CAIET DE SARCINI
Nr. 2311/AP/20.04.2021
CAIET DE SARCINI
Obiectul prezentei îl constituie achiziţia de Servicii de auditare financiară independentă pentru contractele subsidiare enumerate mai jos, încheiate în cadrul proiectului POC-A1-A1.2.3-G-2015, ID P_40_371, cod SMIS 106611, ctr. 13/01.09.2016, cu titlul: Dezvoltare experimentală în parteneriat public privat pentru crearea de platforme cloud autohtone cu caracteristici avansate de protecție a datelor (PRIVATESKY):
- Contract subsidiar 1D/27.09.2017 încheiat cu SC Heaven Solutions 2005 SRL Iași
Perioada auditată: 13.11.2017 – 12.08.2021
Total buget deviz antecalcul pentru UAIC: 287.903,26 lei
- Contract subsidiar 2D/27.02.2108 încheiat cu SC RomSoft SRL Iași
Perioada auditată: 15.03.2018 – 14.02.2021
Total buget deviz antecalcul pentru UAIC: 906.050 lei
- Contract subsidiar 5D/26.09.2018 încheiat cu SC Euro Smart DPO SRL Iași
Perioada auditată: 17.10.2018 – 16.08.2021
Total buget deviz antecalcul UAIC: 873.474,89 lei
- Contract subsidiar 6D/16.05.2019 încheiat cu SC CODE 932 SRL Iași
Perioada auditată: 27.05.2019 – 26.09.2020
Total buget deviz antecalcul UAIC: 700.676,25 lei
- Contract subsidiar 7D/24.07.2019 încheiat cu S.C. Junio Recrutare S.R.L. București
Perioada auditată: 13.09.2019 – 12.09.2020
Total buget deviz antecalcul pentru UAIC: 274.975 lei
- Contract subsidiar 8D/20.12.2019 încheiat cu SC AQUA SOFT SRL București
Perioada auditată: 23.12.2019 – 22.08.2021
Total buget deviz antecalcul pentru UAIC: 695.973,75 lei
- Contract subsidiar 9D/05.08.2020 încheiat cu SC OGOR LAB SRL București
Perioada auditată: 31.08.2020 – 31.05.2021
Total buget deviz antecalcul pentru UAIC: 195.690 lei
Preţul va include toate naturile de cheltuieli ocazionate de prestarea serviciilor la sediul autorităţii contractante, prin consultarea documentelor originale, în timpul programului de lucru al personalului autorităţii contractante (orele: 08.00-16.00).
Caracteristicile tehnice solicitate în CAIETUL DE SARCINI sunt minime şi obligatorii. Acestea sunt prezentate mai jos:
SPECIFICAŢII TEHNICE PENTRU VERIFICAREA CHELTUIELILOR CONTRACTELOR
Pe parcursul prezentului document, se vor folosi următoarele prescurtări:
Specificaţii Tehnice = ST;
Fişa de evidenţă a cheltuielilor = FEvC
Raport de audit privind constatările factuale = RACF Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe = ISRS
A. Subiectul angajamentului
Informaţiile, atât financiare cât şi non-financiare, care sunt supuse verificării de către auditor, reprezintă toate informaţiile care fac posibilă verificarea cheltuielilor pretinse de către Beneficiar în Fişa de evidenţă a cheltuielilor și în Cererile de rambursare depuse pe perioada de desfășurare a contractelor subsidiare 1D/27.09.2017, 2D/27.02.2108, 5D/26.09.2018, 6D/16.05.2019, 7D/24.07.2019, 8D/20.12.2019 și
9D/05.08.2020: CR 8/02.02.2018 - CR 23/21.09.2021 respectiv dacă sunt legale, exacte şi eligibile.
B. Scopul activităţii
B.1 Auditorul va îndeplini acest angajament atât în conformitate cu aceste ST(Specificaţii tehnice), cât şi:
- în conformitate cu Standardul International privind Serviciile Conexe 4400 - Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către Federaţia Internaţională a Contabililor (IFAC) şi adoptat de către Camera Auditorilor Financiari din România;
- în conformitate cu Codul etic al experţilor contabili emis de către Federaţia Internaţională a Contabililor şi adoptat de către Camera Auditorilor Financiari din România. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamentele privind procedurile convenite, Comisia Europeană solicită ca auditorul să respecte, de asemenea, cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic.
B.2 Termeni şi condiţii ale contractului de finanţare
Auditorul verifică faptul că finanţarea acordată a fost cheltuită în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare.
B.3 Planificare, proceduri, documentaţie şi probe
Auditorul financiar trebuie să-şi planifice activitatea astfel încât să poată realiza o verificare eficientă a cheltuielilor. În acest scop, auditorul realizează procedurile specifice şi utilizează probele obţinute din aceste proceduri ca bază pentru raportul de audit privind constatările factuale. Auditorul trebuie să utilizeze documente care sunt importante în furnizarea probelor de audit suficiente si adecvate pentru sprijinirea Raportului de audit şi probe care să ateste că lucrarea a fost realizată în conformitate cu ISRS 4400 şi aceste ST.
C. Raportarea
Raportul de audit privind constatările factuale trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale acestui angajament în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului şi Finanţatorului să înteleagă natura şi măsura procedurilor realizate de către auditor.
1. Proceduri generale
1.1 Auditorul verifică dacă Lista cheltuielilor (raportarile sunt pe activitati, conform bugetului din Anexa 1 la contractul subsidiar) este conformă cu condiţiile contractului de finanţare.
1.2 Auditorul verifică dacă evidenţele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor şi cu regulile contabile din contractul de finanţare. Scopul este de:
- a evalua dacă o verificare eficientă şi efectivă a cheltuielilor este fezabilă, şi
- a raporta excepţii importante şi puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerinţele documentaţiei, astfel încât Beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea şi îmbunătăţirea acestora pe perioada de implementare rămasă a acţiunii.
1.3 Auditorul verifică dacă informaţiile din Lista cheltuielilor se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului (ex: balanţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice).
1.4 Auditorul verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislaţia naţională aplicabilă.
2. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuirea analitică
Auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din Fişa de evidenţă a cheltuielilor şi:
- verifică dacă bugetul din Lista cheltuielilor corespunde cu bugetul înscris în Anexa 1 punctul 3. Devizul contractului, 3.1. Deviz Organizație de cercetare Universitatea „Xxxxxxxxx Xxxx Xxxx” din Iași la contractele subsidiare 1D/27.09.2017, 2D/27.02.2108, 5D/26.09.2018, 6D/16.05.2019, 7D/24.07.2019,
8D/20.12.2019 și 9D/05.08.2020 (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial);
- verifică dacă suma totală solicitată la plată de Beneficiar nu depăşeşte finanţarea prevăzută în contractul de finanţare, precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de cheltuieli;
- verifică dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui addendum la contractul de finanţare).
3. Selectarea cheltuielilor pentru verificare
3.1 Categoriile şi tipurile de cheltuieli
Cheltuielile solicitate de Beneficiar în Anexa 1 punctul 3. Devizul contractului, 3.1. Deviz Organizație de cercetare Universitatea „Xxxxxxxxx Xxxx Xxxx” din Iași la la contractele subsidiare 1D/27.09.2017, 2D/27.02.2108, 5D/26.09.2018, 6D/16.05.2019, 7D/24.07.2019, 8D/20.12.2019 și 9D/05.08.2020 sunt
prezentate în următoarele categorii:
1.Cheltuieli cu personalul, 2. Cheltuieli pentru instrumente și echipamente (active corporale sau obiecte de inventar), 3. Cheltuielile aferente serviciilor de cercetare, precum și serviciilor de consultanță și serviciilor echivalente folosite exclusiv pentru activitățile contractului de colaborare, 4. Cheltuieli pentru achiziția de active fixe necorporale, 5. Alte cheltuieli de exploatare suportate direct ca urmare a contractului de colaborare, inclusiv pentru achiziția materialelor, consumabilelor și a altor produse similare, 6., Cheltuieli aferente activității de management (E), 7. Cheltuieli CGA
Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemănătoare. Forma şi natura probei suport (de ex o plată, un contract, o factură etc) şi modul în care cheltuiala este înregistrată (adică registrul de intrări) variază în
funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi acţiunilor sau tranzacţiilor de bază. În toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a acţiunilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura acţiunii sau tranzacţiei în cauză.
3.2 Selectarea tipurilor de cheltuieli
Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate in Cererile de rambursare depuse pe perioada de desfășurare a contractelor subsidiare 1D/27.09.2017, 2D/27.02.2108, 5D/26.09.2018, 6D/16.05.2019, 7D/24.07.2019, 8D/20.12.2019 și 9D/05.08.2020.
4. Verificarea cheltuielilor
Auditorul verifică cheltuielile şi prezintă în Raportul de audit privind constatările factuale toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării sunt toate abaterile de la reglementarile din aceste ST descoperite pe parcursul realizării procedurilor prevăzute în prezenta anexă. În toate cazurile auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă auditorul descoperă o excepţie cu privire la regulile achiziţiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepţie a condus la cheltuieli neeligibile. Auditorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile declarate în Cererile de rambursare depuse pe perioada de desfășurare a contractelor subsidiare 1D/27.09.2017, 2D/27.02.2108, 5D/26.09.2018, 6D/16.05.2019, 7D/24.07.2019, 8D/20.12.2019 și
9D/05.08.2020 prin testarea criteriilor prevăzute mai jos.
4.1 Eligibilitatea costurilor directe
Auditorul financiar verifică dacă aceste costuri:
- sunt necesare pentru desfăşurarea acţiunii. În acest sens, auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost asumate pentru scopul propus al acţiunii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele acţiunii. Auditorul verifică mai departe dacă costurile directe sunt cuprinse în bugetul contractului subsidiar şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor.
- au fost asumate de Beneficiar sau de partenerii lui pe perioada de implementare a acţiunii.
- sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidenţelor suport.
În acest sens, auditorul va ţine cont de prevederile:
- Ghidului solicitantului, Cererii de finanțare și Contractului de finanţare şi anexelor acestuia
- HOTĂRÂRII nr. 583 din 22 iulie 2015 pentru aprobarea Planului naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare pentru perioada 2015-2020 (PNCDI III) cu modificările şi completările ulterioare
- Ordonanței de Urgență nr. 45/2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020, cu modificările și completările ulterioare
- HG 93/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG nr. 45/2015
- Codului Muncii – Legea 53/2003 republicată, cu modificările și completările ulterioare
4.2 Acurateţe şi înregistrare
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului şi incadrate corespunzator în Cererile de rambursare şi dacă sunt sprijinite de evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul.
4.3 Clasificare
Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost corecte pe categorii în Cererile de rambursare.
4.4 Realitate (desfăşurare/existenţă)
Auditorul caută în mod profesional să obţină probe adecvate şi suficiente privind verificarea cheltuielilor efectuate şi – dacă este cazul – şi pentru existenţa activelor. Auditorul verifică realitatea şi oportunitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune prin examinarea dovezilor lucrărilor efectuate, bunurilor livrate sau serviciilor prestate într-un cadru de timp (de precizat perioada de implementare, pentru care se solicită rambursarea), la o calitate acceptabilă şi agreată şi la preţuri sau costuri rezonabile.
4.5 Conformitatea cu regulile de achiziţii publice
Regulile de achiziţie publica aplicabile tuturor contractelor de finanţare sunt cele naţionale.
Auditorul financiar examinează ce reguli de achiziţii publice se aplică pentru fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli. Auditorul verifică dacă Beneficiarul este în conformitate cu astfel de reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile. Când auditorul descoperă aspecte de neconformitate cu regulile de achiziţii publice, prezinta în Raportul de audit privind constatările factuale natura şi impactul lor financiar în termeni de cheltuieli neeligibile.
4.6 Costuri administrative
Auditorul nu va verifica documentele justificative referitoare la cheltuielile generale de administraţie (regia) declarate de Beneficiar, ele fiind decontate în baza prevederilor contractuale cu finanţatorul.
5. Verificarea veniturilor acţiunii
Atunci când este cazul, auditorul verifică faptul că veniturile generate de Beneficiar în contextul acţiunii au fost alocate în mod adecvat acţiunii care face subiectul contractului de finanţare.
Auditorul verifică dacă veniturile au fost corect înregistrate în evidenţa contabilă a proiectului.
(1) Prestatorul trebuie să presteze serviciile de auditare, respectiv să întocmească şi să predea rapoartele de audit către autoritatea contractantă, în conformitate cu caietul de sarcini, propunerea tehnică şi cu dispoziţiile legale în vigoare, astfel :
Termen de predare a rapoartelor de audit privind constatările factuale: maxim 10 zile de la predarea documentelor aferente fiecarui contract subsidiar in parte.
(2) In acest sens, prestatorul are obligaţia ca în termen de 3 zile de la semnarea contractului , să prezinte următoarele elemente clar definite:
-grafic de lucru
-stabilirea eşantionului de documente selectate
(3) Numărul de rapoarte care se vor întocmi de către auditor va fi:
câte 1 (un) raport în 3 (trei) exemplare originale pentru fiecare contract subsidiar in parte