Regulamentul de organizare și funcționare a activității de accesare și prelucrare a datelor din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor (D.G.E.P.)
Regulamentul de organizare și funcționare a activității de accesare și prelucrare a datelor din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor (D.G.E.P.)
Preambul:
Prezentul Regulament este adoptat ca urmare a încheierii Contractului privind furnizarea de date din Registrul național de evidență a persoanelor înregistrat sub nr. 284-AUT din 11.10.2023 la
U.N.B.R. și sub nr. 3498652 din 11.10.2023 la Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor (D.G.E.P.), în scopul obținerii de către avocați a datelor cu caracter personal necesare îndeplinirii atribuțiilor legale de asigurare a accesului justițiabilului la justiție într-un termen rezonabil și de acordare a asistenței juridice, precum și în scopul actualizării de către barouri a tabloului avocaților și a gestionării în bune condiții a Fondului de pensii și alte drepturi de asigurări sociale ale avocaților.
Art. 1. Operatorii U.N.B.R. ai Registrului Național de Evidență a Persoanelor.
(1) Accesul la datele din Registrul Național de Evidență a Persoanelor va fi realizat exclusiv de două persoane, salariate în cadrul U.N.B.R. cu atribuții în acest sens și care sunt desemnate prin decizie a Președintelui U.N.B.R. (în continuare, operatorii).
(2) Decizia de desemnare a operatorilor sau, după caz, de revocare/înlocuire a acestora va fi comunicată către Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor (D.G.E.P.), împreună cu datele de identificare ale operatorilor.
(3) Datele din Registrul Național de Evidență a Persoanelor vor fi accesate prin intermediul portalului unic de acces în baza contului de utilizator comunicat de către D.G.E.P. personal și direct fiecărui operator U.N.B.R..
(4) Este strict interzis operatorilor U.N.B.R. să comunice unei alte persoane datele de conectare aferente conturilor de utilizator.
(5) Operatorii U.N.B.R. vor lua măsuri adecvate, astfel încât datele de acces ale conturilor de utilizator să nu fie menționate / salvate pe mijloace de stocare fizice sau electronice care pot fi pierdute, furate sau care pot fi expuse unui risc de securitate fizic sau cibernetic.
...
Art. 3. Accesul avocaților la datele din Registrul Național de Evidență a Persoanelor.
(1) Accesul avocaților la datele din Registrul Național de Evidență a Persoanelor se va realiza la cerere, cu respectarea dispozițiilor art. 281 din Legea nr. 51/1995 pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat, republicată. În acest scop, utilizând aplicația informatică Tabloul național al avocaților - portal xxxx.xx, avocatul va accesa contul său și, în cadrul secțiunii dedicate interogării Registrului Național de Evidență a Persoanelor, va completa în format digital Formularul de interogare pentru obținerea de date cu caracter personal (conform modelului anexat prezentului Regulament), pe care apoi îl va semna fie cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, fie cu semnătură electronică sau îl va descărca, îl va semna olograf și îl va reîncărca în portal. Avocatul va atașa la formularul digital în format PDF împuternicirea avocațială semnată olograf, cu semnătură electronică sau cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, completată integral potrivit Legii nr. 51/1995 pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat, republicată și a Statutului profesiei de avocat și din care rezultă mandatul avocatului
primit în mod expres de la client pentru a obține informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor. Formularul va conține și o rubrică „Alte mențiuni”, pentru a da posibilitatea avocatului de a oferi orice alte informații/explicații considerate necesare și va permite încărcarea de fișiere pentru înscrisurile anexate acestuia. Adresa de corespondență (pentru primirea răspunsului) este adresa de e-mail înregistrată în platforma xxxx.xx.
(2) În Formularul digital este inserată o rubrică ce presupune o declarație pe proprie răspundere asumată de avocat în sensul că informațiile solicitate sunt necesare realizării de către avocat a serviciilor juridice pentru care există încheiat un contract de asistență juridică, cu indicarea numărului și a datei contractului de asistență juridică, a datelor de identificare ale clientului și cu descrierea serviciului juridic solicitat de client.
(3) De asemenea, în Formularul digital este inserată o rubrică ce presupune o declarație pe proprie răspundere asumată de avocat, în sensul că acesta se conformează Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament General privind Protecția Datelor - GDPR) și Legii nr.190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
(4) Formularul digital va permite introducerea datelor pentru un număr de cel mult 5 (cinci) persoane cu privire la care se solicită informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor.
(5) Serviciul de interogare a Registrului Național de Evidență a Persoanelor se va realiza numai după achitarea taxei de interogare în cuantum de 42 Lei, la care se adaugă TVA potrivit legii, pentru fiecare persoană în legătură cu care se solicită informații și presupune un număr limitat de cel mult 5 (cinci) operațiuni de interogare a bazei de date pentru fiecare persoană în parte. În cazul în care se solicită comunicarea rezultatului interogării în termen de 2 zile lucrătoare, taxa de interogare ce trebuie achitată pentru procesarea de urgență este în cuantum de 84 Lei, la care se adaugă TVA potrivit legii.
(6) Taxa de interogare se achită exclusiv prin utilizarea aplicației implementate în acest scop pe portalul xxxx.xx.
(7) În funcție de conținutul Formularului și/sau al înscrisurilor anexate, operatorul U.N.B.R. poate să solicite lămuriri suplimentare, inclusiv comunicarea de înscrisuri din care rezultă îndeplinirea condițiilor prevăzute de art. 281 alin. (1) din Legea nr. 51/1995 pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat, republicată. Dacă operatorul U.N.B.R. nu primește înscrisurile solicitate sau explicațiile oferite nu sunt lămuritoare, în termen de 5 zile lucrătoare de la expedierii solicitării prin e-mail, acesta nu va da curs solicitării și va dispune prin referat supus aprobării secretarului general al U.N.B.R. restituirea în contul plătitorului a taxei achitate, mai puțin comisioanele bancare.
(8) În situația în care există suspiciuni rezonabile cu privire la anumite solicitări de interogare a Registrului Național de Evidență a Persoanelor rezultate, spre exemplu, din frecvența solicitărilor sau din conținutul acestora, operatorul U.N.B.R. poate să nu dea curs solicitării avocatului, înștiințând de îndată secretarul general al U.N.B.R. care poate dispune restituirea în contul plătitorului a taxei achitate, mai puțin comisioanele bancare.
(9) Interogările pot fi realizate de către operator numai dacă sunt comunicate de către avocat date ale persoanei despre care se solicită interogarea, în următoarele variante:
• nume, prenume, data nașterii.
• nume, prenume, ultimul domiciliu cunoscut - prin indicarea cel puțin a județului, a municipiului/orașului/comunei/satului și a denumirii străzii; cea din urmă cerință, privind denumirea străzii, nu este necesară în cazul comunelor și al satelor.
• cod numeric personal - în situația în care numele sau prenumele sunt necunoscute, se oferă explicații operatorului cu privire la împrejurările care au condus la cunoașterea codului numeric personal, prin completarea Formularului la rubrica „Alte mențiuni” și se anexează înscrisuri doveditoare, dacă există.
• serie și număr carte de identitate - în situația în care numele sau prenumele sunt necunoscute, se oferă explicații operatorului cu privire la împrejurările care au condus la cunoașterea seriei și numărului cărții de identitate, prin completarea Formularului la rubrica „Alte mențiuni” și se anexează înscrisuri doveditoare, dacă există.
(10) Se recomandă avocaților să comunice operatorului și orice alte date și informații relevante care pot ajuta la identificarea persoanei (cum ar fi: numele purtat anterior, prenumele tatălui, prenumele mamei, locul nașterii), prin completarea rubricii „Alte mențiuni” și/sau încărcarea de fișiere conținând înscrisuri în susținerea cererii.
Art. 4. Comunicarea rezultatelor interogării Registrului Național de Evidență a Persoanelor
(1) În urma operațiunii de interogare, portalul unic poate genera următoarele informații cu privire la persoana despre care se solicită interogarea: CNP, sex, nume, prenume, data nașterii, serie și număr act de naștere, locul nașterii, prenumele tatălui, prenumele mamei, starea civilă, situația militară, studii, ocupație, profesie, sursă de venit, adrese, fotografia din cartea de identitate.
(2) În situația în care rezultatul interogării este concludent, vor fi comunicate avocatului prin e-mail numai datele de identificare actualizate ale persoanei, necesare exercitării activității avocatului, respectiv: numele, prenumele, data nașterii, locul nașterii, adresele active și codul numeric personal. În situația în care persoana interogată figurează ca fiind decedată vor fi comunicate avocatului data decesului și numărul / data actului de deces în măsura în care aceste informații sunt identificate.
(3) În situația în care datele comunicate de către avocat sunt insuficiente pentru a obține datele de identificare ale persoanei și au fost epuizate de către operator cele 5 (cinci) operațiuni de interogare a bazei de date fără a se obține un rezultat concludent, atunci operatorul va comunica avocatului prin e-mail un răspuns în acest sens.
(4) Rezultatul interogării va fi comunicat avocatului exclusiv prin e-mail, de la adresa de e-mail xxxx@xxxx.xx la adresa de corespondență care este înregistrată în portalul xxxx.xx, în termen de cel mult 5 (cinci) zile lucrătoare de la data transmiterii către U.N.B.R. a formularului digital semnat, însoțit de documentele justificative, conform prezentului Regulament. Avocatului i se va comunica în contul personal din platforma xxxx.xx exclusiv un mesaj prin care i se confirmă soluționarea cererii și comunicarea răspunsului prin e-mail.
(5) Este interzis avocatului să utilizeze datele obținute în alte scopuri decât cel pentru care au fost solicitate sau pentru crearea unei baze de date personale și este interzis avocatului să divulge aceste date unor terțe persoane. Nerespectarea de către avocat a acestor obligații constituie abatere disciplinară gravă și se sancționează cu excluderea din profesiei, potrivit Statutului profesiei de avocat.
(6) Avocatul are obligația de a informa clientul cu privire la condițiile de interogare și prelucrare a datelor din prezentul Regulament.
Art. 5. Accesul barourilor, al Casei de Asigurări a Avocaților (C.A.A.) și al filialelor
C.A.A. la informațiile înregistrate în Registrul național de evidență a persoanelor.
(1) Barourile membre ale U.N.B.R., Casa de Asigurări a Avocaților (C.A.A.) și filialele
C.A.A. pot avea acces la informațiile înregistrate în Registrul național de evidență a persoanelor referitoare exclusiv la persoane fizice care au calitatea de avocat activ, avocat inactiv, pensionar din profesia de avocat, în scopul actualizării tabloului avocaților al fiecărui barou în parte, respectiv în scopul îndeplinirii obiectului de activitate al Casei de Asigurări a Avocaților (C.A.A.) și al filialelor C.A.A.
(2) Solicitarea de informații se va realiza de către persoana împuternicită în acest sens de Barou/CAA/Filiala CAA. În acest scop, utilizând aplicația informatică Tabloul național al avocaților - portal xxxx.xx, persoana împuternicită va accesa contul Baroului/CAA/Filialei CAA și, în cadrul secțiunii dedicate interogării Registrului Național de Evidență a Persoanelor, va completa în format digital Formularul de interogare pentru obținerea de date cu caracter personal (conform modelului anexat prezentului Regulament), pe care apoi îl va semna cu semnătură electronică, semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat sau îl va descărca, îl va semna olograf și îl va reîncărca în portal. Persoana împuternicită va indica în mod obligatoriu ca adresă de corespondență (pentru primirea răspunsului) adresa de e-mail a instituției care este înregistrată în platforma xxxx.xx.
(3) Dispozițiile art. 3 alin. (2) – (4), (7) – (9) și art. 4 alin. (2), (3), (4) din prezentul Regulament se aplică în mod corespunzător.
Art. 6. Protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.
U.N.B.R. are implementate proceduri de protecție a persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal potrivit legislației în vigoare și care sunt reglementate și adoptate prin documente și hotărâri distincte, inclusiv note informare prelucrare date personale, procedura gestionare cereri persoane vizate, numire responsabil cu protecția datelor cu asigurarea respectării principiului independenței prevăzut de art. 38 alin. (3) și (6) coroborate cu art. 39 alin.
(2) din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
Anexa la Regulament
CERERE DE INTEROGARE
pentru obținerea de către avocați a unor informații
din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al M.A.I. – D.G.E.P.
Subsemnatul(a), avocat (nume, prenume avocat), din BAROUL , cu sediul în , Cod avocat
(codul CCBE al avocatului), în temeiul Contractului de asistență juridică nr.
/ , încheiat cu clientul (nume, prenume client), solicit informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al M.A.I. – D.G.E.P., în legătură cu:
(se vor completa doar datele de identitate pe care le cunoaște solicitantul)
Nume Prenume CNP
Data nașterii Locul nașterii
Ultimul domiciliul cunoscut
Carte de identitate seria numărul
Alte mențiuni/ informații cunoscute de solicitant (prenumele părinților, numele purtat
anterior etc.):
Subsemnatul(a), avocat (nume, prenume avocat), am luat la cunoștință că taxa de interogare a bazei de date - Registrul Național de Evidență a Persoanelor este în cuantum de 42 lei, la care se adaugă TVA potrivit legii, pentru fiecare persoană în legătură cu care se solicită informații și presupune un număr limitat de cel mult 5 (cinci) operațiuni de interogare a bazei de date pentru fiecare persoană în parte și că, în cazul în care se solicită comunicarea rezultatului interogării în termen de 2 zile lucrătoare, taxa de interogare pentru procesarea de urgență este în cuantum de 84 Lei, la care se adaugă TVA potrivit legii.
Subsemnatul(a), avocat (nume, prenume avocat), declar pe proprie răspundere că informațiile solicitate din Registrul Național de Evidență a Persoanelor sunt necesare realizării serviciilor juridice care fac obiectul Contractului de asistență juridică nr. din data de , pentru clientul (se vor menționa datele de identificare ale clientului din împuternicirea avocațială), în vederea _ (se va menționa serviciul juridic solicitat: redactare și transmitere notificare, înregistrare cerere de chemare în judecată etc.).
Subsemnatul(a), avocat (nume, prenume avocat), declar pe proprie răspundere că mă conformez Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament General privind Protecția Datelor) și Legii nr.190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
ANEXE:
- împuternicirea avocațială, completată integral potrivit Legii nr. 51/1995 și a Statutului profesiei de avocat, din care rezultă mandatul avocatului primit în mod expres de la client pentru a obține informații înregistrate în Registrul Național de Evidență a Persoanelor;
- dovada achitării de către client sau de către orice persoană împuternicită de către acesta a taxei de interogare;
(semnătură olografă însoțită de menționarea olografă a numelui avocatului, semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat)
Informațiile vor fi comunicate la adresa de e-mail cu care este înregistrat avocatul în platforma xxxx.xx !!!
CERERE DE INTEROGARE
pentru obținerea de către barouri
a unor informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al M.A.I. – D.G.E.P.
Subscrisul, BAROUL , cu sediul în , prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), solicităm informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al
M.A.I. - D.G.E.P., în legătură cu:
(se vor completa doar datele de identitate pe care le cunoaște solicitantul)
Nume Prenume CNP
Data nașterii Locul nașterii
Ultimul domiciliul cunoscut
Carte de identitate seria numărul
Alte mențiuni/ informații cunoscute de solicitant (prenumele părinților, numele purtat anterior etc.):
Subscrisul, BAROUL , prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), declarăm pe proprie răspundere că informațiile solicitate din Registrul Național de Evidență a Persoanelor vizează exclusiv persoane fizice care au calitatea de avocat/avocat inactiv/pensionar din profesia de avocat și sunt necesare pentru actualizarea tabloului avocaților din Barou.
Subscrisul, BAROUL , prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), declarăm pe proprie răspundere că ne conformăm Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament General privind Protecția Datelor) și Legii nr.190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
(semnătură olografă însoțită de menționarea olografă a numelui persoanei împuternicite, semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat)
CERERE DE INTEROGARE
pentru obținerea de către C.A.A./Filialele C.A.A.
a unor informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al M.A.I. – D.G.E.P.
Subscrisa, CASA DE ASIGURĂRI A AVOCAȚILOR DIN ROMÂNIA, prin Consiliul C.A.A./ FILIALA a C.A.A., cu sediul în , prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), solicităm informații din Registrul Național de Evidență a Persoanelor al
M.A.I. - D.G.E.P.,, în legătură cu:
(se vor completa doar datele de identitate pe care le cunoaște solicitantul)
Nume Prenume CNP
Data nașterii Locul nașterii
Ultimul domiciliul cunoscut
Carte de identitate seria numărul
Alte mențiuni/ informații cunoscute de solicitant (prenumele părinților, numele purtat anterior etc.):
Subscrisa, CASA DE ASIGURĂRI A AVOCAȚILOR DIN ROMÂNIA, prin Consiliul C.A.A./ FILIALA a C.A.A., prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), declarăm pe proprie răspundere că informațiile solicitate din Registrul Național de Evidență a Persoanelor vizează exclusiv persoane fizice care au calitatea de avocat/avocat inactiv/pensionar din profesia de avocat și sunt necesare pentru îndeplinirea obiectului de activitate al Casei de Asigurări a Avocaților (C.A.A.) și al filialelor C.A.A.
Subscrisa, CASA DE ASIGURĂRI A AVOCAȚILOR DIN ROMÂNIA, prin Consiliul C.A.A./ FILIALA a C.A.A., prin persoana împuternicită (nume și prenume, funcția), declarăm pe proprie răspundere că ne conformăm Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament General privind Protecția Datelor) și Legii nr.190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
(semnătură olografă însoțită de menționarea olografă a numelui persoanei împuternicite, semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat)