CONTRACT DE ADMINISTRATIE
CONTRACT DE ADMINISTRATIE
Prezentul contract de servicii de administrare (in continuare denumit „Contractul”) a fost incheiat intre si de catre urmatoarele parti:
1. (…) (in continuare denumita „Societatea”) si
2. (…) (in continuare denumit “Administratorul”),
Fiecare dintre partile de mai sus pot fi numite individual ca „Parte” si impreuna ca
„Parti”.
AVAND IN VEDERE CA:
− Administratorul detine experienta si capacitatea profesionala necesare sa presteze serviciile de administrare in conformitate cu necesitatile Societatii;
− Adunarea generala ordinara a actionarilor Societatii (in continuare denumita “Adunarea Generala a Actionarilor” sau „AGA”) din data de (…) l-a numit pe dl. (…) in calitate de administrator al Societatii – membru in cadrul Consiliului de Administratie (“CA”), iar dl. (…) prin prezentul convine sa actioneze in aceasta capacitate si sa asigure, impreuna cu ceilati membri ai CA, administrarea afacerilor Societatii, in considerarea termenilor si in conditiilor prezentului Contract, ale Actului Constitutiv al Societatii si ale Legii societatilor nr. 31/1990 (in continuare denumita „Legea 31/1990”),
PRIN URMARE, luand in considerare obligatiile si conditiile asumate prin prezentul Contract, Partile au convenit dupa cum urmeaza:
Articolul 1. OBIECTUL CONTRACTULUI
1.1. Societatea acorda Administratorului prerogative pentru organizarea si conducerea activitatii sale, impreuna cu ceilalti membri ai CA, iar Administratorul se obliga sa furnizeze Societatii servicii de administrare (in continuare denumite „Serviciile”), in conditiile prezentului Contract.
Articolul 2. DURATA CONTRACTULUI
2.1. Contractul este incheiat pentru o perioada de (…) ani, respectiv pe perioada cuprinsa intre (…) si (…).
2.2. In cazul in care mandatul dlui. (…) ca administrator este reinnoit ca urmare a hotararii AGA, prezentul Contract va fi reinnoit automat pentru o durata egala cu cea a noului mandat al Administratorului, in aceleasi termeni si conditii, daca nu se decide altfel de catre AGA.
Articolul 3. DREPTURILE SI OBLIGATIILE ADMINISTRATORULUI
3.1. Administratorul are urmatoarele drepturi:
(i) Sa primeasca indemnizatia pentru furnizarea Serviciilor pe perioada Contractului, in forma unei remuneratii fixe, dupa cum este specificat in prezentul Contract la Articolul
4.1. In cazul oricaror taxe, impuneri, sarcini, impozite, deduceri sau retineri la sursa de orice natura aplicabile, Partile vor respecta legislatia in vigoare. Administratorul nu va beneficia de remunerații suplimentare în cazul în care va fi însărcinat cu funcții specifice în cadrul Consiliului de Administrație. De asemenea, Administratorul nu beneficiază de componentă de remunerare variabilă.
(ii) In plus fata de remuneratia fixa, Administratorul va beneficia de urmatoarele facilitati, care se vor acorda în conformitate cu Politica de Remunerare și cu regulile interne la nivelul Societății, într-un cuantum total net limitat la echivalentul în lei al sumei de 12.500 EUR / an:
− abonament medical în rețeaua MedLife;
− cursuri de formare profesională/acoperirea cheltuielilor de studiu pentru Administrator sau pentru rude de grad I;
− abonament sau cotizație la o sală de sport/club sportiv pentru Administrator și membrii familiei (soț, soție, copii).
(iii) Cu excepția participării la sistemul public de pensii și, implicit, la pilonul II al sistemului de pensii din România (i.e. fondurile de pensii administrate privat), Administratorii nu beneficiază de contribuții la sistemele facultative de pensii.
(iv) Administratorilor li se pun la dispoziție, în conformitate cu regulile interne aplicabile la nivelul Societății, laptop, telefon, mașină, alte instrumente de lucru și li se compensează cheltuitele efectuate pentru îndeplinirea atribuțiilor care le-au fost încredințate de către Societate.
(v) In vederea executarii depline a acestui Contract, Administratorul va avea acces nelimitat la informatii referitoare la activitatile Societatii, precum si la toate documentele si/sau informatiile referitoare la operatiunile comerciale, legale si contabile.
3.2. Administratorul are urmatoarele obligatii:
(i) Este responsabil, impreuna cu ceilalti membri ai CA, pentru intocmirea planului de administrare / afaceri, a situatiilor financiare anuale si a oricaror alte declaratii si rapoarte ale Societatii catre AGA, astfel cum sunt cerute in conformitate cu Legea 31/1990.
(ii) Elaboreaza, alaturi de ceilalti membri ai CA, strategia Societatii prin stabilirea directiilor principale de activitate si dezvoltare.
(iii) Participa la sedintele CA si la adoptarea deciziilor acestui organ, prin vot.
(iv) Participa la sedintele comitetelor consultative ale CA, in cazul in care acestea vor fi constituite si Administratorul va fi ales ca membru in aceste organe, conform dispozitiilor legale in vigoare, precum si la adoptarea propunerilor/recomandarilor acestor comitete, prin vot.
(v) Efectueaza informarile si raportarile prevazute de reglementarile si dispozitiile legale in vigoare.
(vi) Respecta pe toata perioada mandatului toate obligatiile legale si statutare referitoare la incompatibilitati, conflicte de interese si abtinerea de la deliberari, in conditiile in care cunoaste ca exista sau pot aparea astfel de situatii.
(vii) La incetarea Contractului, sa returneze imediat Societatii sau oricarei alte persoane desemnate de CA toate documentele si informatiile apartinand Societatii, indiferent de mediul de stocare, incluzand orice copii ale acestora, precum si orice alte bunuri apartinand Societatii care au fost incredintate acestuia sau pe care altfel le are in posesie.
(viii) Orice alte obligatii stabilite in normele juridice aplicabile si in Actul Constitutiv al Societatii.
3.3. Administratorul va indeplini obligatiile enuntate mai sus in conformitate cu urmatoarele principii:
(i) Sa indeplineasca sarcinile si atributiile si sa respecte obligatiile folosindu-si la maxim abilitatile profesionale, in beneficiul si in cel mai bun interes al Societatii, in toate aspectele circumscrise obiectului puterilor sale. Pentru evitarea oricarei indoieli dl. / dna. (…) isi va exercita puterile si indatoririle cu scopul de a indeplini obiectul de activitate al Societatii si avand in vedere cele mai bune interese ale acesteia. Administratorul nu va fi insa responsabil pentru hotararile AGA care nu sunt in cel mai bun interes al Societatii. Actiunile Administratorului bazate pe astfel de hotarari nu vor afecta dreptul Administratorului de a isi primi remuneratia fixa si/sau alte beneficii acordate prin Contract.
(ii) Sa aloce suficient din timpul de lucru, atentia si abilitatile sale, in vederea indeplinirii indatoririlor din prezentul Contract si a concentrarii pe activitatile antreprenoriale ale Societatii dupa cum Societatea ii va solicita in mod rezonabil, utilizand in tot acest interval in mod cat mai diligent cunostintele, experienta si ingeniozitatea sa in beneficiul Societatii, pentru a promova interesele Societatii.
(iii) Sa-si indeplineasca indatoririle si sa-si exercite mandatul in maniera cea mai adecvata naturii activitatilor desfasurate de Societate.
(iv) Sa depuna toate diligentele pentru a dezvolta imaginea si profilul Societatii.
(v) Sa contribuie, in cea mai buna masura a cunostintelor si experientei la si sa fie implicat in dezvoltarea generala a Societatii.
(vi) Sa-si indeplineasca indatoririle asumate prin prezentul Contract, nu doar la sediul Societatii, ci in oricare alte locuri in care activitatea Societatii ar impune in mod rezonabil necesitatea prezentei sale.
(vii) Sa-si execute atributiile si sa-si indeplineasca sarcinile/obligatiile care ii revin sau care ii sunt date in conformitate cu si potrivit limitarilor si regulilor stabilite prin prezentul si prin conformarea la prevederile Actului Constitutiv si ale Hotararilor AGA sau ale CA.
(viii) Sa isi desfasoare activitatea cu respectarea tuturor prevederilor legale incidente, ale Actului Constitutiv al Societatii si ale reglementarilor interne ale Societatii.
3.4. Administratorul se obliga ca pe durata de 5 (cinci) ani de la semnarea Contractului (= durata prezentului Contract, 4 (patru) ani + o perioada de 1 (un) an de la incetarea Contractului), pe teritoriul Romaniei:
(i) sa nu preia, sa detina sau sa nu incerce sa preia / sa detina orice:
− functie in sau orice afacere care este identica sau similara cu cea a Societatii, denumite in cele ce urmeaza „Activitati Interzise”;
− post sau functie care ii permite sa exercite, fie el insusi sau printr-un agent, si in interes propriu sau in asociere cu sau in beneficiul oricarei alte persoane o influenta prin controlul sau coordonarea oricarei afaceri implicata in Activitati Interzise de pe teritoriul Romaniei; sau
− angajament sau consultanta cu oricare persoana implicata in Activitati Interzise de pe teritoriul Romaniei care rezulta sau poate rezulta in implicarea acestora in activitati de afaceri care sunt in competitie cu Activitatile Interzise;
(ii) sa nu detina calitatea de asociat / actionar sau membru in orice activitate de afaceri in concurenta cu Activitatile Interzise;
(iii) sa nu solicite, abordeze, caute sau determine sa fie solicitat, abordat sau cautata sau prin orice alte mijloace intreprinse pentru a distrage de la Societate orice persoane pentru ordine si instructiuni cu privire la orice produse sau servicii furnizate de Societate in legatura cu Activitatile Interzise;
(iv) sa nu solicite sau sa incerce sa distraga de la Societate, sau sa ajute sau sa asiste orice alta persoana in angajarea sau retinerea in orice alt mod a serviciilor oricarei persoane care este angajata de catre Societate sau care este un consultant al Societatii sau membru al CA.
Daca durata prezentului contract va fi prelungita, si durata obligatiei de neconcurenta prevazuta la prezentul art. 3.4. se va prelungi in mod corespunzator.
3.5. Administratorul intelege si accepta ca in timpul desfasurarii obisnuite a activitatilor sale in conformitate cu acest Contract, va fi expus informatiilor confidentiale. Informatii confidentiale inseamna toate informatiile si datele, de orice natura, scrise de mana sau procesate pe suport magnetic, electronic, optic sau pe orice alt suport, privind Societatea sau activitatea Societatii, care sunt confidentiale, sensibile din punct de vedere comercial si care nu sunt disponibile ca atare altor parti angajate intr- o activitate similara celei a Societatii sau publicului larg si care: (a) sunt utilizate sau furnizate Administratorului sau despre care Administratorul ia cunostinta in timpul exercitarii sarcinilor sale ori in orice alt mod; si (b) sunt prezentate drept analize, compilatii, date, studii, sumare, sinteze, previziuni sau orice alte documente elaborate de catre Administrator, sau la care Administratorul are acces sau despre care acesta a luat cunostinta; si (c) sunt determinate de catre Societate sau de catre legile aplicabile ca fiind secrete comerciale ale Societatii (“Informatii Confidentiale”).
3.5.1. Administratorul va pastra secretul si, in orice moment pe parcursul acestui Contract, din orice motiv, nu va folosi, comunica sau dezvalui niciunei persoane in beneficiul acesteia sau a altei persoane, orice Informatie Confidentiala pe care a aflat-o pe durata acestui Contract. Administratorul va depune toate eforturile pentru a impiedica publicarea sau dezvaluirea neautorizate a oricaror asemenea Informatii Confidentiale.
3.5.2. Restrictiile continute in acest Articol 3.5 nu se vor aplica:
− niciunei Informatii Confidentiale care trebuie sa fie dezvaluita, conform legii aplicabile, catre orice autoritate;
− niciunei Informatii Confidentiale care este inclusa intr-un anunt sau publicatie;
− intr-o forma agreata de Parti;
− niciunei Informatii Confidentiale care devine accesibila publicului in orice alt mod decat prin divulgarea neautorizata de catre Administrator;
− niciunei dezvaluiri cerute in cursul normal si corespunzator al implementarii prezentului Contract, cu conditia ca Administratorul sa dezvaluie numai informatiile care sunt absolut necesare si sa solicite aprobarea Societatii in cazul in care considera, ca un administrator diligent, ca o astfel de dezvaluire poate dauna intereselor Societatii; sau;
− niciunei dezvaluiri expres autorizate de Societate.
3.5.3. Administratorul nu va face nicio declaratie publica privind Societatea, fie pe durata acestui Contract sau dupa incetarea acestuia, care este in detrimentul sau prejudiciaza afacerile sau reputatia Societatii.
3.5.4. Orice Informatie Confidentiala, cu exceptia celor a caror dezvaluire este interzisa de lege, poate fi dezvaluita de catre Administrator numai dupa consultarea prealabila a CA- ului cu privire la intinderea si natura acestei dezvaluiri.
3.5.5. Toate documentele, materialele, registrele, corespondenta, actele, notele, memorandum-urile si informatiile pe orice suport si oriunde ar fi situate, indiferent daca sunt sau nu considerate Informatii Confidentiale realizate de Administrator, orice suport magnetic pe care sunt stocate informatii legate de activitatea Societatii, precum si orice cod de acces la acestea sau orice alte bunuri ale Societatii sunt si vor ramane proprietatea Societatii.
3.5.6. La incetarea prezentului Contract, Administratorul va preda reprezentantilor Societatii toate documentele, informatiile si alte materiale la care se face referire in acest Articol
3.5 si va distruge imediat asemenea informatii stocate in echipamente electronice.
Articolul 4. DREPTURILE SI OBLIGATIILE SOCIETATII
A. Societatea, in relatia cu Administratorul, este reprezentata de catre AGA, care are dreptul sa supravegheze activitatea Administratorului in conformitate cu prevederile legale aplicabile.
B. Societatea are urmatoarele obligatii:
4.1. Sa plateasca Administratorului, la timpul cuvenit, sumele de bani agreate, dupa cum urmeaza: o suma fixa neta lunara in cuantum de 5.000 EURO, plus T.V.A., daca este aplicabila, platibila de catre Societate lunar, nu mai tarziu de ultima zi lucratoare a fiecarei luni (in continuare denumita „Remuneratie Fixa”). Remunerația se va plăti fiecărui membru/ Președintelui Consiliului de Administrație în echivalent RON al sumei în EURO, la cursul de schimb valutar publicat de Banca Națională a României la data platii.
4.2. In cazul in care intervine revocarea ad nutum, fara justa cauza, a Administratorului, in conformitate cu prevederile clauzei 9.1 (iv), Societatea ii va achita la momentul incetarii Contractului o suma care sa reprezinte valoarea a 3 Remuneratii Fixe lunare. În cazul în care încetarea Contractului de mandat de către Societate se realizează prin reziliere din culpa Administratorului, (respectiv exista o neîndeplinire a obligațiilor contractuale și/sau legale) nu se plătește nici o compensație la încetarea Contractului de mandat.
4.3. Sa acorde puteri corespunzatoare in conducerea si organizarea activitatii Societatii pentru Administrator, prin asigurarea numirii Administratorului ca membru, singurele limitari fiind stipulate prin lege, actul constitutiv si prin prezentul Contract.
4.4. Sa coopereze cu Administratorul cu toata diligenta necesara, cu buna-credinta si de maniera prompta, furnizandu-i acestuia orice informatii necesare si asigurandu-se ca are acces la orice documente, resurse si persoane incadrate in Societate, in orice situatie cand cooperarea Societatii este esentiala sau necesara pentru indeplinirea obligatiilor asumate conform Contractului
4.5. Sa acorde Administratorului toate celelalte drepturi stipulate prin Legea 31/1990.
4.6. Să asigure, încheierea unei asigurări de răspundere civilă profesională ale cărei costuri sunt suportate de Societate, având o valoare maxima agregata a despăgubirilor de 5.500.000 Euro.
Articolul 5. RASPUNDEREA PARTILOR
5.1. Administratorul raspunde pentru neindeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a obligatiilor stabilite prin reglementarile si dispozitiile legale, in Actul Constitutiv, prin hotararile Adunarilor Generale ale Actionarilor si ale Consiliului de Administratie, precum si a obligatiilor asumate prin prezentul Contract.
5.2. Forta majora protejeaza Partile de raspundere; in cazul in care are loc un eveniment de forta majora, Xxxxxx afectata va notifica, in scris, cealalta Parte, nu mai tarziu de 7 (sapte) zile dupa eveniment.
Articolul 6. INTEGRALITATE
6.1. Daca in orice moment orice termen sau prevedere din Contract vor fi recunoscute ca fiind ilegale, invalide sau neexecutabile, total sau partial, conform oricarei hotarari sau dispozitii legale ori judiciare, asemenea termeni si prevederi sau parte dintre acestea vor fi, in limita recunoasterii, considerate ca nefacand parte din prezentul Contract iar valabilitatea restului Contractului nu va fi afectata.
6.2. Partile, cu buna credinta, vor depune toate diligentele sa convina asupra unor termeni sau prevederi alternative care, in limita permisa de legislatia aplicabila sa aiba efecte echivalente intentiei Partilor.
Articolul 7. MODIFICARI
7.1 Niciun amendament sau completare a acestui Contract nu vor intra in vigoare si nu vor fi opozabile nici uneia dintre Parti decat daca sunt exprimate in scris si incheiate de catre Parti.
Articolul 8. CESIUNE
8.1 Nici una dintre Parti nu poate cesiona Contractul sau oricare dintre drepturile si obligatiile sale reiesind din prezentul Contract catre orice terta parte fara consimtamantul scris al celeilalte Parti.
Articolul 9. INCETAREA CONTRACTULUI
9.1 Prezentul Contract inceteaza prin:
(i) Expirarea perioadei sale.
(ii) Rezilierea de catre Administrator, in cazul in care Societatea nu isi indeplineste obligatiile catre Administrator conform prezentului Contract, printr-o simpla notificare trimisa Societatii, fara nicio alta formalitate si fara interventia instantelor competente.
(iii) Rezilierea de catre Societate, daca are loc oricare dintre evenimentele de la punctele (a) - (c) de mai jos, fara nicio alta formalitate si fara interventia instantelor competente:
a) Administratorului ii este interzis prin lege sa actioneze in continuare in calitate de administrator (membru / Presedinte al CA) al unei societati romanesti;
b) Administratorul este condamnat pentru o infractiune, in legatura sau nu cu activitatile sale (altele decat o infractiune la regimul rutier care nu este pedepsita cu inchisoare) printr-o hotarare definitiva si irevocabila a instantelor competente din Romania;
c) Administratorul este vinovat de orice dol sau eroare grava in indeplinirea Serviciilor, de natura sa afecteze reputatia Societatii si / sau interesele Societatii sau de o serioasa si persistenta neglijare a indatoririlor sale potrivit legilor aplicabile sau conform prezentului Contract;
d) Administratorul nu isi executa obligatiile asumate prin prezentul Contract.
(iv) Revocarea Administratorului, fara motiv, cu notificarea scrisa prealabila, fara indeplinirea oricarei alte formalitati si fara interventia instantelor competente.
(v) Demisia Administratorului, notificata cu 3 (trei) luni inainte, fara nicio alta formalitate si fara interventia instantelor competente.
(vi) Acordul Partilor.
Articolul 10. NOTIFICARI
10.1. Toate notificarile si alte comunicari legate de prezentul Contract vor fi efectuate in scris si vor fi considerate ca expediate cand sunt livrate personal, trimise prin posta recomandata sau servicii de curierat (cu confirmarea primirii) sau trimise prin fax catre Parti la urmatoarele adrese:
Pentru Societate:
In atentia Presedintelui CA (…)
Pentru Administrator:
(…)
10.2. Orice notificare sau alta comunicare astfel livrata sau trimisa va fi considerata ca fiind primita (i) daca e livrata personal, cand confirmarea a fost facuta in scris de catre destinatar, sau (ii) daca e trimisa prin scrisoare recomandata sau curier (cu confirmarea primirii), la data inregistrata de serviciul postal respectiv sau, dupa caz, de catre serviciul de curierat la data primirii, sau (iii) daca e trimisa prin fax, la incheierea transmisiunii si in baza raportului de confirmare produs de masina de fax respectiva, mai putin daca momentul servirii notificarii, astfel cum este descris mai sus, este dupa ora 18.00 in orice zi si inainte de ora 9.00 ziua urmatoare, cand se va considera ca expeditie primita la ora 9.00 intr-o asemenea zi urmatoare.
10.3. Pentru eliminarea oricaror indoieli, orice notificare data conform prezentului Contract nu va fi valabil expediata daca e transmisa prin e-mail.
Articolul 11. REGULI PRIVIND PROTECTIA DATELOR
11.1 In considerarea legilor si regulamentelor privind protectia datelor cu caracter personal, Administratorul consimte prin prezentul Contract ca Societatea sa detina, sa proceseze si sa dezvaluie datele sale cu caracter personal furnizate acesteia, in toate scopurile legate de indeplinirea acestui Contract, inclusiv, dar fara a se limita la:
(i) administrarea si mentinerea inregistrarilor personalului;
(ii) oferirea de referinte si informatii catre viitorii angajatori si, daca este necesar, catre organisme guvernamentale sau cvasi-guvernamentale pentru asigurare sociala si alte scopuri, cu consimtamantul prealabil scris al Administratorului;
(iii) dezvaluirea datelor personale ale Administratorului tertilor, numai cu consimtamantul prealabil scris al Administratorului.
11.2 Administratorul recunoaste prin prezentul Contract ca pe durata acestuia va avea acces la, si va procesa, sau va autoriza procesarea de date cu caracter personal si date sensibile ale angajatilor, clientilor si altor persoane fizice, detinute si controlate de Societate. Administratorul se angajeaza sa se conformeze prevederilor reglementarilor aplicabile privind protectia acestor date si sa respecte politica Societatii de protectie a datelor cu caracter personal, asa cum poate fi modificata in mod periodic.
Articolul 12. RENUNTARI
12.1. Drepturile prevazute in prezentul Contract sunt cumulative si nu exclud oricare alt drept sau remediu prevazute de legislatia si reglementarile aplicabile.
12.2. Cu exceptia cazului care este prevazut expres in prezentul Contract, nicio renuntare la orice drept din prezentul Contract nu va fi valabila daca nu este facuta in scris. Orice renuntare in scris va fi va valabila doar pentru situatia si scopul pentru care aceasta este data si nu va opera ca o renuntare la orice alte prevederi din prezentul Contract sau la orice aplicare sau incalcare viitoare a prevederii la care astfel se renunta.
12.3. Cu exceptia cazului care este prevazut expres in prezentul Contract, Partile sunt de acord ca niciun esec sau intarziere din partea lor in exercitiul oricarui drept conform prezentului Contract nu vor opera ca o renuntare la acesta. Nicio extensie a timpului pentru indeplinirea oricarei obligatii din prezentul date de catre una dintre Parti nu va fi considerata ca o extensie de timp pentru indeplinirea oricarei alte obligatii.
12.4. Cu exceptia cazului care este prevazut expres in prezentul Contract, Partile sunt de acord ca nicio exercitare singulara sau partiala a vreunui drept, putere sau privilegiu potrivit prezentului Contract nu vor preceda oricare alta sau subsecventa exercitare a acestora sau exercitiul oricarui alt drept sau privilegiu de catre Parti conform termenilor prezentului Contract.
Articolul 13. REZOLVAREA DISPUTELOR
13.1. Prezentul Contract va fi guvernat de si interpretat in toate privintele in conformitate cu legile din Romania.
13.2. Orice conflict, controversa sau pretentie intre Parti aparute din sau in legatura cu prezentul Contract, inclusiv cele legate de incalcarea, valabilitatea, interpretarea sau executarea acestuia, daca nu vor fi solutionate amiabil de catre Parti, vor fi deferite instantelor competente din Romania.
13.3. In cazul in care (i) una dintre Parti refuza sa negocieze o rezolvare amiabila sau daca (ii) in termen de 15 zile de la inceperea negocierilor nu s-a ajuns la nici o solutie, conflictul, controversa sau pretentia de mai sus vor fi deferite instantelor competente.
Articolul 14. PREVEDERI FINALE
14.1. Prevederile prezentului Contract sunt completate de prevederile Legii 31/1990, Politicii de Remunerare, precum si de prevederile aplicabile din Codul Civil Roman.
14.2. Prezentul Contract a fost incheiat in 2 (doua) exemplare originale, astazi, (…).
Pentru Societate,
Administrator,