PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND URMARIREA RESPECTARII PREVEDERILOR CONTRACTUALE SI

Aprob

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND URMARIREA RESPECTARII PREVEDERILOR CONTRACTUALE SI

DERULAREA CONTRACTELOR

Cod: PO - 1 - 196

Editia 1 Revizia Data

Avizat

Presedinte Comisia de Monitorizare

Verificat

Conducator compartiment

Elaborat

Numarul componentei in cadrul procedurii documentate	Denumirea componentei din cadrul procedurii documentate
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea procedurii
6.	Responsabilitati
7.	Formular evidenta modificari
8.	Formular analiza procedura
9.	Formular distribuire procedura
10.	Anexe

1. Scop

1.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate.

1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii.

1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in luarea deciziei.

1.5. Stabilirea unei metodologii unitare de urmarirea respectarii prevederilor contractuale pentru contractele/acordurile cadru semnate in urma procedurilor de achizitie publica in cadrul primariei.

1.6. Stabilirea unui mod unitar de lucru pentru indeplinirea sarcinilor aferente fisei postului pentru toti angajatii primariei implicati direct sau indirect in activitatea de urmarire a prevederilor contractuale.

1.7. Prezentarea modului de derulare si finalizare a contractelor de achizitii publice.

1.8. Scurtarea perioadei de acomodare la noul loc de munca pentru noii angajati, furnizand informatii concrete si detaliate cu privire la modul de indeplinire a sarcinilor aferente fisei postului pentru noul ocupant al acestuia.

1.9. Asigura verificarea conformitatii activitatii cu legislatia nationala in vigoare.

2. Domeniu de aplicare

2.1. Procedura se aplica de catre compartimentul Model din Primaria Exemplu.

Procedura descrie/ stabileste activitatea de derulare si finalizare a contractului de achizitie publica. Prin procedura se urmareste asigurarea unui procedeu corect, efectiv, operativ si legal de derulare si finalizare a a contractului de achizitie publica.

Lista compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activitatii:

- Compartimentul Model;

- Serviciul/Compartimentele implicate.

3. Documente de referinta

3.1. Reglemantari internationale

- REGULAMENT nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor).

3.2. Legislatie primara

- Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice – actualizata;

- Hotararea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice – actualizata;

- Ordin nr. 314/2010 privind punerea in aplicare a certificatului de participare la licitatii cu oferta independenta;

- Ordinul nr. 302/2011 privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al sedintei de deschidere a ofertelor si Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

- Ordinul nr. 313/2011 cu privire la interpretarea anumitor dispozitii privind procedurile de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

- Ordinul 509/2011 privind formularea criteriilor de calificare si selectie;

- Ordonanta de urgenta nr. 98/2017 privind functia de control ex ante al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achizitie publica, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii;

- Hotararea nr. 419/2018 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 98/2017 privind functia de control ex ante al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achizitie publica, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii, pentru modificarea Hotararii Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice, pentru modificarea Hotararii Guvernului nr. 634/2015 privind organizarea si functionarea Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice, precum si pentru modificarea si completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului- cadru din Legea nr. 99/2016 privind achizitiile sectoriale, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 394/2016, a Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 395/2016 si a Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrari si concesiunile de servicii, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 867/2016;

- Ordonanta de urgenta nr. 45/2018 pentru modificarea si completarea unor acte normative cu impact asupra sistemului achizitiilor publice;

- Ordonanta de urgenta nr. 107/2017 pentru modificarea si completarea unor acte normative cu impact in domeniul achizitiilor publice;

-OUG nr. 23/2020 pentru modificarea si completarea unor acte normative cu impact asupra sistemului achizitiilor publice.

3.3. Legislatie secundara

- Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice;

- Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale - actualizata;

- Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei

– actualizata;

- Legea nr. 265/2006 pentru aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 195/2005 privind protectia mediului – actualizata.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice

- Regulament de organizare si functionare de la Primaria Exemplu;

- Regulament de ordine interioara;

- Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem si operationale;

- Proceduri documentate;

- Fise de post;

- Organigrama.

4. Definitii si abrevieri

4.1. Definitii

Nr. Crt.	Termenul	Definitia si/sau daca este cazul, actul care defineste termenul
1.	Entitate publica	Autoritate publica, institutie publica, companie/societate nationala, regie autonoma, societate la care statul sau o unitate administrativ- teritoriala este actionar majoritar, cu personalitate juridica, care utilizeaza/administreaza fonduri publice si/sau patrimoniu public.
2.	Compartiment	Directie Generala, Directie, Departament, Serviciu, Birou, Comisii, inclusiv institutie fara personalitate juridica aflata in subordinea, coordonarea sau sub autoritatea entitatii.
3.	Conducator compartiment	Director General, Director, sef Departament, sef Serviciu, sef Birou.
4.	Acord-cadru	Acordul incheiat in forma scrisa intre una sau mai multe autoritati contractante si unul ori mai multi operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor si conditiilor care guverneaza contractele de achizitie publica ce urmeaza a fi atribuite intr-o anumita perioada, in special in ceea ce priveste pretul si, dupa caz, cantitatile avute in vedere;
5.	Candidat	Orice operator economic care a depus o solicitare de participare in cadrul unei proceduri de licitatie restransa, negociere competitiva, dialog competitiv sau parteneriat pentru inovare ori care a fost invitat sa participe la o procedura de negociere fara publicare prealabila.
6.	Contract de achizitie publica	Contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, incheiat in scris intre unul sau mai multi operatori economici si una ori mai multe autoritati contractante, care are ca obiect executia de lucrari, furnizarea de produse sau prestarea de servicii;
7.	Contract de concesiune de lucrari	Contract cu titlu oneros, asimilat potrivit legii actului administrativ, incheiat in scris, prin care una sau mai multe autoritati/ entitati contractante incredinteaza executarea de lucrari unuia sau mai multor operatori economici, in care contraprestatia pentru lucrari este reprezentata fie exclusiv de dreptul de a exploata rezultatul lucrarilor care fac obiectul contractului, fie de acest drept insotit de o plata;

8.	Contract de concesiune de servicii	Contract cu titlu oneros, asimilat potrivit legii actului administrativ, incheiat in scris, prin care una sau mai multe autoritati/ entitati contractante incredinteaza prestarea si gestionarea de servicii, altele decat executarea de lucrari prevazuta la contractul de concesiune de lucrari, unuia sau mai multor operatori economici, in care contraprestatia pentru servicii este reprezentata fie exclusiv de dreptul de a exploata serviciile care fac obiectul contractului, fie de acest drept insotit de o plata;
9.	Contractant	Orice operator economic care este parte la un contract de achizitie publica.
10.	Documentatie de atribuire	Documentul achizitiei care cuprinde cerintele, criteriile, regulile si alte informatii necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completa, corecta si explicita cu privire la cerinte sau elemente ale achizitiei, obiectul contractului si modul de desfasurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificatiile tehnice ori documentul descriptiv, conditiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor de catre candidati/ofertanti, informatiile privind obligatiile generale aplicabile;
11.	Drepturi exclusive	Drepturi acordate de o autoritate competenta prin orice act legislativ sau act administrativ al carui efect consta in limitarea exercitarii unei activitati relevante, dintre cele prevazute in anexa nr. 2 din Legea nr. 100/2006, la o singura entitate si care afecteaza capacitatea altor entitati de a desfasura o astfel de activitate;
12.	Drepturi speciale	Drepturi acordate de o autoritate competenta prin orice act legislativ sau act administrativ al carui efect consta in limitarea exercitarii unei activitati relevante, dintre cele prevazute in anexa nr. 2 din Legea nr. 100/2006, la doua sau mai multe entitati si care afecteaza substantial capacitatea altor entitati de a desfasura o astfel de activitate;
13.	Fonduri publice locale	Sume alocate din bugetele prevazute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile ulterioare, precum si cele gestionate in afara bugetului local.

14.	Intreprindere publica	Persoana juridica ce desfasoara activitati economice si asupra careia se exercita direct sau indirect, ca urmare a unor drepturi de proprietate, a participatiilor financiare sau a regulilor specifice prevazute in actul de infiintare a intreprinderii respective, influenta dominanta a unei autoritati contractante astfel cum este definita aceasta la art. 9 din Legea nr. 100/2006; prezumtia de exercitare a influentei dominante se aplica în orice situatie in care, in raport cu o astfel de persoana, una sau mai multe autoritati contractante se afla, direct ori indirect, in cel putin unul dintre urmatoarele cazuri: -detin majoritatea capitalului subscris; -detin controlul majoritatii voturilor asociate actiunilor emise de intreprindere sau pot numi in componenta consiliului de administratie, a organului de conducere sau de supraveghere mai mult de jumatate din numarul membrilor acestuia;
15.	Licitatie electronica	Procesul repetitiv desfasurat prin mijloace electronice dupa o evaluare initiala completa a ofertelor, in cadrul caruia ofertantii au posibilitatea de a reduce preturile prezentate si/sau de a imbunatati alte valori ale unor elemente ale ofertei, care permite clasificarea ofertelor prin metode automate de evaluare;
16.	Mijloace electronice	Echipamente electronice de procesare, inclusiv compresie digitala, si stocare a datelor emise, transmise si receptionate prin cablu, radio, mijloace optice sau prin alte mijloace electromagnetice;
17.	Ofertant	Oricare operator economic care a depus oferta in cadrul unei proceduri de atribuire.
18.	Oferta	Actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara, propunerea tehnica, precum si alte documente stabilite prin documentatia de atribuire.
19.	Operator economic	Orice persoana fizica sau juridica, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care ofera in mod licit pe piata executarea de lucrari si/sau a unei constructii, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporara formata intre doua ori mai multe dintre aceste entitati;
20.	«Scris(a)» sau «in scris»	Orice ansamblu de cuvinte si cifre care poate fi citit, reprodus si comunicat ulterior, inclusiv informatii transmise si stocate prin mijloace electronice.
21.	Sistemul electronic de achizitii publice - SEAP	Desemneaza sistemul informatic de utilitate publica, accesibil prin internet la o adresa dedicata, utilizat în scopul aplicarii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire si in scopul publicarii anunturilor la nivel national.

22.	Vocabularul comun al achizitiilor publice - CPV	Desemneaza nomenclatorul de referinta aplicabil contractelor de achizitie publica, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achizitiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurand corespondenta cu alte nomenclatoare existente
23.	Zile	Zilele calendaristice, cu exceptia cazurilor in care se prevede expres ca sunt zile lucratoare.
24.	Procedura documentata	Modul specific de realizare a unei activitati sau a unui proces, editat pe suport de hartie sau in format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem si proceduri operationale.
25.	Procedura de sistem (procedura generala)	Descrie un proces sau o activitate care se desfasoara la nivelul entitatii publice aplicabil (aplicabila) majoritatii sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publica.
26.	Procedura operationala (procedura de lucru)	Procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fara aplicabilitate la nivelul intregii entitati publice.
27.	Editie procedura	Forma actuala a procedurii; editia unei proceduri se modifica atunci cand deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci cand modificarile din structura procedurii depasesc 50% din continutul reviziei anterioare.
28.	Revizie procedura	Actiunea de modificare, respectiv adaugare sau eliminare a unor informatii, date, componente ale unei editii a unei proceduri, modificari ce implica, de regula, sub 50% din continutul procedurii.

4.2. Abrevieri

Nr. Crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	EP	Entitate publica
2.	PO	Procedura operationala
3.	PS	Procedura de sistem
4.	E	Elaborare
5.	V	Verificare
6.	A	Aprobare
7.	Ap.	Aplicare
8.	Ah.	Arhivare
9.	CAP	Compartimentul de achizitii publice
10.	CS	Compartimentul de specialitate
11.	SEAP	Sistemul Electronic de Achizitii Publice
12.	CPV	Vocabularul Comun al Achizitiilor Publice
13.	ANAP	Agentia Nationala pentru Achizitii Publice