CAIET DE SARCINI
Aprob, DIRECTOR OCPI ILFOV
Xxxxxxxx Xxxxxxxx XXXXX
CAIET DE SARCINI
”Consultare a pietei cu privire la depozitare si servicii arhivistice pentru o parte a fondului arhivistic al Oficiului de Cadastru si Publicitate Imobiliară Ilfov”
1. DATE GENERALE
1.1. Denumirea autorităţii contractante
Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliară Ilfov; Adresa: Şos. Xxxxx X. Xxxxxxxx, Nr. 00, Xxxxxx 0, Xxx poştal 11347, Bucureşti, România; Telefon: (x0000) 000 00 00;
(x0000) 000 00 00; (x0000) 000 00 00; (x0000) 000 00 00; Fax: (x0000) 000 00 00; e-
mail: xx@xxxxx.xx, xxxxxxxx.xx@xxxxx.xx ; xxx.xxxxx.xx
1.2. Denumirea serviciilor
Consultare a pietei cu privire la depozitarea unei părti a fondului arhivistic al Oficiului de Cadastru si Publicitate Imobiliară Ilfov. Pentru preluarea documentelor sunt necesare si operatiuni arhivistice premergătoare (constituirea unitătilor arhivistice, inventarierea acestora), scanarea acestora în perioada de depozitare si curieratul pentru documentele solicitate de beneficiar.
2. DATE TEHNICE PRIVIND SITUATIA ACTUALĂ A ARHIVEI
• Documente arhivă publicitate imobiliară, documentatii cadastrale etc., aproximativ 1.743 ml arhivă, sunt depozitate provizoriu într-o constructie închiriată, pe rafturi si în cutii cu dimensiunile L 50,5 cm x l 26,5 cm x H 34 cm. Documentele sunt prelucrate astfel:
- anii 1999÷2001 – 77 ml publicitate imobiliară (prelucrate arhivistic, nu sunt scanate);
- anii 2002÷2004 si 2009 – 416 ml publicitate imobiliară (neprelucrate arhivistic, nu sunt
scanate);
- anii 2005÷2008 – 1090 ml publicitate imobiliară (neprelucrate arhivistic, partial scanate, cca. 20% din totalul documentelor);
- anii 1999÷2007 – 160 ml documentatii cadastrale (neprelucrate arhivistic, nu sunt scanate), asezate în bibliorafturi.
• Documente de publicitate imobiliară din arhivă, aproximativ 976 ml arhivă sunt depozitate în două încăperi din constructia anexă, majoritatea în dosare puse pe rafturi metalice fixe si mobile, iar o mică parte în cutii cu dimensiunile L 50,5 cm x l 26,5 cm x H 34 cm:
- an 2015 – 550 ml publicitate imobiliară (neprelucrate arhivistic, partial scanate, cca. 10% din totalul documentelor);
- an 2016 – 426 ml publicitate imobiliară (neprelucrate arhivistic, partial scanate, cca. 50% din totalul documentelor).
3. SERVICII SOLICITATE
Se vor prezenta solutii tehnice si estimări valorice privind:
3.1. Preluarea documentelor
Documentele vor fi preluate de la beneficiar de către operatorul economic/prestator pe bază de proces-verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii ambelor părti si a unui grafic lunar de preluare. Documentele vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate puse la dispozitie de către acesta, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS.
3.2. Prelucrarea arhivistică a documentelor:
a) Ordonarea dosarelor/bibliorafturilor
Dosarele/bibliorafturile preluate de la beneficiar vor fi ordonate cronologic, conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului si consemnate într-un plan metodic de lucru semnat de reprezentantii xxxxxxx xxxxx. Vor fi utilizate Nomenclatoarele arhivistice aprobate de către ANCPI/OCPI(Nomenclatorul arhivistic aprobat prin Decizia Directorului O.C.P.I. Ilfov nr. 279/18.09.2006, Nomenclatorul arhivistic al Oficiilor de Cadastru si Publicitate Imobiliară aprobat prin Ordinul Directorului General A.N. C. P. I. nr. 581/30.08.2007, Nomenclatorul arhivistic cadru al Oficiilor de Cadastru si Publicitate Imobiliară aprobat prin Ordinul Directorului General A.N.C.P.I. nr. 375/12.08.2009 si Nomenclatorul arhivistic-cadru al Oficiilor de Cadastru si Publicitate Imobiliară aprobat prin Ordinul Presedinte-Director General A.N.C.P.I. nr. 897/22.07.2011).
Nu se va schimba ordinea documentelor în interiorul dosarelor /bibliorafturilor preluate de la beneficiar.
b) Constituirea unitătilor arhivistice
Documentele sunt introduse în dosare, constituite în unităţi arhivistice pe baza
numărului de înregistrare primit la intrarea în O.C.P.I. Ilfov.
Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic (cod de bare).
Documentele cuprinse în dosare vor fi numerotate, legate în copertile dosarelor originale, cu păstrarea înscrisurilor de pe acestea, iar datele prevăzute în legislatia arhivistică (denumirea beneficiarului; denumirea compartimentului creator; numărul dosarului si anul; continutul pe scurt al unitătii arhivistice; numărul de file si numărul volumului (dacă este cazul); datele extreme; termenul de păstrare) se vor înscrie pe o etichetă adezivă, aplicată pe copertă, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
Se asigură de către prestator coperţile de carton, cutiile de arhivă (din carton CO III, dimensiuni maxime 38 cm x 32 cm x 27 cm) în care vor fi depozitate documentele si toate materialele necesare serviciilor de prelucrare a arhivei(legării documentelor, înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă etc.).
c) Inventarierea dosarelor
Dosarele constituite si documentele grupate în dosare/bibliorafturi, ordonate pe compartimente, ani si termene de păstrare, vor fi supuse operaţiunii de inventariere.
Inventarele vor cuprinde toate unitătile arhivistice cu acelasi termen de păstrare, create în cursul unui an de către un compartiment, conform criteriului de ordonare stabilit initial.
Dosarele care cuprind acte din mai multi ani se vor inventaria la anul de început, mentionându-se în inventar datele extreme.
La finalizarea serviciilor de arhivare, se vor preda inventarele arhivistice pe suport de hârtie si CD, iar receptia acestora se va consemna într-un proces – verbal.
3.3. Depozitarea documentelor pe o perioadă de minim 2 ani, cu posibilitate de prelungire
Depozitele asigură permanent toate condiţiile de păstrare şi conservare a
documentelor. Depozitele vor avea în dotare cel putin următoarele elemente:
- sistem de pază şi acces pe baza cartelelor magnetice;
- sistem antiefracţie;
- senzori de mişcare şi fum;
- sistem de supraveghere video cu înregistrare permanentă;
- staţie automată de monitorizare (cu transmisie GSM) pentru măsurarea temperaturii şi umidităţii.
Totodată, în interiorul acestora se vor efectua acţiuni periodice de eliminare a agenţilor patogeni şi a microorganismelor, ciupercilor.
Odată intrate în depozitul de arhivă, documentele solicitate de beneficiar pot fi puse la dispoziţia acestuia, fizic sau virtual, în timp util.
Documentele solicitate fizic de către beneficiar, pentru consultare, sunt transportate la sediul acestuia de către prestator, în mod operativ (maxim 3 ore de la momentul solicitării) şi condiţii de siguranţă.
Operatorul economic/prestatorul trebuie sa detină Autorizatie de functionare prin care este abilitat să presteze servicii de prelucrare arhivistică a documentelor si Autorizatie de functionare prin care este abilitat să presteze serviciul arhivistic de păstrare si conservare a documentelor, eliberate de către Arhivele Nationale sau de către serviciile judetene/ Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, după caz.
3.4. Servicii solicitate pe perioada de depozitare a documentelor: gestionarea si curieratul pentru documentele solicitate de beneficiar
Fondul arhivistic intră în gestiune, cu parcurgerea următoarelor etape:
3.4.1. Întocmirea evidentei dosarelor/bibliorafturilor
Întreaga cantitate de dosare/bibliorafturi va fi supusă operaţiunii de luare în evidentă.
Astfel, continutul fiecărui dosar/biblioraft va fi trecut într-o bază de date structurată pe
compartimente si ani.
Fiecărui dosar/biblioraft i se va atribui un cod de identificare unic (cod de bare) si un
număr de ordine în conformitate cu pozitia sa în baza de date.
După luarea în evidentă, dosarele/bibliorafturile vor fi introduse în cutii de arhivă. Pe cutii vor fi aplicate coduri de bare si vor fi lipite etichete cu mentiunea: denumirea creatorului, denumirea compartimentului, numerele de ordine ale dosarelor/bibliorafturilor.
3.4.2. Pregătirea în vederea gestionării
Gestionarul depozitului va verifica conţinutul cutiilor pe baza inventarelor arhivistice/ evidentelor întocmite de prestator şi va prelua în gestiune fondul arhivistic pe baza unui proces a verbal de predare-primire.
Organizarea fondului arhivistic în incinta locaţiei destinate depozitării conform Legii nr. 16/1996, republicată. Aşezarea cutiilor pe raft se va face ţinând cont de sistemul de ordonare folosit pentru fondul arhivistic respectiv şi de numărul de ordine al cutiei.
3.4.3. Gestionarea arhivei pe durata depozitării
Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate vor fi parcurse următoarele etape:
- Întocmirea Ghidului de raft
- Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (registru de gestiune al inventarelor si documentelor unui fond arhivistic aflate în depozit)
- Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit la solicitarea beneficiarului prin crearea şi completarea Registrului de depozit
- Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control (înlocuieste dosarul pe
perioada când acesta se afla la beneficiar pentru consultări). Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări:
- Verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate
pentru conservarea documentelor
- Verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului
în depozit
- Verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii)
- Monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică).
3.4.4. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate (în formă fizică) de către beneficiar:
- Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un dosar/cutie, menţionând datele de
identificare ale acestora din inventar;
- Prestatorul identifică cutia/dosarul şi operează ieşirile din depozit în Registrul de depozit şi introduce Fişa de control în locul cutiei/dosarului ce urmează a părăsi depozitul;
- Prestatorul organizează transportul şi predarea dosarului/cutiei pe bază de proces verbal
de predare-primire, în interval de 3 (trei) ore de la primirea solicitării;
- Beneficiarul notifică prestatorul când dosarul/cutia poate fi rearhivată;
- Prestatorul organizează transportul şi preia dosarul/cutia pe bază de proces verbal de
predare-primire;
- Prestatorul rearhivează dosarul/cutia şi actualizează Registrul de depozit.
- În caz de urgentă, dacă solicitarea beneficiarului este făcută până la ora 13:00, livrarea documentelor se va face în aceeasi zi. Dacă solicitarea este primită după ora 13:00, livrarea se va face a doua zi.
3.5. Scanarea şi transmiterea electronică a documentelor
Pe baza evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document, menţionează numărul cutiei şi datele de identificare a documentului. Prestatorul identifică documentul îl scanează, îl trimite prin email în interval de 1(unu) ore de la primirea solicitării si menţionează/evidenţiază comanda în Registrul de depozit.
La solicitarea beneficiarului, prestatorul transmite o copie a solicitărilor primite, situaţiei intrărilor-ieşirilor de documente/dosare/cutii din depozit şi a numărului de transporturi efectuate.
Periodic prestatorul va transmite beneficiarului o situaţie a documentelor/ dosarelor/cutiilor ieşite din depozit la solicitarea acestuia şi nereturnate.
Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga logistică care stă la bază organizării managementului documentelor.
Se va avea în vedere si varianta punerii la dispozitie de către prestator a unui spatiu birou, racordat la utilităti, în care beneficiarul să-si desfăsoare activitatea de scanare independentă si de transmitere a datelor scanate la sediu cu personal propriu si utilizând tehnica proprie (scaner, statie de lucru PC).
Se va prezenta ca solutie alternativă scanarea tuturor documentelor (conversia documentelor din format fizic în format digital).
Documentele se digitizează (scanează) faţă/verso (dacă e cazul), alb-negru (format PDF multipagină) sau color, după caz. Pentru formatele A4 se va folosi rezoluţia 300 dpi, iar pentru documentele legate (tip carte, opise , registre, etc) sau cu formate mai mari (A3) - rezolutii mai mari – cuprinse între 300-600 dpi. În funcţie de starea documentelor şi de importanţa lor se stabileşte rezoluţia de scanare. După verificarea documentelor scanate, acestea se asamblează în entităţi logice, arhivabile electronic, în format final.
4. CERINTE SPECIALE
Autoritatea contractantă permite vizitarea locatiilor unde sunt depozitate în prezent documentele Oficiului de Cadastru si Publicitate Imobiliară Ilfov, astfel încât orice operator economic interesat, să poată obţine informaţii complete şi relevante pentru elaborarea ofertei tehnico-financiare.
Programarea vizitării sediului se poate efectua prin intermediul Biroului Arhivă, persoană de contact Xxxxxx XXXXXXXX, telefon fix 021/000.00.00, int. 172, telefon mobil 0000.000.000, e-mail xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx