Contract
Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Titlu Proiect: “ AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati” Contract: 1/28.10.2021/SEE
Beneficiar: Fundatia „Centrul de Resurse Juridice” Cod PN5012
CAIET DE SARCINI
Servicii de organizare de evenimente constând în organizarea a 8 de sesiuni de formare pentru specialiști care interacționează cu persoane cu dizabilități instituționalizate în cadrul proiectului „AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
În acest sens, orice ofertă prezentată, care conține elemente suplimentare față de cele solicitate prin Caietul de sarcini va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate neconforme şi vor fi respinse.
Cuprins
3. Obligațiile prestatorului 7
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi
Autoritatea contractantă: Parteneriatul Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public
Sursa de finanțare: Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Achiziția serviciilor de organizare de evenimente constand în organizarea a 8 sesiuni de formare pentru specialiști care interacționează cu persoane cu dizabilități instituționalizate se realizează în cadrul proiectului ”AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”, derulat în parteneriat de Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public și finanțat din Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021 prin Programul de Dezvoltare locală.
Proiectul are ca scop îmbunătățirea implementării hotărârilor Curții Europene a Drepturilor Omului și a Deciziilor Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei în materia drepturilor persoanelor cu dizabilităţi intelectuale şi psihosociale private de libertate.
Prezenta achizitie are ca obiect Servicii de organizare a 8 sesiuni de formare a câte 3 zile fiecare cu câte aprox. 25 participanți pe sesiune, în București și 5 orașe din țară, după cum urmează:
Serviciile vor fi prestate in localitățile de mai jos și în conformitate cu următoarele perioade propuse*)
Curs Nr. | Locaţie Curs | Participanţi din judeţele | Date de desfăşurare |
1. | Galați | Galați, Vrancea | 25-27 ianuarie 2023 |
2. | Bucureşti | Bucureşti, Teleorman, Ilfov | 1-3 februarie 2023 |
3. | Bucureşti | Spitale de Psihiatrie Bihor, Iaşi, Timiş, Buzău | 22-24 februarie 2023 |
4. | Târgu Mureș | Mureş,Bistriţa Năsăud | 15-17 martie 2023 |
5. | Ploieşti | Prahova, Dâmboviţa | 22-24 martie 2023 |
6. | Craiova | Olt, Dolj | 5-7 aprilie 2023 |
7. | Bacău | Bacău, Neamţ | 26-28 aprilie 2023 |
8. | Bucureşti | Sectii Psihiatrie/Minori | 24-26 mai 2023 |
*) Perioadele/ datele menționate pentru organizarea cursurilor de formare se pot modifica în funcție de evoluția implementarii activităților proiectului și vor fi anunțate Furnizorului selectat în timp util.
2.1. Servicii închiriere săli de curs
Pentru toate cele 8 de sesiuni de formare sunt necesare săli de curs pentru minim 30 persoane, de preferință în aceeasi locaţie unde este asigurată cazarea participanţilor.
Sala trebuie să fie situată în zonă centrală, uşor accesibilă pentru toţi participanţii;
- să aibă o capacitate de minimum 30 de persoane, suprafaţa minimă a sălii de curs trebuie sa
fie de aproximativ 100 mp.
- trebuie să fie accesibilă persoanelor cu dizabilități
Sala de curs trebuie sa fie exclusiv destinată acestui scop si sa fie ferită de mirosuri de mâncare, sa fie aranjată de preferință cu 5 mese rotunde în jurul cărora să se poată aşeza 5 persoane cu o distanţă de 1 m între persoane sau cu mese aranjate în format U shape.
Totodata sala trebuie să beneficieze de dotari tehnice precum acces internet, videoproiector si laptop functionale, ecran proiecţie (dimensiuni min 240*150 cm), flipchart, aer condiţionat etc., si să aibă lumină naturală, dar cu posibilitate de proiecţie în condiţii bune, sa fie izolată fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeaşi clădire sau în imediata apropiere.
2.2. Servicii cazare
Serviciile de cazare vor fi asigurate de către prestatorul de servicii în condiţiile prevăzute de legislaţia naţională în vigoare.
Vor fi asigurate servicii de cazare pentru un număr de aproximativ 12 participanți* 2 nopti/ sesiune pentru cursurile din Galați, Tg Mureș, Ploiești, Craiova, Bacău si Bucuresti (sesiunea din 1-3 februarie) si pentru aprox. 20 participanti* 2 nopti pentru 2 cursuri din Bucuresti (sesiunile din 15-17 februarie 2023 si 24-26 mai 2023). Cazarea va include mic dejun (cafea măcinată, varietate de produse şi pentru vegetarieni şi post – mâncare caldă şi rece), in regim de minim 3 stele, cu un număr de camere suficient pentru cazarea tuturor participanţilor la curs în aceeaşi locaţie şi asigurarea cazarii pentru personalul implicat în activitățile proiectului. Orice deviere de la această cerinţă se face exclusiv pe răspunderea Prestatorului, fără a fi opozabilă Achizitorului chiar şi atunci când cerinţa de modificare vine de la beneficiari şi poate atrage neplata serviciilor respective.
Cazarea trebuie să fie asigurată în unitati hoteliere licentiate, camere tip single în cadrul aceluiaşi hotel cu igienă și curățenie ireproșabile, liniște, lumină naturală, mobilier funcțional și confortabil, grup sanitar propriu, cu apă caldă, dotate cel puţin cu televizor şi telefon, aer condiţionat/ sistem de încălzire/răcire și Wi-Fi. Accesul în unitatea hotelieră al participanţilor trebuie să fie permis 24 h / 24 h.
Locatia trebuie să pună la dispoziţia participanţilor minim 10 locuri de parcare gratuite.
Serviciile de cazare vor fi asigurate pentru un numar de aproximativ 12 sau 20 participanti, numarul si lista exacta fiind pusa la dispozitia operatorului economic desemnat castigator cu minim 2 zile inainte de eveniment.
Pentru sesiunile din Galați, Tg Mureș, Ploiești, Craiova, Bacău si Bucuresti
(sesiunea din 1-3 februarie) necesarul de camere este de aprox. 12/sesiune.
Pentru sesiunile de formare din București, de la pozițiile 3 și 8, necesarul de camere va fi de aprox. 20/ sesiune.
2.3. Servicii pauze de lucru (restaurant şi de servire a mesei):
Prestatorul va asigura masă de prânz pentru aprox. 25 participanti pentru 3 zile/ sesiune de formare pentru 5 dintre cele 8 sesiuni de instruire (Galați, Tg Mureș, Ploiești, Craiova, Bacău si Bucuresti - sesiunea din 1-3 februarie) și pentru aprox. 30 participanti la cele 2 sesiuni din Bucuresti (din 15-17 februarie 2023 si 24-26 mai 2023). De asemenea Prestatorul va asigura cina pentru toate persoanele care se cazeaza.
Menu-ul va fi de tip bufet suedez sau la farfurie, si va cuprinde carne, peşte, ouă, salate din legume proaspete, legume gătite şi alte garnituri (nu doar cartofi şi orez), desert, fructe şi cafea. Totodata prestatorul va organiza 2 pauze de cafea/zi (în total 5 pauze de cafea/sesiune de formare) prin care va asigura urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti: cafea măcinată ( inclusiv lapte si zahar), ceai, apă minerală şi plată, produse patiserie sărată si dulce (cel putin 4 sortimente proaspete, pregătite în ziua cursului), varietate de fructe.
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, Autoritatea contractanta rezervâdu-si dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii- termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/ hartie), tacamuri. Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde se vor tine cursurile.
Spaţiul pentru servirea meselor va trebui să fie în proximitatea sălii de curs.
2.4. Servicii de decontare a cheltuielilor de transport
Servicii decont transport participanţi (participanții vor fi proveni din județele limitrofe, asa cum sunt evidențiate în tabelul de la art. 2.).
Decontarea cheltuielilor de transport dus-întors pentru participanti (lista participantiilor va fi pusa la dispozitia operatorului economic desemnat castigator cu cel putin 2 zile inainte de eveniment) se va face pe baza documentelor prevăzute de legislaţia naţională în vigoare. În vederea decontării transportului, se vor avea în vedere colectarea documentelor justificative de tipul:
- Bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea numărului maşinii şi a numelui persoanei care solicită decontul, emis într-o perioadă apropiată deplasării;
- Bilet de tren/microbuz sau alte documente de transport;
2.5 Asistenţă în vederea bunei desfăşurări a evenimentelor ce vor avea loc în București (prezenţa unui reprezentant al furnizorului pe întreaga durată de desfăşurare a acţiunilor ce vor avea loc in București). Pentru sesiunile ce se vor desfășura in celelalte 5 orase, Prestatorul se va asigura că toate serviciile solicitate vor fi asigurate la cele mai înalte standarde.
Prestatorul va întocmi şi furniza autorităţii contractante un raport de activitate, însoţit de lista participanţilor, semnată de aceştia.
Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă, precum şi persoana de contact desemnată in relaţia cu autoritatea contractantă, astfel încât să poată fi rezolvate situațiile neprevazute, precum si eventualele urgente ce pot aparea în perioada derularii contractului.
Prestatorul va asigura asistenta in vederea bunei desfasurari a evenimentului prin prezenta unui reprezentant al furnizorului pe intreaga durata de desfasurare a actiunilor ce se vor desfășura în București. Pentru cele 5 sesiuni de instruire unde nu este obligatorie prezenta unui reprezentant al Prestatorului, acesta va preciza numele, datele de contact (telefon, fax, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările autorităţii contractante pentru informaţii și detalii organizatorice. Aceste detalii vor fi comunicate ulterior de operatorul economic desemnat câștigător.
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi
criteriul de atribuire
Prin propunerea tehnică, ofertantul are obligația de a face dovada asumării conformității serviciilor care urmează a fi furnizate prin corespondență cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini.
Prețul ofertei reprezintă valoarea totală a contractului, în lei fără TVA, determinată pentru serviciile și cantitățile de servicii solicitate prin prezentul caiet de sarcini.
Atribuirea contractului se va realiza in conformitate cu procedura proprie aprobata prin
aplicarea criteriului de atribuire stabilit, respectiv preţul cel mai scazut pentru serviciile prestate.
În preţul cazărilor va fi inclusă şi taxa de oraş sau de şedere, după caz.
Eventualele garanţii solicitate de unitatea de cazare sunt în sarcina exclusivă a
prestatorului.
Valoarea estimata a achizitiei avand ca obiect Servicii de organizare de evenimente pentru 20 de sesiuni de formare este de 195.501,10 lei fara TVA în beneficiul proiectului “AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati”.
Contravaloarea aferenta serviciilor de decontare a cheltuielilor de transport va fi de maxim 19.327,73 lei (fara tva) pentru toti participantii și pentru toate sesiunile de formare prevăzute.
Cheltuielile de transport vor fi decontate in totalitate, indiferent de valoarea acestora/ persoana, in baza documentelor justificative prezentate, pana la limita valorii de 19.327,73 lei (fara tva).
NOTA: Xxxxxx va fi astfel întocmită încât să asigure acoperirea tuturor costurilor necesare prestării, inclusiv marja de profit care va fi inclusă în prețul de prestare ofertat.
Operatorii vor ține cont de valoarea cotei de TVA, diferențiată pentru tipurile de servicii. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii. Avand in vedere dispozitiile art. 172, alin. (5) din Legea nr. 98 / 2016 privind achizitiile publice, cu modificari si completari, operatorii economici care depun oferta trebuie sa dovedeasca faptul ca au capacitatea de exercitare a activitatii profesionale in ceea ce priveste realizarea activitatilor economice care
In cazul in care, din motive ce nu tin de Beneficiar, numarul de participanti prezenti este mai mic decat numarul de participanti prevazuti, Beneficiarul va achita doar costurile aferente numarului de participanti prezenti la evenimente.
CERINTE MINIME OBLIGATORII:
1.- Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului sau Autorizaţie de funcţionare/ certificat înregistrare / echivalente – in copie cu menţiunea ‘’conform cu originalul’’, nu mai vechi de 30 de zile față de data de depunere a ofertei. Ofertantul trebuie să facă dovada faptului că are în lista de activităţi principale sau secundare cel puțin un cod CAEN în conformitate cu specificul contractului ce va fi încheiat.
2. Operatorii economici participanti la procedura vor trebui sa faca dovada ca au prestat in ultimii 5 ani (calculati de la data limita de depunere a ofertelor) servicii similare cu cele solicitate in valoare cumulata de cel putin 195.501,10 lei lei fara TVA
Propunerea tehnică
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea detaliată a produselor/serviciilor ofertate, numele hotelurilor ofertate, imagini ale spaţiilor de cazare şi instruire cu aranjarea spaţiului de curs aşa cum este solicitat, fotografii din camere şi cu exterior camere ( – va fi evitată rezervarea de camere care dau spre curţi interioare sau deasupra bucătăriei, depozitelor, etc), fotografii cu exteriorul unităţii hoteliere şi data la care au fost realizate – a se evita ca hotelul să fie în vecinătatea de şantiere de construcții, să renovări, construcţii etc în perioada în care se vor ține cursurile (nu se acceptă băi cu baterii sanitare nefuncţionale, cabine de duş vechi, gresie sau faianţă sparte, uşi care nu se închid, etc) precum şi toate informaţiile semnificative, în vederea verificării corespondenţei propunerii tehnice cu specificaţiile tehnice solicitate. Ofertantul poate prezenta una sau mai multe variante pentru locaţia evenimentului în oferta tehnica, dar oferta financiară va fi una singura.
Ofertanții vor indica, în mod expres: denumirea hotelului unde se va realiza cazarea, categoria hotelului conform certificatului de clasificare hotelieră, apartamentele / camerele alocate pentru îndeplinirea contractului și facilitățile de care acestea dispun.
Dovada clasificării unității de primire hotelieră ofertate, trebuie să fie în termen de valabilitate la data limită de depunere a ofertelor, în copie, certificata conform cu originalul.
Ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii.
Descrierea tehnică a serviciilor va trebui să fie in corespondența strictă cu specificațiile tehnice
solicitate de autoritatea contractantă.
Achizitorul poate solicita verificarea îndeplinirii criteriilor tehnice la faţa locului sau poate solicita clarificări ofertanţilor pentru a stabili îndeplinirea specificaţiilor tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc în totalitate specificaţiile tehnice vor fi respinse.
Propunerea financiară va cuprinde un preţ total (care va fi constituit din suma preţurilor pentru fiecare eveniment în parte, la care se adaugă costurile cu transportul estimate de către achizitor) şi va fi completat în Formularul de ofertă financiară atașat. Aceasta va fi transmisă semnată de reprezentantul legal al operatorului economic. Formula de calcul a preţului total, fără TVA, este:
Preţ total = preţ total curs 1 + preţ total curs 2 + ...+ preț total curs 8 + cost total transport
participanţi.
Costul total pentru transportul participanților este estimat de Achizitor si va fi ofertat in limita aceleiasi valori.
Formularul de ofertă financiară va fi insotit de o Anexă, care va evidenția prețurile unitare pe
servicii si pe evenimente, ale serviciilor ce urmeaza a fi prestate.
Prețul pe fiecare eveniment va fi prezentat detaliat sub următoarea formă:
- pentru servicii de închiriere săli și echipament tehnic: preț unitar /zi;
- pentru servicii de cazare: preț unitar/noapte/cameră;
- pentru servicii de restaurant - de servire a prânzului: preț unitar /participant ;
- pentru servicii de restaurant - de servire a cinei: preț unitar /participant
- pentru pauze de cafea: preț unitar/participant;
Preţurile vor fi exprimate în lei, fără TVA şi vor rămâne neschimbate pe toată perioada de valabilitate a ofertei. Ofertantul va avea în vedere că facturarea TVA-ului se va face diferențiat, în funcție de tipul de serviciu, conform reglementărilor legale în vigoare.
Deconturile de transport pentru participanţii la evenimentele proiectului vor fi realizate pe baza documentelor justificative primite de la participanţi şi vor fi facturate separat, după încheierea fiecărui eveniment.
Plata serviciilor prestate se efectuează prin ordin de plată, în contul prestatorului, în baza facturii fiscale emisă de prestator și acceptată de achizitor după încheierea procesului-verbal de recepție a serviciilor prestate aprobate de achizitor.
Factura este însoţită de Procesul verbal de recepţie a serviciilor, listele de participanţi la eveniment semnate în original de către persoanele participante. Toate documentele se prezintă în original.
Toate cerinţele prevăzute în prezentul caiet de sarcini sunt minimale şi obligatorii.
Nerespectarea acestora duce la respingerea ofertei ca fiind neconformă.
Consultant management, Xxxxxxxxx Xxxxxxx