Contract

UMOWA

Nr

zawarta w dniu …….. 2024 r. w Krakowie pomiędzy:


Polskim Wydawnictwem Muzycznym z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, wpisanym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego do Rejestru Instytucji Kultury pod numerem: RIK 92/2016, nr NIP: PL 6762502246, REGON: 363717113, na rzecz i w imieniu którego działają:

Xxxxxx Xxxxx – Dyrektor-Redaktor Naczelny

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych - Główny Księgowy

zwanym dalej „PWM” lub „Stroną”


a


………………….. z siedzibą pod adresem: ……………………… reprezentowanym/ą przez ……………… - ……………., wpisanym/ą do ………………… pod nr: …………….. NIP: …………………….

zwanym dalej „Wykonawcą” lub „Stroną”.


w związku z wyborem oferty Wykonawcy na podstawie przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Xx. X. x 0000x. poz. 1605 ze zm.), zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 tejże ustawy, w oparciu o Regulamin planowania, zasad organizacji i udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130.000,00 zł netto obowiązujący w Polskim Wydawnictwie Muzycznym w trybie zapytania ofertowego, znak: ZZP.261.ZO.08.2024, została zawarta Umowa następującej treści:



§ 1 Przedmiot Umowy

Przedmiotem Umowy jest sukcesywna dostawa artykułów szkolnych i papierniczych zdobionych motywami muzycznymi lub w kształcie motywów muzycznych, w szczególności:

  • Piórników

  • Podkładek pod mysz

  • Temperówek

  • Ołówków

  • Spinaczy do papieru

  • Zestawów biurowych

  • Teczek i segregatorów

  • Gumek

  • Zszywaczy do papieru

  • Długopisów

  • Linijek

  • Pendrive’ów USB

i innych (zwanych dalej „Artykułami”), zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik do niniejszej Umowy.


§ 2 Dostawy

  1. Dostawy Artykułów będą realizowane sukcesywnie, na podstawie zamówień składanych przez PWM, zawierających szczegółowe wskazanie zamawianych Artykułów oraz określenie ilości.

  2. Zamówienia będą składane drogą elektroniczną (w formacie pdf lub pliku Excel) lub poprzez system internetowy Wykonawcy. Wykonawca każdorazowo niezwłocznie potwierdzi PWM fakt otrzymania zamówienia.

  3. Wykonawca będzie przesyłał zamówione Artykuły na koszt PWM. Wyboru sposobu transportu dokonuje zawsze PWM. Wykonawca gwarantuje dostarczenie przedmiotu zamówienia w zabezpieczonych opakowaniach, w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem. Termin dostawy zamówionych Artykułów nie może przekroczyć …….. dni od daty otrzymania zamówienia *(zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik do niniejszej Umowy)

  4. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie, o którym mowa w ust. 1 zgodnie z wymogami PWM określonymi w zamówieniu.


§ 3 Zwroty

PWM nie przysługuje prawo zwrotu.


§ 4 Reklamacje

    1. PWM może odmówić przyjęcia dostawy, w przypadku:

  1. nie spełnienia przez oferowane dostawy wymagań stawianych przez PWM, o których mowa w § 2 ust. 3,

  2. uszkodzenia lub wady przedmiotu zamówienia, uniemożliwiającego użycie, w szczególności poprzez nieprawidłowe zabezpieczenie przedmiotu zamówienia podczas dostawy,

  3. dostawy zamówienia po przekroczeniu terminów, o których mowa w § 2 ust. 3 lub 5.

    1. Stwierdzone i zgłoszone Wykonawcy rozbieżności pomiędzy zamawianym a dostarczonym towarem, tj. niezgodnym z zamówieniem, o którym mowa w § 2 ust. 1, a polegających w szczególności na wystąpieniu braków ilościowych i jakościowych, po przyjęciu towaru od Wykonawcy, będą stanowiły wiążący dokument reklamacyjny.

    2. PWM zobowiązuje się do złożenia reklamacji w terminie 7 dni kalendarzowych od chwili przyjęcia dostawy lub odmowy jej przyjęcia.

    3. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrzenia na piśmie złożonej reklamacji w terminie 7 dni kalendarzowych od momentu jej otrzymania.

    4. W razie uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć PWM fakturę korygującą w terminie 7 dni kalendarzowych od daty uznania lub uzupełnić braki towarowe. Zapisy § 2 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

    5. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 i 2 koszty wadliwej dostawy oraz ewentualnego zwrotu towaru niezgodnego z Umową pokrywa Wykonawca.




§ 5 Rabat handlowy

        1. Strony ustalają, że rabat handlowy na Artykuły objęte przedmiotem Umowy, liczony od cen detalicznych katalogowych przysługujący PWM wynosi …..% (zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik do niniejszej Umowy)

  1. Ceny detaliczne katalogowe są uwidocznione na dokumentach sprzedaży wystawionych przez Wykonawcę.

  2. Strony ustalają, że rabat handlowy może być wyższy od ustalonego w pkt 1. Nie może być jednak niższy. Jeśli Zamawiający otrzyma fakturę z niższym rabatem niż przewiduje Umowa ma prawo zwrotu takiego towaru na koszt Wykonawcy.


§ 6 Płatności

  1. Płatność należności wynikających z poszczególnych faktur (Wynagrodzenie) następować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze: …………………..

  2. PWM wyraża zgodę na wystawianie przez Wykonawcę i przesyłanie PWM faktur elektronicznych w formacie PDF na adres e-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx .

  3. Termin płatności wystawionych faktur VAT wynosi 30 dni kalendarzowych od momentu otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.

  4. Zapłatę uważa się za dokonaną w dniu, w którym PWM polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu wynagrodzenia Wykonawcy na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

  5. Łączne Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy w okresie jej obowiązywania nie przekroczy kwoty: 55000 zł netto.



§ 7 Okres obowiązywania i Rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zostaje zawarta na czas określony 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy lub do momentu wyczerpania kwoty określonej odpowiednio w § 6 ust 3.

  2. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy przy zachowaniu miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

  3. Zamawiający może odstąpić od Umowy, bez wyznaczania dodatkowego terminu, jeżeli zajdzie przynajmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności:

    1. Wykonawca nie realizuje przedmiotu Umowy lub przerwa w realizacji przedmiotu Umowy przekracza w sumie 30 dni kalendarzowych.

    2. Wykonawca realizuje zamówienia oczekujące po terminie określonym w § 2 ust. 5.

    3. Wykonawca stosuje inne ceny detaliczne niż te określone w formularzu ofertowym.

  4. W przypadku wystąpienia opóźnienia w realizacji Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wartości bieżącego zamówienia, za każdy dzień zwłoki powyżej okresu wskazanego w § 2 ust. 3, które PWM ma prawo potrącić z wynagrodzenia Wykonawcy. Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie potrącenia bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń.

  5. W przypadku odstąpienia od Umowy przez PWM z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o czym mowa w ust. 3, PWM nałoży na Wykonawcę bezwarunkową karę umowną w wysokości 10 % kwoty podanej w § 6 ust. 3.

  6. W przypadku powstania szkód z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przewyższających wysokość kar umownych, o których mowa powyżej, PWM zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość nałożonych kar umownych.

  7. PWM ma prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. Strony ustalają, że dodatkowe oświadczenia w zakresie potrącenia nie będą wymagane.

  8. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, PWM może odstąpić od Umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy.






§ 8 Zmiany Umowy

1. Zmiany lub uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Strony dopuszczają możliwość zmiany postanowień Umowy w szczególności przypadku:

a) gdy zmiana Umowy będzie korzystna dla PWM z punktu widzenia generalnego celu związanego z realizacją przedmiotu Umowy;

b) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy, w tym zmiana skutkująca koniecznością zapewnienia zgodności przedmiotu Umowy ze zmienionym prawem;

c) konieczności zmiany sposobu realizacji Umowy z uwagi na wystąpienie okoliczności spowodowanych siłą wyższą.

3. Strony dopuszczają możliwość przedłużenia terminu obowiązywania Umowy o nie więcej niż 3 miesiące w sytuacji, gdy w terminie określonym w § 7 ust. 1 Umowy nie zostanie wykorzystana określona w § 6 ust. 4 maksymalna kwota, jaką PWM zamierza przeznaczyć na realizację niniejszej Umowy.

4. PWM dopuszcza możliwość zwiększenia o 10% określonej w § 6 ust. 4 maksymalnej kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na realizację niniejszej Umowy.




§ 9 Korespondencja i upoważnienie

  1. Strony ustalają, że korespondencja między nimi będzie uznana za doręczoną, jeżeli zostanie przesłana osobiście, pocztą kurierską, listem poleconym, faksem lub drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru, że przekaz został zrealizowany na adresy Stron Umowy widniejące jako ich siedziby zgodnie z aktualnym odpisem z właściwego rejestru. Korespondencja dotycząca rozliczeń finansowych, specyfikacji zwrotów będzie przesyłana na adres e-mail lub numer faksu PWM.

  2. Strony upoważniają się wzajemnie do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy w zakresie niniejszej Umowy, za wyjątkiem faktur korygujących, które dla swej ważności muszą być podpisane i odesłane przez ich odbiorcę.

  3. Strony wskazują osoby odpowiedzialne za kontakt wraz z danymi teleadresowymi:

- PWM: …………

Email: …………

tel: …………

- Wykonawca: …………

Email: …………

tel: …………



§ 10 Postanowienia Końcowe

      1. Strony potwierdzają, że każda ze Stron będzie administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”), danych osobowych w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych, które zostały lub będą przekazywane przez drugą ze Stron w związku z zawarciem lub wykonywaniem niniejszej Umowy.

      2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy polskiego Kodeksu cywilnego.

      3. Ewentualne spory mogące powstać na tle realizacji Umowy Strony poddają rozstrzygnięciu odpowiedniemu Sądowi powszechnemu I lub II instancji właściwemu miejscowo dla siedziby PWM. Prawem obowiązującym jest prawo polskie.

      4. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianach danych podanych w Umowie, niezbędnych do jej wykonania.

      5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy i dwa dla PWM.

AGREEMENT

NO

concluded on …. of …… 2024 in Cracow by and between:


Polskie Wydawnictwo Muzyczne with its registered seat in Cracow, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, entered into the Cultural Institutions Register by the Minister of Culture and National Heritage under no.: RIK 92/2016, NIP (Tax Identification Number): PL 6762502246, REGON: 3637171113 acting on behalf and for which are the following:

Xxxxxx Xxxxx – Director - Editor-in-Chief

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Deputy Director for Economic Matters – Chief Accountant

hereinafter referred to as „the PWM” or „the Party”


and


…………………. with its registered seat in …………………… represented by ………………… - ………………., entered into ……………….. under no.: ………………. VAT number: ………………..

hereinafter referred to as „ the Contractor” or „the Party”.


due to the selection of the Contractor’s offer based on the conducted proceedings for granting public procurement, without application of the provisions of the act dated September 11, 2019 Public procurement law (unified text: Journal of Laws of 2023, item 1605 as amended), in accordance with article 2 sec. 1 point 1 of this act, executed as an open procedure no ZZP.261.ZO.08.2024 according to The regulation on planning, rules of organizing and granting public procurements of value not exceeding the amount of 130.000,00 PLN net applicable in the PWM, this Agreement with the following contents was concluded:



§ 1 Subject matter of the Agreement

The subject matter of the Agreement is a successive supply of stationery and school supplies with music imprint or in shape of music elements, e.g.:

  • Pencil Cases

  • Mouse Pads

  • Pencil Sharpeners

  • Pencils

  • Paper Clips

  • Stationery Kits

  • Folders / Ring Binders

  • Erasers

  • Staplers

  • Pens

  • Rulers

  • USB Pendrives

and others (hereinafter referred to as „the Articles”) in accordance with the Contractor’s offer constituting an annex to this Agreement.


§ 2 Deliveries

  1. Articles Deliveries shall be executed successively based on orders submitted by the PWM, including a detailed indication of the Articles ordered and the determination of their quantity.

  2. Orders shall be submitted via electronic mail (in a .pdf or an Excel file format) or via the Contractor’s internet system. Each time the Contractor will immediately confirm to the PWM the fact of receiving an order.

  3. The Contractor shall send the ordered Articles at the PWM’s cost. The selection of the mode of transportation is done by the PWM. The Contractor guarantees the delivery of the subject matter of the order in secured packages in a manner preventing disassembly and securing them against damage. The deadline for the delivery of the Articles ordered may not exceed …… days after the date of the reception of the order *(in accordance with the Contractor’s offer constituting an annex to this Agreement).

  4. The Contractor undertakes to execute the order, mentioned in sec. 1 in accordance with the PWM’s requirements, determined in the order.


§ 3 Returns

The PWM has not the right to a return.


§ 4 Complaints

    1. The PWM may refuse to accept the delivery in case:
      a) the offered deliveries do not meet the requirements posed by the PWM mentioned in § 2 sec. 3,

b) the subject matter of the order is damaged or has defects that prevent it from being used, in particular due to incorrectly securing the subject matter of the order during delivery,

c) the delivery of the order is made exceeding the deadlines mentioned in § 2 sec. 3 or 5.

    1. The discrepancies between the ordered and delivered goods, found and reported to the Contractor i.e. the goods not being in accordance with the order, mentioned in § 2 sec. 1, and including in particular the occurrence of quantitative and qualitative shortages after the goods are accepted from the Contractor, shall constitute a binding complaint document.

    2. The PWM undertakes to submit a complaint within the deadline of 7 calendar days after accepting the delivery or refusing to accept it.

    3. The Contractor undertakes to consider the submitted complaint in writing within the deadline of 7 calendar days after it is received.

    4. Should the complaint be accepted, the Contractor undertakes to provide the PWM with a corrective invoice within the deadline of 7 calendar days after the acceptance or make up for the shortages. The provisions of art. § 2 sec. 3 apply accordingly.

    5. In the situation mentioned in sec. 1 and 2, the costs of the defective delivery and the possible return of the goods not in accordance with the Agreement are covered by the Contractor.


§ 5 Trade discount

        1. The Parties agree that the trade discount for the Articles covered by the subject matter of the Agreement, calculated from retail prices in the catalogue that the PWM is entitled to, amounts to ….% (as specified in the Contractor’s offer constituting an annex to this Agreement).

  1. The retail prices in the catalogue are shown on the sales documents issued by the Contractor.

  2. The Parties agree that the trade discount may be higher than established in pt. 1. It cannot, however, be lower than that. Should the PWM receive an invoice with a trade discount lower than provided for in the Agreement, he has the right to return such goods at the Contractor’s cost.


§ 6 Payments

  1. The payment of the due amounts resulting from individual invoices (Remuneration) shall be made via money transfer to the Contractor’s bank account number: ……………………..

  2. PWM hereby agrees that the Contractor will issue and send to the PWM electronic invoices in PDF file format to the following e-mail address: xxxxxxx@xxx.xxx.xx .

  3. The deadline for the payment of the issued VAT invoices is 30 calendar days after the reception of a correctly issued VAT invoice.

  4. Payment is considered made on the day when the PWM ordered their bank to make the transfer of the remuneration to the Contractor’s bank account indicated on the invoice.

  5. In total, the Contractor’s remuneration on account of the execution of the subject matter of the Agreement within its validity period shall not exceed the amount of PLN 55000 net.


§ 7 Validity period and termination of the Agreement

  1. The Agreement is concluded for a limited period of 6 months from the day it is concluded or until the amount determined in § 6 sec. 3 is exhausted.

  2. The PWM is entitled to a right to terminate the present Agreement with one month’s notice, effective at the end of a calendar month.

  3. The PWM may withdraw from the Agreement, without indicating an additional deadline, if at least one of the circumstances listed below occurs:

    1. The Contractor is not executing the subject matter of the Agreement or a break in the execution of the subject matter of the Agreement exceed 30 calendar days in total.

    2. The Contractor is executing back orders after the deadline determined in § 2 sec. 5

    3. The Contractor applies different retail prices than those specified in the offer form.

  4. In case a delay occurs in the execution of the Agreement for reasons attributable to the Contractor, the Contractor shall pay a contractual penalty in the amount of 1% of the current order, for each day of delay over the period indicated in § 2 sec. 3, which the PWM is entitled to deduct from the Contractor’s remuneration. The Contractor expresses his consent for a deduction to be made without the necessity to submit additional statements.

  5. In case the Agreement is withdrawn from by the PWM for reasons attributable to the Contractor, as mentioned in sec. 3, the PWM shall impose on the Contractor an unconditional contractual penalty in the amount of 10% of the amount provided in § 6 sec. 3.

  6. In the case of an occurrence of damages on account of the failure to execute the Agreement or improper execution of the Agreement, exceeding the amount of the contractual penalties mentioned above, the PWM reserves the right to pursue compensation exceeding the amount of the imposed contractual penalties.

  7. The PWM has the right to deduct the contractual penalties from the Contractor’s remuneration. The Parties establish that no additional statements in the scope of deduction shall not be required.

  8. Should a significant change occur regarding the circumstance causing the execution of the Agreement to not be in the public interest, which cannot be foreseen at the moment of the conclusion of the Agreement, the PWM may withdraw from the Agreement within the deadline of a month after he has learned of the above-mentioned circumstances. In such case, the Contractor may only demand remuneration due to him on account of the execution of a part of the Agreement.


§ 8 Changes to the Agreement

1. Any changes or modifications of the Agreement require a written form, otherwise being null and void.

2. The Parties allow for the possibility of a change to the provisions of the Agreement in particular if:

a) the change is beneficial to the PWM from the point of view of the general aim connected with the execution of the subject matter of the Agreement;

b) if a change occurs in the commonly applicable provisions of the law in the scope affecting the execution of the subject matter of the Agreement, including a change resulting in the necessity to ensure accordance of the subject matter of the Agreement with the changed law;

c) the necessity to change the manner of the execution of the Agreement due to the occurrence of the circumstances caused by a force majeure.

3. The parties allow for the possibility to extend the validity period the Agreement by no longer than 3 months in a situation when within the term set out in § 7 sec. 1 of the Agreement the maximum amount which the PWM intends to allocate towards the execution of the Agreement set out in § 6 sec. 4 is not used up.

4. The PWM allows for the possibility of increasing by 10% the maximum amount which the PWM intends to allocate towards the execution of the Agreement set out in § 6 sec. 4.


§ 9 Correspondence and authorization

  1. The Parties agree that correspondence between them shall be deemed delivered if it is sent in person, via courier, a registered letter, fax or electronic mail with acknowledgment of receipt, that the transfer was executed to the addresses of the Parties to the Agreement shown as their registered offices, in accordance with the current copy of an appropriate register. The correspondence concerning financial settlements, specification of returns shall be sent to the e-mail address of fax number of the PWM.

  2. The Parties authorize one another to issue VAT invoices without the recipients signature in the scope of this Agreement, with the exception of correcting invoices, which in order to be valid, must be signed and sent back by the recipient.

  3. The Parties indicate persons responsible for contact with their contact data:

- The PWM: …………

e-mail address: …………

telephone number: …………

- The Contractor: …………

e-mail address: …………

telephone number: …………


§ 10 Final Provisions

      1. The Parties hereby acknowledge that each Party will be an administrator, within the meaning of Art. 4 point 7 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (hereinafter "GDPR"), of the personal data in relation to personal data of natural persons that have been or will be transferred by the other Party in connection with the concluding or the execution of this Agreement.

      2. In cases not provided for in this Agreement, the provisions of the Polish law and in particular of the Polish Civil Code shall apply.

      3. Any and all possible disputes that may arise due to the execution of the present Agreement the Parties submit to the appropriate common court of first of second instance, competent for the registered office of PWM to settle.

      4. The Parties are obliged to notify one another regarding changes to the data provided in the Agreement, necessary for its execution.

      5. The Agreement has been drawn up in three identical copies: one for the Contractor and two for the PWM.




Wykonawca / the Contractor PWM / the PWM





­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________ _________________________________________

Xxxxx Xxxxxxxxxxx

Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych / Deputy Economic Director

Główny Księgowy / Chief Accountant




­­­­­­­­­­­­­ _________________________________________

xx Xxxxxx Xxxxx

Dyrektor-Redaktor Naczelny

Director - Editor-in-chief


Document Metadata

Filed: June 27th, 2024