Procedura de gestionare a achiziţiilor şi a datoriilor către furnizori
|
Procedura
de gestionare a achiziţiilor |
|
|
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Procedura
de gestionare a achiziţiilor
şi a datoriilor către furnizori
Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a datoriilor, stingerea datoriilor, scoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise;
înregistrarea în contabilitate a datoriilor astfel încât:
să se asigure înregistrarea datoriilor la valoarea nominală a acestora;
să se reflecte valoarea reală a acestora.
Domeniul
Procedura se aplică la recepţia facturilor, înregistrarea, evaluarea datoriilor faţă de furnizori de către persoanele din cadrul compartimentului Financiar-contabil.
Reglementări aplicabile
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.
Descrierea procedurii
Documentele justificative
Înregistrarea datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizează pe baza umătoarelor documente justificative:
Contract
Factură
Aviz de însoţire a mărfurilor
Bon fiscal
Borderou de achiziţie.
Înregistrarea scoaterii din evidenţă a datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizează pe baza următoarelor documente justificative:
Plata datoriilor;
Chitanţa;
Ordinul de plată;
Cambia;
Cambia este un instrument de plată ce cuprinde:
Denumirea de cambie trecută în textul titlului;
Ordinul necondiţionat de a plăti o sumă determinată;
Numele celui care trebuie să plătească (trasul), respectiv numele şi prenumele, în clar, ale persoanei fizice, respectiv denumirea persoanei juridice ori a entităţii care se obligă;
Codul IBAN al trasului, respectiv un număr unic de identificare prevăzut în documentele de identificare sau de înregistrare ale trasului;
Arătarea scadenţei;
Arătarea locului unde plata trebuie făcută;
Numele acelui căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută;
Arătarea datei şi a locului emiterii;
Semnătura celui care emite cambia (trăgător), ce cuprinde atât numele în clar, cât şi semnătura olografă.
Cambia are valoarea unui titlu executoriu.
Cecul;
Cecul trebuie să cuprindă următoarele elemente:
elementele de identificare a instituţiei de credit trase: denumirea şi/sau sigla instituţiei de credit trase, adresa sediului instituţiei de credit trase, mentiunea „Plătiţi în schimbul acestui CEC”;
referinţa cecului;
rubrica „emis în localitatea”;
data emiterii;
suma în cifre şi litere şi moneda plăţii;
beneficiarul plăţii;
denumire trăgător înscrisă în momentul în care trăgătorul primeşte formularele de cec de la banca al cărei client este;
Cod trăgător, pretipărit, respectiv:
- pentru persoane juridice rezidente: codul unic de identificare fiscală al trăgătorului;
- pentru persoane juridice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la deschiderea contului curent;
- pentru persoanele fizice rezidente: codul numeric personal al trăgătorului;
- pentru persoane fizice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la deschiderea contului curent.
IBAN trăgător;
rubrica „Girat de”, pentru completarea numelui giranţilor;
rubrica „Către”, pentru completarea numelui giratarilor;
rubrica „La data”, pentru completarea datei la care au loc operaţiunile de girare;
semnătura girant;
semnătura trăgătorului.
Orice semnătură a unui cec trebuie să cuprindă:
a) numele şi prenumele persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice ori a entităţii care se obligă, în clar;
b) semnătura olografă a persoanei fizice, respectiv a reprezentanţilor legali sau a împuterniciţilor persoanelor juridice.
Trăgătorul răspunde de plată.
Cecul are valoare de titlu executor pentru capital şi accesorii.
Biletul la ordin
Prescrierea datoriilor
Decizia administratorului
Scoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise se poate face după efectuarea tuturor demersurilor legale pentru decontarea acestora, în urma inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.
Pe baza propunerilor comisiei de inventariere, administratorul, cu avizul conducătorului compartimentului Financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic poate decide scaderea din evidenţă a datoriilor prescrise.
Datoriile în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute
Datoriile în valută se înregistrează iniţial atât în valută, cât şi în lei, la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.
Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării datoriilor în valută la cursuri diferite faţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrate în contabilitate, se recunosc în luna în care apar ca venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar.
Atunci când datoria în valută este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţă de curs valutar este recunoscută în acea lună.
Atunci când datoria în valută este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa de curs valutar recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărei luni.
Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării datoriilor exprimate în lei, în funcţie de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial, pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrate în contabilitate, trebuie recunoscute în luna în care apar, la alte venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci când datoria este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţă rezultată este recunoscută în acea lună.
Atunci când datoria este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb, survenită în cursul fiecărei luni.
La finele fiecărei luni, datoriile în valută/exprimate în lei, în funcţie de cursul unei valute, se evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare comunicat de Banca Naţională a României din ultima zi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.
Dacă furnizorul aplica mecanismul plăţii defalcate a TVA societatea înregistrată în scopuri de TVA, are obligaţia să plătească contravaloarea TVA aferente achiziţiilor de bunuri şi servicii într-un cont de TVA al furnizorului.
Plata se va efectua către contul de TVA deschis în banca sau în trezorerie al furnizorului.
În măsura în care societatea beneficiară aplică mecanismul plăţii defalcate a TVA aceasta are obligaţia să plătească contravaloarea TVA aferente achiziţiilor de bunuri şi servicii din contul de TVA.
Pentru determinarea TVA care se plăteşte în contul de TVA al furnizorului/prestatorului, în cazul plăţii parţiale a contravalorii livrării de bunuri ori a prestării de servicii, precum şi în cazul plăţii unui avans, fiecare plată se consideră că include şi TVA aferentă care se determină prin aplicarea procedeului sutei mărite, respectiv 19 x 100/119, în cazul cotei standard,
Beneficiarii care plătesc parţial o factură în care sunt înscrise operaţiuni supuse mai multor cote de TVA şi/sau mai multor regimuri de impozitare sunt obligaţi să aloce sumele plătite cu prioritate pentru operaţiunile supuse regimului normal de taxare, în ordinea descrescătoare a cotelor.
Dobânzile şi penalităţile de întârziere, precum şi alte datorii de natură similară se recunosc fie în contul de profit şi pierdere, fie în rezultatul reportat, în funcţie de perioada căreia îi corespund.
B. Înregistrarea în contabilitate
Datoriile sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit.
În contabilitatea furnizorilor se înregistrează operaţiunile privind cumpărările de mărfuri şi produse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.
Datoriile către furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, până la finele lunii, nu s-au primit facturile se evidenţiază distinct în contabilitate în contul 408 Furnizori - facturi nesosite, pe baza documentelor care atestă primirea bunurilor, respectiv a serviciilor.
În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate cheltuielile şi datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.
În conturile de furnizori se evidenţiază distinct datoriile din penalităţi stabilite conform clauzelor contractuale, despăgubiri datorate pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte elemente de natură similară.
Achitare avans către furnizorii de bunuri şi servicii:
- înregistrarea facturii de avans:
% 409 |
= |
401 |
Furnizori - debitori |
|
Furnizori |
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
plata avansului:
401 |
= |
5121/5311 |
Furnizori |
|
Conturi la bănci în lei /Casa în lei |
înregistrare factură finală privind achiziţia de bunuri şi servicii:
% |
= |
401 |
3xx,
6xx |
|
Furnizori |
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
regularizare avans plătit:
401 |
= |
409 |
Furnizori |
|
Furnizori - debitori |
Achiziţii de bunuri sau servicii pe bază de factură, bon fiscal:
% |
= |
401/5311/542 |
3xx,
6xx |
|
Furnizori/ Casa în lei/Avansuri de trezorerie |
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
Achiziţii de bunuri sau servicii pentru care nu s-a primit factură:
% |
= |
408 |
3xx,
6xx |
|
Furnizori - facturi nesosite |
4428 |
|
|
TVA neexigibilă |
|
|
Primirea facturii:
408 |
= |
401 |
Furnizori - facturi nesosite |
|
Furnizori |
Și înregistrarea TVA deductibilă
4426 |
= |
4428 |
TVA deductibilă |
|
TVA neexigibilă |
Despăgubiri, amenzi şi penalităţi, aferente perioadei curente:
6581 |
= |
401 |
Despăgubiri, amenzi și penalități |
|
Furnizori |
Despăgubiri, amenzi şi penalităţi, datorate, aferente perioadelor anterioare:
1174 |
= |
401 |
Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile |
|
Furnizori |
Diferenţele nefavorabile din evaluarea datoriilor în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute:
665/668 |
= |
401/404/462/408 |
Cheltuieli din diferenţe de curs valutar/Alte cheltuieli financiare |
|
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Creditori diverși/ Furnizori - facturi nesosite |
Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei, în funcţie de cursul unei valute:
401/404/408/462 |
= |
765/768 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Furnizori - facturi nesosite/Creditori diverși |
|
Venituri din diferenţe de curs valutar/Alte venituri financiare |
Achitarea datoriilor:
401/404/462 |
= |
512/ 531/ 541/ 542 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Creditori diverşi |
|
Conturi curente la bănci/ Casa/ Acreditive/ Avansuri de trezorerie |
Plata facturii în cazul în care societatea aplică mecanismul plăţii defalcate a TVA:
401/404 |
= |
% |
Furnizori/Furnizori de imobilizări |
|
5121 |
|
|
Conturi la bănci în lei |
|
|
5126 |
|
|
Conturi la bănci în lei - TVA defalcat |
Plata prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):
401/404/462 |
= |
403 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Creditori diverşi |
|
Efecte de plătit |
Plata prin produse proprii:
411 |
= |
% |
Clienți |
|
701 |
|
|
Venituri din vânzarea produselor finite, produselor agricole şi a activelor biologice de natura stocurilor |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Și:
711 |
= |
345 |
Venituri aferente costurilor stocurilor de produse |
|
Produse finite |
Compensarea cu datoria:
401/404/462 |
= |
411 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Creditori diverşi |
|
Clienți |
Datorii prescrise, scutite sau anulate:
401/404/462 |
= |
7588 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări/Creditori diverşi |
|
Alte venituri din exploatare |
Reduceri financiare primite:
401/404 |
= |
767 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări |
|
Venituri din sconturi obţinute |
Reduceri comerciale primite ulterior facturării:
401/404 |
= |
609 |
Furnizori/Furnizori de imobilizări |
|
Reduceri comerciale primite |
Reducerile comerciale primite ulterior facturării aferente stocurilor care mai sunt în gestiune.
401 |
= |
% |
Furnizori |
|
301 - minus |
|
|
Materii prime |
|
|
4426- cu minus |
|
|
TVA deductibilă |
Xxxxxxxx responsabile
Directorul financiar contabil:
organizarea şi conducerea contabilităţii;
verificarea articolelor contabile aferente înregistrării, evaluării, stingerii datoriilor;
urmărirea respectării prezentei proceduri;
urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate:
primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;
contabilizarea operaţiunilor privind înregistrarea datoriilor, evaluarea, stingerea;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.
Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de .................. .