Programul SĂNĂTATE
Programul SĂNĂTATE
2. Modificări și completări la contractul de finanțare
Procesul de monitorizare a proiectelor de către AM/OI, se realizează prin:
a) VERIFICAREA RAPOARTELOR DE PROGRES disponibile în aplicaţia informatică MySMIS2021/ SMIS2021+ şi a documentelor justificative care însoţesc raportul de progres.
⮚ Raportul de progres se generează prin sistemul informatic MySMIS2021/SMIS2021+ de către beneficiar şi se transmite trimestrial, în termen de 30 de zile de la finalizarea perioadei de raportare.
⮚ Beneficiarul trebuie să completeze fiecare secțiune, punct și subpunct ale raportului cu informațiile solicitate în formatul de raport, date aferente perioadei raportate si va anexa documente doveditoare (ex. avize, autorizații, acte adiționale, documente care să ateste realizarea unor indicatori – Procese verbale, liste de prezență, fotografii, etc).
⮚ În cazul proiectelor de infrastructură și al proiectelor care presupun execuție de lucrări, beneficiarul va încarca și Rapoartele emise de Supervizor/Inginer/Diriginte de șantier/Consultanți, precum și jurnalul de șantier, procesele verbale de lucrări ascunse, fazele determinante ale lucrărilor, fișele de pontaj, graficele de lucrări, rapoartele de activitate și alte documente justificative.
1. Monitorizarea proiectului
a) Verificarea rapoartelor de progres
• Beneficiarul va prezenta documente care să susțină:
⮚ Respectarea principiilor orizontale și temelor secundare – prin activitățile propuse în cadrul proiectului, beneficiarul va asigura, până la finalul perioadei de implementare, îndeplinirea măsurilor referitoare la temele orizontale, în conformitate cu obligațiile asumate prin cererea de finanțare/declarația unică şi contractul de finanțare. În acest sens, se va completa la fiecare raport de progres, punctul 15. Principii orizontale și teme secundare (subpunctele 15.1, 15.2, 15.3, 15.4, 15.5, 15.6);
Atingerea temelor orizontale (dezvoltare durabilă, promovarea egalității de șanse și nediscriminării și a egalității de gen) este obligatorie pentru toate proiectele finanțate prin Programul Sănătate
⮚ Respectarea aspectelor de mediu, aplicarea principiului DNSH și imunizarea la schimbările climatice – aspecte obligatorii pentru toate investițiile finanțate din PS. Astfel, beneficiarul va avea în vedere analiza și centralizatorul DNSH aferente PS. OI/AM va verifica respectarea celor asumate de către beneficiar prin declarația unică (de ex. creșterea performanței energetice se verifică prin certificatul de performanță energetică emis după finalizarea lucrărilor). În acest sens, se va completa la fiecare raport de progres, punctul 15. Principii orizontale și teme secundare (subpunctele 15.7, 15.8);
1. Monitorizarea proiectului
Procesul de monitorizare a proiectelor de către AM/OI, se realizează prin:
b) VIZITE DE MONITORIZARE care se vor desfășura pe teren, la beneficiarii proiectelor, atât în perioada de implementare, cât şi postimplementare. Aceastea pot fi:
⮚ vizite la faţa locului pe parcursul implementării – sunt vizite efectuate în perioada de implementare a proiectului, realizate de echipe mixte (ofiter monitorizare/expert verificare achiziții/expert autorizare), conform punctajelor obținute prin aplicarea analizei de risc aprobata la nivelul AM.
⮚ vizite la fața locului speciale de tip ad-hoc – sunt vizite efectuate în perioada de implementare a proiectului și ex-post – dacă apar situații care pot afecta desfășurarea proiectului, dacă beneficiarul nu transmite la termen raportul de progres/raportul privind caracterul durabil al proiectului, dacă apar discrepanțe majore între documentele transmise de beneficiar sau dacă se modifică locația de implementare a proiectului.
⮚ vizite ex-post - ofițerii de monitorizare vor efectua pentru toate proiectele aflate în durabilitate cel puțin o vizită la fața locului până la finalizarea perioadei de durabilitate, din care obligatoriu una în ultimul an de durabilitate.
Raportul de vizită se elaborează de reprezentantii AM/ OI, prin sistemul informatic MySMIS2021/ SMIS2021, în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale şi se generează în termen de 10 zile lucrătoare de la data vizitei efectuate la faţa locului
Procesul de monitorizare a proiectelor de către AM/OI, se realizează prin:
c) URMĂRIREA ŞI VALIDAREA ÎNDEPLINIRII INDICATORILOR DE ETAPĂ DIN PLANUL DE MONITORIZARE a proiectului, pe baza documentelor justificative transmise de către beneficiar:
⮚ Indicatorii de etapă sunt incluși în planul de monitorizare a proiectului, anexă la contractul de finanțare.
⮚ Pe baza indicatorilor de etapă se monitorizează şi se evaluează progresul implementării proiectului în vederea atingerii obiectivelor şi ţintelor finale ale indicatorilor de realizare şi de rezultat prevăzuţi în cererea de finanţare.
⮚ Termenul de raportare pentru un indicator de etapă este de 5 zile lucrătoare de la termenul prevăzut în planul de monitorizare pentru realizarea acestuia. Beneficiarul încărcă documentele justificative care probează îndeplinirea indicatorului, iar AM/OI verifică şi confirmă îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea acestuia în termen de 5 zile lucrătoare de la data la care documentele trebuiau/au fost încărcate de către beneficiar.
c) Urmărirea şi validarea îndeplinirii indicatorilor de etapă din planul de monitorizare a proiectului, pe baza documentelor justificative transmise de către beneficiar:
• AM/OI are obligaţia de a monitoriza îndeplinirea indicatorilor de etapă şi sprijină beneficiarul pentru a identifica soluţii adecvate pentru îndeplinirea indicatorilor de etapă.
• În situaţia îndeplinirii cu întârziere a unui indicator de etapă, beneficiarul poate face dovada îndeplinirii acestuia, ulterior şi prin rapoartele de progres sau cu ocazia vizitelor de monitorizare, iar AM/OI, înregistrează în sistemul informatic MySMIS2021/SMIS2021+ îndeplinirea cu întârziere a acestui indicator de etapă.
• Neîndeplinirea unui indicator de etapă nu constituie implicaţiile unei nereguli sau a unei fraude.
În cazul nerealizării la termen a indicatorilor:
⮚ OI va notifica beneficiarul solicitând transmiterea documentelor justificative/dovedirea cauzelor obiective pentru nerealizarea la termen a indicatorilor de etapă, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea notificării.
⮚ OI va solicita beneficiarului transmiterea unui plan de acțiuni și măsuri în care va fi indicat modul de recuperare a întârzierilor, soluția prin care se va ajunge la îndeplinirea indicatorului de etapă nerealizat și noul termen pentru îndeplinirea acestuia.
Cu excepţia primului indicator de etapă, în cazul neîndeplinirii celorlalţi indicatori de etapă la termenele prevăzute în planul de monitorizare AM/OI, după caz, poate aplica următoarele măsuri:
o întreruperea termenului de plată pentru cererile de plată/prefinanţare/rambursare
până la îndeplinirea indicatorului de etapă;
o respingerea, în tot sau în parte, a cererii de plată/ prefinanţare/rambursare;
⮚ aplicarea unor penalităţi de întârziere, stabilite ca procent din valoarea cererii de plată/ prefinanţare/rambursare, în situaţia neîndeplinirii a 3 indicatori de etapă consecutivi din motive imputabile beneficiarului;
⮚ suspendarea implementării proiectului, până la încetarea cauzelor obiective
care afectează derularea activităților și atingerea indicatorilor de etapă;
⮚ rezilierea contractului de finanțare.
NOTĂ!
Sumele respinse de la plată în condițiile mecanismului specific indicatorilor de etapă pot fi incluse de beneficiar și resolicitate la plată, în condițiile îndeplinirii indicatorului asociat, în prima cerere de rambursare depusă după îndeplinirea respectivului indicator de etapă.
A. Modificarea contractului de finanțare prin ACT ADIȚIONAL:
⮚ Beneficiarul va transmite propunerea de modificare a contractului de finanțare către OI/AM, cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data la care se intenționează intrarea în vigoare a modificărilor solicitate, împreună cu toate documentele justificative necesare;
⮚ Actul adițional nu poate avea caracter retroactiv;
⮚ Procentul maxim al intensității ajutorului de stat (procentele de finanțare) trebuie păstrat în cazul suplimentării/reducerii bugetului proiectului. Orice modificare a Contractului de finanțare sau a Proiectului nu poate în nici un caz conduce la creșterea valorii finanțării nerambursabile și/sau a procentului pe care aceasta îl reprezintă din valoarea totală eligibilă a Proiectului specificată în cadrul Condițiilor generale. Modificarea valorii totale a proiectului se va putea realiza exclusiv prin contribuția proprie, prin majorarea valorii neeligibile a Proiectului;
⮚ Actele adiționale pentru prelungirea perioadei de implementare a proiectului nu se pot depune după expirarea perioadei de implementare;
A. Exemple care pot face obiectul unui ACT ADIȚIONAL:
a) Modificarea Planului de monitorizare a proiectului – va fi temeinic justificată, beneficiarul putând solicita decalarea anumitor termene pentru îndeplinirea indicatorilor de etapă;
b) Schimbarea locației de implementare a proiectului (este permisă doar la proiectele care nu prevăd lucrări);
c) Modificarea bugetului proiectului - fără a afecta obiectivul general/scopul proiectului, în cazul în care, pe perioada de implementare a Proiectului, se înregistrează diferențe între valoarea estimată a procedurilor de achiziție și valoarea atribuită;
d) Beneficiarul poate solicita modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului între categorii de cheltuieli peste limita a 10% din categoria de cheltuială din care se transferă, cu condiția respectării prevederilor din ghidul solicitantului, în limitele finanțării nerambursabile și a indicatorilor de proiect;
e) Prelungirea duratei de implementare a proiectului - Perioada de implemementare nu poate fi modificată, decât în limita maximă de 36 de luni, calculate de la data încheierii contractului de finanțare. Modificările asupra perioadei de implementare nu pot depăși data de 31.12.2029.
A. Exemple care pot face obiectul unui act adițional:
f) Valoarea eligibilă nerambursabilă a contractului - se poate majora prin acte adiționale doar în situația unor circumstanțe de natură obiectivă, bine justificate, care nu au depins de acțiunea/inacțiunea părților contractului de finanțare și care sunt reglementate prin acte normative
g) Modificarea valorii indicatorilor/rezultate anticipate/activități.
▶ În cazul propunerilor de acte adiționale care au ca obiect diminuarea valorii indicatorilor ce urmează
a fi atinși prin proiect, valoarea totală eligibilă a proiectului va fi redusă proporțional.
▶ Orice modificare a indicatorilor/rezultatelor nu va conduce în niciun caz la afectarea scopului/obiectivului general al proiectului și a criteriilor de eligibilitate și selecție pentru care proiectul a fost aprobat.
h) Suspendarea implementarii proiectului - cu asigurarea condițiilor necesare ca finalizarea
implementării proiectului să nu depășească data de 31 decembrie 2029.
i) Înlocuirea unuia dintre partenerii din proiect, cu condiția asigurării menținerii condițiilor de eligibilitate reglementate de Ghidul Solicitantului.
j) Modificări ale Anexei 4 la contractul de finantare - Acord de parteneriat.
NOTĂ!
Actul adițional intrǎ în vigoare la data semnǎrii de cǎtre ultima parte çi nu poate avea caracter
retroactiv.
B. Prin excepţie, contractul de finanţare poate fi modificat prin NOTIFICARE în următoarele cazuri:
I. Notificare – modificări ale contractului de finanțare care nu fac obiectul aprobării de către
AM/OI:
a) modificări apărute în legătură cu datele de identificare ale beneficiarului, respectiv schimbarea denumirii și/sau a adresei sediului beneficiarului și/sau al Partenerului;
b) schimbarea contului special deschis pentru proiect;
c) înlocuirea reprezentantului legal;
d) modificări intervenite între subcategoriile și/sau între articolele de cheltuieli din cadrul aceleiași categorii de cheltuieli, fără modificarea bugetului aprobat, cu excepția proiectelor finanțate din Fondul social european plus;
e) modificări intervenite în graficul de depunere a cererilor de
prefinanțare/plată/rambursare.
NOTĂ!
Modificările se aduc la cunoștința AM/OI, în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la
data intrării în vigoare a modificărilor
B. Prin excepţie contractul de finanţare poate fi modificat prin NOTIFICARE in urmatoarele cazuri:
II. Notificare, cu justificare adecvată și temeinică, care necesită aprobarea AM/OI în
următoarele situații:
a) modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului între categoriile de cheltuieli în limita a 10% din categoria de cheltuială din care se transferă;
b) modificarea secțiunii „Justificare” din cadrul Bugetului, în condițiile în care nu se
modifică valoarea liniei bugetare;
c) înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de implementare a proiectului;
d) înlocuirea managerului de proiect;
e) modificarea activităților previzionate și a graficului de implementare, dacă aceasta nu are impact asupra obiectului contractului de finanțare, cuantumului finanțării nerambursabile, a indicatorilor de rezultat, a duratei de implementare și asupra planului de monitorizare;
II. Notificare, cu justificare adecvată și temeinică, care necesită aprobarea AM/OI în
următoarele situații:
f) îndreptarea unor erori materiale identificate în cererea de finanțare;
g) corelarea de informații din cadrul secțiunilor cererii de finanțare;
h) modificarea planului de achiziții dacă aceasta nu are impact asupra obiectului contractului de finanțare, cuantumului finanțării nerambursabile, perioadei de implementare și după caz a indicatorilor de rezultat ai proiectului, cu respectarea prevederilor legale privind procedurile de achiziție;
i) modificări ale cererii de finanțare, în scopul actualizării caracteristicilor tehnice pentru echipamentele și dotările ce urmează a fi achiziționate, fără a conduce la o diminuare a caracteristicilor tehnice.
NOTĂ!
Aprobarea sau respingerea notificării se realizează de către AM/OI, în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea acesteia. Notificarea intră în vigoare și produce efecte de la data transmiterii de către AM/OI a unei informări privind aprobarea notificării, prin sistemul MySMIS2021.
Rezilierea/Încetarea contractelor de finanțare:
• La solicitarea AM/OI, Direcției Monitorizare sau Direcției Autorizare și Plată / Alte
direcții implicate
⮚ Se poate face pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului de finanțare, la iniţiativa AM/OI în cazul nerespectării de către beneficiar a prevederilor contractului.
⮚ AM/OI poate decide rezilierea contractului printr-o notificare scrisă adresată beneficiarului, fără intervenția instanței sau a oricăror alte formalități, cu recuperarea integrală a sumelor plătite, precum și a dobânzilor și penalităților aferente potrivit dispozițiilor legale aplicabile (in cazurile prevazute in contract).
2. Modificări și completari la contract
Rezilierea/Încetarea contractelor de finanțare:
• La solicitarea Beneficiarului
o Beneficiarul poate solicita încetarea contractului de finanțare prin acordul
părților, cu condiția restituirii finanțării acordate.
Vă mulţumim!
▶Agenţia pentru Dezvoltare Regională
Centru
Tel: 0258/818.616 Fax: 0258/818.613
Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.