Contract
Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Titlu Proiect: “ AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati” Contract: 1/28.10.2021/SEE
Beneficiar: Fundatia „Centrul de Resurse Juridice” Cod PN5012
CAIET DE SARCINI
Servicii de organizare de evenimente în cadrul proiectului „AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități” constând în organizarea următoarelor 2 evenimente:
1. sesiune de formare pentru personal din ministere care lucrează în punctele de contact pentru implementarea Convenției ONU privind drepturile persoanelor cu dizabilități
2. 10 întâlniri regulate de informare cu punctele de contact
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
În acest sens, orice ofertă prezentată, care conține elemente suplimentare față de cele solicitate prin Caietul de sarcini va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate neconforme şi vor fi respinse.
Cuprins
3. Obligațiile prestatorului 7
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi criteriul de atribuire 7
1. Informații generale
Autoritatea contractantă: Parteneriatul Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public
Sursa de finanțare: Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE si Norvegiene 2014-2021
Achiziția serviciilor de organizare a 2 evenimente constand în organizarea: o sesiune de formare pentru personal din ministere care lucrează în punctele de contact pentru implementarea Convenției ONU privind drepturile persoanelor cu dizabilități; 10 întâlniri regulate de informare cu punctele de contact se realizează în cadrul proiectului ”AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”, derulat în parteneriat de Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public și finanțat din Granturile SEE și Norvegiene 2014- 2021 prin Programul de Dezvoltare locală.
Proiectul are ca scop îmbunătățirea implementării hotărârilor Curții Europene a Drepturilor Omului și a Deciziilor Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei în materia drepturilor persoanelor cu dizabilităţi intelectuale şi psihosociale private de libertate.
Prezenta achizitie are ca obiect Servicii de organizare a organizarea următoarelor 2 evenimente:
1. o sesiune de formare pentru personal din ministere care lucrează în punctele de contact pentru implementarea Convenției ONU privind drepturile persoanelor cu dizabilități
2. 10 întâlniri regulate de informare cu punctele de contact
2.1. Pentru evenimentul 1 - o sesiune de formare pentru personal din ministere care lucrează în punctele de contact pentru implementarea Convenției ONU privind drepturile persoanelor cu dizabilități sunt necesare următoarele tipuri de servicii:
- Servicii închiriere sală de curs
- sală de curs pentru 2 zile în București in perioada 6-7 iulie 2023*) pentru minim 25 de persoane, situată în zonă centrală, uşor accesibilă pentru toţi participanţii; suprafaţa minimă a sălii de curs trebuie sa fie de aproximativ 120 mp.
- sala trebuie să fie accesibilă persoanelor cu dizabilități; trebuie sa fie exclusiv destinată acestui scop si sa fie ferită de mirosuri de mâncare; sa fie aranjată cu 5 mese rotunde în jurul cărora să se poată aşeza 5 persoane cu o distanţă de aprox. 1 m între persoane.
Pentru traineri e necesara fie o masă rotunda fie 2 mese dreptunghiulare. Cele 5 mese pentru participanţi vor fi aşezate la o distanţă care să le permită să vadă formatorii şi ecranul - vor fi aşezate în forma literei " V" sau semicerc cu vârful /semicerc în partea opusă formatorilor.
Totodata sala trebuie să beneficieze de dotari tehnice precum acces internet, videoproiector si laptop functionale, ecran proiecţie (dimensiuni min 240*150 cm), flipchart, aer condiţionat etc., să aibă lumină naturală, dar cu posibilitate de proiecţie în condiţii bune, sa fie izolată fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeaşi
clădire sau în imediata apropiere.
- Servicii pauze de lucru (restaurant şi de servire a mesei):
Prestatorul va asigura masă de prânz și pauze de cafea pentru aprox. 25 participanti pentru 2 zile.
Menu-ul va fi variat și va cuprinde carne, peşte, ouă, salate din legume proaspete, legume gătite şi alte garnituri (nu doar cartofi şi orez), desert, fructe şi cafea.
Totodata prestatorul va organiza 2 pauze de cafea/zi (în total 4 pauze de cafea/sesiune de formare) prin care va asigura urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti: cafea măcinată, nu ness ( inclusiv lapte si zahar), ceai, apă minerală şi plată, produse patiserie sărată si dulce (cel putin 4 sortimente proaspete, pregătite în ziua cursului), varietate de fructe (cel puţin 3 tipuri de fructe)
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, autoritatea contractanta rezervâdu-si dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme.
Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii- termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/ hartie), tacamuri. Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde se vor tine cursurile.
Spaţiul pentru servirea meselor va trebui să fie în proximitatea sălii de curs.
2.2 Pentru Evenimentul 2 - 10 întâlniri regulate de informare cu punctele de contact, 1/2 zi pentru fiecare întâlnire, pentru 10 întâlniri
- Servicii pauze de lucru:
Prestatorul va asigura o pauză de cafea și sandwich-uri pentru fiecare întâlnire pentru aprox. 15 participanti/intalnire, care va conține urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti: cafea măcinată, nu ness (inclusiv lapte si zahar), ceai, apă minerală şi plată, produse patiserie sărată si dulce și min. 1 sandwich/persoana, varietate de fructe (cel puţin 3 tipuri de fructe).
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, Autoritatea contractanta rezervâdu-si dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme.
Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii- termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/ hartie), tacamuri. Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde se va tine intalnirea.
Cele 10 întâlniri de lucru se vor desfasura în locatii ale institutiilor publice sau la sediul CRJ, atat locația cat si data exacta pentru fiecare intalnire va fi comunicata ulterior.
*) Perioada menționată pentru organizarea evenimentelor se poate modifica în funcție de evoluția implementarii activităților proiectului și vor fi anunțate Furnizorului selectat în timp util.
Prestatorul va întocmi şi furniza autorităţii contractante un raport de activitate, însoţit de lista participanţilor, semnată de aceştia.
Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă, precum şi persoana de contact desemnată in relaţia cu autoritatea contractantă, astfel încât să poată fi rezolvate situațiile neprevazute, precum si eventualele urgente ce pot aparea în perioada derularii contractului.
Prestatorul va asigura asistenta in vederea bunei desfasurari a evenimentului prin prezenta unui reprezentant al furnizorului pe intreaga durata de desfasurare a actiunilor. Ofertanţii vor preciza numele, datele de contact (telefon, fax, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările autorităţii contractante pentru informaţii, oferte şi în general, privind contul de client. Aceste detalii vor fi comunicate ulterior de operatorul economic desemnat câștigător.
Prin propunerea tehnică, ofertantul are obligația de a face dovada asumării conformității serviciilor care urmează a fi furnizate prin corespondență cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini.
Prețul ofertei reprezintă valoarea totală a contractului, în lei fără TVA, determinată pentru serviciile și cantitățile de servicii solicitate prin prezentul caiet de sarcini.
Atribuirea contractului se va realiza in conformitate cu procedura proprie aprobata prin aplicarea criteriului de atribuire stabilit, respectiv preţul cel mai scazut pentru serviciile prestate.
Valoarea estimata a achizitiei avand ca obiect Servicii de organizare 2 evenimente este de 21.212,70 lei fara TVA în beneficiul proiectului “AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati”.
NOTA: Xxxxxx va fi astfel întocmită încât să asigure acoperirea tuturor costurilor necesare prestării, inclusiv marja de profit care va fi inclusă în prețul de prestare ofertat.
Operatorii vor ține cont de valoarea cotei de TVA, diferențiată pentru tipurile de servicii. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii. Avand in vedere dispozitiile art. 172, alin. (5) din Legea nr. 98 / 2016 privind achizitiile publice, cu modificari si completari, operatorii economici care depun oferta trebuie sa dovedeasca faptul ca au capacitatea de exercitare a activitatii profesionale in ceea ce priveste realizarea activitatilor economice care
In cazul in care, din motive ce nu tin de Beneficiar, numarul de participanti prezenti este mai mic decat numarul de participanti prevazuti, Beneficiarul va achita doar costurile aferente numarului de participanti prezenti la evenimente.
CERINTE MINIME OBLIGATORII:
1.- Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului sau Autorizaţie de funcţionare/ certificat înregistrare / echivalente – in copie cu menţiunea ‘’conform cu originalul’’, nu mai vechi de 30 de zile față de data de depunere a ofertei. Ofertantul trebuie să facă dovada faptului că are în lista de activităţi principale sau secundare cel puțin un cod CAEN în conformitate cu specificul contractului ce va fi încheiat.
2. Operatorii economici participanti la procedura vor trebui sa faca dovada ca au prestat in ultimii 5 ani (calculati de la data limita de depunere a ofertelor) servicii similare cu cele solicitate in valoare cumulata de cel putin 21.212,70 lei fara TVA
Propunerea tehnică
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea detaliată a produselor/serviciilor ofertate, numele locatiilor ofertate, imagini ale spaţiilor de instruire cu aranjarea spaţiului de curs aşa cum este solicitat (mese rotunde, distanţe, etc) fotografii pentru aparatură, inclusiv AC şi încălzire sală, fotografii cu exteriorul unităţii hoteliere – a se evita ca hotelul să fie în vecinătatea de şantiere de construcții, renovări, construcţii etc în perioada în care se va ține cursurile, precum şi toate informaţiile semnificative, în vederea verificării corespondenţei propunerii tehnice cu specificaţiile tehnice solicitate. Ofertantul poate prezenta una sau mai multe variante pentru locaţia evenimentului în oferta tehnica, dar oferta financiară va fi una singura.
Ofertanții vor indica, în mod expres: denumirea hotelului sau locatiei propuse de desfasurare a evenimentului 1, categoria hotelului daca este cazul, conform certificatului de clasificare hotelieră, spatiile alocate pentru îndeplinirea contractului și facilitățile de care acestea dispun.
Ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii.
Descrierea tehnică a serviciilor va trebui să fie in corespondența strictă cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
Achizitorul poate solicita verificarea îndeplinirii criteriilor tehnice la faţa locului sau poate solicita clarificări ofertanţilor pentru a stabili îndeplinirea specificaţiilor tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc în totalitate specificaţiile tehnice vor fi respinse.
Propunerea financiară va cuprinde un preţ total (care va fi constituit din suma preţurilor pentru fiecare eveniment în parte) şi va fi completat în Formularul de ofertă financiară atașat. Aceasta va fi transmisă semnată de reprezentantul legal al operatorului economic. Formula de calcul a preţului total, fără TVA, este:
Preţ total = preţ total eveniment 1 + preţ total eveniment 2
Costul total pentru transportul participanților este estimat de Achizitor si va fi ofertat in limita aceleiasi valori.
Formularul de ofertă financiară va fi insotit de o Anexă, care va evidenția prețurile unitare pe servicii si pe evenimente, ale serviciilor ce urmeaza a fi prestate.
Prețul pe fiecare eveniment va fi prezentat detaliat sub următoarea formă:
- pentru servicii de închiriere sala si echipament tehnic: preț unitar /zi;
- pentru servicii de restaurant şi de servire a mesei: preț unitar /participant;
- pentru pauze de cafea si/sau sandwich-uri: preț unitar/participant;
Preţurile vor fi exprimate în lei, fără TVA şi vor rămâne neschimbate pe toată perioada de valabilitate a ofertei. Ofertantul va avea în vedere că facturarea TVA-ului se va face diferențiat, în funcție de tipul de serviciu, conform reglementărilor legale în vigoare.
5. Modalități de plată
Plata serviciilor prestate se efectuează prin ordin de plată, în contul prestatorului, în baza facturii fiscale emisă de prestator și acceptată de achizitor după încheierea procesului-verbal de recepție a serviciilor prestate aprobate de achizitor.
Factura este însoţită de Procesul verbal de recepţie a serviciilor, listele de participanţi la eveniment semnate în original de către persoanele participante. Toate documentele se prezintă în original.
6. Dispoziții finale
Toate cerinţele prevăzute în prezentul caiet de sarcini sunt minimale şi obligatorii.
Nerespectarea acestora duce la respingerea ofertei ca fiind neconformă.
Consultant management, Xxxxxxxxx Xxxxxxx