NOTĂ DE INFORMARE
NOTĂ DE INFORMARE
PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CLIENȚI
TH TRUCKS S.R.L, cu sediul în loc. Gilau, str. Principală, nr.1333, jud.Cluj, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr.J12/2088/1997, având cod fiscal RO ▇▇▇▇▇▇▇, nr. telefon ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇, adresa de e-mail: ▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇, în calitate de Operator, prin prezenta vă informează pe dumneavoastră, persoana vizată, în calitatea de client potențial, client persoană fizică sau reprezentant/ persoană de contact din cadrul unui client persoană juridică al companiei noastre, despre modul în care prelucrăm datele dumneavoastră personale și drepturile pe care le aveți în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale.
Operatorul a numit un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) care poate fi contactat la adresa de e-mail ▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇, telefonic la nr. 0732669202 sau în scris la adresa sediului TH TRUCKS, cu mențiunea “în atenția DPO”, în cazul în care aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la modul în care prelucrăm datele d-voastră cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor conferite de GDPR.
Scopul prelucrării datelor cu caracter personal
TH TRUCKS colectează datele dvs. cu caracter personal numai în măsura în care sunt necesare și proporționale
îndeplinirii unui scop precis legat de desfășurarea activităților economice a firmei:
vânzări de camioane noi (DAF, ISUZU, TATRA, VDL BUS & COACH)
vânzări camioane rulate (toate mărcile)
întreținere și reparații autovehicule (service DAF autorizat)
comerț cu piese și accesorii pentru autovehicule (piese originale DAF și TRP)
vânzări anvelope și producție anvelope reșapate Bandag
Datele dvs. personale, în calitatea de client TH TRUCKS, pot fi prelucrate, în principal, în următoarele scopuri: demersurile necesare pentru încheierea și gestionarea contractelor de vânzări sau contractelor de închirieri auto; verificare istoric service pentru diagnostic sau pentru informarea clientului, la cererea acestuia; întocmirea devizului de reparații; activare garanții; deschidere și gestionare dosare de daună; emiterea și transmiterea facturilor, gestionarea plăților, efectuarea înregistrărilor contabile; gestionarea corespondenței; livrare camioane; păstrare istoric de service în vederea gestionării tuturor defecțiunilor ce pot apărea sau pentru rechemarea în service a autovehiculelor; reofertarea unor servicii/produse similare sau accesorii ale acestora care pot spori valoarea produsului sau confortul d-voastră, produse care au o calitate superioară, care constituie un element de noutate sau un factor de îmbunătățire a modului de utilizare a produsului sau serviciului respectiv; rechemarea în service a autovehiculelor pentru care producătorul DAF decide efectuarea unor modificări în scopul prevenirii unor situații nedorite; transmiterea de buletine informative, alerte, materiale promoționale; administrare/monitorizare site-uri pentru a vă permite accesul la site-urile noastre și pentru a răspunde la cererile și reclamațiile trimise de dvs. pe această cale de comunicare; administrare și monitorizare cont pe rețele sociale; organizare de evenimente și campanii de promovare; preluarea și gestionarea sugestiilor și reclamațiilor; monotorizarea calității serviciilor și produselor oferite prin măsurarea gradului de satisfacție al clienților; asigurarea pazei și protecției bunurilor și a persoanelor aflate în incinta societății prin utilizarea unui sistem de supraveghere video la punctele de acces și în incinte; urmărire GPS a flotei auto; constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; respectarea unor cerințe legale și/sau de reglementare, cum ar fi cele de natură fiscală sau a celor solicitate prin acte normative speciale care reglementează obiectul nostru de activitate sau, după caz, de arhivare.
Operatorul nu va utiliza/prelucra datele cu caracter personal în alte scopuri care nu sunt compatibile cu scopul initial, declarant. În cazul în care Operatorul va dori să prelucreze datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, înainte de această prelucrare, d-voastră, persoana vizată, veți fi informată în privința scopului și vi se vor oferi toate informațiile relevante.
Temeiul legal al prelucrării datelor cu caracter personal
Regulamentului și actele normative privind prelucrarea datelor cu caracter personal adoptate la nivelul României, precum și prevederile legislației aplicabile în domeniul de activitate al Societății.
Potrivit GDPR, prelucrarea se întemeiază pe cel puțin una din următoarele condiții de legalitate:
persoana vizată și-a dat consimțământul (de exemplu: trimitere newslettere, campanii de marketing, măsurarea gradului de satisfacție al clientului)
demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract sau pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte
interesul legitim urmărit de Operator sau de o parte terță (de exemplu: monitorizare prin camere de supraveghere video, monitorizare prin GPS)
obligație legală care îi revine Operatorului (cum ar fi: gestionarea documentelor justificative dpdv fiscal)
necesitatea de a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice
Refuzul persoanelor vizate de a le fi prelucrate datele cu caracter personal necesare TH TRUCKS pentru a-și îndeplini obligațiile legale și/sau pentru încheierea/executarea unor contracte aferente produselor/serviciilor contractate de către aceștia de la Operator, va putea face, după caz, imposibilă contractarea sau utilizarea de către aceste persoane a produselor/serviciilor TH TRUCKS.
În cazul în care prelucrarea se bazează pe interesul legitim al TH TRUCKS, refuzul clienților ca aceste date să le fie prelucrate va avea consecințe diferite, în funcție de situația concretă, respectiv în funcție de motivele pentru care Operatorul justifică prelucrarea și de motivele legate de situația particulară în care se află persoana vizată care se opune prelucrării datelor.
În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în scop de marketing, acordarea consimțământului persoanei vizate pentru prelucrarea lor este opțională. Refuzul clienților de a le fi prelucrate datele în scop publicitar nu va împiedica în nici o situație contractarea produselor/serviciilor TH TRUCKS. Acest refuz poate conduce însă la imposibilitatea societății de a înștiința persoanele vizate despre anumite oferte/promoții, inclusiv la imposibilitatea de a fi incluși în anumite campanii de promovare a unor produse/servicii ale TH TRUCKS sau ale partenerilor din grup.
Sursa datelor cu caracter personal
În general, TH TRUCKS, prin departamentele sediului central și punctele de lucru din țară, colectează date cu caracter
personal direct de la dvs.( persoana vizată) dar, unele date, pot proveni de la terți (cum ar fi instanțe de judecată, executori judecătorești, instituții de credit sau financiare, societăți de asigurare), din surse publice (de exemplu: Registrul Oficiului Comerțului, internet, social media) sau de la angajatorul d-voastră.
În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.
Date sau categorii de date cu caracter personal prelucrate
Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică, care o identifică sau care poate duce la
identificarea acesteia. În funcție de scopurile asociate prelucrării, Operatorul prelucrează de la d-voastră, persoana vizată, următoarele date sau categorii de date cu caracter personal:
- date de identitate (nume și prenume, serie și nr. act de identitate, alte date aflate în documentele de identitate, semnătura)
- date din cartea de identitate a mașinii (nr. înmatriculare, serie șasiu)
- date de contact (adresă de domiciliu, adresă de corespondență, adresă e-mail, nr. de telefon)
- date legate de profesie, calitatea de reprezentant al unei persoane juridice (calificare, funcția ocupată, locul de muncă)
- date obținute în urma accesării site-urilor societătii sau primite prin intermediul platformelor de rețele sociale (adresă IP, preferințe în legătură cu tipul de servicii și produse)
- imagine foto/video sau voce aferentă înregistrărilor de la evenimente organizate de societate
- date aferente monitorizării video a spațiilor și incintelor TH TRUCKS ( imagine foto/video, nr. de inmatriculare auto)
- date financiare pentru întocmirea contractelor și facturilor, gestionarea plăților și efectuarea înregistrărilor contabile
- date privind istoricul de service
- localizare GPS.
Au fost implementate măsuri tehnice și organizatorice pentru prelucrarea în siguranță a datelor cu caracter personal a tuturor persoanelor vizate.
Destinatari sau categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
Datele d-voastră sunt destinate utilizării de către TH TRUCKS, în calitatea sa de Operator de date cu caracter personal,
în scopurile menționate anterior. În anumite situații, atunci când e cazul și respectând legislația aplicabilă, putem dezvălui date cu caracter personal partenerilor de afaceri din grup, firmelor de audit, instanțelor de judecată, organelor de investigare și control, furnizori, dealeri autorizați, firme de asigurare, banci și instituții financiare, firme de curierat.
Transfer de date cu caracter personal către o țară terță sau organizație internațională
Ca regulă, nu vom transfera datele dvs. cu caracter personal către un stat terț (din afara Spațiului Economic European)
sau organizații internaționale. În situații de excepție și dacă este necesar, transferul datelor dvs. cu caracter personal se va face doar pe baza consimțământului dvs. expres sau cu aplicarea unor măsuri de protecție adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecției datelor cu caracter personal și cu informarea corespunzătoare.
Proces decizional automatizat. Crearea de profiluri
TH TRUCKS nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice
în privința dvs. sau care să vă afecteaze semnificativ.
Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
Operatorul a implementat politici și proceduri pentru a se asigura că datele cu caracter personal sunt exacte și actualizate
având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate și nu sunt stocate mai mult timp decât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate.
În Nomenclatorul Arhivistic al TH TRUCKS sunt prevăzute perioadele de stocare/arhivare a documentelor ce conțin datele dvs. cu caracter personal. Astfel, de exemplu, stocăm datele cu caracter personal pe o perioadă de:
- 10 ani pentru dosarele de daună/ devize clienti/ contracte de service; pentru note de negociere/antecontracte/contracte vânzări camioane; pentru somații de plată; în cazul facturilor și înregistrărilor contabile
- 30 de zile în cazul monitorizării video în scopul asigurării pazei și protecției bunurilor și persoanelor
- 2 ani pentru datele prelucrate prin registrul de poartă; pentru oferte promoționale și dosare evenimente (marketing)
- 3 ani pentru oferte clienți
- până la retragerea consimțământului pentru prelucrările de date personale întemeiate exclusiv pe consimțământ
- 2 ani de la ultima prezență în service sau de la ultimul contact pentru datele privind monitorizarea gradului de satisfacție al clienților/chestionar
- 3 ani de la data încetării relațiilor/ ultimul contact dintre Operator și persoana vizată în absența unor cerințe legale, reglementare sau contractuale specifice.
Drepturile persoanei vizate și modul de exercitare al acestora, termenul de răspuns la solicitări
În contextul prelucrării de către TH TRUCKS SRL a datelor d-voastră cu caracter personal, oricărei persoane vizate îi este
garantată exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, respectiv:
1. Dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal – Persoana vizată poate obține din partea Operatorului o confirmare că se prelucreză sau nu date cu caracter personal care o privesc iar în caz afirmativ acces la datele respective precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor, perioada de stocare, sursa datelor, existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, existența drepturilor. Acest drept permite persoanei vizate să obțină gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, însa fără a aduce atingere drepturilor și libertăților altora.
2. Dreptul la rectificare - Persoana vizată poate solicita Operatorului să modifice datele incorecte care o privesc sau, după caz, să completeze datele care sunt incomplete sau inexacte.
3. Dreptul la ștergerea datelor – Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor cu caracter personal atunci când:
acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate sau prelucrate
a fost retras consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea și nu există nici un alt temei juridic pentru prelucrare
datele personale sunt prelucrate contrar legii
4. Dreptul la retragerea consimțământului – Persoana vizată își poate retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când temeiul juridic al prelucrării este consimțământul. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor realizate anterior acestui moment.
5. Dreptul la restricționarea prelucrării – Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor personale dacă:
contestă corectitudinea datelor cu caracter personal prelucrate, pentru o perioadă care permite Operatorului să verifice exactitatea datelor în cauză
prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor
datele nu mai sunt necesare prelucrării, dar persoana vizată le solicită pentru o actiune în instanță.
6. Dreptul la opoziție și procesul decizional automatizat, inclusiv creare de profiluri – Persoana vizată se poate opune în orice moment prelucrărilor în scop de marketing direct, a unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata inclusiv creare de profiluri, precum și a prelucrărilor bazate pe interesul legitim al TH TRUCKS.
7. Dreptul la portabilitatea datelor – Persoana vizată poate solicita, în condițiile legii, ca datele sale cu caracter personal furnizate TH TRUCKS să fie transmise altui operator, acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
8. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – Persoana vizată, în cazul în care consideră că i-au fost încălcate drepturile, poate depune o plângere la ANSPDCP accesând site-ul web ▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ sau
la adresa: B-dul G-ral. ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania Telefon: ▇▇▇.▇▇▇.▇▇▇.▇▇▇/ ▇▇▇.▇▇▇.▇▇▇.▇▇▇
E-mail: ▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇
Drepturile prevăzute de GDPR vi le puteți exercita adresându-ne o cerere scrisă, semnată și datată
trimisă prin e-mail la adresa: ▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ sau
trimisă prin postă, într-un plic sigilat, la adresa sediului TH TRUCKS din loc. Gilău, str. Principală, nr.1333, jud.
Cluj, cu mențiunea “ în atenția DPO”.
Pentru a facilita exercitarea drepturilor d-voastră, vă punem la dispoziție modele de cereri în secțiunea Declarație privind protecția datelor de pe site-ul ▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ sau la ghișeele recepție clienți din punctele de lucru ale TH TRUCKS. Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute, există excepții, de aceea fiecare cerere primită va fi analizată astfel încât să decidem dacă cererea d-voastră este întemeiată sau nu. Dacă cererea este neîntemeiată, o vom respinge însă veți fi informați despre motivul refuzului și asupra dreptului de a depune o plângere la ANSPDCP și/sau de vă adresa justiției. Răspunsul la cererea dvs. va fi formulat în cel mult 30 de zile de la primirea acesteia. În funcție de diferite aspecte, atunci când este necesar, acest termen poate fi prelungit cu două luni însă TH TRUCKS va informa persoana vizată cu privire la o astfel de prelungire și va preciza motivele întârzierii.
Pentru o protecție reală și efectivă a persoanelor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, Operatorul aplică toate măsurile rezonabile pentru a verifica identitatea persoanei vizate care solicită accesul la datele care o privesc. Atunci când există îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea, TH TRUCKS poate solicita furnizarea de informații suplimentare și s-ar putea să vi se ceară să furnizați copia unui document care să ne ajute să vă verificăm identitatea.Utilizarea informațiilor din documentul dvs. de identificare (ex. carte de identitate, pașaport) este strict limitată și anume, datele vor fi folosite numai pentru a vă verifica identitatea și nu vor fi stocate mai mult decât este necesar acestui scop.