Załącznik nr 3
Załącznik nr 3
Wzór umowy Umowa …./2018
Zawarta w dniu roku w Warszawie, pomiędzy:
Ośrodkiem Przetwarzania Informacji – Państwowym Instytutem Badawczym, z siedzibą w Warszawie (00-608), przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 000x, wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 000-000-00-00, REGON: 006746090, reprezentowanym przez dr Xxxxx Xxxxx – Dyrektora,
zwanym dalej Zamawiającym
a
……………………..
zwanym dalej Wykonawcą
I. Zamawiający oraz Wykonawca występujący w treści niniejszej umowy samodzielnie nazywani są Stroną, występujący łącznie – Stronami.
II. Zamówienia publicznego i wyboru Wykonawcy dokonał Zamawiający na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień publicznych do kwoty 30.000 euro”, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 12/2016 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji - Państwowego Instytutu Badawczego z dnia 20 września 2016r. zmienionego Aneksem nr 1 z dnia 17.02.2017 r.
III. W wyniku przeprowadzenia badania rynku, zamówienie zostało udzielone Wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę a Strony zawarły umowę o następującej treści:
§ 1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem umowy jest dostawa 2 ekspresów do kawy wraz z wniesieniem, instalacją oraz usługą serwisu i konserwacji, zgodnie z niniejszą umową, o parametrach oraz na warunkach określonych w Opisie przedmiotu zamówienia i Ofercie Wykonawcy z dnia 2018 r., które stanowią odpowiednio
załącznik nr 1 i nr 2 do umowy.
2. W ramach usług, określonych w ust. 1, do Wykonawcy należy w szczególności pełna obsługa serwisowa polegająca na:
a) utrzymaniu urządzeń w ciągłej sprawności technicznej i gotowości do pracy,
b) konserwacji urządzeń zgodnie z zaleceniami producenta i opz,
c) naprawie i/lub wymianie uszkodzonych i zużytych części urządzeń.
3. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania przeglądów gwarancyjnych w okresie gwarancji, po uruchomieniu urządzeń, co najmniej raz na dwa miesiące z uwzględnieniem ust. 4.
4. W przypadku wystąpienia awarii urządzenia objętego gwarancją, Wykonawca zobowiązuje się do:
a) usunięcia awarii w ciągu 5 dni od zgłoszenia, o ile usterka nie wymaga dostarczenia części zamiennych niezbędnych do usunięcia awarii z magazynu producenta,
b) rozpoczęcia naprawy w ciągu 3 dni od zgłoszenia,
c) usunięcia awarii w ciągu 3 dni od chwili dostawy części zamiennych niezbędnych do usunięcia awarii, o ile usterki wymagają ich zakupu, jednak nie dłużej niż do 14 dni.
5. W przypadku gdy w ramach prac konserwacyjnych lub awarii wystąpi konieczność zakupu części zamiennych lub materiałów eksploatacyjnych koszt ten zostanie doliczony do kwoty o której mowa w § 5 ust 1 lit. b), po jego wcześniejszym zaakceptowaniu i wyrażeniu zgody na jego poniesienie przez Xxxxxxxxxxxxx.
6. Wszystkie naprawy niepodlegające gwarancji będą rozliczane po wcześniejszym uzgodnieniu ceny naprawy i części. W przypadku wystąpienia konieczności takich napraw Wykonawca każdorazowo ustali z Zamawiającym koszt wykonania tych prac przed przystąpieniem do ich wykonania.
7. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania dostawy, montażu oraz uruchomienia urządzeń w terminie
10 dni od daty zawarcia Umowy tj. do …………
8. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług serwisu i konserwacji określonych w postanowieniach niniejszej umowy w terminie od dnia …………. do dnia …………………..
9. Prace serwisowe i konserwacyjne będą realizowane w godzinach pracy Zamawiającego, tj. w godzinach
8.15 -16.15, w dni robocze, w pomieszczeniu, w którym są użytkowane urządzenia z zachowaniem przepisów ppoż. i bhp, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym.
§ 2
WARUNKI REALIZACJI KONSERWACJI
1. Wykonawca zobowiązany jest raz na dwa miesiące i, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym przeprowadzić serwis i konserwację urządzeń.
2. W czasie serwisu i konserwacji urządzeń, Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia przeglądów mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelkich nieprawidłowości występujących w procesie eksploatacji tych urządzeń oraz zapobieganie powstawaniu awarii. O wszystkich stwierdzonych nieprawidłowościach i uszkodzeniach Wykonawca poinformuje Zamawiającego w terminie do dwóch dni od dnia ich ujawnienia.
3. W zależności od typu (modelu) urządzenia, w ramach przeglądów gwarancyjnych należy wykonać x.xx. niżej wymienione czynności:
a)
4. Odbiór prac serwisowych i konserwacyjnych nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru usługi przez Zamawiającego.
§ 3
WARUNKI REALIZACJI NAPRAW
1. Naprawa obejmuje wymianę uszkodzonego elementu, sekcji lub zespołu urządzenia.
2. Naprawy urządzeń wykonywane będą u Zamawiającego, w godzinach 8.15-16.15 w dni robocze, w pomieszczeniach, w których urządzenia są użytkowane, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. W szczególnych przypadkach naprawa urządzeń będzie wykonywana, za zgodą Zamawiającego u Wykonawcy (naprawa warsztatowa).
3. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zobowiązany jest zorganizować transport podczas naprawy warsztatowej. Przekazanie urządzeń może nastąpić jedynie w oparciu o dokument przekazania.
4. Procedura naprawy uszkodzonych urządzeń:
a) zgłoszenie awarii urządzenia będzie dokonywane przez osoby upoważnione ze strony Zamawiającego w formie pisemnej faksem na nr ……………….. lub e-mailem na adres:
…………………………
b) najpóźniej w drugim dniu roboczym po zgłoszeniu, Wykonawca jest zobowiązany do dokonania oględzin uszkodzonego urządzenia, polegających na wykonaniu wszelkich czynności do przedstawienia Zamawiającemu informacji dotyczących:
1- czasu wykonania naprawy,
2- w przypadku naprawy nie podlegającej gwarancji (tj. mechaniczne uszkodzenia sprzętu i wywołane nimi wady, uszkodzenia i wady wynikłe na skutek: niewłaściwego lub niezgodnego z instrukcją użytkowania, użycia niewłaściwych materiałów eksploatacyjnych, samowolnych (dokonanych przez użytkownika lub inne nieuprawnione osoby) napraw, przeróbek lub zmian konstrukcyjnych, zużycie filtra, zużycie elementów czasowo ulegających eksploatacji, itp.) kalkulacji kosztów z wyszczególnieniem liczby roboczogodzin i wykazu fabrycznie nowych części zamiennych, które należy wymienić oraz cen części zamiennych i czasu naprawy,
c) Wykonawca przedstawi informacje o których mowa w lit. b) najpóźniej drugiego dnia roboczego po dokonaniu oględzin,
d) po uzyskaniu zgody Zamawiającego Wykonawca przystąpi do naprawy,
e) naprawa urządzenia będzie dokonana w ciągu 3 dni roboczych od uzyskania zgody Zamawiającego,
f) po dokonaniu naprawy Wykonawca zgłosi Zamawiającemu gotowość urządzenia do pracy oraz uporządkuje miejsce wykonanej usługi a w wypadku naprawy warsztatowej we własnym zakresie i na własny koszt przetransportuje urządzenie.
5. Każda naprawa zostanie udokumentowana w formie protokołu naprawy podpisywanym każdorazowo przez Xxxxxxxxxxxxx.
6. W przypadku, gdy Wykonawca stwierdzi konieczność uzyskania dłuższego terminu niż określony w ust. 4 lit. e, na przywrócenie pełnej funkcjonalności urządzenia, Zamawiający może wydłużyć wymagany termin. Powiadomienie o konieczności wydłużenia terminu na przywrócenie pełnej funkcjonalności urządzenia, wraz z uzasadnieniem, musi zostać przedłożone Zamawiającemu w formie pisemnej na adres e-mail lub nr faksu zgodnie z § 8 ust.1 w terminie zgodnym z § 3 ust. 4 lit. c) pod rygorem stwierdzenia przez Zamawiającego opóźnienia w przywróceniu pełnej funkcjonalności urządzenia i naliczenia kar umownych zgodnie z § 6.
§ 4
POZOSTAŁE WARUNKI WYKONANIA PRZEDMIOTU UMOWY I ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia pomieszczeń, w których mają być zamontowane urządzenia. Urządzenia muszą być fabrycznie nowe i nie mogą posiadać jakichkolwiek wad.
2. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia Wykonawcy dostępu do urządzeń objętych umową w sposób umożliwiający prawidłowe i bezpieczne prowadzenie prac będących przedmiotem umowy.
3. Wymiana niesprawnych lub zużytych materiałów oraz części zamiennych, może nastąpić tylko po uprzednim uzgodnieniu kosztu (ceny) wymienianego materiału i/lub części z Zamawiającym. W tym zakresie zastosowanie ma procedura opisana w § 3 ust. 4 – ust. 6.
4. Wykonawca zobowiązany jest użyć oryginalnych materiałów tj. fabrycznie nowych, nieregenerowanych i nieużywanych oraz oryginalnych części zamiennych tj. pochodzących od producenta urządzeń.
a) pod pojęciem „fabrycznie nowe” Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów, wcześniej nie używanych i nieregenerowanych, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta z oznaczonym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku wyprodukowanych w okresie 1 roku przed użyciem. Zamawiający dopuszcza dostawę równoważnych materiałów.
b) przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych w stosunku do typu materiału pochodzącego od producenta urządzenia, do którego jest przeznaczony. Dostarczane materiały nie mogą powodować utraty gwarancji serwisowanego urządzenia, a ich stosowanie musi być dopuszczone przez producenta.
5. Wykonawca jest zobowiązany dostarczać materiały i części zamienne po cenach rynkowych, korzystnych dla Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji cen Zamawiający zastrzega sobie prawo do dostarczenia własnych części i materiałów, co nie powoduje utraty gwarancji i rękojmi. W przypadku dostarczenia wadliwych materiałów lub części zamiennych Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć nowe w pełni sprawne materiały lub części zamienne w terminie do dwóch dni roboczych, liczonych od dnia przesłania w formie pisemnej faksem lub e-mailem informacji o stwierdzonej wadliwości.
6. Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego odbioru wyeksploatowanych materiałów oraz części zamiennych w celu ich utylizacji, przez cały okres realizacji umowy.
7. Wszelkie opinie i ekspertyzy Wykonawcy o stanie technicznym urządzeń objętych umową będą wykonywane w ramach niniejszej umowy.
8. Na wymienione materiały i wykonane naprawy (wymienione części) Wykonawca udziela 6 miesięcznej gwarancji liczonej od momentu podpisania protokołu naprawy, o którym mowa w § 3 ust. 5.
9. Jeśli w trakcie wykonywania usługi, będącej przedmiotem niniejszej umowy, Wykonawca stwierdzi, że urządzenie nie nadaje się do naprawy, przedstawi Zamawiającemu własną ekspertyzę sporządzoną na piśmie i podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Zamawiający nie wyraża zgody na zlecenie przez Wykonawcę wykonania przedmiotu umowy podwykonawcom bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności. W przypadku uzyskania zgody Zamawiającego Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania podwykonawcy w zakresie realizacji niniejszej umowy.
10. W przypadku nie przystąpienia przez Wykonawcę do wykonania czynności, określonych w § 1 ust. 2 we wskazanych w umowie terminach Zamawiający ma prawo zlecić te czynności innemu podmiotowi, a kosztem za ich wykonanie przez ten podmiot obciążyć Wykonawcę. Kwota, o której mowa w zdaniu poprzedzającym może być potrącona z płatności przysługującej Wykonawcy w bieżącym lub kolejnym okresie rozliczeniowym.
11. Obiór dostarczonych przez Wykonawcę urządzeń, ich montaż oraz uruchomienie zostanie potwierdzony przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie protokołu odbioru, podpisanego przez strony.
§ 5
WYNAGRODZENIE
1. Strony ustalają, że Wykonawcy będzie przysługiwać wynagrodzenie w wysokości brutto, w tym z tytułu wykonania:
a) dostawy i montażu urządzeń – wynagrodzenie łączne w kwocie zł brutto (słownie:
……………………………………..)
b) serwisu i konserwacji urządzeń – wynagrodzenie łączne w kwocie ………………… zł brutto
(słownie: …………………….), tj zł brutto (słownie ) za jedną usługę serwisu i
konserwacji urządzeń.
c) napraw urządzeń nie obejmujących gwarancji – wynagrodzenie za 1 roboczogodzinę
………………zł brutto (słownie )
2. Wynagrodzenie brutto, o którym mowa w ust. 1 lit. a), płatne będzie przelewem bankowym na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z kopią protokołu odbioru podpisanego bez zastrzeżeń.
3. Wynagrodzenie brutto, o którym mowa w ust. 1 lit. b), płatne będzie przelewem bankowym na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z kopią protokołu odbioru wykonania usługi serwisu i konserwacji podpisanego bez zastrzeżeń.
4. Strony ustalają, że wynagrodzenie Wykonawcy przez okres obowiązywania umowy nie przekroczy kwoty
…………………zł netto (słownie ).
5. Wykonawca ponosi wszelkie konsekwencje z tytułu prowadzenia niewłaściwej dokumentacji dla potrzeb podatku od towarów i usług (VAT).
§ 6
KARY UMOWNE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo naliczania kar umownych:
a) za opóźnienie w dostawie, montażu lub uruchomieniu urządzeń w terminie, o którym mowa w § 1 ust. 7 w wysokości 0,1% łącznej wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 lit. a), za każdy dzień opóźnienia,
b) za opóźnienie w wykonaniu usługi konserwacji urządzeń w terminach, o których mowa w § 2 ust. 1 lub naprawy urządzeń w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 4 lit. e) w wysokości 0,1% łącznej wartości Umowy określonej w § 5 ust. 1 lit. b), za każdy dzień opóźnienia, z zastrzeżeniem
§ 3 ust. 6;
c) z tytułu opóźnienia w dostawie materiałów lub części zamiennych, o których mowa w § 4 ust. 5, w wysokości 0,1% łącznej wartości Umowy określonej w określonej w § 5 ust. 1 lit. b), za każdy dzień opóźnienia,
d) z tytułu odstąpienia Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z powodu okoliczności nie leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 5 000,00 zł brutto;
2. Jeżeli Wykonawca zaniecha odbioru wyeksploatowanych materiałów i części z serwisowanych urządzeń w celu ich utylizacji, Zamawiający obciąży go poniesionymi kosztami.
3. Kary umowne podlegają sumowaniu.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia kar umownych.
5. Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość ww. kar umownych, do wysokości faktycznie poniesionej szkody.
§ 7
ZMIANY UMOWY
1. Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pod rygorem nieważności pisemnego aneksu.
2. Zmiana osób, o których mowa w § 8 ust. 1 bądź zmiana danych teleadresowych nie stanowi zmiany umowy.
§ 8
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Osobami upoważnionymi do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem umowy są:
a) ze strony Zamawiającego:
- ……………………………..
b) ze strony Wykonawcy:
-…………………………….
2. Strony zastrzegają sobie prawo do zmiany upoważnionych osób wymienionych w ust. 1.
3. W przypadku zmiany osoby upoważnionej do współpracy Xxxxxx, która dokonała zmiany, zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić o tym drugą Stronę na piśmie przekazanym na adres siedziby Strony wskazany w umowie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
5. Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§ 9
Klauzula RODO
1. Zamawiający oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób fizycznych wskazanych przez Wykonawcę jako osoby do kontaktu/koordynatorzy/osoby odpowiedzialne za wykonanie niniejszej Umowy.
2. Zamawiający oświadcza, że wyznaczył inspektora ochrony danych o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w OPI PIB: xxx@xxx.xxx.xx.
3. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez Zamawiającego na podstawie art. 6 ust.1 lit. b) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań administratora danych osobowych związanych z realizacją niniejszej Umowy w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email.
4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji niniejszej umowy
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego w którym niniejsza Umowa została wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń itp.
6. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
7. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – do dnia 24 maja 2018 r. Generalnego Inspektora Danych Osobowych, a od dnia 25 maja 2018 r. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest wymagane do zawarcia niniejszej Umowy, odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością zawarcia i realizacji Umowy. Wniesienie żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania może skutkować (według wyboru zamawiającego) rozwiązaniem niniejszej Umowy z winy Wykonawcy. Wniesienie przez wyżej opisaną osobę fizyczną żądania jak w zdaniu drugim skutkuje obowiązkiem Wykonawcy niezwłocznego wskazania innej osoby w jej miejsce.
9. W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, Zamawiający nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.
10. Wykonawca zobowiązuje się poinformować osoby fizyczne nie podpisujące niniejszej Umowy, o których mowa w ust. 1, o treści niniejszego paragrafu.
Załączniki:
1. Opis przedmiotu zamówienia,
2. Oferta Wykonawcy z dnia …….