Contract 2022/347170
Cerere oferta
privind atribuirea contractului de achizitie servicii audit financiar
Contract 2022/347170
Stimata doamna, stimate domn,
Prin prezenta va rugam sa ne transmiteti oferta dvs. de pret pentru atribuirea contractului de achizitie de servicii de audit financiar respectand specificatiile de mai jos:
• Parti contractante: The Care Hub SRL
• Denumire achizitie: Servicii de audit financiar
• Sursa de finantare: Mecanismul Financiar SEE 2014-2021, Programul ”SMEs Growth Romania
- Boost to Romanian Business sector: Business Growth in Start-ups - 2nd call”
• Justificarea necesitatii si oportunitatii achizitie: achizitionarea serviciilor de audit financiar este necesara in vederea atingerii obiectivelor si rezultatelor proiectului
• Procedura de atribuire: Achizitie directa
In conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achizitiile publice, sectiunea a 4-a, art 7, alin. (5) „Autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse sau servicii in cazul in care valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, este mai mica de 135.060 lei […]”
In conformitate cu prevederile HG nr. 359/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului- cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, Art. 43, alin. (1) „Autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse, servicii sau lucrari, in masura in care valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, este mai mica decat pragurile valorice prevazute la art. 7 alin. (5) din Lege” si alin. (3) „a) 100.000 lei pentru produse si servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrari, autoritatea contractanta poate achizitiona direct, fara a utiliza catalogul electronic sau anuntul prealabil, prin consultarea a minimum trei candidati; b) 70.000 de lei, autoritatea contractanta poate achizitiona direct pe baza unei singure oferte„ si alin. (4) Daca in urma consultarii prevazute la alin. (3) lit. a), autoritatea contractanta primeste doar o oferta valabila din punct de vedere al cerintelor solicitate, achizitia poate fi realizata.”
• Durata contractului: de la data semnarii pana la 31.05.2024, dar nu mai devreme de finalizarea auditului financiar corespunzator etapei finale
• Tip contract: achizitie servicii
• Modalitatea de atribuire: pretul cel mai scazut
• Data si limita de depunere a ofertelor: 20.04.2023, ora 18:00
• Adresa la care se transmit ofertele: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx cu titlul „INN Oferta servicii audit financiar – nume furnizor”
• Persoanele cu functie de decizie din partea achizitorului:
o Xxxxxx Xxxxxxxx – Director Proiect (The Care Hub SRL)
• Documentatia de atribuire:
o caiet de sarcini (Anexa 1),
o contractul de finantare si anexe
Pentru obtinerea contractului de finantare si anexe, va rugam sa ne comunicati intentia de a participa la achizitie pe adresa de email xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx si va vom transmite contractul de finantare si anexele.
• Conditii de plata: cu OP in termen de 30 zile de la data acceptarii facturii de plata
• Conditii de participare: auditor financiar certificat, potrivit prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
Toate cerintele din caietul de sarcini sunt minime si obligatorii. Ofertele care nu indeplinesc toate cerintele minimale vor fi declarate neconforme. Nu se accepta depunerea de oferte alternative. Nu se admit ofertele partiale din punct de vedere cantitativ si calitativ, ci numai ofertele integrale, care corespund tuturor cerintelor stabilite prin prezentul caiet de sarcini. Orice oferta care se abate de la cerintele minimale va fi considerata admisibila numai in conditiile in care aceasta asigura un nivel calitativ superior cerintelor minimale.
Oferta va contine:
• Prezentarea detaliata a modului de realizare a obiectului contractului prin care ofertantul va demonstra ca va tine cont de toate prevederile documentatiei de atribuire. Se va prezenta o sectiune dedicata personalului implicat in derularea contractului
• Propunerea financiara.
o Propunerea financiara va include
▪ Suma totala in lei, fara TVA
▪ Suma totala in lei, inclusiv TVA
▪ Suma defalcata pentru fiecare raport, fara TVA
• 4 x R_i (4 rapoarte intermediare)
• R_f (1 raport final)
o Propunerea financiara va fi prezentatata in lei.
o Perioada de valabilitatea a ofertei este de 30 zile
o Nu se accepta actualizarea pretului contractului
o La oferta de baza nu se accepta oferte alternative
o Oferta are caracter obligatoriu, lipsa formularului de oferta reprezinta lipsa ofertei, respectiv lipsa actului juridic de angajare in contract
• Referinte
o O lista de clienti, de preferinta (dar nu obligatoriu) auditati in cadrul Mecanismul Financiar SEE 2014-2021, Programul ”SMEs Growth Romania - Boost to Romanian Business sector: Business Growth in Start-ups - 2nd call”
o Cel putin 1 referinta (nume client, persoana contact, email, descriere colaborare) Xxxxxxxx primite dupa expirarea termenului de 20.04.2023 ora 18:00 nu vor fi luate in considerare.
Modificarea sau retragerea ofertei este posibila pana la data de 20.04.2023 ora 18:00. Ofertantul trebuie sa notifice partile contractante cu privire la modificarea ofertei sale. Pentru retragerea ofertei se va transmite o notificare scrisa la adresa de email xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Intocmit
Xxxxxx-Xxxxxx Digitally signed by
Xxxxxxxx
Xxxxxx-Xxxxxx Xxxxxxxx Date: 2023.04.06
14:29:17 +03'00'
Xxxxxx-Xxxxxx Xxxxxxxx, Director Proiect
Anexa 1. Caiet de sarcini
La cererea de oferta privind atribuirea contractului de achizitie servicii audit financiar
2022/347170
Informatii generale Descrierea proiectului
Obiectivul general al proiectului
Ne propunem să transformăm platforma noastră digitală proprie într-o platformă software-as-a- service (platformă SaaS), astfel încât să poată fi utilizată pe scară largă de alte agenții de îngrijire la domiciliu din Europa fără costuri inițiale de implementare, făcând-o foarte configurabilă și adaptabil la majoritatea nevoilor și modelelor de afaceri. Totodată, ne propunem să ne îmbunătățim tehnologia cu funcționalități inovatoare de inteligență artificială și învățare automată pentru a gestiona cunoscutele punctele nevralgice ale industriei în ceea ce privește conformitatea și riscul, precum și creșterea eficienței operaționale, în cele din urmă, oferind astfel vârstnicilor și îngrijitorilor o experiență de îngrijire mai bună.
Obiectul achizitiei
Achizitionarea de servicii de auditare externa in cadrul proiectului “Innovative AI-driven SaaS platform for home care agencies across Europe” – 2022/347170, in scopul auditarii tuturor activitatilor proiectului, a inregistrarilor si a conturilor acestuia, cu respectarea standardelor de audit in vigoare.
Planificarea activitatilor de audit
In vederea examinarii si evaluarii modului de implementare a proiectului “Innovative AI-driven SaaS platform for home care agencies across Europe” – 2022/347170 de catre coordonatorul de proiect The Care Hub SRL, auditorul va elabora urmatoarele rapoarte de audit, astfel:
• Cate 4 rapoarte de audit intermediare
• Cate 1 raport de audit final (30.04.2024), raport privind Constatarile Factuale cu privire la proiect, in care se verifica modalitatea de implementare a proiectui, raport care va insoti Raportul final
Graficul estimat privind rapoartele de audit, cu posibilitatea de decalare a rapoartelor intermediare:
• R1_i: pana la 30 apr 2023
• R2_i: pana la 31 iul 2023
• R3_i: pana la 31 oct 2023
• R4_i: pana la 31 ian 2024
• R5_f: pana la 30 apr 2024
Inaintea initierii misiunii de audit, Prestatorul serviciilor de audit va prezenta Beneficiarului, in vederea aprobarii, o propunere a formatului standard al raportului de audit, care sa contina capitolele raportului, precum si definirea indicatorilor urmariti de catre auditori in raport.
Activitatea va incepe imediat dupa semnarea contractului si va fi realizata de catre Auditor in colaborare cu managerul de proiect si responsabilul financiar.
Pe baza informatiilor puse la dispozitie de Beneficiar cu privire la proiectul ce urmeaza a fi auditat, va fi intocmit un plan de audit prin care se vor stabili obiectivele auditului si modul in care acestea vor fi indeplinite, precum si detalierea procedurilor ce urmeaza a fi realizate in etapa de executie.
Auditorul trebuie sa asigure documentarea si derularea activitatilor de auditare astfel incat raportul de audit, pentru fiecare etapa, sa fie finalizat la o data stabilita de comun acord impreuna cu Beneficiarul.
Descrierea serviciilor ce vor fi prestate
Auditorul va obtine, pe baza verificarilor, dovezi suficiente in vederea exprimarii unei opinii asupra realitatii, legalitatii si conformitatii cheltuielilor efectuate de Beneficiar.
Auditorul va mentiona in cuprinsul Raportului constatarilor factuale daca a avut acces nelimitat la informatii si documente si dacaprobele de audit obtinute sunt suficiente si adecvate pentru emiterea opiniei de audit.
Obtinerea unei suficiente intelegeri a proiectului si a termenilor si conditiilor Contractului de Finantare
Auditorul trebuie sa obtina o intelegere suficienta a termenilor si conditiilor Contractului de Finantare prin analiza acestuia si a anexelor sale precum si a celorlalte informatii relevante si prin verificari la Beneficiar.
Beneficiarul va pune la dispozitia Auditorului o copie completa a Contractului de Finantare, a anexelor sale si a actelor aditionale (semnate de catre Beneficiar).
Beneficiarul va pune la dispozitia Auditorului, in vederea verificarii, copii ale Rapoartelor de Progres intermediare/finale.
De asemenea, daca este cazul, Auditorul va acorda o atentie deosebita regulilor privind subcontractarea.
Daca Auditorul considera ca termenii si conditiile verificate nu sunt suficient de clare, acesta este obligat sa solicite clarificari de la echipa Innovation Norway/ Beneficiar.
Procedura de verificare a eligibilitatii cheltuielilor solicitate de catre Beneficiar Procedura generala
In aceasta etapa Auditorul va verifica daca:
• Cererile de rambursare a cheltuielilor sunt conforme cu conditiile Contractului de Finantare,
• Beneficiarul tine o evidenta contabila folosind conturi analitice distincte pentru Proiect, iar sistemul contabil utilizat este in conformitate cu legislatia nationalain vigoare,
• este posibila evaluarea eficienta si eficace a cheltuielilor cuprinse in Cererile de rambursare intermediare/finala,
• informatiile cuprinse in Cererile de rambursare a cheltuielilor se reconciliaza cu sistemul de contabilitate si inregistrarile Beneficiarului (ex. Balanta de verificare, inregistrari din conturile analitice si sintetice).
Conformitatea cheltuielilor cu bugetul proiectului
Auditorul efectueaza o verificare analitica a categoriilor de cheltuieli cuprinse in Cererile de rambursare intermediare/finala si va analiza daca:
• categoriile de cheltuieli din Cererile de rambursare corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului prevazut in Contractul de Finantare,
• cheltuielile efectuate au fost prevazute in bugetul proiectului,
• cheltuielile au fost efectuate in conformitate cu prevederile Contractului de Finantare,
• cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislatia nationala si comunitara,
• suma totala solicitata la plata de catre Beneficiar nu depaseste finantarea nerambursabila prevazuta in Contractul de Finantare,
• au fost efectuate modificari ale Bugetului proiectului prin transferuri intre liniile din cadrul aceluiasi capitol bugetar de cheltuieli eligibile si daca acestea au afectat scopul principal al proiectului/ au modificat valoarea totala eligibila a Proiectului.
Selectarea cheltuielilor pentru verificare Categorii si tipuri de cheltuieli
Categoriile de cheltuieli solicitate de Beneficiar in Cererile de rambursare a cheltuielilor sunt prezentate in formularul de buget pe urmatoarele categorii, ce sunt aprobate de catre innovation Norway.
ELIGIBLE COSTS IN EURO | |
Short description | |
1.1 Use Cases and Scenario Development | |
1.1. Salary senior resources | |
1.1 Salary junior resources | |
1.2 User needs, usability analysis and iterative user-centred co-design | |
1.2. Salary senior resources | |
1.2 Salary junior resources | |
1.3 System architecture and technical requirements | |
1.3. Salary senior resources | |
1.3. Salary software developers | |
2.1 Technical specifications analysis and design | |
2.1. Salary software developers (mid-level) | |
2.2 SaaS MVP development - salaries | |
2.2. Salary senior resources | |
2.2. Salary software developers | |
2.2 SaaS MVP development - subcontracting | |
Technology subcontracting (x.x XX design) | |
Translation subcontracting | |
Video production subcontracting | |
Project audit subcontracting | |
2.2 SaaS MVP development - data mining license | |
2.3 Technical validation process | |
2.3. Salary senior resources | |
2.3. Salary software developers | |
2.4 Technical support plan & implementation | |
2.4. Salary software developers | |
3.1 Set-up of the Technology Advisory Board (TAB) | |
3.1. Salary senior resources | |
3.2. Salary software developers | |
3.1 Set-up of the Technology Advisory Board (TAB) - consulting | |
1.3 System architecture and technical requirements - Salary senior resources OSINT Analytics | |
2.2 SaaS MVP development - Salary senior resources OSINT Analytics | |
3.1 Set-up of the Technology Advisory Board (TAB) - Salary senior resources OSINT Analytics | |
3.2 Coordination of involvement of participant SMEs | |
3.2. Salary senior resources | |
3.2. Salary junior resources | |
3.3 Pilot execution | |
3.3. Salary senior resources | |
3.3. Salary junior resources | |
3.4 Analysis and evaluation of results | |
3.4. Salary senior resources | |
3.4. Salary junior resources | |
4.1 Set-up of the Market Advisory Board (MAB) | |
4.1. Salary senior resources | |
4.1. Salary junior resources | |
4.2 Dissemination strategy & activities | |
4.2. Salary senior resources | |
4.2. Salary junior resources | |
4.2 Dissemination strategy & activities - travel costs | |
4.2 Dissemination strategy & activities - marketing | |
4.3 Commercialization strategy | |
4.3. Salary senior resources Founder | |
4.3. Salary senior resources | |
5.1 Project management |
5.1. Salary senior resources |
5.1. Salary senior resources ) |
5.1. Salary junior resources |
5.2 Overheads |
Verificarea cheltuielilor
Auditorul verifica cheltuielile si prezinta in Rapoartele de audit toate exceptiile care rezulta din aceasta verificare. In toate cazurile, Auditorul va evalua impactul financiar (estimat) al exceptiilor in termeni de cheltuieli neeligibile.
Auditorul va prezenta toate exceptiile gasite, inclusiv pe acelea carora nu le poate masura impactul financiar.
Auditorul va verifica daca pentru cheltuielile selectate se respecta urmatoarele criteriile:
Articolul 1. Eligibilitatea cheltuielilor Articolul 2. Exactitate si inregistrare Articolul 3. Realitatea cheltuielilor Articolul 4. Verificarea achizitiilor publice
Auditorul verifica si faptul ca documentele coresunzatoare cheltuielilor de proiect sunt conforme cu cerintele Innovation Norway xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/0-xxxxxxxxxx-- arkiv/eea-grants/1.-website-architecture/project- implementation/er_12_documents_for_type_of_expenses.pdf.
Elaborarea si prezentarea rapoartelor de audit
Activitatea de auditare a proiectului se va face in colaborare cu managerul de proiect si responsabilul financiar.
Raportul de audit trebuie sa respecte cerintele minime indicate de Innovation Norway: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/0-xxxxxxxxxx--xxxxx/xxx-xxxxxx/0.-xxxxxxx- architecture/project-implementation/er_11_audit_report_minimum_requirements.pdf
Raportul de audit trebuie sa fie:
a) complet, adica sa contina toate informatiile si argumentele pentru sustinerea indeplinirii obiectivelor auditului;
b) obiectiv, ceea ce presupune safie echilibrat, faradistorsiuni, pentru a nu crea suspiciuni privind credibilitatea si independenta auditorului;
c) accesibil, ceea ce presupune utilizarea unui limbaj cat mai clar si mai simplu pentru a fi usor de inteles de beneficiarii raportului. Trebuie sa fie fara echivoc, logic si sa nu ofere posibilitatea unor interpretari eronate. In cazul utilizarii unor termeni tehnici, de specialitate sau abrevieri, acestia se descriu distinct intr-un glosar de termeni;
d) concis, ceea ce presupune redactarea numai a aspectelor care reies din obiectivele auditului, evitandu-se detaliile, formularile si constatarile inutile;
e) constructiv, respectiv prezentare clara si echilibrata a tuturor aspectelor constatate, astfel incat sase evite repetarea unor probleme evidentiate de auditor in raportul de audit, ca de exemplu: erori, neregularitati si abateri de la legalitate si regularitate etc.;
f) oportun si competent, ceea ce presupune respectarea termenului de elaborare, fara intarzieri, in asa fel incat sa reflecte competenta si profesionalismul auditorului, precum si o activitate de audit de calitate;
g) convingator, ceea ce presupune prezentarea concludentasi exacta a rezultatelor auditului, iar concluziile si recomandarile din raport trebuie safie sustinute cu probe de audit suficiente si adecvate.
Raportul de audit final va insoti Raportul final al proiectului, iar rapoartele intermediare vor insoti Cererile de rambursare.
Informatii referitoare la studiile, pregatirea profesionala si calificarile expertilor desemnati de prestatorul de servicii pentru indeplinirea contractului
Pot participa Ia prezenta achizitie operatorii economici persoane fizice sau persoane juridice care detin autorizatie (persoane juridice) sau certificat (persoanele fizice) emise de catre Camera Auditorilor Financiari din Romania din care sa rezulte calitatea de auditor financiar.
Autorizatiile sau certificatele trebuie sa fie vizate si in termen de valabilitate.
Personal minim solicitat: un auditor financiar autorizat.
Ofertantii vor face dovada ca dispun de personal autorizat ca auditor financiar prezentand pentru persoanele propuse, urmatoarele documente :
copie cu mentiunea ”conform cu originalul”;
• auditorul sa fie inscris in Registru auditorilor financiari activi, intocmit de Camera Auditorilor Financiari din Romania si inregistrata fiscal in Romania;
• sa detina Certificat de atestare a calitatii de auditor financiar eliberat de CAFR - se va prezenta
in copie cu mentiunea ”conform cu originalul”;
• Declaratia pe propria raspundere a auditorului financiar din care sa rezulte ca nu a fost sanctionat in ultimii 3 ani de catre Departamentul de monitorizare si competenta profesionala a CAFR.