RAPORT DE CONSTATARI EFECTIVE
Ploieşti, str. Xxxxxx cel Bătrân, nr. 14 A, R.C. J29/ 68/ 1998, C.I.F. RO 00000000,
Tel/fax: 0000 000 000 , e-mail: xxxxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx Autorizaţie Camera Auditorilor Financiari din România xx. 50/ 2001
Nr. 134/23-07-2018 PREFAB-Nr.6337/23-07-2018
Catre,
PREFAB S.A. BUCURESTI
In atentia,
Domnului Presedinte al Consiliului de Administratie ‐
Xxx.Xxxxxx Xxxxx Xxxxx
RAPORT DE CONSTATARI EFECTIVE
Noi am efectuat procedurile asupra carora am convenit cu Dumneavoastra si care sunt enumerate mai jos, in legatura cu tranzactiile si actele juridice raportate de catre PREFAB S.A. catre Autoritatea de Supraveghere Financiara si Bursa de Valori in Raportul curent din data de 09.03.2018.
Conform prevederilor art.225 din Legea nr.297/2004 privind piata de capital, prevederi preluate in parte de art.82 din Legea nr.24/2017, si a Regulamentului nr.1/2006 al CNVM, administratorii societăţilor admise la tranzacţionare sunt obligaţi să raporteze, de îndată, orice act juridic încheiat de către societate cu administratorii, angajaţii, acţionarii care deţin controlul, precum şi cu persoanele implicate cu aceştia, a cărui valoare cumulată reprezintă cel puţin echivalentul în lei a 50.000 euro.
In conformitate cu articolul 113, lit.G. alin.6 din Regulamentul C.N.V.M. nr.1/2006 si cu termenii de referinta agreati in Scrisoarea de angajament, scopul Raportului de constatari efective, realizat conform procedurilor convenite cu Dumneavoastra, este de a analiza tranzacţiile raportate de catre societate in baza art. 225 din Legea nr.297/2004 si de a preciza daca preturile specificate in contractele incheiate cu partile afiliate, coroborate cu drepturile si obligatiile asumate de parti, sunt corecte, prin raportarea la celelalte oferte existente pe piata.
Stabilirea criteriilor pe baza carora a fost identificata problematica
‐Conform prevederilor art.225 din Legea nr.297/2004 privind piata de capital, prevederi preluate in parte de art.82 din Legea nr.24/2017, si a Regulamentului nr.1/2006 al CNVM, administratorii societăţilor admise la tranzacţionare sunt obligaţi să raporteze, de îndată, orice act juridic încheiat de către societate cu administratorii, angajaţii, acţionarii care deţin controlul, precum şi cu persoanele implicate cu aceştia, a cărui valoare cumulată reprezintă cel puţin echivalentul în lei a 50.000 euro.
Deasemenea, conform prevederilor articolului 225 din legea de mai sus, in aceste situatii, conducerea societatii are obligatia respectarii intereselor entitatii pe care o reprezinta, în raport cu ofertele de acelaşi tip existente pe piata.
In conformitate cu prevederile Legii nr.227/2015 privind Codul fiscal, art 19, paragraful nr.6, tranzacţiile între persoane afiliate se realizează conform principiului valorii de piaţă. La stabilirea rezultatului fiscal al persoanelor afiliate se au în vedere reglementările privind preţurile de transfer, prevăzute de Codul de procedură fiscală.
Responsabilitatea conducerii societatii
Conducerea societatii este raspunzatoare pentru informatiile prezentate in raportarile transmise catre
A.S.F. si B.V.B., prin Rapoartele curente, de respectarea conditiilor privind selectarea ofertelor si a preturilor comparative avute in vedere la incheierea contractelor precum si pentru modul de inregistrare in contabilitate a tranzactiilor la care se face referire in acest raport.
Conducerea este, deasemenea, responsabila pentru informatiile incluse in acest raport si de furnizarea documentelor de fundamentare necesare noua pentru a efectua procedurile specificate. Scopul si suficienta procedurilor detaliate a fost convenita cu conducerea si, prin urmare, acestea sunt responsabilitatea exclusiva a conducerii Societatii.
Responsabilitatea auditorului
Responsabilitatea noastra este sa examinam tranzactiile raportate si prezentate de societate si sa raportam, pe baza probelor obtinute, o concluzie independenta.
Angajamentul nostru prezent s‐a realizat în conformitate cu:
‐ Standardul Internaţional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 Misiuni pentru efectuarea Procedurilor Convenite privind Informaţiile Financiare aşa cum au fost promulgate de către Federaţia Internaţională a Contabililor (“I.F.A.C.”)
‐ Codul etic emis de către I.F.A.C.
Aceste proceduri au fost efectuate doar pentru a asista Societatea in evaluarea tranzactiilor cu partile legate.Suficienta procedurilor este exclusiv responsabilitatea utilizatorilor specificati ai acestui xxxxxx.Xx consecinta, nu vom oferi nicio reprezentare cu privire la suficienta procedurilor convenite efectuate de noi pentru scopul in care raportul a fost emis sau pentru orice alt scop.
Mentionam ca munca noastra este limitata la procedurile agreate privind numai informatiile financiare prezentate si raportul nostru de constatari faptice nu include nici un comentariu sau o evaluare asupra unor altfel de constatari raportate.
Procedurile realizate
Procedurile noastre au fost efectuate pentru a raporta constatarile faptice identificate in urma efectuarii acestor proceduri agreate.
Aşa cum s‐a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite în Scrisoarea de angajament. Datorita faptului ca acest raport se refera numai la elementele si informatiile financiare specificate mai sus si nu se extinde asupra situatiilor financiare ale entitatii considerate in ansamblul lor, procedurile întreprinse de noi nu reprezinta un audit financiar in conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit.
Am efectuat urmatoarele proceduri:
1.Obtinerea contractelor incluse in Raportul curent;
2.Reconcilierea informatiilor prezentate in capitolele si subcapitolele contractelor cu prevederile contractelor obtinute la procedura 1.
3.Discutii cu conducerea societatii legate de:
• Natura si preturile serviciilor mentionate in contractele incluse in Raportul curent,
• Procedura privind aprobarea contractelor/ acordurilor intre societatea mama cu partile afiliate si analiza modului in care s‐au respectat aceste proceduri;
• obtinerea de la societate a unor oferte alternative existente pe piata pentru tranzactii similare, compararea acestora cu preturile serviciilor mentionate in contractele incluse in Raportul curent si raportarea daca preturile tranzactiilor mentionate in Raportul curent sunt comparabile cu preturile tranzactiilor similare.
Raportam procedurile si constatarile noastre dupa cum urmeaza:
1. Cu privire la procedura 1, am obtinut contractele incheiate cu societati din grup in vederea stabilirii scopului acestora precum si a datelor pe care sunt fundamentate contractele si modul in care acestea se regaseau in evidentele societatii la data intocmirii Raportului curent, cu urmatoarele detalii:
a. Numele partilor, natura contractului (vanzare‐cumparare, distributie.);
b. Data contractului;
c. Descriere exhaustiva a contractului, inclusiv si neexclusiv, descrierea produselor care fac obiectul contractului (daca privesc unele drepturi de transfer real);
d. Pretul si o prezentare clara a metodei de plata, asa cum sunt acestea prevazute in contract;
e. Durata contractului;
f. Metode de executare a obligatiilor contractuale, inclusiv termeni si conditii de plata, termeni si conditii de livrare a produselor, asa cum sunt mentionate in contract;
x. xxxxxxxx si penalitati;
h. Persoanele care au aprobat si cele care au semnat contractele.
Raportul curent din data de 09.03.2018, intocmit in baza prevederilor art.82 din Legea nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si a Regulamentului C.N.V.M. nr.1/2006 privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare, cu modificarile si completarile ulterioare se refera la :
I.Contractul de vanzare cumparare nr. 07/09.03.2018 incheiat intre PREFAB S.A. in calitate de Beneficiar si PREFAB INVEST S.A. cu sediul social in Bucuresti, sector 1, Str.Xx. Xxxxx Xxxxx, nr.17‐19, et.2, camera 2, sector 1, inregistrata la Registrul Comertului sub numar RC J40/4401/2000, CUI RO 00000000, in calitate de Prestator cu valoarea contractului de 595.000 lei, (TVA inclus).
Obiectul acestui contract il constituie "organizarea de activitati de desfacere a produselor tip PREFAB, prospectarea de piata, intermedieri in vanzarea materialelor de constructii, consultanta de management, precum si alte servicii puse in comun care permit indeplinirea obiectelor de activitate prevazute in actul constitutiv al celor doua societati".
Durata contractului este de 1 (un) an de la data semnarii lui, respectiv 09.03.2018‐01.03.2019.
Modalitati de plata : prin ordin de plata, numerar.
II.Contractul de prestari servicii nr.6/09.03.2018 incheiat intre PREFAB S.A. in calitate de beneficiar si ROMERICA INTERNATIONAL S.R.L. cu sediul in Bucuresti, str.Xx.Xxxxx Xxxxx, nr.17‐19, etj 2, camera 1, sector 1, inregistrata la Registrul Comertului sub nr.J40/2294/1994, CUI 5205481, in calitate de prestator, cu valoarea de 714.000 lei (TVA inclus).
Obiectul contractului il constituie prestarea de servicii de asistenta informatica, respectiv:
‐administrare server IBM I‐series 520,
‐administrare server IBM x‐series 236,
‐administare server Linux conectat la reteaua RDS‐RCS (domeniul xxxxxx.xx),
‐administare server Linux conectat la reteaua RDS‐RCS (pentru camerele video xxxxxx.xx),
‐intretinere statiide lucru, imprimante, plotere,
‐administare Server de aplicatii Charisma ERP 2015,
‐consultanta precum si alte servicii si resurse puse in comun care permit indeplinirea obiectelor de activitate prevazute in actul constitutiv al celor doua societati.
Durata contractului este de 1 (un) an de la data semnarii lui, respectiv 09.03.2018‐01.03.2019.
Modalitati de plata : prin ordin de plata, numerar, sau prin compensare.
Am obtinut, deasemenea si alte documentatii si informatii relevante privind felul in care sunt stabilite preturile si cum acestea sunt reconciliate cu contractele dintre partile contractante si facturile aferente.
In baza documentelor obtinute din partea societatii, am efectuat si urmatoarele proceduri:
a) ‐am obtinut facturile aferente contractelor de mai sus si am comparat pretul specificat in acestea cu preturile practicate in tranzactiile cu ceilalti parteneri, acolo unde a fost cazul;
b) ‐am selectat un esantion de facturi si de documente aferente pentru fiecare contract si le‐am comparat cu detaliile contractului;
c) ‐am identificat inregistrarea facturilor selectate in inregistrarile contabile;
d) ‐am documentat metoda de decontare a facturilor pentru contractele selectate si am facut reconcilierea platilor cu extrasele de cont;
1. Cu privire la procedura 2, am reconciliat informatiile de mai sus cu prevederile contractului obtinute la procedura 1. Nu am constatat diferente in urma acestei reconcilieri.
2. Discutii cu conducerea societatii legate de natura si pretul serviciilor si bunurilor mentionate in Contractul inclus in Raportul curent. Conform discutiilor cu conducerea Societatii, am constatat ca :
• Natura si pretul serviciilor/produselor mentionate in contractul inclus in Raportul curent
PREFAB S.A. isi deruleaza activitatea de desfacere a produselor sale pe baza unei politici stabilita la nivel de grup, PREFAB INVEST S.A. specializandu‐se in asigurarea de servicii competitive de marketing si prospectare de piata.
Din verificarile efectuate de noi a rezultat ca in primul semestru al exercitiului 2018 nu s‐au derulat tranzactii de tipul celor specificate in obiectul Contractului de vanzare cumparare nr. 07/09.03.2018 incheiat intre PREFAB S.A. in calitate de Beneficiar si PREFAB INVEST S.A. in calitate de Prestator.
In ceea ce priveste Contractul de prestari servicii nr.6/09.03.2018 incheiat intre PREFAB S.A. in calitate de beneficiar si ROMERICA INTERNATIONAL S.R.L., in calitate de prestator, cu valoarea de 714.000 lei (TVA inclus), in perioada 01.03.2018 ‐ 30.06.2018 au fost emise facturi in valoare de 209.813 lei (TVA inclus) pentru prestarea de servicii de asistenta informatica conform devizului de lucrari intocmit de catre prestator. Toate facturile au fost achitate integral pana la data de 30.06.2018.
• Procedura privind aprobarea contractelor/acordurilor intre societatea mama cu partile afiliate si analiza modului in care s‐au respectat aceste proceduri.
Din verificarea competentelor acordate de catre organele imputernicite ale societatii, respectiv, Adunarea Generala a Actionarilor, persoanelor care angajeaza societatea in aceste tranzactii, respectiv
semneaza in numele societatii, a rezultat ca atributiile si raspunderile privind angajarea, prin semnatura, a societatii in relatiile cu tertii au fost transmise prin Hotararea A.G.A. nr.6 din data de 26.04.2018 catre: 1.Xxxxx Xxxxx Xxxxxx ‐ Director General –Presedinte Consiliu de Administratie;
2.Xxxxxx Xxxxxxx ‐ Director Economic, cu atributii de Director General Adjunct; 4.Xxxxxxx Xxxxxxxx ‐ Director Comercial;
5.Xxxxxxxx Xxxxx – Director Energetic.
Directorul General este imputernicit cu puteri xxxxxxx sa reprezinte interesele PREFAB S.A. in relatiile cu terte persoare fizice si juridice, pentru orice problema ce face parte din activitatea societatii.
Directorul economic cu atributii de director general adjunct, este imputerniciti sa reprezinte interesele societatii in relatiile cu terte persoane fizice si juridice pentru probleme ce fac parte din fisa postului.
Din verificarea documentelor puse la dispozitie de catre conducerea societatii a rezultat ca persoanele desemnate pentru aprobarea si semnarea contractelor isi respecta atributiunile.
• Obtinerea de la societate a unor oferte alternative existente pe piata pentru tranzactii similare, compararea acestora cu preturile serviciilor mentionate in contractele incluse in Raportul curent si raportarea daca preturile tranzactiilor mentionate in Raportul curent sunt comparabile cu preturile tranzactiilor similare.
Cu privire la aceste aspecte, am constatat ca la experienta specialistilor din grup se apeleaza atat in cazul tranzactiilor cu societati din grup cat si la fundamentarea contractelor cu clienti din afara grupului.
Referitor la contractul nr.7/09.03.2018, din verificarile efectuate, a rezultat ca acest tip de contract se deruleaza doar cu PREFAB INVEST S.A. neexistand colaborari de acest tip si cu alti parteneri, societatea bazandu‐se pe experienta si rezultatele specialistilor din grup la care se apeleaza atat in cazul tranzactiilor cu societati din grup cat si la fundamentarea contractelor cu clienti din afara grupului.
Pentru asigurarea de servicii de mentenanta informatica, pe langa serviciile asigurate prin Contractul de prestari servicii nr.6/09.03.2018 incheiat intre PREFAB S.A. in calitate de beneficiar si ROMERICA INTERNATIONAL S.R.L., in calitate de prestator, societatea are incheiat, in continuare contractul nr. 4317/26.08.2015 cu Total Soft S.A. – Sos. Bucuresti Nord Nr. 10 Global City Business Park, Cladirea O2, Etaj 8 077190, Bucuresti‐Ilfov, privind prestarea de servicii de mentenanta informatica pentru softul implementat de aceasta firma.
Acesta a devenit functional incepand cu data de intrare in functiune a sistemului informatic contractat in anii precedenti, respectiv la semnarea Procesului –verbal de receptie finala a acestuia.
Managementul entitatii a decis contractarea acestor servicii, cu personal calificat din Grup, in cadrul masurilor intreprinse pentru restructurarea activitatilor administrative si eficientizarea lor si asigurarea unor servicii informatice prompte si de calitate.
Avand in vedere ca procedurile de mai sus nu constituie nici audit si nici revizuire efectuata in conformitate cu Standardele Internationale de Audit sau Standardele Internationale privind Misiunile de Revizuire, nu vom exprima nici o asigurare privind setul complet de situatii financiare ale societatii ca rezultat al acestor proceduri.
Prin urmare, raportul intocmit conform ISRS 4400 „Misiuni pentru efectuarea procedurilor convenite privind informatiile financiare”, se refera doar la documentele, elementele sau informatiile financiare specificate mai sus si nu se extinde asupra nici unui set de situatii financiare ale PREFAB S.A. luate in ansamblu sau in parte.
Activitatea noastra este limitata la pocedurile legate de informatiile financiare prezentate, iar raportul nostru priveste constatari faptice. Procedurile si constatarile din raportul nostru vor trebui intelese in contextul scopului pentru care procedurile sunt efectuate si, prin urmare, nu trebuie luate in considerare individual pentru a forma concluzii.
Consideram ca probele pe care le‐am obtinut sunt suficiente si adecvate pentru a constitui baza concluziilor noastre.
Sursele informaţiilor
Raportul cuprinde informaţiile furnizate de managementul societatii în legătură cu întrebările specifice sau care au fost obţinute sau extrase din inregistrarile contabile ale PREFAB S.A.Bucuresti.
Concluzii
Pe baza procedurilor efectuate de noi, descrise in acest raport au rezultat urmatoarele concluzii:
‐Detaliile contractului, asa cum au fost ele raportate de Conducerea societatii catre A.S.F. sunt in conformitate cu contractele semnate;
‐Contractul a fost autorizat corespunzator de partile contractante;
‐Contractul contine prevederi privind: partile care au incheiat actul juridic, data incheierii si natura actului, descrierea obiectului acestuia, valoarea totala a actului juridic, termenele si modalitatile de plata;
‐Pretul convenit intre parti a fost acceptat de comun acord pe baza tipului de produse/servicii si a altor termeni si conditii stipulate in contract si respecta interesele societatii, in raport cu ofertele de acelasi tip existente pe piata.
Utilizarea acestui raport
Raportul este adresat conducerii si actionarilor Societatii, a fost intocmit in baza Raportului curent din data de 09.03.2018 si a documentelor prezentate de catre societate, urmand a fi transmis in conformitate cu articolul 113, lit.X. xxxx.6 din Regulamentul C.N.V.M. nr.1/2006 ‐forma consolidata, operatorului de piata (B.V.B.) si A.S.F. spre publicare in Buletinul de informare al A.S.F.
Ploiesti, 23.07.2018
In numele si pentru,
AUDIT EXPERT S.R.L.
Firma de audit inregistrata la C.A.F.R.
Camera Auditorilor Financiari din Romania cu nr. 50/2001 Director General
Xxxxxxxxxx Xxxxx
Inregistrat la C.A.F.R. cu nr.184/2001
Numele semnatarului Xxxxx Xxxxxx
Inregistrat la C.A.F.R. cu nr.1199/2001