LIFE18 NAT/RO/001082
LIFE18 NAT/RO/001082
CAIET DE SARCINI (Specificații tehnice)
În vederea atribuirii contractului de achiziție publică având ca obiect:
Cod CPV | Descriere RO |
79800000-2 | Servicii tipografice și servicii conexe |
1. DATE GENERALE
Proiect: Crearea unei zone de salbaticie in sudul Muntilor Carpati, Romania - LIFE18 NAT/RO/001082 Beneficiar: Fundatia Conservation Carpathia, Calea Feldioarei, Nr. 27, Xxxxxx, XX
Obiect: servicii de producție și promovare a unui album foto (Coffee table book)
Valoarea totala estimata a contractului: 328371 lei fara TVA.
Procedura de achizitie: achizitie directa, cu solicitarea de oferte si publicarea anuntului privind demararea procedurilor de achizitie publica pe website-ul Carpathia.
2. DATE TEHNICE
Descriere | Valori/cerere |
Dezvoltare concept album foto | Realizarea conceptului pentru albumul foto, in termen de zece zile de la semnarea contractului, avand in vedere 3 teme distincte: ● Fauna sălbatică și păsările din Munții Făgăraș ● Oamenii din Munții Făgăraș ● Pădurile virgine din Munții Făgăraș. Secțiunea dedicată oamenilor Munților Făgăraș trebuie să cuprindă portrete (foto și text) ale oameni reprezentativi, care au o conexiune cu natura Munților Făgăraș (pot desfășura activități tradiționale montane, activități de eco-turism). Materialele trebuie să acopere întreg lanțul Munților Făgăraș, respectiv partea de Nord și |
FUNDAȚIA 1/6
CONSERVATION CARPATHIA
Calea Feldioarei nr. 18
Brașov – România 500450
Fax: x00 000 00 00 00 xxxx@xxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxx.xxx
LIFE18 NAT/RO/001082
partea de Sud. Secțiunea trebuie să cuprindă cel puțin 20 oameni reprezentativi pentru comunitate. Imaginile cu păduri virgine trebuie să respecte un brief realizat împreună cu echipa fundației și să surprindă caracteristicile unei astfel de păduri: varietate de specii de arbori, deschidere în coronament și regenerare a solului forestier, vârsta și dimensiunile arborilor, varietatea de ciuperci și mușchi etc. | |
Realizare imagini fotografice in teren | În perioada septembrie – decembrie 2023 se vor realiza imagini fotografice care sa respecte conceptul albumului, cu precadere pe Oamenii din Munții Făgăraș și Pădurile Virgine din Munții Făgăraș. Fundația Conservation Carpathia va pune la dispoziție prestatorului 50% dintre fotografii, având subiect Fauna Sălbatică și păsările din Munții Făgăraș, rezultate din workshopurile foto realizate în cadrul proiectului LIFE18 NAT/RO/001082 |
Realizare continut album foto | În perioada ianuarie – martie 2024 vor fi realizate textele bilingve (română-engleză) care se vor însoți fiecare capitol din albumul foto. |
Realizare grafica album foto | În perioada aprilie - mai 2024 se va realiza machetarea albumului, conform conceptului agreat. |
Productie album foto Producti a 20 de panouri | Va fi tiparit albumul in 2000 de exemplare cu urmatoarele specificatii tehnice: Dimensiuni: 29*28 cm 264 pagini interior 4+4 130 gramaj interior/150 gramaj coperta coasere cu ață, cotor drept, capitalband alb/color, plastifiere mată Pentru a amplifica mesajul despre valoarea culturală și naturală a Munților Făgăraș, fiecare album trebuie să conțină câte 5 cartoline tip carte poștală, cu imagini reprezentative din album. Data predării albumelor: 1 iulie 2024 Producția 20 de panouri expoziționale cu imagini din album, printate pe suport forex (placă pvc expandat) • dimensiuni 1000mm x 700mm • realizate color cu tehnica de print fotografic de • calitate panouri rezistente pentru exterior, cu protecție UV |
Strategia de comunicare | În februarie 2024, se va prezenta strategia de comunicare pentru promovarea albumului. |
LIFE18 NAT/RO/001082
Aceasta va include: • 1 eveniment de lansare la București – în cadrul evenimentului vor participa reprezentanți ai presei naționale, creatori de conținut, oficialități, fotografi, artiști. Min 20 de participanți (costul trebuie să includă închiriere locație, media relations pentru conferința de presă, catering, organizare). • 2 evenimente-expoziții în comunități cu vernisaj • Campanie de promovare în digital | |
Evenimente de lansare si promovare a albumului | • 1 evenimentul de lansare va fi realizat în luna iulie 2024 • 2 evenimente-expoziții locale se vor realiza în perioada august - octombrie2024 Organizarea unei expozitii, folosind suportul expozițional al Fundației Conservation Carpathia. Oferta trebuie sa includa doar transportul, montarea demontarea expoziției [cost transport Brașov –Rucăr, Rucăr-Nucșoara Argeș, Nucșoara – Brașov] |
Experienta obligatorie | -copywriter cu experienta de cel putin 5 ani in realizarea materialelor comunicare - art director cu experienta de cel putin 5 ani in realizarea materialelor comunicare - cel putin un fotograf specializat pe fotografia de oameni si/sau natura salbatica cu experienta de cel putin 3 ani - project manager cu experienta de cel putin 5 ani in realizarea materialelor comunicare - specialist PR cu experiență cel puțin 5 ani în campanii de lansare si promovare |
3. DEPUNEREA OFERTEI
Oferta va conţine Propunerea tehnică şi Propunerea financiară.
Propunerea tehnică va trata aspectele de la punctul 2 şi va conţine:
1. Concept creativ, scurtă abordare asupra dezvoltării conceptului albumului și a campaniei de lansare si promovare. Acestea se vor realiza pentru a vedea înțelegerea corectă a proiectului, experiența furnizorului și capacitatea sa de a gestiona un astfel de proiect. Restul materialelor solicitate în specificațiile tehnice se vor trimite conform graficului prezentat.
Anexat propunerii financiare se va atașa o prezentare a expertilor cheie implicați în realizarea serviciilor dezvoltare și productie album foto (Coffee table book), astfel:
● copyrighter cu experienta de cel putin 5 ani in realizarea materialelor Comunicare/PR. Se va atașa CV-ul
● art director cu experienta de xxx xxxxx 5 ani in realizarea materialelor Comunicare/PR. Se va atașa CV-ul.
● xxx xxxxx un fotograf specializat pe fotografia de oameni si/sau natura salbatica cu experienta de cel xxxxx 5 ani. Pentru îndeplinirea cerinţei se va prezenta link către portofoliul acestuia.
● project manager cu experiență de minim 5 ani în domeniul comunicării. Pentru îndeplinirea cerinţei se va atașa CV-ul
LIFE18 NAT/RO/001082
● specialist PR cu experiență cel puțin 5 ani în campanii de comunicare. Pentru îndeplinirea cerinţei se va atașa CV.
2. Totodată, în continuarea prezentării se va menționa experiența concretizată în numărul de proiecte/contracte la nivelul cărora a îndeplinit același tip de activități sau activități similare celor pe care urmează să le îndeplinească în viitorul contract (denumire proiect/contract, activitatea îndeplinită).
3. Propunerea financiară se va prezenta conform formularului de ofertă (decide ofertantul asupra formatului). Oferta financiară va fi exprimata în lei, fără TVA, are caracter ferm și obligatoriu, din punctul de vedere al conținutului ofertei, pe toată perioada de valabilitate a ofertei, sub sancțiunea respingerii acesteia.
NOTE:
1) Ofertantul câștigător va asigura asistenţă tehnică autorităţii contractante atât pe parcursul desfăşurării procedurii de achiziţie în vederea încheierii contractului de servicii, cât şi pe perioada execuţiei serviciilor. Documentaţia va avea un nivel de acurateţe cât mai ridicat, astfel încât pe parcursul execuţiei serviciilor să fie necesare cât mai puţine ajustări.
4. TERMENE
Durata de derulare a contractului: intră în vigoare la data semnării şi este valabil până la data semnării procesului verbal la terminarea serviciului aferente activităţii din proiect, respectiv 1.11.2024.
5. RECEPŢIE ŞI MODALITĂŢI DE PLATĂ
31
Livrabilele vor fi predate achizitorului conform termenului de predare al serviciilor, cand se va întocmi un proces verbal de recepţie parţială, iar la finalul contractului, respective 30.11. 2024, se va întocmi procesul verbal de recepţie finală a serviciilor.
Autoritatea contractantă va efectua plățile după următorul calendar:
• septembrie 2023 - plata parţiala în cuantum de 15%;
• mai 2024 - la momentul recepționării design-ului albumului, cuantum de 35%
• iulie 2024 – după evenimentul de lansare a albumului, cuantum de 25%
• noiembrie 2024 – la finalizarea celor două expoziții și predarea raportului final, 25%
Autoritatea contractantă, în termen de maxim 15 zile de la predarea livrabilelor (procese verbale de recepţie a serviciilor prestate) de către prestator, va întruni comisia de recepţie şi va formula observaţii cu privire la documentaţia predată.
Prestatorul va răspunde solicitărilor de remediere ale achizitorului în maxim 15 zile de la primirea obiecţiunilor. Autoritatea contractantă va avea la dispoziţie încă 10 zile lucrătoare pentru a analiza livrabilul
LIFE18 NAT/RO/001082
xxxxxx reviziei şi pentru a accepta livrabilul final. Livrabilele vor fi considerate recepţionate odată cu semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă şi calitativă a serviciilor prestate.
Factura, reprezentând contravaloarea serviciilor prestate, va fi comunicata Fundatiei Conservation Carpathia, după semnarea procesului verbal de recepţie fie parțial, fie final şi va fi achitată de către autoritatea contractantă după ce fondurile au fost virate în contul autorității contractante, de către finantatorul proiectului.
Plata se va realiza numai pentru documentaţiile întocmite, predate şi recepţionate pe baza procesului-verbal de recepţie semnat fără obiecţiuni de către achizitor, după ce fondurile au fost virate în contul autorității contractante, de către finantatorul proiectului. Factura se depune după semnarea procesului verbal de recepţie a serviciilor.
6. ATRIBUIREA CONTRACTULUI
Criteriul de atribuire este prețul cel mai scăzut, cu respectarea în integritate a condițiilor tehnice solicitate.
7. INSTRUCȚIUNI PENTRU ÎNAINTAREA OFERTELOR
Ofertele se vor trimite prin e-mail în format pdf la adresa x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx sau prin poștă până la data de 18 septembrie 2023, ora 10.00, la Calea Feldioarei nr. 27, Brașov
Ofertele trebuie să conțină două secțiuni: secțiunea financiară și documentele tehnice.
Documentele financiare trebuie să conțină:
1. Propunerea financiară care conține următoarele elemente:
• Detaliile furnizorului;
• Prețul solicitat pentru îndeplinirea ofertei (în lei fără tva)
• Data de expirare a ofertei financiare
2. Certificat de înregistrare, copie certificată pentru conformitate;
3. Certificat constatator în termen de valabilitate;
Documentele tehnice trebuie să conțină:
1. Propunerea tehnică, care conține:
• Descrierea serviciilor pe care le va realiza (concept creativ al albumului fotografic, scurtă abordare asupra dezvoltării albumului și a campaniei de promovare pentru Coffe Table Book)
• Portofoliul reprezentativ
• Documentele care să ateste experiența echipei
2. Agreerea modelului de contract propus prin semnarea sa;
LIFE18 NAT/RO/001082
Departament Comunicare, Xxxxxxxx Xxxxx
Manager Proiect, Xxxxxx Xxxxx
Departament juridic, Xxxxx Xxxxxxxxx
Director executiv,
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx-Fuerpass