Procedura de gestionare a stocurilor
|
|
|
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Procedura de gestionare a stocurilor
Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura stocurilor;
înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente stocurilor astfel încât:
- să se reflecte cantitativ şi valoric toate intrările/ieşirile de stocuri;
- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;
- să se asigure controlul gestiunilor de bunuri materiale.
Domeniul
Procedura se aplică la recepţia, utilizarea, vânzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor de natura stocurilor de către persoanele din cadrul compartimentelor Tehnic, Informatic şi Financiar-contabil.
Reglementări aplicabile
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.
Descrierea procedurii
Documentele justificative
Stocurile pot intra în administrarea unităţii pe mai multe căi:
achiziţii;
transfer de la alte unităţi;
producţie proprie şi prelucrare în unitate;
prelucrare la terţi;
dezmembrări şi casări de imobilizări sau alte stocuri;
plusuri de inventar;
primite cu titlu gratuit;
- donaţii de la persoane fizice sau juridice.
Recepţia şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor se realizează pe baza următoarelor documente justificative:
Pentru achiziţii:
Factură
Aviz de însoţire
Bon fiscal
Notă de recepţie şi constatare diferenţe
Se întocmeşte în unul/două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei.
Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (NIR) se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:
- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.
În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.
În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este obligatoriu ca acestea să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
În situaţia în care se constată diferenţe la recepţie, entităţile trebuie să stabilească prin proceduri proprii informaţiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (ex: cantitatea şi valoarea constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepţia şi alte menţiuni, în funcţie de necesităţi).
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
Pentru stocurile procurate de la persoane fizice:
Filă din Carnetul de comercializare pentru achiziții de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei
Borderou de achiziţie
Borderoul de achiziţie se întocmeşte de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de la persoane fizice, în momentul achiziţiei pentru alte bunuri decât cele agricole.
Notă de recepţie şi constatare diferenţe
Pentru stocurile transferate de la alte unităţi:
Aviz de însoţire a mărfii
Notă de recepţie şi constatare diferenţe
Pentru stocurile rezultate din casarea mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar:
Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe de declasare a unor bunuri materiale
Pentru bunurile rezultate din prelucrare:
Proces-verbal de transformare
Bon de predare-transfer, restituire pentru stocurile de produse finite predate la magazie
Bonul de predare a produselor finite se întocmeşte în unul/două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor.
Circulă:
- la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie (atelier) şi de primire în gestiune de către gestionar;
- la compartimentul Financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică;
- la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei.
Se arhivează:
- la compartimentul Financiar-contabil sau de către persoana care conduce evidenţa;
Bonul de predare a materialelor refolosibile la magazie se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secţii, ateliere etc. şi se semnează de şeful secţiei care dispune predarea.
Circulă:
- la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secţiei, atelierului etc. şi de primire în gestiune de către gestionar;
- la compartimentul Financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică.
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
Bonul de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii se întocmeşte în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial, se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).
Circulă:
- la magazia predatoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar;
- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire - la compartimentul Financiar-contabil.
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
Pentru bunurile primite cu titlu gratuit:
Contract de donaţie pentru stocurile primite cu acest titlu
Scăderea din gestiune a stocurilor
Obiectele de inventar se înregistrează la darea în folosinţă.
Consumul în procesul de producţie:
Bonul de consum
Se întocmeşte în unul/două exemplare, pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii care solicită materiale pentru a fi consumate.
Circulă:
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul Financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
Casări
Proces-verbal de casare
Lipsuri la inventariere
Proces-verbal de inventariere
Transferurile interne
Bon de predare-transfer, restituire
Vânzare
Factură de vânzare
Aviz de însoţire a mărfurilor
Dispoziţie de livrare
Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere.
Circulă:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, a mărfurilor sau a altor valori materiale şi pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităţile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate, în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).
Se arhivează:
- la magazie (exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul Financiar-contabil, după caz.
Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor:
Fişă de magazie
Se întocmeşte pentru fiecare fel de material şi se completează de către:
- compartimentul Financiar-contabil, la deschiderea fişei şi la verificarea înregistrărilor;
- gestionar sau persoana desemnată care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi stoc.
Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document.
Cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoţire a mărfii, notă de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire (bon de consum, fişă limită de consum, aviz de însoţire a mărfii, factură, bon de transfer etc.), poziţie cu poziţie.
Fişele de magazie se ţin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă
Se întocmeşte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa acestora.
Serveşte ca document de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz.
Se întocmeşte pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pentru fiecare persoană care le primeşte.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil.
B. Înregistrarea în contabilitate
Înregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor, după data întocmirii sau intrării lor, şi sistematic, în conturile sintetice şi analitice.
Contabilitatea sintetică se desfăşoară în analitic, pe gestiuni şi locuri de folosinţă, iar în cadrul acestora pe surse de finanţare şi activităţi (curentă şi mobilizare).
Înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la valoarea de intrare (contabilă), prin care se înţelege:
costul de achiziţie, pentru cele procurate cu titlu oneros;
costul de producţie, pentru cele realizate în unitate;
valoarea justă pentru cele primite cu titlu gratuit, plusuri de inventar sau rezultate cu ocazia scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe.
Achiziţii interne
Înregistrarea achiziţiei stocurilor de mărfuri pe bază de factură:
% |
= |
401 |
301, 302, 303, 361, 371, 381 |
|
Furnizori |
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
Xxxxxxx bunuri în regim de consignaţie
Se înregistrează în conturile în afara bilanţului, la valoarea evaluată sau înscrisă în avizul de însoţire a mărfii.
8033 – Debit Valori materiale primite în păstrare sau custodie |
Înregistrarea vânzării bunului către terţi, pe bază de factură sau bon fiscal:
5311 (411) |
= |
% |
Casa în lei (Clienţi) |
|
707 |
|
|
Venituri din vânzarea mărfurilor |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Înregistrarea intrării în gestiune a bunului pe baza facturii de achiziție:
% |
= |
401 |
371 |
|
Furnizori |
Mărfuri |
|
|
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
dacă deponentul este persoană fizică, înregistrarea în gestiune a bunului se înregistrează pe baza borderoului de achiziţie:
371 |
= |
461 |
Mărfuri |
|
Debitori diverşi |
Înregistrarea adaosului comercial:
371 |
= |
% |
|
Mărfuri |
|
378 |
- adaos comercial |
|
|
Diferenţe de preţ la mărfuri |
|
|
|
4428 |
- TVA aferentă cost achiziție si adaos |
|
|
TVA neexigibilă |
|
Descărcarea din gestiune a mărfurilor vândute:
% |
= |
371 |
|
607 |
|
Mărfuri |
- valoare de achiziţie |
Cheltuieli privind mărfurile |
|
|
|
378 |
|
|
- adaos comercial |
Diferenţe de preț la mărfuri |
|
|
|
4428 |
|
|
- TVA |
TVA neexigibilă |
|
|
|
Descărcarea de gestiune din conturile extrabilanţiere:
8033 – Credit Valori materiale primite în păstrare sau custodie |
Xxxxxx primite pe baza avizului de însoţire pentru care nu s-a întocmit factura:
% |
= |
408 |
3xx |
|
Furnizori - facturi nesosite |
Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie |
|
|
4428 |
|
|
TVA neexigibilă |
|
|
Primirea facturii de la furnizor:
408 |
= |
401 |
Furnizori - facturi nesosite |
|
Furnizori |
4426 |
= |
4428 |
TVA deductibilă |
|
TVA neexigibilă |
Achiziţii intracomunitare
3xx |
= |
401 |
Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie |
|
Furnizori |
Și aplicarea taxării inverse
4426 |
= |
4427 |
TVA deductibilă |
|
TVA colectată |
Importuri
3xx |
= |
401 |
Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie |
|
Furnizori |
Inregistrarea taxelor vamale
3xx |
= |
446 |
Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie |
|
Alte impozite, taxe şi vărsăminte asimilate |
Producţie proprie
înregistrare consumuri:
601/602 |
= |
% |
Cheltuieli cu materiile prime/ Cheltuieli cu materialele consumabile |
|
301 |
|
|
Materii prime |
|
|
302 |
|
|
Materiale consumabile |
alte cheltuieli:
641 |
= |
421 |
Cheltuieli cu salariile personalului |
|
Personal - salarii datorate |
646 |
= |
436 |
Cheltuieli privind contribuția asiguratorie pentru muncă |
|
Contribuția asiguratorie pentru muncă
|
Amortizarea instalațiilor și utilajelor:
6811 |
= |
281 |
Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor |
|
Amortizarea imobilizărilor corporale |
Înregistrarea altor cheltuieli:
% |
= |
401 |
605 |
|
Furnizori |
Cheltuieli privind energia şi apa |
|
|
6022 |
|
|
Cheltuieli privind combustibilii |
|
|
628 |
|
|
Cheltuieli cu alte servicii prestate de terţi |
|
|
4426 |
|
|
TVA deductibilă |
|
|
obţinerea produselor finite:
345 |
= |
711 |
Produse finite |
|
Venituri aferente costurilor stocurilor de produse |
Donaţii, stocuri rezultate din dezmembrări
3xx |
= |
758 |
Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie |
|
Alte venituri din exploatare |
Vânzări de stocuri
Vânzarea pe bază de factură:
411 |
= |
% |
|
|
701/707/ 706 |
|
|
Venituri din vânzarea produselor finite, produselor agricole și a activelor biologice de natura stocurilor/ Venituri din vânzarea mărfurilor/ Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Descărcarea de gestiune:
% |
= |
371 |
|
607 |
|
Mărfuri |
- valoare de achiziţie |
Cheltuieli privind mărfurile |
|
|
|
378 |
|
|
- adaos comercial |
Diferenţe de preţ la mărfuri |
|
|
|
4428 |
|
|
- TVA |
TVA neexigibilă |
|
|
|
Stocurile la dispoziţia clientului transferate pe bază de aviz de însoţire:
357 |
= |
371 |
Mărfuri aflate la terţi |
|
Mărfuri |
Înregistrarea veniturilor la emiterea facturii:
411 |
= |
% |
Clienţi |
|
707 |
|
|
Venituri din vânzarea mărfurilor |
|
|
4427 |
|
|
TVA colectată |
Descărcarea de gestiune:
607 |
= |
357 |
Cheltuieli privind mărfurile |
|
Mărfuri aflate la terţi |
Vânzarea pe bază de aviz de însoţire a mărfurilor:
418 |
= |
% |
Clienţi - facturi de întocmit |
|
701/
707 |
|
|
4428 |
|
|
TVA neexigibilă |
Descărcarea de gestiune pe baza bonului de consum:
mărfuri
607 |
= |
371 |
Cheltuieli privind mărfurile |
|
Mărfuri |
produse finite
711 |
= |
345 |
Venituri aferente costurilor stocurilor de produse |
|
Produse finite |
Întocmirea facturii:
411 |
= |
418 |
Clienţi |
|
Clienţi - facturi de întocmit |
Și
4428 |
= |
4427 |
TVA neexigibilă |
|
TVA colectată |
Xxxxxxxx responsabile
Directorul financiar contabil:
- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- verificarea articolele contabile aferente intrărilor/ieşirilor de stocuri;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate:
primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;
contabilizarea operaţiunilor privind intrările/ieşirile de stocuri;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.
Dispoziţii finale:
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de .................... .