TERMENI DE REFERINȚĂ
INFORMAȚII GENERALE
Țara parteneră
Republica Moldova
Autoritatea contractanta
Inspectoratul General de Carabinieri al MAI
Informații despre țară
Republica Moldova face parte din Acordul de finanțare încheiat cu Comisia Europeană din decembrie 2016 privind programele de cooperare transfrontalieră finanțate în temeiul Regulamentului (UE) nr. 232/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui instrument european de vecinătate, inclusiv toate modificări și completări ulterioare.
Programele conexe și alte activități ale donatorilor
Programul operațional comun România – Republica Molodva 2014-2020.
În perioada 2014-2020, Uniunea Europeană finanţează Programul Operaţional Comun România-Republica Moldova, prin intermediul Instrumentului European de Vecinătate (ENI).
Programul se adresează zonei aflate la frontiera dintre România şi Republica Moldova, şi va contribui la atingerea obiectivului general al Instrumentului European de Vecinătate: evoluţia către o regiune de prosperitate şi bună vecinătate, realizată prin acţiuni de cooperare transfrontalieră în beneficiul statelor membre şi nemembre ale UE care se învecinează.
Alocarea financiară a Uniunii Europene la program este de 81 mil EUR.
Sunt finanțate următoarele tipuri de proiecte:
Proiecte mari de infrastructură;
Proiecte SOFT și HARD.
Programul Operaţional Comun România-Republica Moldova a fost elaborat de Comitetul Comun de Programare cu consultarea părților interesate din aria programului. Programul a fost aprobat de către Comisia Europeană în decembrie 2015.
OBIECTIVUL, SCOP ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE
Obiectiv general
Începînd cu anul 2020, Inspectoratul General de Carabinieri de comun cu Inspectoratul de Jandarmi Judeţean Galați, implementează proiectul ,,Increasing the professional capacities of staff involved in crowd and riot control operations in a cross-border context/ Creșterea capacităților profesionale ale personalului implicat în operațiuni de combatere a revoltei și gestionarea mulțimii în context transfrontalier” 2SOFT/4.3/93 depus pe Prioritatea 4.3 - Prevenirea și lupta împotriva crimei organizate și cooperarea polițienească a Programului Operațional Comun România-Republica Moldova
Scopul proiectului este îmbunătăţirea nivelului de pregătire şi de intervenţie a personalului implicat în asigurarea şi restabilirea ordinii publice, precum şi în prevenirea şi intervenţia în cadrul acţiunilor antiteroriste.
Obiective specifice:
Îmbunătățirea nivelului de pregătire a personalului structurilor partenere prin exerciții comune și transferul de bune practici;
Creșterea capacităților operaționale ale structurilor de ordine publică ale partenerilor pentru a preveni amenințările cu impact transfrontalier;
Creșterea siguranței și eficienței misiunilor de gestionare a mulțimilor;
Tipul de angajament și obiectivul
Această verificare a cheltuielilor este o misiune de a efectua anumite proceduri convenite cu privire la Raportul financiar pentru contractul de grant. Obiectivul acestei verificări a cheltuielilor este ca Auditorul să efectueze procedurile specifice enumerate la articolul 5 din prezentele Condiții generale și să prezinte coordonatorului un raport de constatări de fapt cu privire la procedurile de verificare specifice efectuate. Verificarea înseamnă că Auditorul examinează informațiile de fapt din raportul financiar al coordonatorului și le compară cu termenii și condițiile contractului de grant. Deoarece acest angajament nu este un angajament de asigurare, auditorul nu oferă o opinie de audit și nu își exprimă nicio asigurare. Autoritatea contractantă evaluează singură constatările de fapt raportate de operator și își trage propriile concluzii din aceste constatări de fapt.
Standarde și etică
Auditorul va întreprinde acest angajament în conformitate cu:
Standardul internațional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 Angajamente pentru efectuarea procedurilor convenite privind informațiile financiare, astfel cum a fost promulgat de IFAC;
Codul de etică IFAC pentru profesioniștii contabili, elaborat și emis de Consiliul internațional pentru standarde de etică IFAC pentru contabili (IESBA), care stabilește principiile etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și îngrijirea cuvenită, confidențialitatea, comportamentul profesional și standarde tehnice. Deși ISRS 4400 prevede că independența nu este o cerință pentru angajamentele procedurilor convenite, autoritatea contractantă solicită ca auditorul să fie independent de beneficiar (beneficiari) și să respecte cerințele de independență ale Xxxxxxx de etică IFAC pentru profesioniștii contabili.
DOMENIUL DE ACTIVITATE
General
Obiectul acestei misiuni este un raport intermediar și un raport financiar final în legătură cu contractul de grant pentru perioada cuprinsă între 29.09.2021 și 28.12.2022.
Necesitatea contractului
Coordonatorul trebuie să prezinte autorității contractante un raport de verificare a cheltuielilor elaborat de un auditor extern în sprijinul plății solicitate de coordonator în conformitate cu articolul 4.9 din Condițiile generale ale contractului de grant. Ordonatorul de credite al Comisiei solicită acest raport deoarece plata cheltuielilor solicitate de coordonator este condiționată de constatările de fapt ale acestui raport.
Descrierea misiunii
Auditorul va executa sarcinile care i-au fost atribuite în conformitate cu Instrucțiunea nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020, denumit în continuare Instrucțiune emisă de Autoritatea de Management sau orice actualizare emisă de autoritatea de management sau secretariatul tehnic comun.
Responsabilitățile părților la angajament
Termenul „Beneficiar (i)” se referă în mod colectiv la toți Beneficiarii, inclusive leaderul proiectului. Atunci când există un singur Beneficiar al proiectului, termenii Beneficiar (i) și leader ar trebui înțelese ca referindu-se la singurul Beneficiar al proiectuluiu (a se vedea nota de subsol 1). După caz, termenul „Beneficiar (e) include entitatea (entitățile) afiliată (i).
• Leaderul este responsabil pentru furnizarea unui raport financiar pentru acțiunea finanțată prin contractul de grant care respectă termenii și condițiile contractului de grant și pentru a se asigura că acest raport financiar se conciliază cu sistemul contabil și de evidență contabilă al beneficiarului și cu conturile subiacente și înregistrări. Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea de informații suficiente și adecvate, atât financiare, cât și nefinanciare, în sprijinul raportului financiar.
• Leaderul acceptă faptul că abilitatea auditorului de a efectua procedurile cerute de acest angajament depinde în mod eficient de Beneficiar (beneficiari) și, după caz, de entitățile afiliate ale acestuia, oferind acces complet și gratuit la (lor) personalul și sistemul său (al lor) de contabilitate și evidență contabilă și conturi și evidențe subiacente.
• „Auditorul” este responsabil pentru efectuarea procedurilor convenite, astfel cum se specifică în aceste Termeni de referință „Auditor” se referă la firma de audit contractată pentru îndeplinirea acestei misiuni și pentru transmiterea unui raport de constatări de fapt Beneficiarului. „„Auditorul”” se poate referi la persoana sau persoanele care efectuează verificarea, de obicei partenerul de misiune sau alți membri ai echipei de misiune. Partenerul de misiune este partenerul sau altă persoană din firma de audit care este responsabilă de misiune și de raportul care este emis în numele firmei și care are autoritatea corespunzătoare din partea unui organism profesional, juridic sau de reglementare.
Prin acceptarea acestor Termeni, „Auditorul” confirmă că îndeplinește cel puțin una dintre următoarele condiții:
• Auditorul și / sau firma este membru al unui organism sau instituție națională de contabilitate sau audit care la rândul său este membru al Federației Internaționale a Contabililor (IFAC).
• Auditorul și / sau firma este membru al unui organism sau instituție națională de contabilitate sau audit. Deși această organizație nu este membră a IFAC, auditorul se angajează să se angajeze în acest angajament în conformitate cu standardele și etica IFAC stabilite în aceste TR.
• Auditorul și / sau firma este înregistrată ca auditor statutar în registrul public al unui organism de supraveghere publică dintr-un stat membru al UE, în conformitate cu principiile supravegherii publice stabilite în Directiva 2006/43 / CE a Parlamentului European și al Consiliului (acest lucru se aplică auditorilor și firmelor de audit cu sediul într-un stat membru al UE).
• Auditorul și/ sau firma este înregistrată ca auditor statutar în registrul public al unui organism de supraveghere publică dintr-o țară terță și acest registru este supus principiilor supravegherii publice, astfel cum sunt stabilite în legislația țării în cauză (acest lucru se aplică auditorilor și firmelor de audit cu sediul într-o țară terță).
Proceduri, dovezi și documentare
Auditorul planifică lucrările astfel încât să poată fi efectuată o verificare eficientă a cheltuielilor. Auditorul efectuează procedurile enumerate în capitolul („Listarea procedurilor specifice care trebuie efectuate”) și aplică liniile directoare din art.5.2 (Liniile directoare pentru procedurile specifice care trebuie efectuate). Dovezile care trebuie utilizate pentru efectuarea procedurilor din pct.5 sunt toate informațiile financiare și nefinanciare care permit examinarea cheltuielilor solicitate de coordonator în raportul financiar. Auditorul folosește dovezile obținute din aceste proceduri ca bază pentru raportul constatărilor de fapt. Auditorul documentează aspecte care sunt importante în furnizarea de probe care să susțină raportul constatărilor de fapt și dovezi că lucrarea a fost efectuată în conformitate cu ISRS 4400 și cu aceste TR.
Raportarea
Raportul cu privire la această verificare a cheltuielilor ar trebui să descrie scopul, procedurile convenite și constatările de fapt ale misiunii în detaliu suficient pentru a permite coordonatorului și autorității contractante să înțeleagă natura și amploarea procedurilor efectuate de auditor și faptele constatările raportate de auditor.
Utilizarea raportului model pentru o verificare a cheltuielilor unui contract de grant UE în anexa 3 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020, la prezentele termini de referință este obligatorie. Acest raport trebuie furnizat de către auditor Inspectoratului General de Carabinieri:
Prezentarea raportului final până la 28.02.2023
Prezentarea raportului consolidat până la 31.03.2023
LOGISTICĂ ȘI SINCRONIZARE
Locație
Orașul Chișinău, Republica Moldova
CERINȚE
Proceduri generale
Prevederi ale contractului de grant
Auditorul, cu privire la conținutul contractului de finanțare, dacă este necesar, va solicita clarificări beneficiarului.
Raport financiar pentru contractul de grant
Auditorul verifică dacă raportul financiar respectă următoarele condiții de la articolele 4.15 și 5.4 din contractul de grant:
> este completat, în conformitate cu instrucțiunile atașate șablonului;
> acoperă costurile eligibile și veniturile proiectului în ansamblu, indiferent de sursa de finanțare;
> este întocmit în moneda (euro) și în limba contractului de grant (engleză);
> cheltuielile sunt declarate în moneda originală și sunt convertite automat în euro prin formulele inserate în raportul de verificare a cheltuielilor și a veniturilor.
Reguli pentru contabilitate și evidență
Auditorul examinează - atunci când efectuează procedurile enumerate în această Instrucțiune - dacă Beneficiarul a respectat regulile de contabilitate și de evidență a articolului 11.2 din Contractul de grant, și anume, că conturile:
a) poate fi un sistem de contabilitate separat sau unul integrat, parte sau completare a beneficiarului principal și a sistemului regulat al beneficiarilor;
b) să respecte politicile și normele contabile și de evidență contabilă care se aplică în țara în cauză;
c) să permită urmărirea, identificarea și verificarea cu ușurință a veniturilor și cheltuielilor aferente proiectului.
Reconcilierea raportului financiar cu sistemul contabil și înregistrările contabile ale beneficiarului (beneficiarilor)
Auditorul reconciliază informațiile din Raportul financiar cu sistemul contabil și de evidență contabilă al Beneficiarului, contabilitatea subiacentă și alte evidențe relevante (de exemplu, soldul de probă, conturi generale, contabile etc.).
În acest sens, Beneficiarul principal și Beneficiarii trebuie să pregătească și să păstreze reconcilieri adecvate, sprijinind programele, analizele și defalcările pentru inspecție și verificare.
Cursuri de schimb
Auditorul verifică dacă cheltuielile sunt declarate în moneda originală și că raportul financiar este exprimat în euro. În scopul raportării, conversia în euro se face de către fiecare Beneficiar utilizând cursul lunar de schimb contabil al Comisiei Europene din luna în care cheltuielile au fost supuse verificării în conformitate cu articolul 4.15 din contractul de grant. În acest scop, Auditorul păstrează dovezi ale datei la care cheltuielile au fost transmise de beneficiar pentru verificare, adică e-mail de confirmare, AWB, confirmare de primire.
Proceduri de verificare a cheltuielilor
Eligibilitatea costurilor
Auditorul verifică, pentru fiecare post de cheltuieli, criteriile de eligibilitate stabilite mai jos.
(1) Costuri reale suportate (articolul 8.1 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile efective pentru fiecare articol au fost suportate și plătite de către Beneficiar (i). Auditorul ar trebui să ia în considerare condițiile pentru costurile reale suportate, astfel cum sunt prevăzute la articolul 8.1 din litera a) a contractului de grant. În acest scop, Auditorul examinează documentele justificative (de exemplu, facturi, contracte) și dovada plății, dovada lucrărilor efectuate, bunurile primite sau serviciile prestate și verifică existența activelor, dacă este cazul. O listă a documentelor justificative este descrisă în anexa 2 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020,; lista este orientativă, deoarece Auditorul va examina acele documente care sunt în conformitate cu tipul specific de cheltuieli și cu legislația națională. Auditorul poate solicita documente suplimentare în conformitate cu legislația națională și / sau după cum consideră potrivit.
Dacă nu sunt disponibile suficiente dovezi justificative, cheltuielile vor fi considerate neeligibile.
(2) Perioada de punere în aplicare (articolul 2 alineatul (2.3) din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru fiecare articol au fost efectuate în perioada de implementare a proiectului, astfel cum se prevede la art. 2 (2.3) din contractul de grant.
Sunt permise următoarele excepții:
- Costuri legate de studii și documentație pentru proiecte, inclusiv o componentă de infrastructură, respectiv cheltuielile pentru studiul de fezabilitate sau echivalent, evaluarea impactului asupra mediului, alte documente tehnice, suportate în perioada de pregătire a proiectului care începe după data aprobării programului, respectiv Decembrie 2015 - provizion disponibil numai pentru proiectele LIP și HARD și proiectele SOFT cu o componentă de infrastructură (articolul 8.1, j) din contractul de grant)
- Costuri pregătitoare suportate de proiect pentru asigurarea unor parteneriate puternice disponibile numai pentru proiectele HARD, proiectul SOFT cu o componentă de infrastructură și proiectele SOFT (articolul 8.1, k) din contractul de grant)
- costurile aferente rapoartelor finale, numai pentru verificarea cheltuielilor, care pot fi suportate după perioada de implementare a proiectului. Acestea pot fi plătite ulterior, cu condiția să fie listate în raportul final împreună cu data estimată a plății (articolul 8.1, a) din contractul de grant)
- costurile suportate după data depunerii propunerii de proiect, cu condiția ca Beneficiarul principal să demonstreze în Descrierea proiectului necesitatea de a începe implementarea proiectului înainte de semnarea contractului - prevedere aplicabilă numai pentru LIP (articolul 8.1, l) din Contract de grant)
(3) Buget (articolul 3 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru fiecare articol inclus în raportul financiar corespund și sunt indicate în bugetul contractului de subvenție sau în cel mai recent buget aprobat al proiectului modificat în vigoare la data depunerii raportului de către beneficiar.
(4) Necesitate (articolul 8.1 - d din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru fiecare articol au fost necesare pentru implementarea proiectului și dacă a trebuit să fie suportate pentru activitățile contractate ale proiectului, examinând natura cheltuielilor cu documente justificative.
(5) Înregistrări (articolul 8.1 - e din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru fiecare articol sunt înregistrate în sistemul contabil al beneficiarului și au fost determinate în conformitate cu standardele contabile și practicile obișnuite de contabilitate a costurilor aplicabile beneficiarului;
(6) Legislația aplicabilă (articolul 8.1 - f din contractul de grant)
Auditorulverifică dacă cheltuielile sunt conforme cu legislația europeană și națională și cu cerințele legislației fiscale și de securitate socială acolo unde este aplicabil.
(7) Cheltuieli rezonabile și justificate (articolul 8.1 - g și h din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru fiecare articol sunt rezonabile și sunt justificate prin dovezi (a se vedea secțiunea Dovezi de verificare) și documente justificative în conformitate cu documentele justificative indicative enumerate în anexa 2 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020, și respectă principiile bunei gestiuni financiare economie și eficiență deosebite.
(8) Evaluare
Auditorul verifică dacă valoarea monetară a cheltuielilor este conformă cu documentele subiacente (de exemplu, facturi, declarații salariale).
(9) Clasificare
Auditorul examinează natura fiecărui post de cheltuieli și verifică dacă postul de cheltuieli a fost clasificat în linia bugetară sau subbugetară corectă a raportului financiar.
De asemenea, este important ca clasificarea cheltuielilor să fie consecventă de la o perioadă de raportare financiară la alta.
(10) Respectarea regulilor de achiziții aplicabile la nivel de program și la nivel național și a normelor privind naționalitatea și originea
Auditorul verifică dacă Beneficiarul a încheiat, în conformitate cu regulile de achiziție prevăzute la articolul 9 din contractul de subvenție, contracte de implementare cu contractanți în conformitate cu linia (s) de cheltuieli (sub) bugetară sau cu posturile de cheltuieli.
În acest scop, Auditorul inspectează documentele care stau la baza procesului de achiziție și cumpărare.
În cazul în care Auditorul constată probleme de neconformitate, el raportează natura acestor probleme, precum și impactul lor financiar în ceea ce privește cheltuielile neeligibile / corecția financiară aplicate în conformitate cu liniile directoare pentru determinarea corecțiilor financiare care trebuie efectuate cheltuielilor finanțate de Uniune. sub gestionare partajată, pentru nerespectarea normelor privind achizițiile publice. La examinarea documentelor justificative, Auditorul ia în considerare indicatorii de risc enumerați în anexa 3 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020,.
(11) Respectarea informațiilor și a regulilor de vizibilitate ale programului (articolul 10 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă au fost respectate cerințele programului referitoare la informații și vizibilitate și dacă este disponibilă aprobarea scrisă a STC/sucursală a materialelor de comunicare și informare produse și plătite de beneficiar din bugetul proiectului.
(12) Zona eligibilă
Auditorul verifică dacă toate cheltuielile au fost suportate în zona de bază a programului. În cazul cheltuielilor efectuate în afara zonei de bază, trebuie să verifice dacă dispozițiile articolului 8.4 din contractul de grant au fost luate în considerare în totalitate de către beneficiar.
Costuri directe eligibile (articolul 8.2 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă elementele de cheltuieli înregistrate în una dintre liniile bugetare de costuri directe din raportul financiar sunt acoperite de costurile directe definite la articolul 8.2 din contractul de grant, examinând natura acestor elemente de cheltuieli.
Costuri indirecte (articolul 8.3 din contractul de grant)
Auditorul nu este obligat să verifice costurile reale pe care se bazează finanțarea forfetară. În conformitate cu articolul 8.3 din contractul de grant, finanțarea forfetară pentru costurile indirecte nu trebuie să fie susținută de documente contabile.
Contribuții în natură (articolul 8.6 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă costurile din raportul financiar nu includ contribuțiile în natură. Orice contribuții în natură nu reprezintă cheltuieli reale și nu reprezintă costuri eligibile. Cu toate acestea, dacă descrierea proiectului prevede contribuții în natură, Auditorul va verifica dacă contribuțiile au fost furnizate ca atare.
Costuri neeligibile (articolul 8.7 din contractul de grant)
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru un articol nu se referă la un cost neeligibil, așa cum este descris la articolul 8.7 din contractul de grant .
Venituri ale acțiunii
Grantul nu poate produce profit pentru beneficiar în perioada de implementare.
Auditorulexaminează dacă veniturile care ar trebui atribuite proiectului au fost alocate proiectului și declarate în Raportul financiar, conform Declarației beneficiarului.
Încasările care trebuie luate în considerare sunt încasările consolidate la data la care cererea de plată pentru soldul final este efectuată de către Beneficiar și care se încadrează în una dintre următoarele două categorii:
a) veniturile generate de proiect;
b) contribuții financiare alocate în mod specific de donatori la finanțarea acelorași costuri eligibile finanțate prin contract. Orice contribuție financiară care poate fi utilizată de beneficiari pentru a acoperi alte costuri decât cele eligibile în temeiul contractului sau care nu se datorează donatorului atunci când este neutilizată la sfârșitul proiectului nu trebuie considerată ca o chitanță care trebuie luată în considerare pentru scopul verificării dacă subvenția produce profit pentru beneficiari;
c) dobânzile produse de prefinanțarea și plățile intermediare primite de la
Instrucțiuni privind procedurile specifice care trebuie efectuate
Dovezi de verificare
1. Atunci când efectuează verificarea cheltuielilor și veniturilor, așa cum este descris în secțiunea CERINȚE a TR, Auditorul poate aplica tehnici precum anchetă și analiză, (re) calcul, comparație, alte verificări de acuratețe clericale, observare, inspecție a înregistrărilor și documentelor, inspecția activelor și obținerea confirmărilor.
2. Auditorul obține dovezile de verificare necesare pentru a întocmi rapoartele de verificare a cheltuielilor și veniturilor. Dovezile de verificare includ informații conținute în evidențele contabile care stau la baza raportului financiar și alte tipuri de informații (financiare și tehnice).
3. Auditorul va efectua verificări la fața locului cel puțin o dată pe durata de viață a proiectelor pentru a verifica rezultatele proiectului, dovada serviciilor, lucrărilor sau bunurilor achiziționate prin proiect, pentru a verifica dacă cheltuielile sunt conforme cu cerințele programului, reglementările CE și legislația națională în vigoare în vigoare. Mai mult, în cazul proiectelor HARD sau LIP, atunci când beneficiarul raportează cheltuieli legate de execuția infrastructurii (conform capitolului 3.2 din buget) de peste 100.000 EUR, Auditorul trebuie să efectueze în mod obligatoriu o verificare la fața locului a infrastructurii executate. În scopul procedurilor enumerate în secțiunea CERINȚE a TR, Beneficiarul trebuie să se asigure că documentele contabile și justificative:
• sunt ușor accesibile și arhivate astfel încât să faciliteze examinarea acestora;
• sunt disponibile în forma originală, în copii, inclusiv în format electronic;
• sunt disponibile sub formă documentară, indiferent dacă este pe hârtie, în format electronic sau în alt mediu (de exemplu, o înregistrare scrisă a unei ședințe este mai fiabilă decât o prezentare orală a problemelor discutate). Documentele electronice pot fi acceptate numai în cazul în care:
> documentația a fost primită sau creată mai întâi (de exemplu, un formular de comandă sau o confirmare) de către Beneficiar (i) în formă electronică; sau
> Auditorul este convins că Beneficiarul folosește un sistem de arhivare electronică care îndeplinește standardele stabilite (de exemplu, un sistem certificat care respectă legislația națională).
• sunt de preferință obținute din surse independente din afara entității (factura sau contractul unui furnizor original este mai fiabil decât o notă de primire aprobată intern);
• sunt obținute direct de către operator (de exemplu, inspecția activelor) deoarece acestea sunt mai fiabile decât dovezile obținute indirect (de exemplu, ancheta despre activ).
4. În cazul în care Auditorul constată că criteriile de probă de mai sus nu sunt îndeplinite suficient, el / ea trebuie să consemneze acest lucru în constatările de fapt.
5. Beneficiarul va permite Auditorul să efectueze verificări pe baza documentelor justificative pentru conturi, documente contabile și orice alt document relevant pentru finanțarea proiectului. Beneficiarul trebuie să ofere acces la toate documentele și bazele de date privind gestionarea tehnică și financiară a proiectului;
6. Lista tipurilor și naturii dovezilor utilizate de controlor în timpul efectuării verificării cheltuielilor și veniturilor va fi anexată la Raportul de verificare a cheltuielilor și a veniturilor.
Acoperirea verificării
Auditorul verifică 100% cheltuielile raportate de beneficiar în raportul financiar și va indica dacă acestea sunt eligibile în conformitate cu contractul de subvenționare, reglementările UE și legislația națională.
Vizită la fața locului
La efectuarea vizitei la fața locului, Auditorul trebuie să ia în considerare următoarele aspecte:
a) Eligibilitatea cheltuielilor:
• verificarea documentelor justificative originale, inclusiv a documentelor de achiziție aferente cheltuielilor eligibile pentru care sa solicitat verificarea;
• bunurile, serviciile și lucrările achiziționate sunt înregistrate în contabilitatea Beneficiarului în conturile analitice aferente proiectului;
• cheltuielile sunt efectuate pentru a atinge obiectivul proiectului.
b) Existența documentelor justificative originale, inclusiv a existenței codului proiectului pe facturile de plată originale și a sumelor decontate parțial, după caz;
c) Existența bunurilor, echipamentelor, lucrărilor și funcționalității acestora;
d) Înregistrarea în contabilitatea Beneficiarului a bunurilor, serviciilor și lucrărilor achiziționate în contabilitatea Beneficiarului. În acest sens, va verifica următoarele documente:
• extrase de cont și bilanț analitic, semnate și ștampilate (dacă este cazul conform legislației);
• foaie de active fixe;
• facturi, procese verbale de punere în funcțiune și recepție, contracte pentru furnizarea de produse / servicii / lucrări, alte documente de origine a imobilizărilor corporale etc .;
• valoarea înregistrată în contabilitatea Beneficiarului este în conformitate cu documentele de origine ale activelor fixe corporale.
e) Proiectul nu a primit finanțare din alte fonduri nerambursabile - în acest sens
respectă va verifica dacă codul proiectului și „Proiectul finanțat de” sunt înregistrate pe facturile originale;
f) Vizibilitatea proiectului: se va verifica consistența măsurilor de vizibilitate implementate cu cele prevăzute de contractul de finanțare;
În timpul vizitei la fața locului, Beneficiarul va pune la dispoziția Auditorului, la cerere, orice document relevant pentru efectuarea verificărilor.
Raportarea
Raportul privind verificarea cheltuielilor și a veniturilor trebuie să descrie scopul, procedurile convenite și constatările de fapt ale misiunii în detaliu suficient pentru a permite beneficiarului și autorității de management să înțeleagă natura și amploarea procedurilor efectuate de controlorul și constatările de fapt raportate de controlor. Atunci când efectuează verificarea cheltuielilor și a veniturilor, operatorul va utiliza lista de verificare prezentată în anexa 4 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020,, care va fi completată și atașată la raportul de verificare a cheltuielilor și a veniturilor.
În plus față de acest raport, dacă este cazul, va fi elaborat un raport privind frauda sau corupția suspectată și / sau constatată și trimis direct autorității naționale fără a fi necesar să se informeze beneficiarul în cauză.
Utilizarea modelului de raport privind verificarea cheltuielilor și a veniturilor (prezentat în anexa 8 a nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020,) și a fraudei sau corupției suspectate și / sau constatate) (anexa 5 a Instrucțiunii nr. 6 din aprilie 2021 de stabilire a dispozițiilor specifice pentru beneficiari cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de grant finanțat în cadrul Programului Operațional Comun ENI CBC România - Republica Moldova 2014-2020) este obligatorie.
9