Contract

Instrucțiuni pentru promotori și parteneri în cadrul inițiativelor bilaterale -

„Apelul pentru inițiative bilaterale Timișoara Capitală Europeană a Culturii 2023”

A. Instrucțiuni privind completarea Fișei de identificare financiară (anexă la contract) - promotori entități publice/ private

Fișa de identificare financiară constituie anexă la contractul de finanțare. Vă rugăm sa aveți in vedere ca la semnarea

contractului sa prezentați fișa de identificare financiară completată și semnată, conform modelului furnizat.

Entitățile publice (promotori / parteneri) pot solicita deschiderea conturilor la trezoreriile la care sunt arondate în baza primirii de la PNC a notificării oficiale de selectare pentru finanțare a inițiativei bilaterale.

Entitățile private (promotori / parteneri) pot opta pentru deschiderea de conturi în lei la bănci comerciale. Contul trebuie sa fie dedicat exclusiv gestionarii fondurilor aferente inițiativei bilaterale (proiectului).

B. Numai pentru instituții publice: Instrucțiuni privind deschiderea de conturi, bugetarea și fluxul fondului bilateral in

conformitate cu prevederile OUG 34/2017 - modelul prefinanțării - sume acordate în avans

Deschiderea de conturi de trezorerie necesare implementării proiectului

1. Cont de disponibil – in cazul in care beneficiarul de inițiativă bilaterala are partener de proiect si are alocata separat suma pentru activitățile ce le va efectua partenerul (potrivit art.7 alin.(3) din OUG nr. 34/2017, cu modificările si completările ulterioare si in conformitate cu prevederile art. 29 lit. B alin. b1) pct. 2 si b2) pct. 2 din Normele metodologice de aplicare a OUG 34/2017):

• contul 50.05.32 „Disponibil al liderilor de parteneriat din administrația publică centrală - Fondul pentru relații

bilaterale aferente mecanismelor financiare SEE 2014-2021/norvegian 2014-2021“

• contul 50.06.07 „Disponibil al liderilor de parteneriat din administrația publică locală - Fondul pentru relații

bilaterale aferente mecanismelor financiare SEE 2014-2021/norvegian 2014-2021“.

În acest cont beneficiarul va încasa, în avans de la PNC, suma aferenta contractului de finanțare.

Din acest cont beneficiarul efectuează plați către partenerii de proiecte și în conturile proprii de venit pentru activitățile

proprii, potrivit prevederilor art. 24, alin. (9) si (10) din Normele metodologice de aplicare a OUG 34/2017.

• în cazul în care partenerul este instituție publica RO atunci beneficiarul virează partenerului partea cuvenita

acestuia tot în cont de venit.

• în cazul in care beneficiarul are sau nu partener dar acesta din urma nu gestionează buget atunci beneficiarul va

încasa de la PNC suma aferenta contractului de finanțare direct în contul de venit;

• în cazul in care partenerul nu este instituție publica și gestionează buget atunci beneficiarul virează în contul

declarat de partener.

2. Conturi de venit

• în cazul instituțiilor de subordonare centrală: RO..TREZ...20D483203XXXX (diferă de la o trezorerie la alta)

• în cazul instituțiilor de subordonare locală: RO..TREZ...21D483203XXXX (diferă de la o trezorerie la alta)

Ulterior, pe baza sumelor primite ca venit, beneficiarul si partenerul acestuia instituție publica își majorează bugetul fondurilor externe nerambursabile potrivit alin.(2), (4) si (6), după caz, de la art.7 din OUG nr. 34/2017 și art. 4 din norme metodologice.

Pe baza ordinului de plată, cu suma încasata in contul de venit, beneficiarii precum si partenerii instituții publice din România solicită majorare buget de venituri si cheltuieli sursa D (08 – Fonduri Externe Nerambursabile) capitolul 51

“Autorități publice și acțiuni externe”, subcapitol 01 “Autorități executive și legislative”, paragraf 03 “Autorități executive” (Atenție! - capitolul si subcapitolul diferă de la o instituție la alta), titlu 58 “Proiecte cu finanțare din fonduri externe nerambursabile aferente cadrului financiar 2014-2020”, astfel:

• la partea de venituri, sursa D - fonduri externe nerambursabile: - 48.32.03 = FEN – Prefinantare

• la partea de cheltuieli, sursa D - fonduri externe nerambursabile: Fondul pentru relații bilaterale mf SEE si Norv 2014-2021 la capitolul de cheltuieli corespunzător, iar pe clasificația economică - 58.32.02 finanțare externa nerambursabila

La solicitarea majorării bugetului de venituri si cheltuieli se vor completa si aproba:

• formularul F 21 – fisa Proiectului cu finanțare din fonduri externe nerambursabile de preaderare, alți donatori si din alte facilități postaderare - Sursa D - „08” - ALŢI DONATORI - “Proiecte cu finanțare din fonduri externe nerambursabile aferente cadrului financiar 2014-2020”, Fondul pentru relații bilaterale MF SEE si Norv 2014-2021, creditele de angajament (CA) si credite bugetare (CB) pentru – 00.00.00.00.00 – Finanțare externa nerambursabila

• formularul F 11 - sume alocate din fonduri externe nerambursabile – CA si CB

După aceste operațiuni beneficiarul, instituție publica, va avea fila de buget pe sursa D cu sumele transferate.

Cf. OMFP nr. 720/2014 se solicită cerere de deschidere de credite bugetare pe sursa de finanțare FEN - 58.32.02 pentru a putea efectua plăți către contractori. Aceasta cerere se depune la Trezorerie împreuna cu fișa cu specimenul de semnătura a persoanei autorizate să semneze deschiderile de credite bugetare.

Toate operațiunile de la pct. 2 se aplică și partenerilor instituții publice din România.

3. Conturi de cheltuieli - conturi de trezorerie corespondente

• în cazul instituțiilor de subordonare centrală: RO..TREZ23D510103583202X, la capitolul de cheltuieli corespunzător

si pe codul fiscal al instituției

• în cazul instituțiilor de subordonare locală: RO..TREZ24D510103583202X, la capitolul de cheltuieli corespunzător si pe codul fiscal al instituției

4. Cheltuieli ne-eligibile

Vă rugăm să aveți în vedere cuprinderea în formularul F 21 - sursa bugetară proprie (ex: buget de stat „01”, buget local

„02” venituri proprii „10”, etc.) - în bugetele beneficiarilor/partenerilor, instituții publice, “Proiecte cu finanțare din fonduri externe nerambursabile aferente cadrului financiar 2014-2020” - Fondul pentru relații bilaterale MF SEE si Norv. 2014-2021, credite de angajament si credite bugetare la articolul 58.32.03 pentru cazul in care vor exista cheltuieli ne-eligibile (ex: diferențe de curs valutar care depășesc valoarea contractului de finanțare; comisioane bancare, daca nu sunt prevăzute în bugetul proiectului, etc, conform prevederilor pct. 7.3 din ghidul „Apel pentru inițiative bilaterale – Timișoara Capitală Europeană a Culturii 2023”).

C. Instrucțiuni privind documentele ce se vor transmite pentru justificarea cheltuielilor efectuate

I. Documentele justificative solicitate promotorilor/partenerilor din Romania (publici/privați):

1. Pentru cheltuielile de deplasare interna/externa conform HG nr. 518/1995 cu modificarile si completarile ulterioare si/sau HG nr. 714/2018 cu modificarile si completarile ulterioare:

• Factura pentru biletele de avion și biletele de îmbarcare (boarding pass) - deplasări externe/interne, pentru toate zborurile efectuate pana la destinație și retur;

• Bilete de tren, autobuz sau orice alt mijloc de transport in comun, bonul fiscal pentru combustibil in cazul utilizarii autoturismului personal;

• Bilete pentru transportul public de la/la aeroport(deplasari externe);

• Bilete pentru transportul public de la/la aeroport/gara/autogara la locul cazare si bilete pentru transportul public de la/la locul de cazare si locul delegarii (deplasari interne);

• Dovada incasarii indemnizatiei de deplasare (cazare, diurna, alte cheltuieli – dupa caz);

• Factura si dovada platii pentru asigurarea medicala (daca este achizitionata de institutie pentru persoanele ce efectueaza deplasarea);

• Extrase de cont, ordine de plata;

• Ordinul de deplasare, mandatul, invitatia, agenda evenimentului, decontul de deplasare externa/interna, raportul de deplasare;

• Factura si dovada platii taxei de participare (daca este cazul);

• Înregistrările contabile aferente.

Notă: În funcție de specificul proiectului pot fi solicitate și alte documente justificative. Facturile (emise electronic sau pe suport hartie) platite in cadrul proiectului trebuie sa contina urmatoarele mentiuni: „Bun de plata pentru suma de ” si

„Certific in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii” – doar pentru institutiile publice. De asemenea, pe toate facturile si bonurile fiscale (emise electronic sau pe suport hartie) trebuie sa se regaseasca sintagma „Finantat din granturi SEE si Norvegiene conform contract de finantare nr ”. Mentiunile se vor aplica electronic sau olograf, după caz.

2. Pentru cheltuielile de deplasare interna/externa conform Ordinului MFE 348/2018 pentru aprobarea regulilor de aplicare a sumelor forfetare:

• Biletele de îmbarcare (boarding pass) - deplasări externe/interne, pentru toate zborurile efectuate pana la

destinație si retur), sau documente echivalente care probează efectuarea deplasării, după caz;

• Raportul de deplasare;

• Factura si dovada achitarii taxei de participare (daca este cazul);

• Extrase de cont pentru dovada virarii sumelor forfetare in conturile persoanelor ce efectueaza deplasarea (suma forfetara trebuie sa includa baremele aferente cazarii, diurnei si transportului conform art. 4 din ordinul mentionat mai sus. Suma forfetara se acorda individual fiecarui participant pentru deplasarea respectiva);

• Inregistrarile contabile (fisa de cont in care sa apara inregistrata suma forfetara acordata conform contractului de finantare).

Referitor la modul de aplicare a baremelor prevăzute în ordinul menționat mai sus, suma forfetară se acordă pentru o zi întreagă (24h) nu și pentru fracțiuni – spre exemplu, pentru o deplasare care durează 2,5 zile suma forfetară se acordă pentru 2 zile deoarece conform art. 3 alin. 2 din ordin, suma forfetară este o sumă globală în care sunt incluse costurile cu cazarea, diurna și transportul;

În cazul in care promotorul/partenerul nu aplică prevederile ordinului menționat mai sus pentru calculul și acordarea sumelor forfetare sau modalitatea de justificare a acestora, verificarea cheltuielilor se va efectua în conformitate cu prevederile HG nr. 518/1995 cu modificarile și completarile ulterioare și/sau HG nr. 714/2018 cu modificările și completările ulterioare.

3. Pentru cheltuieli legate de organizarea de evenimente:

• Agenda evenimentului, invitatii, fotografii de la eveniment;

• Lista de participanti cu semnaturi;

• Factura, dovada plații si contractul pentru: servicii de închiriere sala eveniment, servicii audio/video, servicii de cazare/masa/transport pentru expertii/participantii la eveniment (in cazul contractelor de cazare si transport trebuie transmisa o lista a persoanelor ce s-au cazat, o lista a persoanelor pentru care a fost asigurat transportul impreuna cu tichetele de îmbarcare), articolele de papetărie utilizate in timpul evenimentelor proiectului, serviciile de traducere, materialele de promovare, precum si un dosar cu materialele promoționale folosite pentru eveniment, etc;

• Contracte de prestări servicii/contracte cesiune drepturi de autor/contracte de colaborare, rapoarte de activitate, fise de pontaj si state de plata pentru experții/artiștii din domeniul cultural;

4. Alte documente

• Înregistrări contabile aferente proiectului (fise de cont, balanta contabila pe proiect). Toate cheltuielile trebuie sa fie inregistrate in conturi analitice distincte.

Notă: În funcție de specificul proiectului pot fi solicitate și alte documente justificative. Facturile (emise electronic sau pe suport hartie) platite in cadru proiectului trebuie sa contina urmatoarele mentiuni: „Bun de plata pentru suma de ” și

II. Documentele justificative solicitate promotorilor/partenerilor din Norvegia (publici/privați)

1. Pentru cheltuielile de deplasare conform legislației naționale aplicabile in cazul deplasărilor, cheltuielile legate de organizarea de evenimente, cheltuieli cu onorariile experților/artiștilor, etc:

• Un raport emis de un auditor independent si certificat, specificând faptul ca toate cheltuielile au fost efectuate in conformitate cu prevederile contractuale;

• Un raport emis de un funcționar public, investit de autoritățile naționale si cu puteri legale pentru a audita entitatea respectiva, certificând faptul ca toate cheltuielile au fost efectuate in conformitate cu reglementările in vigoare, legislația națională si practicile contabile din tara promotorului;

• Formatul de raport de audit utilizat este prevăzut în Anexa 7 la Ghidul Bilateral și va fi furnizat de PNC; pentru valoarea cheltuielilor efectuate si auditate, raportul de audit trebuie însoțit de o anexa a cheltuielilor verificate si certificate de auditor;

• Factura si dovada plații serviciilor de audit in vederea certificării cheltuielilor efectuate de Promotorii/Partenerii din

Norvegia.

Notă: sumele certificate de auditorul extern pentru cheltuielile efectuate de promotorii/partenerii din Norvegia trebuie sa

fie exprimate in Euro

2. Pentru cheltuielile de deplasare conform Ordinului MFE nr. 348/2018:

• Biletele de îmbarcare (boarding pass) - pentru toate zborurile efectuate pana la destinație si retur;

• Raportul de deplasare;

• Factura și dovada plații taxei de participare (daca este cazul);

• Extrase de cont pentru dovada virării sumelor forfetare in conturile persoanelor ce efectuează deplasarea (suma forfetara trebuie sa includă baremele aferente cazării, diurnei si transportului conform art. 4 din ordinul menționat mai sus. Suma forfetara se acorda individual fiecărui participant pentru deplasarea respectiva);

• Înregistrările contabile (fisa de cont in care sa apară înregistrată suma forfetara acordata conform contractului de finanțare).

III. Alte cheltuieli

Referitor la comisioanele/taxele bancare pentru tranzacții financiare generate strict de cerințele contractului de finanțare sau acordului de parteneriat (cum ar fi transferurile către parteneri), acestea se vor include in raportul financiar si se vor transmite extrasele de cont in care sa se regăsească valoarea acestora.

Referitor la diferențele nefavorabile de schimb valutar, rezultate in urma tranzacțiilor financiare efectuate de Promotor sau Partener, acestea pot fi acoperite din bugetul total aprobat, daca valoarea acestora se încadrează in bugetul total al inițiativei. Justificarea acestora se va face prin trimiterea, o dată cu raportul final, a unei situații centralizatoare a operațiunilor de schimb valutar din care sa rezulte diferențele, a ordinelor de schimb valutar/extrase de cont, cu condiția menționata mai sus, de a se încadra in bugetul total aprobat al inițiativei.

Notă: Plățile efectuate în cadrul inițiativei bilaterale in alte valute decât lei se justifica si se declara de către Promotor in cadrul rapoartelor financiare prin contravalorii in lei a acestora la cursul băncii comerciale de la data efectuării schimbului valutar.

D. Instrucțiuni privind achizițiile publice in cazul ONG-urilor care au parteneri instituții publice

Promotorii/partenerii – entități juridice care nu au calitatea de autoritate contractantă și care implementează o inițiativă în parteneriat cu o autoritate contractantă vor efectua achizițiile în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 6712/890/2017 privind aprobarea modului de efectuare a achiziţiilor în cadrul proiectelor cu finanţare europeană implementate în parteneriat.

Pentru achizițiile realizate conform ordinului mai sus menționat se va transmite dosarul complet al achiziției către DGMIFEN

din cadrul MIPE, întocmit conform art. 148 din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016.

E. Instrucțiuni privind achizițiile publice in cazul ONG-urilor care au parteneri ONG-uri din Norvegia/ONG-uri din România

Promotorii/partenerii români care au calitatea de ONG și implementează o inițiativă în parteneriat cu un partener norvegian vor efectua achizițiile în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1.284/2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanțate din fonduri europene.

Pentru achizițiile realizate de promotorii privați se va transmite dosarul complet al achiziției către DGMIFEN din cadrul MIPE, întocmit conform prevederilor ordinului mai sus menționat la:

- pct. 4.5 - pentru achizițiile directe

- pct.6.1 - pentru achizițiile realizate prin procedură competitivă.

F. Reconcilierea contabilă

In vederea efectuării reconcilierii contabile intre conturile contabile ale PNC si cele ale promotorilor/beneficiarilor aveți obligația transmiterii Formularului 4 (ce va fi anexa la contractul de finanțare) din care sa rezulte sumele primite de la PNC si cele plătite (restituite de către promotor/beneficiar in contul PNC, daca va fi cazul) in conformitate cu prevederile contractului de finanțare.

Toate documentele justificative vor fi transmise în format electronic (copie scanată sau original) pe adresa de e-mail

xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx și/sau alte modalități de transfer.

În cazul în care aveți solicitări de clarificări / pentru acordarea de user name/parolă pe platforma achiziții privați, vă rugăm să utilizați adresa: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata