doręczane na adres właściwej Strony wskazany w komparycji Umowy. O zmianie adresu Strona powinna powiadomić drugą Stronę na piśmie, pod rygorem uznania, że oświadczenie przekazane Xxxxxxx (która zmieniła adres) na jej adres dotychczasowy, zostało skutecznie doręczone;
2) za dzień złożenia dokumentów w Instytucji Pośredniczącej przyjmuje się dzień ich wpływu do Instytucji Pośredniczącej;
3) Instytucja Pośrednicząca doręcza pisma za potwierdzeniem odbioru za pośrednictwem poczty, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
§ 26.
W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają:
1) odpowiednie reguły i zasady wynikające z Programu;
2) odpowiednie przepisy prawa wspólnotowego, w szczególności rozporządzenia 1083/2006, rozporządzenia 1080/2006, rozporządzenia 1828/2006;
3) właściwe akty prawa polskiego, w szczególności ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, ustawa o finansach publicznych.
§ 27.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Za dzień zawarcia Umowy uznaje się dzień złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.
§ 29.
Integralną część Umowy stanowią załączniki:
Załącznik Nr … - Pełnomocnictwo dla podmiotu podpisującego Umowę w imieniu Instytucji Pośredniczącej;
Załącznik Nr … - Pełnomocnictwo dla podmiotu podpisującego Umowę w imieniu Beneficjenta; Załącznik Nr … - Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, nr …..;
Załącznik Nr … - Harmonogram rzeczowo – finansowego realizacji Projektu; Załącznik Nr … - Harmonogram przekazywania dofinansowania w ramach Umowy; Załącznik Nr … - Umowa rachunku bankowego Beneficjenta, nr…..;
Załącznik Nr … - Oświadczenie Beneficjenta dotyczące kwalifikowalności VAT;
Załącznik Nr … - Oświadczenie Beneficjenta o niewspółfinansowaniu projektu ze środków innych Programów Operacyjnych lub innych wspólnotowych instrumentów finansowych;
Załącznik Nr … - Wzór weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.
……………………………………………………. | …………………………………………………. |
Instytucja Pośrednicząca | Beneficjent |
(miejscowość, data, podpis) | (miejscowość, data, podpis) |
Załącznik nr ..… do Umowy o dofinansowanie projektu nr w ramach PO RPW
HARMONOGRAM PRZEKAZYWANIA DOFINANSOWANIA W RAMACH UMOWY
Okres(rok, kwartał) | Planowane wydatki kwalifikowalne | Wartość środków do wypłaty w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta | |||
rok | kwartał | ||||
Zaliczka | Refundacja | RAZEM | |||
20… | …kwartał | ||||
20… | … kwartał | ||||
20… | … kwartał | ||||
20… | … kwartał | ||||
20… | … kwartał | ||||
Załącznik nr ..… do Umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO RPW HARMONOGRAM RZECZOWO – FINANSOWY REALIZACJI XXXXXXXX0
Etapy/zadania | Rok 20... | Rok 20... | Wartość zamówień | ||||||||
Xxxxxxx X | Xxxxxxx XX | Xxxxxxx XXX | Xxxxxxx XX | Xxxxxxx X | Xxxxxxx XX | Xxxxxxx XXX | Kwartał IV | Koszty kwalifiko wane | Koszty niekwalifi kowane | Łącznie | |
Etap I: | |||||||||||
Zadanie 1: | |||||||||||
Kontrakt 1: | |||||||||||
Kontrakt 2: | |||||||||||
Zadanie...: | |||||||||||
Kontrakt …: | |||||||||||
…. | |||||||||||
Etap II: | |||||||||||
Zadanie 1: | |||||||||||
Kontrakt 1: | |||||||||||
Kontrakt 2: | |||||||||||
Zadanie...: | |||||||||||
Harmonogram przekazywania dofinansowania w ramach Umowy | …. | …. | …. | …. | …. | …. | …. | …. | …. | …. | …. |
1 Należy wypełnić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu PO RPW 2007-2013 w części dotyczącej punktu G „Harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji projektu”.