CAIET DE SARCINI
Achiziție de servicii de organizare
a Adunării Generale a membrilor CESAER
CUPRINS
CAP. I – CONTEXTUL ACHIZITIEI DE SERVICII
CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE
II.2. – Cerințe (specificații) tehnice specifice
II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii
CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE
CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A
CAP. I. CONTEXTUL ACHIZITIEI DE SERVICII
CESAER (The Conference of European Schools for Advanced Engineering Education and Research) este o asociație europeană de universități importante din domeniul științei și tehnologiei care: susține excelența în învățământul superior, formare, cercetare și inovare; influențează dezbaterile; contribuie la realizarea de societăți deschise cunoașterii; și, conduc care au un impact semnificativ asupra științei, economiei și societății.
Asociația, fondată în 1990, cuprinde 52 de universități de științe și tehnologie din 26 de
țări.
În anul 2018, Universitatea POLITEHNICA din București va organiza și găzdui Adunarea
Generală a membrilor CESAER. Este pentru prima data când România găzduiește această conferință.
CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE
Prezentul capitol reglementează regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesitățile autorității contractante, pentru asigurarea serviciilor.
Ofertarea de servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în prezentul Caiet de sarcini sau de servicii care nu satisfac, în totalitate, cerințele Caietului de sarcini, va determina declararea neconformității ofertei respective și, în consecință, respingerea acesteia.
Serviciile care fac obiectul prezentului Caiet de sarcini vor fi prestate cu respectarea
condițiilor minime din prezentul caiet de sarcini.
Clauza de revizuire: în funcție de numărul de confirmări, Autoritatea Contractantă va putea suplimenta cantitatea cu până la 30%, prin încheierea unui act adițional la contract. Prețul unitar pentru fiecare tip de serviciu va fi cel din contract.
II.2. Cerințe (specificații) tehnice specifice
Evenimentul se va desfășura în perioada 17 – 19 octombrie 2018, iar la acesta și-au anunțat prezența reprezentanți ai CESAER și universităților membre: cadre didactice, cercetatori, invitati xxxxxxx si reprezentanti ai universitatilor tehnice din Romania.
Luând în considerare amploarea acestui eveniment, Universitatea Politehnica din București dorește să asigure buna desfășurare a manifestărilor mai sus menționate la standardul înalt impus de cooperarea internațională.
Activitatea nr. 1. Organizarea unui atelier de lucru în data de 17.10.2018
Locația: la sediul Universității Politehnica din București.
Xxxx va fi amenajată pentru 100 de persoane (60 invitați străini și 40 de invitați români), în configurație banchet (cu mese de maximum 10 persoane). Sala va fi dotată cu sistem de
sonorizare, inclusiv microfon fără fir, precum și instalație de climatizare care să permită reglarea
temperaturii interioare în funcție de anotimp și condițiile atmosferice.
Servicii de catering
Meniul pentru cină va fi în regim serviciu la masă și va conține: aperitiv (150 g/persoană), fel principal (200 g/ persoană) va conține preparat din carne de vită/pui/pește, garnitură (150 g/ persoană), salată (100 g/ persoană), desert (100 g/ persoană). Se vor adăuga fructe și diverse sortimente de băuturi (apa plată / minerală / suc carbogazos / necarbogazos minim 500 ml / persoană). Valorile dintre paranteze sunt cantități minime.
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv:
- 90 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat român
- 130 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat străin
Personal
Prestatorul va asigura prezența a minim trei persoane pe toată durata atelierului de lucru,
pentru buna desfășurare a acestuia, din care o persoană trebuie să fie manager de proiect.
Activitatea nr. 2. Organizarea unui atelier de lucru în data de 18.10.2018
Locația: în Mogoșoaia sau Snagov, diferită de cea pentru Activitatea nr. 3.
Se va asigura închirierea locației pe întreaga perioadă de desfășurare a atelierului de lucru, respectiv 18:00 – 24:00.
Sala trebuie să permită acomodarea a minimum 250 de persoane (150 invitați străini și 100 de invitați români), în configurație banchet (cu mese de maximum 10 persoane). Sala trebuie să fie dotată cu sistem de sonorizare, inclusiv microfon fără fir, precum și instalație de climatizare care să permită reglarea temperaturii interioare în funcție de anotimp și condițiile atmosferice.
Acces gratuit la parcare pentru autocare și participanții care vor veni cu mașina proprie.
Servicii de catering
Meniul pentru cină va fi în regim serviciu la masă și va conține: aperitiv (150 g/pers), fel principal (200 g/pers) va conține preparat din carne de vită/pui/pește, garnitură (150 g/pers), salată (100 g/pers), desert (100 g/pers). Se vor adăuga fructe și diverse sortimente de băuturi (apa plată / minerală / suc carbogazos / necarbogazos minim 500 ml / persoană). Valorile dintre paranteze sunt cantități minime.
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv:
- 90 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat român
- 130 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat străin
Personal
Prestatorul va asigura prezența a minim trei persoane pe toată durata atelierului de lucru,
pentru buna desfășurare a acestuia, din care o persoană trebuie să fie manager de proiect.
Activitatea nr. 3. Organizarea unui atelier de lucru în data de 19.10.2018
Locația: în Mogoșoaia sau Snagov, diferită de cea pentru Activitatea nr. 2.
Se va asigura închirierea locației pe întreaga perioadă de desfășurare a atelierului de lucru, respectiv 18:00 – 24:00.
Sala trebuie să permită acomodarea a minimum 100 de persoane (60 de invitați străini și 40 de invitați români), în configurație banchet (cu mese de maximum 10 persoane). Sala trebuie să fie dotată cu sistem de sonorizare, inclusiv microfon fără fir, precum și instalație de climatizare care să permită reglarea temperaturii interioare în funcție de anotimp.
Acces gratuit la parcare pentru autocare și participanții care vor veni cu mașina proprie.
Servicii de catering
Meniul pentru cină va fi în regim serviciu la masă și va conține: aperitiv (150 g/pers), fel principal (200 g/pers) va conține preparat din carne de vită/pui/pește, garnitură (150 g/pers), salată (100 g/pers), desert (100 g/pers). Se vor adăuga fructe și diverse sortimente de băuturi (apa plată / minerală / suc carbogazos / necarbogazos minim 500 ml / persoană). Valorile dintre paranteze sunt cantități minime.
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului
cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv:
- 90 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat român
- 130 de lei cu TVA / persoană în cazul unui invitat străin
Personal
Prestatorul va asigura prezența a minim trei persoane pe toată durata atelierului de lucru, pentru buna desfășurare a acestuia, din care o persoană trebuie să fie manager de proiect.
Activitatea nr. 4. Organizarea câte unei pauze de cafea în datele de 17, 18 și 19.10.2018
Locația: la sediul Universității Politehnica din București în 17 și 18.10.2018 și pachet de
hrană pentru deplasarea la Bran.
Servicii de pauză de cafea
Prestatorul va asigura pentru pauzele de cafea următoarele produse pentru 100 de persoane: cafea, apă fierbinte, apă plată și minerală (minim 500 ml / persoană), ceai, produse de patiserie (sărată, dulce), lapte pentru cafea, zahăr, șervețele, pahare, cești.
Pentru deplasarea la Bran, prestatorul va asigura pachet de hrană pentru fiecare participant care să conțină: sandwich cu șuncă și cașcaval sau echivalent, 1 pachet biscuiți, 1 iaurt de băut)+apă plată / minerală (minim 500 ml).
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv:
- 20 de lei cu TVA / persoană
Activitatea nr. 5. Servicii de transport cu autocare
Prestatorul va asigura serviciile de transport pe întreaga perioadă a conferinței CESAER, după cum urmează:
- pentru zilele de 17, 18 și 19 octombrie, câte 8 autocare dotate cu aer condiționat, de minimum 45 de locuri fiecare, între orele 08:00 și 22:00, destinate transportului participanților în București.
- pentru ziua de 18 octombrie se solicită transportul a 100 de persoane în autocare de minimum 45 de locuri fiecare, de la București la Bran, jud. Brașov și retur. În prețul unitar va fi inclus și costul biletului de acces la Castelul Bran.
Vehiculele vor trebui să dispună de dotări pentru situații de urgență, ITP valabil, echipare corespunzătoare anotimpului și vremii din ziua respectivă (de ex. cauciucuri de iarnă), vignetă pentru circulație pe teritoriul României (dacă este cazul), precum și să respecte orice alte obligații prevăzute de legislația în vigoare.
Șoferul / șoferii puși la dispoziție trebuie să dețină un permis pentru categoria autovehiculului respectiv.
Vehiculele trebuie să fie la dispoziția achizitorului Ia data și ora comunicate pentru începerea deplasări, precum și pe tot parcursul evenimentului.
Nu vor fi considerate corespunzătoare vehiculele care au modificări pentru a fi transformate din vehicule de transport marfa în vehicule de transport călători dacă nu există asigurări și autorizări cu privire Ia securitatea pasagerilor, obținute pentru vehiculul respectiv.
Vehiculele trebuie să asigure transportul pasagerilor în condiții de confort. În acest sens achizitorul are dreptul sa verifice la fața locului conformitatea cu contractul a vehiculului ce
urmează a fi închiriat, putând refuza utilizare acestuia dacă există motive justificate care vor fi detailate într-un proces verbal. În acest caz, Xxxxxxxxxxx va pune la dispoziție un vehicul corespunzător pentru efectuarea serviciilor de transport sau va suporta cheltuielile suplimentare determinate de achiziționarea de către Beneficiar a unui vehicul corespunzător.
Calendarul estimat aI deplasărilor va fi comunicat prestatorului ulterior semnării contractului și va fi agreat de comun acord cu acesta. Perioadele deplasărilor pot suferi unele modificări ce vor fi comunicate de achizitor prestatorului cu minim 2 zile înainte. Modificările comunicate în condițiile de mai sus nu pot determina nici un fel de modificări ale valorii contractului, prestatorul având obligația de a se conforma noului calendar astfel cum a fost notificat. Prețul pentru serviciile prestate nu vor depăși valorile prezentate în centralizatorul de prețuri, iar oferta va conține prețul unitar în lei.
Cerințe obligatorii cu privire Ia prestarea serviciilor:
- Prestatorul are obligația de a pune la dispoziție șoferul / șoferii pentru deplasarea vehiculului conform prestațiilor ce fac obiectul prezentului contract la data și ora comunicata de achizitor;
- Costurile cu carburantul necesar deplasărilor sunt în sarcina prestatorului și nu pot aduce în niciun fel majorări ale prețului contractului;
- Costurile privind masa și diurna șoferului / șoferilor sunt în sarcina prestatorului și nu pot aduce în niciun fel majorări ale prețului contractului.
- Prestatorul are dreptul de a alege traseul pentru deplasare cu condiția de a ajunge în timp util Ia locul unde se face deplasarea indicat de achizitor, cu respectarea normelor legale referitoare la deplasare. Totodată, pentru orice modificări de traseu intervenite din vina prestatorului, din caz fortuit sau forță majoră, prestatorul nu va putea solicita costuri suplimentare pentru respectiva deplasare.
Prestatorul este pe deplin responsabil pentru respectarea tuturor normelor legale privind deplasarea vehiculului pe drumurile publice și privind transportul de pasageri.
În situația in care, din motive tehnice sau în urma unor defecțiuni, vehiculul nu poate asigura transportul pasagerilor în programul stabilit, prestatorul are obligația de a pune la dispoziție într-un interval de maxim 4 ore un alt vehicul conform cu prevederile caietului de sarcini pentru continuarea călătoriei, în caz contrar prestatorul fiind obligat de a asigura pe cheltuiala sa cazarea tuturor pasagerilor, precum și orice alte cheltuieli ce pot decurge din situația descrisă. Prestatorul are obligația de a se asigura că autovehiculul pus la dispoziție este în bună stare de funcționare din punct de vedere tehnic. Orice cheltuieli legate de întreținerea sau repararea autovehiculului sunt în sarcina prestatorului.
II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii
Prestatorul are obligația de a executa serviciile prevăzute în contract cu profesionalism și
promptitudine în conformitate cu prevederile caietului de sarcini.
Prestatorul are obligația să informeze, în mod corect și complet, autoritatea contractantă cu privire la caracteristicile esențiale ale serviciilor ce se vor presta, prin conturarea unei imagini precise a ofertei (ofertelor) sale, cu scopul de a asigura și apăra respectarea drepturilor și intereselor legitime ale consumatorilor.
Prestatorul are obligația să anunțe autoritatea contractantă / achizitorul, în scris, în cel mai
scurt timp, despre orice schimbări neprevăzute ce s-ar putea ivi, înaintea sau în timpul prestării
serviciilor.
Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuția serviciilor.
CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE
Prin propunerea tehnică depusă, ofertantul are obligația de a face dovada conformității serviciilor care urmează a fi prestate cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini. Prin Propunerea Tehnică, ofertanții vor indica, în mod expres: denumirea locației unde se vor desfășura sesiunile. Prin Propunerea Tehnică, ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii
tehnice.
Prin Propunerea Tehnică, în ceea ce privește descrierea tehnică a serviciilor, ofertanții vor trebui să demonstreze corespondența strictă a acestora cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
În urma evaluării tehnice vor fi considerate admisibile numai acele oferte care îndeplinesc elementele obligatorii, conform specificațiilor din caietul de sarcini al achiziției.
CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A
Plata contravalorii serviciilor prestate se va face în lei, pe baza facturii fiscale, cu ordin de
plată, după prestarea și recepția serviciilor.
Plata serviciilor prestate se va efectua în termen de maxim 30 de zile de la primirea de către Achizitor a facturii emise de Ofertant la încheierea perioadei serviciilor prestate, încheiere consemnată prin recepția calitativă și cantitativă a serviciilor.
Recepția serviciilor va fi consemnată printr-un proces verbal de recepție întocmit în două exemplare, unul pentru Achizitor și unul pentru Prestator.
Documente care vor însoți factura: procesul verbal de recepție.