Contract
Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Titlu Proiect: “ AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati” Contract: 1/28.10.2021/SEE
Beneficiar: Fundatia „Centrul de Resurse Juridice” Cod PN5012
CAIET DE SARCINI
Servicii de organizare de evenimente constand în organizarea unei sesiuni de follow-up a formării experților din echipele de monitorizare în cadrul proiectului „AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
În acest sens, orice ofertă prezentată, care conține elemente suplimentare față de cele solicitate prin Caietul de sarcini va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate neconforme şi vor fi respinse.
Cuprins
3. Obligațiile prestatorului 7
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi
Autoritatea contractantă: Parteneriatul Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public
Sursa de finanțare: Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Achiziția serviciilor de organizare de evenimente constand în organizarea unei sesiuni de follow-up a formării experților din echipele de monitorizare se realizează în cadrul proiectului ”AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”, derulat în parteneriat de Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public și finanțat din Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021 prin Programul de Dezvoltare locală.
Proiectul are ca scop îmbunătățirea implementării hotărârilor Curții Europene a Drepturilor Omului și a Deciziilor Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei în materia drepturilor persoanelor cu dizabilităţi intelectuale şi psihosociale private de libertate.
prin:
Prezenta achizitie are ca obiect Servicii de organizare de evenimente pentru:
- o sesiune de formare (follow-up) de 2 zile pentru experții echipelor de monitorizare, în perioada 27-29 iulie 2023
Serviciile vor fi prestate in Jud. Prahova sau Jud. Brașov (Valea Prahovei) materializate
2.1. Servicii cazare
Cazare 22 camere pentru 2 nopți cu mic dejun inclus (cafea măcinată, varietate de produse şi pentru vegetarieni şi post – mâncare caldă şi rece, inclusiv produse din lapte vegetal, iaurturi, cereale, legume proaspete), in regim de minim 3 stele, cu un număr de camere suficient pentru cazarea tuturor participanţilor la curs în aceeaşi locaţie. Serviciile de cazare vor fi asigurate de către prestatorul de servicii în condiţiile prevăzute de legislaţia naţională în vigoare.
Orice deviere de la această cerinţă se face exclusiv pe răspunderea Prestatorului, fără a fi opozabilă Achizitorului chiar şi atunci când cerinţa de modificare vine de la beneficiari şi poate atrage neplata serviciilor respective.
Cazarea trebuie să fie asigurată în unitati hoteliere licentiate, camere tip single în cadrul aceluiaşi hotel cu igienă și curățenie ireproșabile, liniște, lumină naturală, mobilier funcțional și confortabil, grup sanitar propriu, cu apă caldă, dotate cel puţin cu televizor şi telefon, aer condiţionat/ sistem de încălzire/răcire și Wi-Fi.
Locatia trebuie să pună la dispoziţia participanţilor minim 12 locuri de parcare gratuite.
Serviciile de cazare vor fi asigurate pentru un numar de aproximativ 22 participanți (numarul si lista exacta fiind pusa la dispozitia operatorului economic desemnat castigator cu minim 2 zile inainte de eveniment) pe perioada derulării evenimentului.
Cazarea se va face cu o zi înainte de începerea sesiunii, respectiv din data de 27 iulie 2023.
2.2. Servicii închiriere săli de curs
Pentru sesiunea de follow-up (2 zile – 28 și 29 iulie 2023) este necesară o sală pentru minim 22 persoane, în formă de “U”, în aceeasi locaţie unde este asigurată cazarea participanţilor.
Sala de curs trebuie sa fie exclusiv destinată acestui scop si sa fie ferită de mirosuri de mâncare. Suprafaţa minimă a sălii de curs trebuie sa fie de aproximativ 100 mp.
Totodata sala trebuie să beneficieze de dotari tehnice precum acces internet, videoproiector, ecran proiecţie, flipchart, aer condiţionat etc., si să aibă lumină naturală, dar cu posibilitate de proiecţie în condiţii bune, sa fie izolată fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeaşi clădire sau în imediata apropiere.
2.3. Servicii pauze de lucru (restaurant şi de servire a mesei):
Prestatorul va asigura masă de prânz si cină pentru aprox. 22 pers. pentru 2 zile
Menu-ul va cuprinde trei feluri de mâncare, va fi servit “la farfurie” sau menu tip bufet suedez şi va trebui să includă şi produse pentru vegetarieni.
Totodata prestatorul va organiza 2 pauze de cafea/zi si în total 4 pauze de cafea prin care va asigura urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti: cafea ( inclusiv lapte si zahar), ceai, apă minerală şi plată, produse patiserie sărată si dulce ( cel putin 4 sortimente, proaspete), fructe.
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, Autoritatea contractanta rezervadu-si dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii- termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/ hartie), tacamuri. Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde se vor tine cursurile.
Spaţiul pentru servirea meselor va trebui să fie în proximitatea sălii de curs.
2.4. Servicii de decontare a cheltuielilor de transport
Servicii decont transport participanţi (localitățile din care vor proveni participanții vor fi anunțate înaintea fiecărei sesiuni de instruire).
Decontarea cheltuielilor de transport intern dus-întors pentru 22 participanti (lista participantilor va fi pusa la dispozitia operatorului economic desemnat castigator cu cel putin 2 zile inainte de eveniment) se va face pe baza documentelor prevăzute de
legislaţia naţională în vigoare. În vederea decontării transportului, se vor avea în vedere
colectarea documentelor justificative de tipul:
- Bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea numărului maşinii şi a numelui persoanei care solicită decontul, precum și a distantei parcurse calculata conform platformei xxx.xxxxxxxx.xx, emis într-o perioadă apropiată deplasării;
- Bilete de avion;
- Bilet de tren/microbuz sau alte documente de transport;
2.5. Asistenţă în vederea bunei desfăşurări a evenimentului (prezenţa unui reprezentant al furnizorului pe întreaga durată de desfăşurare a acţiunilor)
Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă, precum şi persoana de contact desemnată in relaţia cu autoritatea contractantă, astfel încât să poată fi rezolvate situațiile neprevazute, precum si eventualele urgente ce pot aparea în perioada derularii contractului.
Prestatorul va asigura asistenta in vederea bunei desfasurari a evenimentului prin prezenta unui reprezentant al furnizorului pe intreaga durata de desfasurare a actiunilor. Ofertanţii vor preciza numele, datele de contact (telefon, fax, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările autorităţii contractante pentru informaţii, oferte şi în general, privind contul de client. Aceste detalii vor fi comunicate ulterior de operatorul economic desemnat câștigător.
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi criteriul
de atribuire
Prin propunerea tehnică, ofertantul are obligația de a face dovada asumării conformității serviciilor care urmează a fi furnizate prin corespondență cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini.
Prețul ofertei reprezintă valoarea totală a contractului, în lei fără TVA, determinată pentru serviciile și cantitățile de servicii solicitate prin prezentul caiet de sarcini.
Atribuirea contractului se va realiza in conformitate cu procedura proprie aprobata prin
aplicarea criteriului de atribuire stabilit, respectiv preţul cel mai scazut pentru serviciile prestate.
În preţul cazărilor va fi inclusă şi taxa de oraş sau de şedere, după caz.
Eventualele garanţii solicitate de unitatea de cazare sunt în sarcina exclusivă a
prestatorului.
Valoarea estimata a achizitiei avand ca obiect Servicii de organizare sesiune de formare (follow- up) de 32.481,43 lei fără TVA, în beneficiul proiectului “AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati”, aferenta anului 2023 la nivelul proiectului.
Contravaloarea aferenta serviciilor de decontare a cheltuielilor de transport va fi de maxim 4.201,68 lei (fara tva) pentru toti participantii.
NOTA: Xxxxxx va fi astfel întocmită încât să asigure acoperirea tuturor costurilor necesare prestării, inclusiv marja de profit care va fi inclusă în prețul de prestare ofertat.
Operatorii vor ține cont de valoarea cotei de TVA, diferențiată pentru tipurile de servicii. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii. Avand in vedere dispozitiile art. 172, alin. (5) din Legea nr. 98 / 2016 privind achizitiile publice, cu modificari si completari, operatorii economici care depun oferta trebuie sa dovedeasca faptul ca au capacitatea de exercitare a activitatii profesionale in ceea ce priveste realizarea activitatilor economice care
In cazul in care, din motive ce nu tin de Beneficiar, numarul de participanti prezenti este mai mic decat numarul de participanti prevazuti, Beneficiarul va achita doar costurile aferente numarului de participanti prezenti la evenimente.
CERINTE MINIME OBLIGATORII:
1.- Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului sau Autorizaţie de funcţionare/ certificat înregistrare / echivalente – in copie cu menţiunea ‘’conform cu originalul’’, nu mai vechi de 30 de zile față de data de depunere a ofertei. Ofertantul trebuie să facă dovada faptului că are în lista de activităţi principale sau secundare cel puțin un cod CAEN în conformitate cu specificul contractului ce va fi încheiat.
2. Operatorii economici participanti la procedura vor trebui sa faca dovada ca au prestat in ultimii 5 ani (calculati de la data limita de depunere a ofertelor) servicii similare cu cele solicitate in valoare cumulata de cel putin 32.481,43 lei lei fara TVA
Propunerea tehnică
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea detaliată a produselor/serviciilor ofertate, numele hotelurilor ofertate, imagini ale spaţiilor de cazare şi instruire cu aranjarea spaţiului de curs aşa cum este solicitat, fotografii din camere şi cu exterior camere ( va fi evitată rezervarea de camere care dau spre curţi interioare sau deasupra bucătăriei, depozitelor, etc), fotografii cu exteriorul unităţii hoteliere şi data la care au fost realizate – a se evita ca hotelul să fie în vecinătatea de
şantiere de construcții, să renovări, construcţii etc în perioada în care se va ține cursul, fotografii cu băile şi camerele (nu se acceptăbăi cu baterii sanitare nefuncţionale, cabine de duş vechi, gresie sau faianţă sparte, uşi care nu se închid, etc) precum şi toate informaţiile semnificative, în vederea verificării corespondenţei propunerii tehnice cu specificaţiile tehnice solicitate. Ofertantul poate prezenta una sau mai multe variante pentru locaţia evenimentului în oferta tehnica, dar oferta financiară va fi una singura.
Ofertanții vor indica, în mod expres: denumirea hotelului unde se va realiza cazarea, categoria hotelului conform certificatului de clasificare hotelieră, apartamentele / camerele alocate pentru îndeplinirea contractului și facilitățile de care acestea dispun.
Dovada clasificării unității de primire hotelieră ofertate, trebuie să fie în termen de valabilitate la data limită de depunere a ofertelor, în copie, certificata conform cu originalul.
Ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii.
Descrierea tehnică a serviciilor va trebui să fie in corespondența strictă cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
Achizitorul poate solicita verificarea îndeplinirii criteriilor tehnice la faţa locului sau poate solicita clarificări ofertanţilor pentru a stabili îndeplinirea specificaţiilor tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc în totalitate specificaţiile tehnice vor fi respinse.
Propunerea financiară va cuprinde un preţ total (care va fi constituit din suma preţurilor pentru organizarea evenimentului, la care se adaugă costurile cu transportul estimate de către achizitor) şi va fi completat în Formularul de ofertă financiară atașat. Aceasta va fi transmisă semnată de reprezentantul legal al operatorului economic. Formula de calcul a preţului total, fără TVA, este:
Preţ total = preţ total eveniment + cost total transport participanţi.
Costul total pentru transportul participanților este estimat de Achizitor si va fi ofertat in limita aceleiasi valori.
Formularul de ofertă financiară va fi insotit de o Anexă, care va evidenția prețurile unitare pe
servicii si pe evenimente, ale serviciilor ce urmeaza a fi prestate.
Prețul pe fiecare eveniment va fi prezentat detaliat sub următoarea formă:
- pentru servicii de închiriere săli cu echipament tehnic inclus: preț unitar /zi;
- pentru servicii de cazare: preț unitar/noapte/cameră;
- pentru servicii de restaurant şi de servire a mesei: preț unitar masa de pranz sau cina/participant;
- pentru pauze de cafea: preț unitar/participant;
Preţurile vor fi exprimate în lei, fără TVA şi vor rămâne neschimbate pe toată perioada de valabilitate a ofertei. Ofertantul va avea în vedere că facturarea TVA-ului se va face diferențiat, în funcție de tipul de serviciu, conform reglementărilor legale în vigoare.
Deconturile de transport pentru participanţii la evenimentele proiectului vor fi realizate pe baza documentelor justificative primite de la participanţi şi vor fi facturate sau evidențiate separat, după încheierea fiecărui eveniment.
Plata serviciilor prestate se efectuează prin ordin de plată, în contul prestatorului, în baza facturii fiscale emisă de prestator și acceptată de achizitor după încheierea procesului-verbal de recepție a serviciilor prestate aprobate de achizitor.
Factura este însoţită de Procesul verbal de recepţie a serviciilor, listele de participanţi la eveniment semnate în original de către persoanele participante. Toate documentele se prezintă în original.
Toate cerinţele prevăzute în prezentul caiet de sarcini sunt minimale şi obligatorii.
Nerespectarea acestora duce la respingerea ofertei ca fiind neconformă.
Consultant management, Xxxxxxxxx Xxxxxxx