Contract

Politici si proceduri de evaluare a persoanelor din structura de conducere si a persoanelor care ocupa posturi cu functii -

cheie in cadrul SIF Moldova

Politicile si procedurile de evaluare a persoanelor din structura de conducere si a persoanelor care ocupa posturi cu functii–cheie sunt elaborate in aplicarea prevederilor Regulamentului nr. 1/2019 privind evaluarea şi aprobarea membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţii-cheie în cadrul entităţilor reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară.

Din pespectiva Regulamentului nr.1/2019 SIF Moldova este considerata entitate

semnificativă, definita la art2, alin (2), pct k.

Politicile nu se aplica filialelor SIF Moldova, entitati nereglementate de ASF.

CUPRINS

1. Documente de referinta

1.1. Referinte normative

1.2. Documente conexe

1.3. Definitii, conform art.2 alin (1) din Regulamentul ASF nr.1/2019

2. Structura de conducere a SIF Moldova

2.1. Structura de conducere: prezentare

2.2. Rolul şi obligaţiile structurii de conducere

3. Persoanele care ocupa posturi cu funcţii-cheie; persoanele evaluate

4. Rolul şi obligaţiile Comitetului de nominalizare-remunerare

5. Procedura de evaluare

5.1. Aspecte generale privind procedura de evaluare

5.2. Evaluarea adecvarii colective a structurii de conducere

5.3. Evaluarea individuală a membrilor structurii de conducere

5.4. Monitorizarea și reevaluarea structurii de conducere

5.5. Evaluarea adecvării funcțiilor cheie

5.6. Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele din structura de conducere si persoanele care ocupa posturi cu functii–cheie

5.7. Evaluarea cunostintelor, competenţei şi experienţei profesionale

5.8. Evaluarea cerinţei privind buna reputaţia, onestitate şi integritate

5.9. Evaluarea cerinţei de guvernanţă

6. Depunerea cererilor de aprobare/notificare ASF a persoanelor evaluate

1. Documente de referinta

Documentele de referinta privind procedurile de evaluare a persoanelor din structura de conducere si a persoanelor care ocupa posturi cu functii–cheie:

1.1. Referinte normative:

(a) Regulamentul nr. 1/2019 privind evaluarea şi aprobarea membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţii-cheie în cadrul entităţilor reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumit in continuare Regulament;

(b) Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă;

(d) Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative;

(e) Legea nr. 31/1990 privind societăţile, republicata, cu modificările şi completările

ulterioare;

(f) Actul constitutiv al SIF Moldova SA (autorizatia ASF nr.176/14.06.2018) ;

(g) Codul de Guvernanță Corporativă al SIF Moldova.

1.2. Documente conexe:

(a) Dispozitii specifice cuprinse in alte acte normative;

(b) Hotarari si/sau Dispozitii (ordine/dispuneri de măsuri) ale structurii de conducere SIF

Moldova.

1.3. Definitii, conform art.2 alin (1) din Regulament

a) adecvare - totalitatea calităţilor şi atributelor pe baza cărora o persoană este considerată a avea o bună reputaţie şi care are, în mod individual şi, după caz, în mod colectiv, împreună cu alte persoane, cunoştinţe, competenţe şi experienţă pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice funcţiei; adecvarea acoperă, de asemenea, onestitatea, integritatea şi gândirea independentă a fiecărei persoane şi capacitatea acesteia de a aloca timp suficient pentru a- şi îndeplini atribuţiile;

b) adecvare în mod colectiv - totalitatea calităţilor şi atributelor întregii componenţe a structurii de conducere care se aplică entităţilor reglementate pentru care legislaţia specifică aplicabilă respectivei entităţi prevede astfel;

l) gândire independentă sau independenţă de spirit - capacitatea membrilor structurii de conducere de a exprima opinii proprii, de a emite judecăţi obiective şi de a adopta decizii în mod independent în timpul dezbaterilor;

m) integrare - orice demers sau program efectuat în vederea pregătirii şi instalării efective în funcţie a persoanei care urmează să ocupe o anumită poziţie în cadrul structurii de conducere;

n) formare - orice demers sau program efectuat pentru a îmbunătăţi cunoştinţele, competenţele şi experienţa membrilor structurii de conducere, în mod continuu sau pentru un anume scop sau circumstanţă;

p) persoană care deţine funcţii-cheie - persoană ale cărei atribuţii au o influenţă semnificativă asupra realizării obiectivelor strategice ale entităţii reglementate, care nu fac parte din structura de conducere, îndeplinind în cadrul entităţii reglementate, conform legislaţiei specifice sectorului de supraveghere financiară, după caz, atribuţiile de:

(i) evaluare şi administrare a riscurilor (managementul riscurilor);

(ii) conformitate şi/sau control intern, conform legislaţiei specifice;

(iii) audit intern

q) persoană evaluată - persoana propusă de către o entitate reglementată pentru a ocupa o poziţie în cadrul structurii de conducere sau pentru a deţine o funcţie-cheie şi/sau pentru a exercita atribuţiile corespunzătoare ofiţerilor de conformitate sau persoanele desemnate pentru aplicarea Legii nr. 656/2002 şi a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008;

s) principiul proporţionalităţii - urmăreşte corelarea complexităţii şi detalierii politicilor, proceselor şi procedurilor referitoare la adecvarea persoanelor evaluate cu natura, amploarea şi complexitatea riscurilor inerente activităţii desfăşurate de către entitatea reglementată;

2. Structura de conducere

2.1. Structura de conducere a SIF Moldova, definită conform art. (2) lit. e) şi k) din

Regulament este reprezentată de:

• consiliul de administratie compus din 5 membri, persoane fizice, xxxxx sau numiti de adunarea generala ordinară pe o perioada de 4 ani, cu posibilitatea de a fi realesi. Invalidarea unuia sau mai multor membri ai consiliului de administratie de catre autoritatea competenta conduce pentru cei in cauza la pierderea calitatii de administrator. Membrii Consiliului de Administratie sunt avizati de ASF.

• comitet de directie/management compus din administratori, care pot fi si directori ai societatii. Comitetul de directie/management asigura supravegherea activitatii societatii intre sedintele consiliului de administratie in limitele competentelor delegate. Infiintarea si desfiintarea comitetului de directie/management se aproba cu votul majoritatii administratorilor.

• conducerea executivă a societatii este asigurată, în conformitate cu prevederile Actului Constitutiv si ale reglementarilor în vigoare, de către Directorul General si respectiv Directorul General Adjunct. Prin decizie a Consiliului de Administratie se poate desemna o persoana/persoane inlocuitor al directorilor.

Structura de conducere a SIF Moldova cuprinde un număr adecvat de membri şi o componenţă care respectă politica de adecvare.

2.2. Rolul şi obligaţiile structurii de conducere:

(a) elaboreaza criteriile relevante de monitorizare a rezultatelor activităţii conducerii executive/ conducerii superioare şi a entităţii reglementate în ansamblu şi evalueaza anual modul de aplicare a criteriilor ( Act Constitutiv, art. 7, alin. (19) , lit. i^1);

(b) aprobă politici si proceduri de evaluare a persoanelor evaluate, pentru evaluarea

adecvării prealabile şi continue a acestora;

(d) verifică îndeplinirea de către persoanele evaluate a cerinţelor prevăzute în prezenta procedură, conform prevederilor legale incidente;

(e) îşi asumă îndeplinirea de către persoanele evaluate a cerinţelor prevăzute în prezenta procedură, conform prevederilor legale incidente;

(f) comunică de îndată A.S.F. situaţiile apărute ulterior aprobării/notificării care determină nerespectarea de către persoanele evaluate a cerinţelor prevăzute în prezenta procedură, conform prevederile legale incidente;

(g) nominalizările pentru reînnoirea mandatelor membrilor structurii de conducere au loc numai după analizarea performanţei membrului în cadrul mandatului anterior. Structura de conducere se asigură că:

• identifică, selectează membrii calificaţi şi cu experienţă;

• planifică adecvat succesiunea membrilor în structura de conducere, în concordanţă cu toate cerinţele legale privind componenţa, numirea sau succesiunea structurii de conducere;

(h) asigură arhivarea documentelor care atestă îndeplinirea de către persoanele evaluate a condiţiilor prevăzute de prezenta procedură, la sediul societății minimum 5 ani de la încetarea relaţiilor de muncă/contractuale a persoanelor evaluate, fiind disponibile pentru verificare, la solicitarea A.S.F., ori de câte ori este necesar.

3. Persoanele care ocupa posturi cu funcţii-cheie; persoane evaluate- prezentare

Functiile cheie din cadrul SIF Moldova, definite conform art. (2) alin (2) lit.p) pct i), ii), iii) din Regulament sunt:

• ofiterul/ofiterii de conformitate – functie autorizata de ASF;

• personalul compartimentului de administrarea riscurilor - functie autorizata de ASF;

• personalul compartimentului audit intern – functie notificata catre ASF, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de începerea exercitării atribuţiilor

Persoanele desemnate pentru aplicarea Legii nr.656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului şi a OUG nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale1 – sunt persoane evaluate, conform art. (2) alin (2) lit.q) din Regulament. Acestea sunt notificate catre ASF, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de începerea exercitării atribuţiilor

4. Rolul şi obligaţiile Comitetului de nominalizare-remunerare

Comitetul de nominalizare-remunerare are responsabilitatea de a evalua periodic adecvarea membrilor structurii de conducere (evaluare individuala si colectiva ) şi a functiilor cheie (evaluare individuala) si de a întocmi un raport în consecinţă pe care îl prezintă structurii de conducere, cu prezentarea rezultatelor evaluării adecvării în funcţie de următoarele criterii:

(a) timp dedicat/alocarea de timp suficient pentru exercitarea funcţiei respective;

(b) conformitatea membrilor structurii de conducere cu dispoziţiile privind limitarea numărului funcţiilor de conducere prevăzute în legislaţia specifică;

(d) reputaţie, onestitate şi integritate;

(e) gândire independentă.

1 (3) Persoanele care exercită atribuţiile prevăzute la art. 2 alin. (2) lit. p) pct. (ii) ( nota: ofiteri de conformitate) pot exercita concomitent şi atribuţiile corespunzătoare ofiţerilor de conformitate sau ale persoanelor desemnate pentru aplicarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, aprobată cu modificări prin Legea nr. 217/2009, cu modificările şi completările ulterioare.

5. Procedura de evaluare

5.1. Aspecte generale privind procedura de evaluare

SIF Moldova verifică îndeplinirea cerinţelor legale, evaluează în prealabil adecvarea persoanelor pentru care solicită aprobarea sau pe care le notifică A.S.F. si monitorizeaza in mod continuu adecvarea individuala a persoanelor evaluate.

În cazul în care, în urma evaluării sau reevaluării efectuate, SIF Moldova constată că persoana evaluată nu este adecvată pentru exercitarea funcţiei, aceasta va informa persoana evaluată şi, după caz, A.S.F. şi acţionarii şi va iniţia demersurile necesare pentru a supune aprobării A.S.F. o altă persoană desemnată.

SIF Moldova informează A.S.F., nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la constatare, cu privire la orice deficienţe semnificative identificate referitor la oricare dintre persoanele evaluate împreună cu măsurile corective luate sau avute în vedere pentru remedierea acestora şi calendarul de punere în aplicare.

SIF Moldova evalueaza adecvarea individuala si colectivă a membrilor structurii de conducere, în mod separat pentru membrii consiliului şi pentru conducerea executivă. Evaluarea adecvării în mod colectiv a membrilor structurii de conducere se face utilizand propria matrice , aprobata de Comitetul de Nominalizare-Remunerare.

Pentru adunările generale ale acţionarilor care au pe ordinea de zi numirea administratorilor, anterior desfăşurării acesteia, este prezentat acţionarilor rezultatul evaluării caracterului adecvat, individual şi, după caz, colectiv, al candidatilor.

SIF Moldova pune la dispoziţia acţionarilor, în vederea alegerii membrilor consiliului:

a) informaţii concrete care relevă obligaţiile pe care membrii consiliului le au în cadrul societatiii şi cu privire la cerinţele de adecvare prevăzute de legislaţia specifică, astfel încât adoptarea deciziilor să se facă în deplină cunoştinţă de cauză şi asumat;

b) lista candidaţilor recrutaţi sau selectaţi cu luarea în considerare a prevederilor legale.

Societatea are proceduri de integrare şi formare a membrilor structurii de conducere, separat pentru consiliu şi pentru conducerea executivă , atât în mod individual, cât şi în mod colectiv, în scopul obţinerii, menţinerii şi aprofundării cunoştinţelor şi competenţelor necesare îndeplinirii atribuţiilor membrilor structurii de conducere.

5.2. Evaluarea adecvarii colective a structurii de conducere

Adecvarea colectivă a membrilor structurii de conducere se evaluează în mod separat pentru membrii consiliului și pentru conducerea executivă.

Membrii structurii de conducere dispun în mod colectiv de:

a) competențe pentru a lua decizii adecvate în concordanță cu planul de afaceri/modelul de

afaceri, apetitul la risc, strategia și piețele în cadrul cărora activează societatea;

b) toate cunoștințele și competențele necesare pentru desfășurarea activității societatii, incluzând un număr suficient de membri cu cunoştinţe în fiecare domeniu, pentru a fundamenta opiniile în procesul decizional.

Membrii consiliului dispun în mod colectiv de capacitatea de a monitoriza și de a valida sau

contesta, după caz, deciziile conducerii executive.

Componenţa structurii de conducere trebuie să reflecte cunoştinţele, competenţele şi experienţa necesare îndeplinirii responsabilităţilor, incluzând înțelegerea adecvată a domeniilor de interes pentru răspunderea colectivă și viziunea de ansamblu asupra societatii în vederea administrării și supravegherii eficiente a activității acesteia, următoarele aspecte fiind luate în considerare:

a) domeniul de activitate, activitățile desfășurate, strategia de afaceri și principalele riscuri în legătura cu acestea;

b) analiză financiară, cerințe de adecvare a capitalului și raportări specifice activității

societatii;

c) sistemul de guvernanță incluzând competențele manageriale și funcțiile cheie referitoare la managementul riscului, conformitate si audit intern;

d) securitatea datelor și a sistemelor informatice;

e) guvernanța grupului și managementul riscurilor aferente structurii grupului;

f) cadrul legal aplicabil entității reglementate.

La evaluarea în mod colectiv a membrilor structurii de conducere, se ține seama de rezultatele evaluării individuale ale fiecărui membru și respectiv de adecvarea întregului colectiv. Punctele slabe identificate în componența generală a structurii de conducere nu conduc neapărat la concluzia că un anumit membru nu este, în mod individual, adecvat.

Rezultatul evaluărilor de adecvare, inclusiv evaluarea adecvării în mod colectiv, se transmite

A.S.F., împreună cu documentația și informațiile prevazute art.30 din Regulament , astfel:

a) pentru toți membrii consiliului aprobați de Adunarea Generală a Acționarilor, indiferent

de rezultatul evaluării realizate de societate;

b) pentru persoanele desemnate în conducerea executivă care au fost validate de către

Consiliu.

5.3. Evaluarea individuală a membrilor structurii de conducere

SIF Moldova solicită membrilor structurii de conducere să își demonstreze adecvarea furnizând cel puțin documentele solicitate de către A.S.F. pentru evaluarea adecvării, în concordanță cu prevederile Secțiunii a 2-a din Regulament.

În procesul de evaluare individuală a unui membru al structurii de conducere, SIF Moldova:

a) analizează informațiile privind adecvarea prin diferite modalități, canale și instrumente, fără a se limita la: diplome și certificate, scrisori de recomandare, curriculum vitae, interviuri, chestionare etc.;

b) analizează informațiile referitoare la reputație, integritate și onestitate, precum și gândirea independentă;

c) solicită persoanei evaluate să probeze acuratețea informațiilor furnizate, dacă este

necesar;

d) solicită persoanei evaluate să declare orice conflicte de interes actuale sau potențiale;

e) validează, în măsura în care este posibil, acuratețea informațiilor furnizate de către persoana evaluată;

f) determină rezultatele evaluării, în cadrul consiliului sau, după caz, în cadrul comitetului de nominalizare-remunerare.

În cazul în care este identificată o situație care generează îngrijorări cu privire la eligibilitatea unui membru, se evaluează dacă situația respectivă are impact în ce privește adecvarea persoanei evaluate și, dacă este necesar, stabilește, măsurile corective utile pentru a asigura adecvarea individuală a membrilor structurii de conducere.

SIF Moldova documentează descrierea funcției pentru care este efectuată evaluarea, rolul

acesteia în cadrul entității și prezintă rezultatele evaluării adecvării în funcție de criteriile:

(a) timp dedicat/alocarea de timp suficient pentru exercitarea funcţiei respective;

(b) conformitatea membrilor structurii de conducere cu dispoziţiile privind limitarea numărului funcţiilor de conducere prevăzute în legislaţia specifică;

(d) reputaţie, onestitate şi integritate;

(e) gândire independentă.

5.4. Monitorizarea çi reevaluarea structurii de conducere

Monitorizarea continuă a adecvării individuale sau colective a membrilor structurii de conducere urmărește, în principal, dacă un membru sau întreaga componență a structurii de conducere rămân adecvați, luând în considerare performanțele individuale sau colective și situația sau evenimentul care determină necesitatea unei reevaluări, precum și impactul pe care această situație îl are asupra îndeplinirii cerințelor de adecvare.

Procesul de reevaluare individuală sau colectivă a membrilor structurii de conducere ia în considerare următoarele aspecte, fără a se limita la acestea:

a) eficiența structurii de conducere, făcându-se referire la procesul de lucru, fluxul de informații și liniile de raportare către structura de conducere, cu luarea în considerare a rapoartelor și recomandărilor furnizate de reprezentații care asigură funcțiile de conformitate, audit intern;

b) conducerea eficace și prudentă a entității, inclusiv buna-credință a structurii de conducere în activitățile desfășurate în interesul societatii;

c) capacitatea structurii de conducere de a se concentra asupra aspectelor de importanță strategică;

d) frecvența întâlnirilor, a timpului dedicat, precum și a gradului de participare și implicare a membrilor în timpul reuniunilor;

e) orice modificare a componenței structurii de conducere și orice deficiențe în ceea ce privește adecvarea individuală și colectivă a acestuia, ținând seama de modelul de afaceri al SIF Moldova, de strategia de risc și de modificările acesteia;

f) obiectivele de performanță stabilite pentru entitatea reglementată, dar si pentru

structura de conducere;

g) gândirea independentă a membrilor structurii de conducere, respectarea principiului independenței și conformitatea membrilor cu politica privind conflictele de interese;

h) măsura în care componența structurii de conducere a îndeplinit obiectivele stabilite în politica privind diversitatea în conformitate cu art. 9 din Regulament, unde este cazul;

i) orice evenimente care pot avea un impact semnificativ asupra adecvării individuale sau colective a membrilor structurii de conducere, inclusiv modificări ale modelului de afaceri, strategiilor și modului de organizare.

SIF Moldova efectuează reevaluarea structurii de conducere cel puțin o dată pe an. Concluziile rapoartelor de reevaluare, motivul reevaluării, precum și orice alte informații, recomandări și vulnerabilități desprinse din acestea sunt fundamentate și transmise structurii de conducere. SIF Moldova informează fără întârziere A.S.F. dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la constatare, în cazul în care în urma reevaluării, constată că un membru nu este adecvat sau în cazul în care se constată că structura de conducere nu este adecvată în mod colectiv, inclusiv cu privire la măsurile propuse sau întreprinse pentru remedierea situației.

5.5. Evaluarea adecvării funcțiilor cheie

SIF Moldova efectuaza evaluarea adecvării persoanelor care dețin funcții cheie înainte de numirea acestora. Rezultatul evaluării este prezentat persoanelor numite în funcții cheie și structurii de conducere și se anexează notificării sau solicitării de aprobare transmise A.S.F.

SIF Moldova va adopta măsuri adecvate pentru înlocuirea persoanei evaluate de A.S.F. ca fiind necorespunzătoare pentru exercitarea funcției cheie și asigură, până la numirea altei persoane, continuitatea exercitării funcției respective de către un membru al conducerii executive sau de către o altă persoană desemnată în conformitate cu legislația specifică.

5.6. Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele din structura de conducere si persoanele care ocupa posturi cu functii–cheie

Membrii structurii de conducere ai SIF Moldova, vor indeplini in mod cumulativ cerintele minime privind integritatea, calificarea si experienta profesionala prevazute in reglementarile si dispozitiile legale, precum :

(a) sunt absolvenţi cu examen de licenţă sau de diplomă ai unei instituţii de învăţământ

superior;

(b) îndeplinesc condiţiile generale prevăzute de Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

(c) au cunoștințe teoretice, competențe și experienţă practică și profesională relevantă relevantă adecvată naturii, amplorii şi complexităţii activităţii SIF Moldova şi responsabilităţilor alocate.

Membrii consiliului trebuie să aibă experiență relevantă de minimum 3 ani pentru exercitarea atribuțiilor, dacă legea nu prevede altfel.

Persoanele care asigura conducerea executivă trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

(a) sunt absolvenţi cu examen de licenţă sau de diplomă ai unei instituţii de învăţământ

superior;

(b) deţin individual experienţă în funcţii de conducere de minimum 3 ani, precum şi experienţă practică şi profesională în domeniul financiar-bancar sau domenii de specialitate relevante, în concordanţă cu natura activităţii desfăşurate de entităţi, de minimum 5 ani, dacă legea nu prevede altfel. Prin excepţie, în funcţie de natura şi complexitatea entităţii vizate, experienţa în funcţii de conducere a persoanelor poate fi mai mică de 3 ani, dar nu poate fi mai mică de 1 an. ( art.11 alin (6) si (7) din Regulament)

Persoanele care deţin funcţii-cheie trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

(a) deţin experienţă relevantă pentru atribuţiile pe care urmează a le exercita, de cel puţin 3

ani;

(b) să fi participat la stagiile de pregătire profesională sau să fi promovat testul privind cunoaşterea legislaţiei în vigoare specifice domeniului de activitate al sectorului de supraveghere financiară, organizate de către furnizorii de programe de formare profesională care îşi desfăşoară activitatea în cadrul celor trei pieţe financiare aflate sub supravegherea A.S.F., după caz, dacă legea nu prevede altfel.

Toate persoanele din structura de conducere si persoanele care ocupa functii –cheie din cadrul SIF Moldova trebuie sa îndeplineasca şi sa menţina, pe toată durata de desfăşurare a activităţii, cerinţele cuprinse în Regulament referitoare la:

a) cunoştinţe, competenţe şi experienţă profesională;

b) reputaţie, onestitate şi integritate;

c) guvernanţă.

Verificarea de catre SIF Moldova a indeplinirii cerintelor de adecvare individuala a persoanelor evaluate se realizeaza:

a) in cazul modificarilor intervenite la nivelul structurii de conducere:

− desemnarea de noi membri in structura de conducere;

− numirea persoanelor intr-o calitate diferita decat cea evaluata anterior, daca cerintele functiei s-au modificat mai mult de 50%;

b) in cazul în care profilul de risc și planul de afaceri se modifică semnificativ;

c) în cazul desemnării unor persoane noi pentru exercitarea funcțiilor cheie.

5.7. Evaluarea cunoştinţelor, competenţei si experienţei suficiente pentru

exercitarea funcţiei ia în considerare urmatoarele aspecte:

a) cunoştinţele teoretice si competentele obţinute pe baza lor, practicii şi formării

profesionale;

b) experiența practică și profesională acumulată în funcțiile ocupate anterior;

c) cunoștințele și competențele dobândite și demonstrate prin conduita profesională ca

membru într-o structură de conducere sau în exercitarea altor funcții, dup caz.

Atunci cand se evalueaza experiența practică și profesională obținută din pozițiile deținute anterior de membrii strcuturii de conducere se ia in considerare, in principal, următoarele aspecte:

a) natura funcției de conducere deținute și nivelul său ierarhic;

b) durata deținerii funcției;

c) natura și complexitatea activității incluzând informații referitoare la structura

d) organizatorică a entității în cadrul căreia a activat anterior;

e) sfera competențelor, competențele decizionale și responsabilitățile persoanei;

f) cunoștințele tehnice dobândite în funcțiile anterioare;

g) numărul de persoane aflate în subordinea sa.

5.8. Evaluarea cerinţei privind buna reputaţie, onetitate şi integritatea ia in considerare:

1. dacă nu există motive obiective şi demonstrabile care să indice contrariul

2. daca există informaţii, fără a se limita la acestea, cu privire la existenţa uneia din următoarele situaţii:

a) condamnarea sau urmărirea penală in personam în cazuri referitoare la:

• infracţiuni prevăzute de legislaţia financiar-bancară, infracţiuni prevăzute de legislaţia referitoare la spălarea banilor şi finanţarea terorismului sau infracțiuni în legătură cu fapte de corupție

• infracţiuni contra patrimoniului sau alte infracţiuni specifice domeniului

economic/financiar;

• infracţiuni prevăzute de legislaţia fiscală;

• alte infracţiuni prevăzute de legislaţia privind societăţile, falimentul, insolvenţa, precum şi de cea privind protecţia consumatorului;

b) măsuri și sancțiuni anterioare sau în curs de desfășurare, luate de orice autoritate de reglementare sau organism profesional pentru nerespectarea oricăror dispoziții relevante care reglementează activitățile din domeniul financiar-bancar;

c) aspecte referitoare la performanța profesională, precum și la soliditatea financiară a membrului structurii de conducere, luând în considerare următoarele:

(i) existența de înscrieri în certificatul de cazier fiscal;

(ii) rezultatele financiare ale entităților deținute sau conduse de membru sau în care membrul evaluat a deținut sau deține o participație sau o influență semnificativă; se acordă atenție deosebită procedurilor de redresare financiară, de faliment, de lichidare și dacă și cum a contribuit membrul respectiv la situația care a condus la aceste proceduri;

(iii) declararea falimentului personal;

d) persoana evaluată s-a aflat într-una dintre următoarele situații:

i) nu a dovedit transparență, deschidere și cooperare în relația cu autoritățile de

reglementare;

ii) a fost membru în structura de conducere a unei entități care a fost supusă unei decizii de respingere a unei aprobări, din motive care țin de persoana evaluată, sau unei decizii de sancționare de către o autoritate de reglementare ori a cărei înregistrare sau autorizație a fost retrasă de o autoritate de reglementare;

iii) i s-a refuzat, retras sau interzis dreptul de a desfășura activități care necesită înregistrarea sau autorizarea de către o autoritate de reglementare;

iv) a fost membru în structura de conducere a unei entități care a intrat în insolvență sau lichidare involuntară, în perioada în care acesta a avut relații contractuale cu entitatea respectivă sau în decursul unui an de la data încetării acestora cu entitatea respectivă;

v) a fost amendată, suspendată sau sancționată pentru fraudă, delapidare ori în legătură cu furnizarea de servicii financiare sau de date;

vi) a fost revocată sau concediata din motive imputabile, conform legislației aplicabile, din funcția de director sau dintr-o altă funcție de conducere sau dintr-o altă poziție relevantă;

vii) există dovezi potrivit cărora activitatea desfășurată de persoana respectivă nu a fost conformă cu regulile de conduită.

5.9. Evaluarea îndeplinirii cerinţei de guvernanţă se refera la:

a) existenţa unui posibil conflict de interese;

“conflict de interese - acea situaţie sau împrejurare care poate să apară în procesul operaţional sau decizional, în care interesul personal, direct ori indirect al persoanelor evaluate în cadrul entităţii reglementate, contravine interesului acesteia, astfel încât afectează sau ar putea afecta independenţa şi imparţialitatea în luarea deciziilor, raţionamentul profesional ori îndeplinirea la timp şi cu obiectivitate a îndatoririlor aferente atribuţiilor sau care ar putea afecta, prin natura lor, integritatea ori stabilitatea entităţii sau pieţei financiare; “

SIF Moldova are implementate reguli si proceduri de gestionare a situatiilor de posibil conflict de interese, care se completeaza cu urmatoarele aspecte:

1. societatea trebuie sa parcurga un proces riguros de analizare şi aprobare a membrilor înainte de implicarea acestora în anumite activităţi, cum ar fi ocuparea de poziţii în alte organisme de conducere pentru a asigura de faptul că activităţile respective nu vor crea conflicte de interese;

2. membrii au obligatia de a dezvălui prompt, atât SIF Moldova, cât şi A.S.F., aspectele care ar putea să genereze sau au generat deja conflicte de interese, luând în considerare în special circumstanţele descrise la art.17, alin. 3, lit. a)-c) din Regulament si care ar putea împiedica capacitatea acestora de a-şi îndeplini atribuţiile în mod obiectiv şi independent;

3. fiecare membru al structurii de conducere identifică și prezintă în reuniunile structurii de conducere orice circumstanță care ar putea genera conflicte de interese de natura și care ar putea împiedica capacitatea acestora de a-și îndeplini

atribuțiile în mod obiectiv și independent.

4. structura de conducere evaluează orice circumstanțe care pot da naștere unui conflict de interese și aprobă măsuri pentru gestionarea și atenuarea acestora incluzând Abținerea de la vot a membrului cu privire la orice chestiune în care acesta se află într-un potențial conflict de interese

5. SIF Moldova notifică A.S.F. situaţiile privind conflictele de interese care pot afecta gândirea independentă a unui membru al structurii de conducere, inclusiv măsurile dispuse;

6. existenţa unei circumstanţe care ar putea da naştere unui conflict de interese nu împiedică automat un membru sau posibil membru să facă parte din structura de conducere a SIF Moldova.

b) capacitatea de desfăşurare efectivă a activităţii şi de alocare a timpului corespunzător exercitării acesteia

c) capacitatea persoanei de a-şi îndeplini atribuţiile care îi revin în mod independent, precum şi aspectele relevante care pot rezulta din analiza informaţiilor obţinute, referitoare la:

- activităţile desfăşurate în funcţiile anterioare şi actuale, exercitate în cadrul SIF

Moldova sau în cadrul altor entităţi;

- relaţiile personale, profesionale sau alte relaţii economice cu membrii structurii de conducere din cadrul SIF Moldova sau din cadrul altor entităţi ale grupului SIF Moldova;

- relaţiile personale, profesionale sau alte relaţii economice cu acţionarii care deţin controlul asupra SIF Moldova, sau a altor entităţi din cadrul grupului

Evaluarea se face conform. art.16 din Regulament “Funcţii de conducere deţinute

simultan” si art.17 “ Gândirea independentă şi conflictul de interese.”

d) respectarea altor cerințe specifice de adecvare a membrilor structurii de conducere, prevăzute în normele interne/documentele statutare.

e) restricţii şi incompatibilităţi între funcţia evaluată şi poziţiile deţinute în cadrul SIF Moldova sau în cadrul altor entităţi, astfel cum sunt definite în legislaţia specifică sectorială

In cazul SIF Moldova, incompatibilitatile membrilor structurii de conducere sunt reglementate de legislatia incidenta ( Regulamentul ASF nr. 9/2014, Regulamentul ASF nr. 10/2015) si de Actele constitutive ale societatilor in care persoana detine functii de conducere/este angajat/cu care are relatii contractuale.

Reg ASF nr.9/2014

membrii consiliului de administraţie/ consiliului de supraveghere şi directorii/membrii directoratului S.A.I., precum şi persoanele care îi înlocuiesc pe aceştia din urmă

Reg ASF nr.10/2015 directorii/membrii directoratului unui A.F.I.A. autorizat de A.S.F. precum şi persoanele care îi înlocuiesc pe aceştia

Reg ASF nr.10/2015 Membrii consiliului de administraţie/consiliului de

supraveghere al A.F.I.A. autorizat de

A.S.F. [organele de conducere definite la art. 1 pct. 4 din Regulamentul (UE) nr.

231/2013]

a) să nu fie membri în consiliul de administraţie/consiliul de supraveghere sau directori/membri ai directoratului ai/al :

- unei alte societăţi de administrare a investiţiilor, societăţi de investiţii

- unei instituţii de credit care îndeplineşte funcţia de depozitar pentru unul din organismele de plasament colectiv administrate

a) să nu fie membri în consiliul de administraţie/consiliul de

supraveghere sau

directori/membri ai directoratului ai/al:

- unui alt A.F.I.A.

- depozitarilor F.I.A. administrate

- unei societăţi de servicii de investiţii financiare (S.S.I.F.)

cu care A.F.I.A. a încheiat contract de intermediere

a) să nu fie membri în consiliul de administraţie/consiliul de supraveghere sau directori/membri ai directoratului ai/al

- unei alte A.F.I.A./

- societăţi de administrare a investiţiilor/

- societăţi de investiţii

- instituţii de credit care îndeplineşte funcţia de depozitar pentru unul din

organismele de plasament colectiv administrate

b) nu trebuie să fie membri în consiliul de administraţie/consiliul de supraveghere al unei S.S.I.F. cu care S.A.I. a încheiat contract de intermediere financiară

b) nu trebuie să fie membri în consiliul de administraţie/consiliul de supraveghere al unei S.S.I.F. cu care A.F.I.A./S.A.I. a încheiat

contract de intermediere financiară

c) nu trebuie să fie angajaţ i sau să aibă orice fel de relaţie contractuală cu o altă S.A.I. sau cu o societate de investiţii ( art. 23 (1), lit.d pct.2)

b) nu trebuie să fie angajaţi sau să aibă orice fel de relaţie contractuală cu un alt A.F.I.A., cu excepţia altor entităţi care

aparţin aceluiaşi grup; (art. 8 (1), lit.c)

c) nu trebuie să fie angajaţi sau să aibă orice fel de relaţie contractuală cu o altă S.A.I. ori cu o societate de investiţii, cu excepţia altor entităţi care aparţin aceluiaşi grup;

d) nu pot fi acţionari semnificativi, nu pot deţine o funcţie sau nu pot fi angajaţi ai unei alte S.A.I. sau societăţi de investiţii autoadministrate. Pentru membrii consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere, restricţia nu se aplică în cazul în care aceste persoane fac parte din cadrul consiliului de administraţie/consiliului

de supraveghere al unei entităţi din cadrul grupului. (art. 23, alin. 2).

Persoana/persoanele care inlocuiesc membrii conducerii executive (persoana/persoane desemnate “inlocuitor director” (art. 23 alin. (1) lit. e din Regulamentul ASF nr. 9/ 2014, art.

37 alin(4) din Regulament) indeplineste/indeplinesc aceleasi cerinte ca si membrii conducerii executive, cu exceptia programului de lucru, care poate fi partial (Regulament nr. 9/2014, art. 23 (1), lit. e); Reg 10/2015, art. 8 (1), lit.i).

Persoanele desemnate în funcții-cheie nu pot îndeplini calitatea de administrator la

societățile la care SIF Moldova este acționar.

Ofiterul de conformitate are urmatoarele incompatibilitati :

(a) să nu exercite nicio atribuţie de natura celor pe care trebuie să le controleze

(b) să desfăşoare activităţi specifice funcţiei de conformitate numai în cadrul respectivului

A.F.I.A.

(c) să nu fie acţionar semnificativ al A.F.I.A., să nu fie membru al consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere sau director/membru al directoratului, să nu deţină calitatea de auditor financiar al A.F.I.A., al unei S.S.I.F. cu care A.F.I.A. are încheiat contract de intermediere, să nu fie persoană implicată cu un alt A.F.I.A./o

S.A.I. ori cu un depozitar al F.I.A. administrate de A.F.I.A. şi să nu fie angajat al unui alt A.F.I.A./unei alte S.A.I. sau al unui depozitar în cadrul departamentului/serviciului care desfăşoară operaţiuni legate de activitatea de depozitare;

Personalul compartimentului de administrare a riscului are următoarele incompatibilități:

(a) sa nu desfasoare activitati de administrare a portofoliului

(b) independenţa funcţiei nu trebuie să fie afectată de faptul că activităţile de administrare

a riscului sunt strâns asociate cu procesul de investiţii

(d) să nu fie acţionar semnificativ al A.F.I.A., să nu fie membru al consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere sau director/membru al directoratului, să nu deţină calitatea de auditor financiar al A.F.I.A., al unei S.S.I.F. cu care A.F.I.A. are încheiat contract de intermediere, să nu fie persoană implicată cu un alt A.F.I.A./o

Personalul compartimentului de audit intern are următoarele incompatibilități:

(a) nu va audita activitati sau functii desfasurate sau detinute anterior, decat dupa trecerea unei perioade de cel putin 12 luni

(b) nu va putea fi angrenat in operaţiuni ale societatii, nu va putea initia sau aproba

operatiuni care nu au legatura cu auditul intern

(d) nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit intern la un compartiment din cadrul societatii auditorii interni care se afla in conflict de interese

(e) nu trebuie sa fie supus ingerintelor (imixtiunilor) externe in ceea ce priveste definirea sferei sale de interventie, realizarea efectiva a lucrarilor si comunicarea rezultatelor

(f) nu va superviza activitatea niciunui compartiment

(g) persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu persoanele din conducerea executiva nu pot fi auditori interni in cadrul societatii

(h) auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit intern la un compartiment, daca sunt soti sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu persoanele din conducerea acestuia.

Fara a prejudicia obiectivitatea si impartialitatea auditului intern, la cererea Consiliului de Administratie si conducerii executive, personalul compartimentului de audit intern poate sa exprime opinii legate de modul in care principiile de control intern sunt respectate in unele situatii specifice, cum ar fi: reorganizari de amploare, demararea unor noi activitati importante sau riscante, constituirea sau reorganizarea sistemului de control al administrarii riscurilor, sistemului informational, diverse aspecte legate de implementarea anumitor contracte, anumite arii de risc identificate de management, etc.

Activitatea de audit intern poate furniza servicii de asigurare in cazul in care a prestat anterior servicii de consiliere, cu conditia ca natura consilierii sa nu afecteze obiectivitatea.

Auditorii interni pot oferi servicii de consiliere in legatura cu realizarea operatiunilor pentru care au avut responsabilitati anterioare. In cazul in care independenta sau obiectivitatea auditorilor interni ar putea fi afectate in legatura cu serviciile de consiliere propuse, ei trebuie sa informeze in aceasta privinta clientul angajamentului inainte de acceptarea misiunii.

6. Depunerea cererilor de aprobare/notificare ASF a persoanelor evaluate

Pentru fiecare dintre persoanele evaluate numite în cadrul structurii de conducere sau pentru exercitarea funcţiilor-cheie autorizate, SIF Moldova le supun aprobării A.S.F., anterior începerii exercitării atribuţiilor.

In cazul în care atribuţiile specifice unei funcţii-cheie sunt împărţite între mai multe persoane desemnate de entitatea reglementată, se solicită aprobarea individuală a fiecărei persoane. In cazul în care exercitarea atribuţiilor specifice funcţiei-cheie se realizează în cadrul unei structuri organizatorice distincte, SIF poate solicite doar aprobarea persoanei care asigură conducerea acesteia.

Procedura se completează de drept, atunci cand este cazul, cu documentele stipulate la cap.I

din prezenta procedură.

Director General Xxxxxxx XXXXX

Xxxxxxxx Xxxxxx Ofiter de conformitate

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata