Umowa

w ramach projektu: „Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap” o numerze POKL.03.01.02-00-001/12 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

zawarta w dniu pomiędzy:

VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (51-116), xx. Xxxxxxxx 0, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Xxxxxxxxxx xxx xx XXX 0000000000, NIP:000-000-00-00, o kapitale zakładowym 2 700 000,00 zł, reprezentowaną przez Xxxxx Xxxxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”

…………………………… reprezentowaną przez , zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”,

o treści następującej:

Ilekroć w umowie użyte jest pojęcie:

§ 1 Słowniczek

1. Umowa – należy przez to rozumieć niniejszą umowę wraz z załącznikami, stanowiącymi integralną część Umowy.

2. Projekt – należy przez to rozumieć projekt: „Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap” o numerze POKL.03.01.02-00-001/12 współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach poddziałania 3.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na podstawie umowy nr POKL.03.01.02-00-001/12-00, zawartej pomiędzy Ośrodkiem Rozwoju Edukacji (Liderem projektu) a Ministerstwem Edukacji Narodowej.

3. Załącznikami do umowy – należy przez to rozumieć w szczególności treść formularza ofertowego i zapytania ofertowego z dnia 31.01.2014r. w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności nr 03.01.2014.ZK.ORE_II, dotyczącego przygotowania i przeprowadzenia w zakresie organizacyjnym, rekrutacyjnym i promocyjnym (bez części merytorycznej) dwóch dwudniowych konferencji ogólnopolskich w ramach projektu systemowego „Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap” o numerze POKL.03.01.02-00-001/12 współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, zaparafowanego przez Wykonawcę.

§ 2 Przedmiot Umowy

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje i zobowiązuje się do wykonania prac polegających na przygotowaniu i przeprowadzeniu w zakresie organizacyjnym, rekrutacyjnym i promocyjnym (bez części merytorycznej) dwóch dwudniowych konferencji ogólnopolskich w ramach projektu systemowego zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej umowie oraz załącznikach do Umowy.

2. Wykonawca potwierdza, że posiada odpowiednie kwalifikacje i warunki do należytego wykonania przedmiotu umowy, oraz że dysponuje potencjałem technicznym i osobowym umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu umowy.

§ 3 Specyfikacja przedmiotu umowy

1. Charakterystyka wspólnych dla obu konferencji elementów zamówienia:

1.1 Uczestnicy konferencji

W każdej konferencji musi uczestniczyć minimum 200 uczestników. Wykonawca zobowiązany jest do rekrutacji uczestników konferencji, spełniających kryteria kwalifikowalności. Uczestnikami konferencji mogą być osoby pracujące w ramach systemu zarządzania oświatą:

• Decydenci – przedstawiciele JST podejmujący decyzje strategiczne, np.: prezydenci, burmistrzowie, wójtowie, starostowie, radni, dyrektorzy wydziałów edukacji, dyrektorzy zespołów obsługi szkół i placówek oświatowych, skarbnicy, dyrektorzy planowania lub wydziałów finansowych

• Pracownicy operacyjni – przedstawiciele JST podejmujący decyzje operacyjne oraz uczestniczący w przygotowywaniu i realizacji decyzji strategicznych, np. pracownicy wydziałów edukacji, pracownicy zespołów obsługi szkół i placówek oświatowych oraz pracownicy wydziałów planowania lub wydziałów finansowych

• Reprezentanci rad gminnych, powiatowych i sejmików wojewódzkich

• Przedstawiciele kadry kierowniczej szkół i placówek

1.2 Rekrutacja uczestników

• przeprowadzenie otwartej rekrutacji elektronicznej,

• przed wydarzeniem – komunikat informujący uczestników o zakwalifikowaniu do uczestnictwa, po wydarzeniu – komunikat dziękujący za uczestnictwo w wydarzeniu, w trakcie rekrutacji – kontakt z uczestnikami, udzielanie informacji, w razie potrzeby tworzenie list rezerwowych.

Pierwszeństwo udziału w konferencji posiadają przedstawiciele (decyzyjni, operacyjni oraz radni) JST. W przypadku, kiedy zgłoszeni przedstawiciele JST nie wyczerpią listy dostępnych miejsc, możliwa jest rekrutacja kadry kierowniczej szkół i placówek. Maksymalny udział przedstawicieli kadry kierowniczej szkół i placówek w 200-osobowym limicie uczestników konferencji może wynosić 30%.

Rekrutacja uczestników na wszystkie planowane wydarzenia powinna odbywać się w sposób otwarty umożliwiający wszystkim chętnym samorządowcom (spełniającym kryteria grupy docelowej – wykazane powyżej) zgłoszenie się. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za weryfikację kwalifikowalności uczestników (zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym), przy czym na każdym etapie oceny powyższego, Zamawiający ma prawo podjęcia wiążących decyzji.

Wykonawca nie może żądać od uczestników żadnych dodatkowych opłat związanych z udziałem w konferencjach.

Każdy z uczestników otrzyma komplet materiałów dla uczestników, identyfikator, zaświadczenie o uczestnictwie.

1.3 Promocja konferencji

Wykonawca zobowiązany jest do stosowania projektowych oznaczeń, tj. logotypu projektu oraz logotypów Zamawiającego i Partnera w projekcie (Ośrodek Rozwoju Edukacji).

Promocja wszystkich wydarzeń winna objąć swoim zasięgiem teren całej Polski, powinna być prowadzona z wykorzystaniem różnych źródeł informacji, aby jak najskuteczniej dotrzeć do adresatów organizowanych wydarzeń tj. przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego.

Wykonawca jest odpowiedzialny za opracowanie propozycji i druk:

• zaproszeń,

• zaświadczeń o uczestnictwie,

• list obecności,

• identyfikatorów

• materiałów dla uczestników (teczek składanych, długopisów, notatników i toreb materiałowych na materiały promocyjne)

Zamawiający będzie akceptował opracowane przez Wykonawcę projekty graficzne.

Wykonawca dostarczy (po zakończeniu realizacji poszczególnej konferencji) 1 komplet wydrukowanych materiałów promocyjnych i wszystkich innych materiałów przekazywanych uczestnikom (materiały konferencyjne w 2 egzemplarzach).

Wykonawca będzie dystrybuował dla uczestników konferencji dodatkowe publikacje i materiały, o ile zostaną dostarczone przez Xxxxxxxxxxxxx (na jego koszt) na pierwszy dzień konferencji.

Wykonawca przygotuje i opublikuje artykuł upowszechniający rezultaty konferencji w prasie samorządowej.

1.4 Organizacja usług hotelowych i obsługa sal wykładowych

• w ramach usługi hotelowej – zapewnienie noclegów, wyżywienia i miejsc parkingowych dla uczestników, prelegentów i osób wskazanych przez Zamawiającego

• w ramach obsługi sal konferencyjnych – zapewnienie recepcji, przerw kawowych, wyposażenia technicznego sal (nagłośnienie, rzutnik, ekran, laptop) oraz ich prawidłowego oznakowania.

1.4.1 Obiekty hotelowe

Konferencje odbywają się w obiektach konferencyjno-hotelowych wybranych przez Wykonawcę. Obiekty te winny spełniać warunki hotelu co najmniej o standardzie czterech gwiazdek, w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, lub w innym obiekcie o standardzie hotelu czterogwiazdkowego Dz. U. 2004 nr 188,poz.1945). Lokalizacja tych obiektów powinna umożliwiać szybki i łatwy dostęp do nich wszystkich uczestników organizowanych konferencji. Obiekt powinien być oddalony maksymalnie 2000 m od Dworca Głównego PKP.

Wykonawca jest zobowiązany zapewnić obiekt hotelowy, który posiada zarówno miejsca noclegowe jak i sale wykładowe, oznacza to, że Zamawiający zastrzega sobie, aby konferencje zostały zorganizowane w taki sposób, aby nocleg, wyżywienie i sale wykładowe mieściły się w tej samej lokalizacji.

Hotel powinien być przygotowany i dostępny najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem konferencji

– w szczególności sale, recepcja, szatnia i inne miejsca istotne dla realizacji wydarzenia.

W obiekcie Wykonawca zapewni nieodpłatną szatnię dla wszystkich uczestników wydarzenia. Szatnia nie powinna być zlokalizowana w sali wykładowej.

Wykonawca winien zapewnić minimum 6 bezpłatne miejsca parkingowe dla Zamawiającego oraz dla prelegentów, a także dostęp do miejsc parkingowych w bezpośredniej bliskości obiektu dla uczestników wydarzenia. Obiekt, w którym odbywa się wydarzenie powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Obiekt, w których odbywa się wydarzenie winien spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa, tj. BHP i PPOŻ.

Wykonawca zobowiązuje się do prawidłowego oznaczenia miejsca, w którym odbywa się wydarzenie zgodnie z zasadami prawidłowego oznakowania projektów POKL, z nazwą i datą wydarzenia oraz logotypami zgodnie z wymaganiami obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Oznakowanie opiera się o elementy graficzne, przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. W szczególności oznakowanie powinno dotyczyć:

• budynku, w którym odbywa się wydarzenie (przy wejściu-nazwa wydarzenia, organizator),

• dojść do sali konferencyjnej, gwarantujących bezproblemowe dotarcie uczestników do sali (nazwa organizatora, nazwa wydarzenia, oznaczenie numeru sali, piętra),

• recepcji wydarzenia (nazwa, wydarzenia, organizator, program wydarzenia),

• sal konferencyjnych.

Wykonawca winien ponadto w obiekcie zamieścić oznakowanie (strzałki) ułatwiające orientację uczestników w obiekcie z którego korzystają (toalety, parking, restauracja itp.).

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaakceptowania bądź odrzucenia wybranego przez wykonawcę obiektu hotelowego do realizacji usługi.

1.4.2 Noclegi

Wykonawca zorganizuje i skoordynuje zakwaterowanie uczestników wydarzenia:

• przekaże uczestnikom informacje o zakwaterowaniu nie później niż 3 dni roboczych przed organizowanym wydarzeniem,

• zapewni uczestnikom możliwość korzystania z pokoi do czasu zakończenia wydarzenia. W przypadku konieczności opuszczenia pokoi wcześniej, zapewni uczestnikom możliwość skorzystania ze strzeżonej przechowalni bagażu,

• zapewni w czasie trwania wydarzenia noclegi w pokojach z pełnym węzłem higieniczno- sanitarnym. Xxxxxxx i przednoclegi dla prelegentów i osób wskazanych przez Zamawiającego zostaną zapewnione w pokojach jednoosobowych, dla pozostałych uczestników w pokojach dwuosobowych,

• zapewni pokoje z dostępem do bezpłatnego Internetu.

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia noclegów dla wszystkich uczestników, którzy zadeklarują chęć skorzystania z nich, a także dla prelegentów i maksymalnie 6 osób wskazanych przez Zamawiającego.

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia przednoclegów (tj. zapewnienia zakwaterowanie uczestników wydarzeń w noc poprzedzającą rozpoczęcie wydarzenia, w tym samym obiekcie, w którym będzie zapewnione zakwaterowanie w czasie realizacji wydarzenia) dla wszystkich uczestników, którzy zadeklarują chęć skorzystania z nich, a także dla prelegentów i maksymalnie 6 osób wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx.

1.4.3 Usługi konferencyjne

Sale, w których odbywają się wydarzenia muszą spełniać następujące warunki:

• są odpowiednio nagłośnione, klimatyzowane, ogrzewane,

• posiadają odpowiednie zaplecze sanitarne, w tym dostęp do toalet w bezpośrednim sąsiedztwie,

• posiadają dostęp do Internetu bezprzewodowego,

• oprócz jednakowych krzeseł na wyposażenie sal składa się rzutnik multimedialny i laptop, ekran, flipchart z papierem i markerami. Laptop musi posiadać podstawowe oprogramowanie (system operacyjny min. Windows 7, pakiet MS Office 2010). Dostęp do Internetu o przepustowości umożliwiającej jednoczesną pracę ww. sprzętu,

• jeśli Zamawiający nie zdecyduje inaczej, sala plenarna powinna być wyposażona w stół prezydialny z miejscami do siedzenia dla co najmniej 6 osób (liczba prelegentów nie wchodzi w skład liczby uczestników wydarzenia). Na stole, dla każdego prelegenta, powinien być dostępny mikrofon bezprzewodowy oraz szklanki i butelki o pojemności 500 ml z wodą mineralną gazowaną i niegazowaną (na każdy dzień wydarzenia). Stół prezydialny winien stwarzać możliwość swobodnego korzystania z komputera (laptopa) i materiałów merytorycznych,

• sala nie powinna zawierać filarów bądź innych elementów konstrukcji, które ograniczałyby widok uczestników na prelegentów

• są odpowiednio nagłośnione oraz wyposażone w minimum trzy sprawne mikrofony bezprzewodowe,

• Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia sal wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz obsługą techniczną na każdy dzień wydarzenia.

Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia recepcji wydarzenia, przez cały czas jego trwania z obsługą minimum 2 osoby. Recepcja przygotowuje i rozdaje uczestnikom wydarzenia materiały merytoryczne i promocyjne, prowadzi rejestrację uczestników (podpis na liście każdego dnia), wydaje identyfikatory, zbiera ankiety ewaluacyjne od uczestników, wydaje zaświadczenia potwierdzające uczestnictwo w wydarzeniu, udziela wszelkich informacji związanych z organizowanym wydarzeniem.

1.4.4 Usługa gastronomiczna

W ramach usługi gastronomicznej, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom wydarzeń oraz prelegentom, osobom wskazanym przez Zamawiającego wyżywienia w każdym dniu trwania wydarzenia (odpowiednio dla każdego typu wydarzenia), obejmującego:

• Dla osób korzystających z przednoclegu:

✓ Kolacja (dnia poprzedzającego konferencję): przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe, kawa, herbata, soki, woda, dodatki do kawy i herbaty (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy).

✓ Śniadanie: przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe, kawa, herbata, soki, woda, dodatki do kawy i herbaty (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy).

• Pierwszego dnia wydarzenia:

✓ Kawę powitalną przed rozpoczęciem wydarzenia: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy, kanapki, ciastka, ciasto, owoce. Kawa powitalna będzie trwać ok. 30 minut.

✓ co najmniej 2 przerwy kawowe: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy, ciastka, ciasto, owoce. Przerwa kawowa będzie trwać od 15 do 30 minut.

✓ Obiad: dwie zupy do wyboru, dwa dania główne do wyboru (w tym danie wegetariańskie), deser, kawa, herbata, soki, woda, dodatki do kawy i herbaty (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy). Obiad będzie trwać od 45 do 60 minut.

✓ Kolacja: przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe, kawa, herbata, soki, woda, dodatki do kawy i herbaty (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy). Kolacja będzie trwać od 45 do 60 minut.

• Drugiego dnia wydarzenia:

✓ Śniadanie (tylko dla nocujących): przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe, kawa, herbata, soki, woda, dodatki do kawy i herbaty (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy).

Wykonawca zobowiązany jest do serwowania wszystkich posiłków w standardzie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel co najmniej czterogwiazdkowy, w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. 2004 nr 188,poz.1945).

Wykonawca zobowiązuje się do:

• wydawania posiłków w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się wydarzenia i będą zakwaterowani uczestnicy, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których odbywają się zajęcia,

przystosowanym do celów gastronomicznych, umożliwiającym zjedzenie posiłku przy stolikach. Dopuszczone jest serwowanie posiłków do stolików, jak również z bufetu szwedzkiego.

• zapewnienia następującej minimalnej gramatury wyżywienia:

✓ kawa, herbata , sok, woda-po 0,3l,

✓ zupa – 0,25l,

✓ porcja mięsa/dania mięsnego -150gr.,

✓ porcja dania wegetariańskiego – 150gr.,

✓ ryż/ziemniaki/kasza/kluski/makaron – 150gr.,

✓ zimne i gorące przekąski-po 350-400 gr.;

✓ surówki/sałatki – 150 gr.,

✓ warzywa gotowane – 150 gr.,

✓ deser – 150 gr.,

✓ owoce – 200 gr.,

✓ ciastka – 70 gr.

Wykonawca winien zadbać aby podawane produkty były świeże oraz podawane w odpowiedniej temperaturze (ciepłe lub zimne).

1.4.5 Inne usługi

Ponadto, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia:

• dostępu do kserokopiarki/drukarki przez cały czas trwania wydarzenia, przy czym wydruk do 200 stron w formacie A4 (lub wykonania kserokopii w formacie A4) czarno-białych jest zapewniony w ramach umowy,

• zapewnienia osoby, która będzie uczestniczyła w całości wydarzenia i będzie do dyspozycji uczestników oraz Zamawiającego. Osoba ta odpowiada za wszystkie kwestie techniczne i organizacyjne oraz podejmuje współpracę zarówno z obsługą obiektu jak i Zamawiającym w sytuacjach tego wymagających (awaria sprzętu, brak ogrzewania, przypadki losowe uczestników itp.)

1.5 Narzędzia elektroniczne w procesie organizacji konferencji

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia elektronicznej obsługi konferencji, polegającej co najmniej na elektronicznym przeprowadzeniu rejestracji uczestników, publikacji informacji o każdej konferencji wraz z jej harmonogramem, przesyłanie potwierdzeń zapisu na konferencję, komunikację elektroniczną z uczestnikami. W ramach usługi Wykonawca zapewni bieżący dostęp poprzez kanał elektroniczny dla Zamawiającego do ww. informacji i narzędzi.

1.6 Prelegenci

Zamawiający wskaże Wykonawcy prelegentów posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Wykonawca może zatrudnić osoby inne, niż wskazane przez Zamawiającego, pod warunkiem iż posiadają

porównywalną wiedzę i doświadczenie, oraz że wybór prelegentów zostanie zaakceptowany przez Xxxxxxxxxxxxx.

1.7 Materiały konferencyjne

Wykonawca zapewni opracowanie i druk materiałów merytorycznych przygotowanych przez prelegentów, w tym uzyskanie akceptacji Zamawiającego na zaproponowane materiały merytoryczne. Materiały zostaną przygotowane zgodnie z wymogami dotyczącymi promocji w projektach POKL.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały konferencyjne w wersji pdf oraz w 2 wydrukowanych egzemplarzach.

1.8 Dokumentacja od uczestników

Wykonawca zobowiązany jest pozyskać od każdego z uczestników, najpóźniej w pierwszy dzień konferencji, podpisane:

• formularz zgłoszeniowy z danymi do PEFS,

• deklarację uczestnictwa,

• oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych,

• oświadczenie o zatrudnieniu

Ponadto wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia listy obecności na konferencji.

Wzory wymienionych dokumentów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy.

Wykonawca jest zobowiązany przekazać oryginały powyższych dokumentów od wszystkich uczestników konferencji, wraz ze sprawozdaniem z konferencji.

Zamawiający weryfikując dokumenty, uwzględni wyłącznie te, które będą zawierały czytelne podpisy uczestników.

1.9 Dokumentacja należytego wykonania usługi

Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dokumentacji fotograficznej przebiegu każdego wydarzenia. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia sprawozdania (opis wykonanych działań, zestawienie liczby osób uczestniczących w poszczególnych wydarzeniach, zbiorczą listę osób, którym zostały wydane zaświadczenia uczestnictwa, opis problemów, jakie zaistniały na etapie realizacji Zadania i sposób ich rozwiązania) ze zrealizowanej konferencji, wraz z min. 20 zdjęciami z jej przebiegu. Wykonawca dostarczy zdjęcia Zamawiającemu na nośniku cyfrowym. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do wykonanej dokumentacji.

1.10 Obsługa medialna konferencji Wykonawca jest zobowiązany do:

• skoordynowania pracy dziennikarzy reprezentujących różnych wydawców,

• nadzoru nad opracowanymi przez nich materiałami

• zabezpieczenia możliwości (a w razie potrzeby przeprowadzenia) konferencji prasowej dot. danej konferencji

• przekazania Zamawiającemu kopii opracowanych materiałów medialnych oraz nagrania w pliku audio konferencji prasowej (jeżeli będzie zorganizowana)

Wykonawca przygotowuje na potrzeby dziennikarzy informacje i inne niezbędne materiały, które mogą być wykorzystane do promowania konferencji.

1.11 Ewaluacja

Wykonawca jest odpowiedzialny za opracowanie propozycji i (po akceptacji Zamawiającego) druk ankiet ewaluacyjnych oceniających konferencję pod względem merytorycznym i organizacyjnym, a następnie ich analizę i przedstawienie wniosków w postaci raportu końcowego z realizacji konferencji. Raport zostanie przekazany Zamawiającemu nie później niż 2 tygodnie po zakończeniu konferencji. Wraz z raportem Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały ankiet ewaluacyjnych.

2 Charakterystyka indywidualnych założeń dla każdej z konferencji

2.1 Konferencja nr 1

• Termin: 16-17 czerwca 2014

• Lokalizacja: Katowice

• Program konferencji zostanie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany wybranemu Wykonawcy po podpisaniu umowy na realizację zlecenia.

2.2 Konferencja nr 2

• Termin: 23-24 czerwiec 2014

• Lokalizacja: Warszawa

• Program konferencji zostanie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany wybranemu Wykonawcy po podpisaniu umowy na realizację zlecenia.

§ 4 Termin wykonania zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przeprowadzenia 2 konferencji:

• Pierwsza w Katowicach w dniach 16-17 czerwca 2014;

• Druga w Warszawie w dniach 23-24 czerwca 2014

2. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, zastrzega sobie prawo do zmiany terminu każdej konferencji.

3. Ostateczny termin na wykonanie całego przedmiotu umowy upływa 31.07.2014.

§ 5 Poufność

1. Wszelkie informacje i dokumentacje dotyczące Zamawiającego, które zostały uzyskane przez Wykonawcę w związku z wykonywaniem umowy, będą traktowane jako w pełni poufne i stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązuje się dołożyć najwyższej staranności w celu nieujawnienia uzyskanych informacji i dokumentacji osobom trzecim, za wyjątkiem własnych pracowników lub współpracowników i jedynie w zakresie niezbędnym do wykonania zobowiązań wynikających z Umowy. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zachowanie poufności informacji przez osoby, którym przekazał te informacje.

3. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązków określonych w ust. 1 i 2, będzie on zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 2% wartości umowy za każdorazowe naruszenie, w terminie 7 dni od otrzymania stosownego wezwania Zamawiającego.

§ 6 Płatności

1. Wykonawca wystawi odrębnie fakturę VAT lub rachunek na zryczałtowaną kwotę organizacji każdej z konferencji, zgodnie z umową i kwotą wykazaną w ofercie złożonej na zapytanie ofertowe z dnia 21.05.2014r., tj. ………………….. zł brutto (słownie: złotych brutto), w tym należny podatek

VAT.

2. Płatność dokonana zostanie po zrealizowaniu każdej z konferencji, na podstawie rachunku lub faktury wystawionych przez Wykonawcę.

3. Wystawienie rachunku lub faktury musi być poprzedzone podpisaniem przez każdą ze stron protokołu zdawczo-odbiorczego, stwierdzającego wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z Umową oraz odbiorem przez Xxxxxxxxxxxxx kompletnej dokumentacji (zgodnie z ustalonym w specyfikacji wykazem dokumentów, do których przekazania zobowiązany jest Wykonawca). Poszczególna usługa (konferencja) będzie odebrana przez Zamawiającego wyłącznie w przypadku, kiedy Wykonawca zorganizuje konferencję zgodnie z umową, w tym w szczególności wykaże minimum 200 uczestników, posiadających komplet prawidłowo wypełnionej dokumentacji (w tym czytelne podpisy na listach obecności i dokumentach indywidualnych od uczestników).

4. Odbiór prac nastąpi protokolarnie w terminie maksymalnie 3 dni od daty przekazania przedmiotu prac Xxxxxxxxxxxxx. Prace polegające na zorganizowaniu poszczególnej konferencji będą odebrane przez Zamawiającego wyłącznie w przypadku, kiedy Wykonawca wykaże minimum 200 uczestników, posiadających komplet prawidłowo wypełnionej dokumentacji (w tym czytelne podpisy na listach obecności i dokumentach indywidualnych od uczestników), uczestniczących w każdej z konferencji. W przypadku braku spełnienia powyższego warunku, wykonanie konferencji nie zostanie odebrane, a Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za tę konferencję.

5. Należności wynikające z wykonania usługi regulowane będą w formie przelewu, na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze VAT lub rachunku, w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury lub rachunku.

6. Faktura lub rachunek za wykonanie usługi powinna być dostarczona Zamawiającemu w terminie do 7 dni od podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego.

7. Termin zapłaty uważa się za zachowany, jeżeli w okresie wymienionym w pkt 5 zostanie złożone przez Zamawiającego polecenie przelewu płatności na rachunek Wykonawcy.

8. Wynagrodzenie brutto określone w pkt 1, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy, w tym roszczenia z tytułu przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich mogących stanowić przedmiot prawa autorskiego wyników prac powstałych w związku z wykonaniem zadania na wszystkich wskazanych w umowie polach eksploatacji.

9. Odbioru wykonanych prac dokona przedstawiciel Zamawiającego: koordynatorka projektu po stronie Partnera.

§ 7 Prawa autorskie

1. Wykonawca oświadcza, że wszystkie wyniki prac mogące stanowić przedmiot praw autorskich, przygotowane w ramach umowy będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w tym w szczególności praw autorskich innych osób.

2. Wykonawca oświadcza, że będą mu przysługiwać majątkowe prawa autorskie w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.) do wyników prac, o których mowa w ust. 1, w pełnym zakresie, bez żadnych ograniczeń lub obciążeń na rzecz osób trzecich, w szczególności praw autorskich innych osób.

3. W ramach wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do wyników prac przygotowanych przez Wykonawcę w ramach realizacji umowy.

4. Wykonawca wyraża zgodę na wykonywanie przez Zamawiającego autorskich praw zależnych i nie będzie żądał z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia.

5. Przeniesienie majątkowych praw autorskich, o którym mowa w ust. 3 następuje z chwilą podpisania przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w § 6 ust. 3, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy i obejmuje wszystkie znane w chwili zawarcia umowy pola eksploatacji, a w szczególności:

• utrwalanie, kopiowanie, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych,

• wystawianie lub publiczną prezentację, w tym podczas seminariów i konferencji,

• wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audiowizualnych i komputerowych,

• prawo do korzystania z dzieł w całości lub z części oraz ich łączenia z innymi dziełami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na różne języki, zmianę barw, okładek, wielkości i treści całości lub ich części,

• publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części za pomocą druku, wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, równoległe i integralne nadawanie dzieła przez inną organizację radiową bądź telewizyjną, transmisję komputerową (sieć szerokiego dostępu, Internet) łącznie z utrwalaniem w pamięci RAM oraz zezwalaniem na tworzenie i nadawanie kompilacji.

6. Utrwalone wyniki prac Wykonawca może pozostawić w swojej siedzibie wyłącznie dla celów dokumentacyjnych.

7. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne w przedmiocie umowy, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.) w związku z wykonywaniem Zadania.

§ 8 Przekazanie materiałów

1. Zamawiający zobowiązuje się udostępnić Wykonawcy (na wniosek przesłany drogą mailową) posiadane materiały i dokumenty niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, w terminie 7 dni roboczych od daty wystąpienia Wykonawcy o ich udostępnienie. Wykonawca powinien wystąpić do Zamawiającego o wydanie tych materiałów i dokumentów w terminie umożliwiającym mu wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z Umową.

§ 9 Odstąpienie od umowy i kary umowne

1. Wykonawca nie może powierzyć wykonania prac będących przedmiotem umowy osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. W przypadku naruszenia postanowień ust. 1, Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym, z zachowaniem prawa do kary umownej określonej poniżej.

3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego (bez winy Wykonawcy), Zamawiający pokryje wyłącznie faktycznie poniesione przez Wykonawcę koszty realizacji umowy, określone na podstawie wspólnie sporządzonego i podpisanego przez obie strony protokołu zawierającego opis wykonanych i przekazanych prac do dnia odstąpienia od umowy.

4. Jeżeli odstąpienie od wykonania prac będących przedmiotem umowy nastąpi z winy Wykonawcy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenia wyłącznie za odebrane już (podpisany protokół zdawczo- odbiorczy) części umowy.

5. Strony ustalają następujące zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy: Zamawiający może naliczyć karę umowną:

• za wcześniejsze rozwiązanie umowy lub odstąpienie od umowy przez Wykonawcę bez stosownej podstawy faktycznej oraz umownej lub prawnej – w wysokości 40% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1,

• za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy – w wysokości 40% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1,

• za nieosiągnięcie minimum 400 uczestników w sumie na 2 konferencjach – w wysokości 40% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1.

6. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających określone w Umowie kary umowne aż do wysokości poniesionej szkody oraz utraconych korzyści.

§ 10 Oświadczenia Stron

Dla potrzeb wzajemnych rozliczeń Strony oświadczają:

• Zamawiający, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT: NIP 000-000-00-00, REGON 005993000

• Wykonawca, że jest/nie jest 1płatnikiem podatku od towarów i usług VAT: NIP ; REGON

……………………….

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Wykonawca oświadcza, że na pisemny wniosek Zamawiającego udzieli prawa wglądu przez Instytucję Wdrażającą oraz inne podmiotu uprawnione do kontroli projektu realizowanego przez Xxxxxxxxxxxxx, w ramach którego niniejsza umowa zostaje zawarta, do dokumentów związanych z realizacją umowy, w tym dokumentów finansowych, do dnia 31.12.2020 r.

2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści Umowy dla swojej ważności wymagają formy pisemnej.

3. Strony zgodnie postanawiają, że fakt, okoliczności oraz treść niniejszej Umowy stanowią tajemnicę handlową, której ujawnienie może nastąpić wyłącznie za wyraźną zgodą Zamawiającego.

4. Tytuły paragrafów mają wyłącznie charakter porządkowy i nie mogą mieć wpływu na interpretację treści Umowy. W razie sprzeczności treści umowy oraz załączników do umowy, pierwszeństwo mają postanowienia załączników do umowy.

5. Ewentualne spory mogące wyniknąć w przyszłości pomiędzy stronami wskutek interpretacji niniejszej umowy lub w związku z niniejszą umową Strony rozstrzygać będą polubownie.

6. W przypadku, gdy strony nie dojdą do porozumienia, właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd miejsca siedziby Zamawiającego.

7. Nieważność całości lub części któregokolwiek z postanowień tej Umowy nie wpływa na ważność pozostałych jej postanowień, z zastrzeżeniem postanowień art. 58 § 3 Kodeksu cywilnego. Postanowienia nieważne Strony zobowiązują się zastąpić właściwymi, zgodnymi z zamierzeniami gospodarczymi, które legły u podstaw Umowy.

8. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

1 Niepotrzebne skreślić

9. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

Zamawiający Wykonawca

............................................................ ………………………………………………………

(podpis osoby uprawnionej) (podpis osoby uprawnionej)

Załącznik nr 1

Zapytanie ofertowe

Załącznik nr 2

Oferta wykonawcy wraz z załącznikami

Document Metadata

Table of Contents

Umowa

Document Metadata