INCSMPS doreșe să achiziționeze servicii de auditare externă în cadrul proiectelor:
Nr.inreg 145/13.11.2015
Stimata Doamna, Stimate Domn,
INCSMPS doreșe să achiziționeze servicii de auditare externă în cadrul proiectelor:
• ,,Sistem de măsuri de creștere a ocupării orientate către populația din mediul rural”— Contract numarul 6/10.03.2015. Perioada de derulare este martie 2015 - decembrie 2015. Valoarea contractată a proiectului: 623.913 lei; Valoarea planificată pentru anul 2015: 623.913 lei.
Codul CPV aferent acestei achiziții: 79212000-3 Servicii de auditare.
În cele ce urmează sunteți invitati să depuneți oferta Dumneavoastră de preț pentru prestarea serviciilor menționate mai sus.
1. Procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziție publică: achiziție directă. Legislația aplicabilă:
- ORDONANȚA DE URGENTĂ Nr. 34 din 19 aprilie 2006, cu modificarile si completarile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare.
- HOTARÂREA nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 cu modificările și completările aduse prin HG183/2013.
2. Oferta financiară Formular 6, trebuie exprimată ca preț unitar, în LEI cu valoarea TVA exprimată separat și va include toate costurile aferente serviciilor descrise. Ofertele vor fi evaluate pentru prețul total ofertat, fară TVA, iar contractul va fi acordat firmei care oferă cel mai mic preț total ofertat, fară TVA. Ofertanții pot depune o singură ofertă. Oferta de preț va fi intocmită dupa cum urmează:
Nr. crt | PRODUS | Pret Unitar | Nr. Buc | Pret total fara TVA |
1. | ,,Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural” — Contract numarul 6/10.03.2015 | |||
TOTAL fara TVA | ||||
TOTAL cu TVA |
3. Se acceptă oferte prin postă, curier, e-mail sau fax, urmând a prezenta oferta în original la sediul INCSMPS până la data limită de deschidere a ofertelor, respectiv 19 noiembrie 2015.
4. Oferta Dumneavoastra trebuie sa respecte formatul de mai jos și va fi adresată și trimisă la: Institutul National de Cercetare Stiintifică în domeniul Muncii și Protecției Sociale
In atentia: Xxxxxxxxxx Xxxx – Responsabil Achiziții Publice
Adresa/Locația de Implementare a proiectelor: Str. Povernei, nr. 6-8, București, Sector 1, Romania
Tel. 021/000.00.00 Fax: 021/000.00.00
E-mail: xxxxxx@xxxxxxx.xx;
Se va lua în considerare oferta pentru toate elementele solicitate. Ofertele adecvate din punct de vedere al specificațiilor tehnice vor fi evaluate prin compararea prețurilor. Contractul se va acorda firmei care oferă cel mai mic preț evaluat și care îndeplinește standardele obligatorii în ceea ce privește capacitățile tehnice și financiare. Cerințele minime prezentate, trebuie îndeplinite în totalitate de către ofertant în vederea calificării ofertei sale. Ofertele incomplete sunt considerate neconforme.
5. Oferta tehnică se va întocmi confom Formular 5, în tabel de corespondență, pentru a facilita procesul de evaluare a ofertelor.
6. Documente care însoțesc oferta:
a. Declarație privind eligibilitatea conform art. 180 si 181 din OUG 34/2006 cu modificările çi completările ulterioare – original – Formularul 1
b. Declarație pe propria răspundere privind neîncadrarea în prevederile art.691 din OUG 34/2006 cu modificările çi completările ulterioare – original – Formularul 2
c. Certificat de atestare fiscală eliberat de organul de administrare fiscală al unității administrativ teritoriale de pe raza căreia societatea are sediul social privind plata obligațiilor la bugetul general consolidat din care sa reiasă lipsa datoriilor scadente la plata în luna anterioară celei în care se depun ofertele; - Original sau copie cu mențiunea „conform cu originalul”
d. Declarație privind calitatea de participant la procedură - original – Formularul 3
e. Certificat de atestare a calitatii de auditor financiar eliberat de CAFR – copie legalizata sau copie cu mențiunea conform cu originalul. Contractul de servicii de audit financiar se va rezilia unilateral de catre INCSMPS în cazul în care, pe durata prestării serviciilor, auditorului financiar independent i se va retrage acesta calitate de catre CAFR.
f. Carnet de membru al CAFR vizat cu mentiunea „activ” pentru anul 2015 - copie cu mentiunea „conform cu originalul”.
g. Auditorul financiar independent să nu fi fost sancționat în ultimii 3 ani de către Departamentul de Monitorizare si Competenta Profesionala al CAFR. Pentru îndeplinirea de către auditorul financiar independent ofertant a acestui criteriu de calificare, acesta va trebui să prezinte o declarație pe propria răspundere din care să rezulte că nu a fost sancționat în ultimii trei ani de către Departamentul de Monitorizare și Competență Profesională al CAFR.
7. Oferta trebuie să fie valabilă timp de minim 30 de zile de la data limită pentru depunerea ofertelor și va fi depusă în original, insotită de un Stick/CD/DVD cuprinzând oferta tehnică în format editabil (doc.), introduse într-un plic exterior închis, sigilat și ștampilat, care va fi inscripționat astfel: „Achiziția publică de servicii de auditare- Contract numarul 6/10.03.2015”.
8. Data limită pentru depunerea ofertelor la adresa menționată anterior este 19 noiembrie 2015, ora 10.00 A.M. Data limită pentru solicitarea clarificărilor: cu 1 zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.
9. Contractul se va încheia până la data de 27 noiembrie 2015. Valoarea maximă a serviciilor incluse în contract/comandă nu va putea depăși suma de 2.823,00 lei fară TVA.
10. Plata se va efectua cu ordin de plată, după prestarea serviciilor, în baza procesului verbal de recepție semnat fară obiecțiuni și a facturii emise de Prestator.
11. Toate documentele ofertei vor fi completate, ștampilate și semnate (inclusiv nume în clar) de către reprezentantul legal.
Coordonator Achizitii Xxxx Xxxxxxxxxx
DECLARATIE
privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 180 si 181 din
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările și completările ulterioare
1. ....................................................................... (denumirea/numele operator economic) in calitate de ofertant la procedura de achizitie publica “Achizitionarea de servicii de auditare in cadrul proiectului „ Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural reprezentata prin subsemnatul …………………….. (nume si prenume in clar a persoanei autorizate), reprezentant imputernicit in calitate de , declar pe propria raspundere, sub
sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca nu ne aflam in nici una dintre situatiile prevazute la art. 181 din Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii aprobata cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv ca:
a) nu suntem in stare de faliment ca urmare a hotararii pronuntate de judecatorul-sindic;
c) ne-am indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetele componente ale bugetului general consolidat, in conformitate cu prevederile legale in vigoare in (se va specifica Romania sau tara in care
sunt stabiliti) pana la termenul limita de depunere al ofertei;
c^1) in ultimii 2 ani nu ne-am indeplinit in mod defectuos obligatiile contractuale, din motive imputabile ofertantului in cauza, fapt care a produs sau este de natura sa produca grave prejudicii beneficiarilor acestuia;
d) nu am fost condamnati, in ultimii trei ani, prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;
e) nu prezentam informatii false sau prezentam informatiile solicitate de catre autoritatea contractanta, in scopul demonstrarii indeplinirii criteriilor de calificare si selectie.
2. Subsemnatul declar pe proprie raspundere ca in ultimii 5 ani, nu am fost condamnati prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru participare la activitati ale unei organizatii criminale, pentru coruptie, pentru frauda si/sau pentru spalare de bani.
3. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare privind eligibilitatea noastra, precum si experienta, competenta si resursele de care dispunem.
4. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai autoritatii contractante – INCSMPS, cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.
5. Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii.
Data :[ZZ.LL.AAAA]
(numele si prenume) ,
(semnatura si stampila), in calitate de _ _ , legal autorizat sa semnez oferta pentru si in
numele __ .
(denumire/nume operator economic)
(Operator economic)
”
FORMULAR 2
OPERATOR ECONOMIC
(denumirea/numele)
DECLARATIE
privind neincadrarea in prevederile art.69¹ (evitarea conflictului de interese)
Subsemnatul(a) .............................................................………… (denumirea, numele operatorului economic), în calitate de ofertant/candidat/ofertant asociat/subcontractant/terț susținător la procedura de cerere de ofertă pentru atribuirea contractului de achiziție publică având ca obiect “Achiziționarea de servicii de auditare in cadrul proiectului Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural ” avand cod CPV 79212000-3 Servicii de auditare, la data de (zi/luna/an), organizata de INCSMPS, declar pe
propria raspundere ca nu ma aflu in niciuna dintre situatiile prevazute la art. 691 din O.U.G. nr.34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare:
- nu am drept membri in cadrul consiliului de administratie/organ de conducere sau de supervizare si/sau nu am actionari ori asociati persoane care sunt sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv sau nu ma aflu in relatii comerciale, astfel cum sunt acestea prevazute la art.69 lit.a) din O.U.G. nr.34/2006, cu persoanele ce detin functii de decizie in cadrul autoritatii contractante (conform anexei), despre care am luat la cunostinta din documentatia de atribuire atasata anuntului/invitatiei de participare nr................................afisata pe site-ul INCSMPS.
Data completarii ......................
Operator economic,
(semnatura autorizata)
Anexa a declaratiei privind evitarea conflictului de interes
TABEL
CU PERSOANELE CARE DETIN FUNCTII DE CONDUCERE IN CADRUL INSTITUTIEI
Nume Prenume | Functie |
Xxxxxxxx XXXXX | Director General |
Xxxxxxx XXXXXX | Director Economic |
Xxxxxx XXXXXXX | Consilier Juridic |
Xxxx XXXXXXXXXX | Responsabil achizitii |
Xxxxxxx Xxxxxxx | Responsabil Proiect |
Operator economic,
...................................
FORMULAR 3
Operator economic,
(denumirea/numele)
DECLARATIE
PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURA
1. Subsemnatul …………………….. (nume si prenume in clar a persoanei autorizate), reprezentant imputernicit al ............................... (denumirea operatorului economic), declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca, la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica avand ca obiect “Achizitionarea de servicii de auditare in cadrul proiectului ,,Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural, avand cod CPV 79212000-3 Servicii de auditare, la data de (zi/luna/an),
organizată de Institutul National de Cercetare Stiintifica in domeniul Muncii si Protectiei Sociale, particip si depun oferta:
□ in nume propriu;
□ ca asociat in cadrul asocierii condusa de: numele liderului / noi insine;
□ ca subcontractor;
(Se bifeaza optiunea corespunzatoare.)
2. Confirmam faptul ca nu licitam pentru acelasi contract in nici o alta forma.
3. (Aplicabil doar pentru membrii in asociere) Confirmam, ca membru in consortiu/asociere ca toti membrii raspund solidar pentru executia contractului, ca membrul conducator este autorizat sa oblige si sa primeasca instructiuni in numele si pe xxxxx xxxxxxxx membru, este raspunzator in nume propriu si in numele Asocierii pentru indeplinirea contractului, inclusiv platile si ca toti membrii asocierii se obliga sa ramana in asociere pe intreaga durata a executiei contractului.
4. Suntem de acord sa ne supunem prevederilor Sectiunii a 8-a - Reguli de evitare a conflictului de interese din Ordonanta de Urgenta nr. 34/2006, modificata si completata, si adaugam, in mod special, ca nu avem nici un potential conflict de interese sau alte relatii asemanatoare cu ceilalti candidati sau alte parti implicate in procedura de atribuire in timpul depunerii ofertei.
5. Subsemnatul declar ca:
□ nu sunt membru al nici unui grup sau retele de operatori economici;
□ sunt membru in grupul sau reteaua a carei lista cu date de recunoastere o prezint in anexa. (Se bifeaza optiunea corespunzatoare.)
6. Subsemnatul declar ca voi informa imediat autoritatea contractanta daca vor interveni modificari in prezenta declaratie la orice punct pe parcursul derularii procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica sau, in cazul in care vom fi desemnati castigatori, pe parcursul derularii contractului de achizitie publica.
7. De asemenea, declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaratie.
8. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai INCSMPS, adresa Str.Povernei nr.6-8, Sect.1, Bucuresti cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.
Data :[ZZ.LL.AAAA]
(numele si prenume) , (semnatura si stampila), in calitate de , legal autorizat sa semnez oferta pentru si in numele .
(denumire/nume operator economic)
FORMULAR 4
Operator economic,
(denumirea/numele)
EXPERIENTA SIMILARA*
Denumirea si obiectul contractului/proiectului:
Numarul si data contractului/proiectului:
Denumirea/numele beneficiarului/partenerului/clientului:
Adresa beneficiarului/clientului/partenerului:
Xxxx:
Calitatea in care a participat la indeplinirea contractului/proiectului (se bifeaza optiunea corespunzatoare) :
[] contractant unic sau contractant conducator (lider de asociatie) [] contractant asociat
[] subcontractant [] beneficiar
[] partener
Descrierea serviciilor/activitatilor prestate/derulate:
Perioada de derulare a contractului/proiectului :
Valoarea contractului/proiectului ***:
Moneda contractului | Echivalent EURO | Echivalent LEI |
Alte aspecte relevante prin care ofertantul isi sustine experienta similara:
………………………………………………………………………………………………………………
……
*) Se completeaza fise distincte pentru fiecare contract, care vor fi confirmate prin atasarea de documente support.
Recomandare din partea beneficiarului / clientului da □ nu □
Data completarii :[ZZ.LLLL.AAAA]
Operator economic, ,……....………………………..
(nume, semnatura autorizata si xxxxxxxx)
FORMULAR 5
Operator economic,
(denumirea/numele)
Propunere tehnica
Catre: Institutul Național de Cercetare Știintifică în domeniul Muncii și Protecției Sociale
Adresa: Str.Povernei nr.6-8, Sect.1, București
Telefon: x00000.000.00.00
Fax: x00000.000.00.00
(Detaliati specificatiile tehnice ale serviciilor propuse astfel incat sa fie in concordanta cu cele solicitate prin caietul de sarcini)
Modul de prezentare a criteriilor solicitate
Criterii solicitate | Criterii oferite | |
1 | ||
2 | ||
… |
Data completarii :[ZZ.LLLL.AAAA]
Operator economic,……....………………………..
(nume, semnatura autorizata si xxxxxxxx)
FORMULAR 6
Operator economic,
(denumirea/numele)
FORMULAR DE OFERTA
Catre: Institutul Național de Cercetare Știintifică în Domeniul Muncii și Protecției Sociale
Adresa: Str.Povernei nr.6-8, Sect.1, Bucuresti
Telefon: x00000.000.00.00
Fax: x00000.000.00.00
Doamnelor/Domnilor,
1. Examinand documentatia de atribuire, subsemnatii, reprezentanti ai ofertantului
, ne oferim ca, in conformitate cu prevederile si cerintele cuprinse in documentatia mai sus mentionata, sa prestam servicii de auditare in vederea implementarii proiectului ,,Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural” CPV ............... .........................., pentru suma de [X.XXX,XX] LEI, la care se adauga taxa pe valoarea adaugata in valoare de [X.XXX,XX] LEI,.
2. Ne angajam ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita castigatoare, sa prestam serviciile in graficul de timp anexat.
3. Ne angajam sa mentinem aceasta oferta valabila pentru o durata de zile, respectiv pana la data de , si
(durata in litere si cifre) (ziua/luna/anul)
ea va ramane obligatorie pentru noi si poate fi acceptata oricand inainte de expirarea perioadei de valabilitate.
4. Pana la incheierea si semnarea contractului de achizitie publica aceasta oferta, impreuna cu comunicarea transmisa de dumneavoastra, prin care oferta noastra este stabilita castigatoare, vor constitui un contract angajant intre noi.
5. Am inteles si consimtim ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita ca fiind castigatoare, sa constituim garantia de buna executie in conformitate cu prevederile din documentatia de atribuire.
6. Alaturi de oferta de baza:
_
|_| depunem oferta alternativă, ale cărei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar "alternativă";
_
|_| nu depunem oferta alternativă.
(se bifeaza optiunea corespunzatoare)
7. Întelegem că nu sunteți obligați să acceptați oferta cu cel mai scăzut preț sau orice alta oferta pe care o puteti primi.
Data / /
, in calitate de , legal autorizat sa semnez
(nume si semnatura)
oferta pentru si in numele .
(denumirea/numele ofertantului)
CAIET DE SARCINI
În cadrul programelor sale, Institutul National de Cercetare Stiintifica in domeniul Muncii si Protectiei Sociale – INCSMPS derulează proiecte finanțate de la Bugetul de Stat prin Planul Sectorial de Cercetare Dezvoltare al Ministerului Xxxxxx, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice pentru perioada 2013-2015.
Prin prezenta documentație de atribuire, INCSMPS invita operatorii economici interesați să depună o ofertă pentru achiziția publică „Cheltuieli cu auditul extern al proiectului’ pentru activitațile din cadrul proiectului„ Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural.”
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire a contractului și constituie ansamblul cerinţelor pe bază cărora se elaborează de către fiecare operator economic propunerea tehnică și cea financiară.
Caietul de sarcini conţine în mod obligatoriu, specificaţii tehnice și totodată indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii operatori economici să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.
Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale si obligatorii.
În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertarea de servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în caietul de sarcini atrage respingerea ofertei ca neconformă.
1. OBIECTUL CONTRACTULUI
(1) Obiectul contractului de achiziție este: prestarea de servicii de audit finaciar extern pentru proiectul Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural, finanțat de la Bugetul de Stat prin Planul Sectorial de Cercetare Dezvoltare al Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice pentru perioada 2013-2015, Proiectul Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural –contract
nr. 6/10.03.2015 este încheiat între Ministerului Xxxxxx, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice în calitate de Autoritate Contractantă și INCSMPS, în calitate de beneficiar.
(2) Auditorul va realiza auditul financiar al etapelor proiectului derulate in anul 2015, al cheltuielilor aferente activitatilor sale, al înregistrărilor și conturilor, conform legislatiei în vigoare și cerințelor contractuale. Evaluarea acurateții financiare a proiectului se va aprecia prin audit. Auditorul va verifica dacă cheltuielile prezentate de INCSMPS în cuprinsul cererilor de plată s-au făcut în interesul proiectului și dacă acestea sunt corecte și eligibile.
(3)Serviciul de audit va consta în activitatea de examinare, în vederea exprimării de către auditorul financiar, a unei opinii asupra proiectului mai sus menționat, în conformitate cu standardele de audit, armonizate cu standardele internationale de audit si adoptate de Camera Auditorilor Financiari din Romania, cu prevederile Contractului de finanțare și cu cererile prezentului caiet de sarcini. Auditarea proiectului Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural se va desfășura în concordanță cu Standardele Internaționale de Audit (ISA) publicate de IFAC.
2. RESPONSABILITATILE PĂRȚILOR
“INCSMPS” este organizația care primește finanțarea nerambursabilă și care a semnat contractul de finanțare cu MMFPSPV.
INCSMPS este responsabilă pentru întocmirea cererilor de plată, pentru acțiunea finantată prin contractual de finanțare și pentru asigurarea faptului că aceste cereri de plata pot fi reconciliate adecvat cu sistemul de contabilitate și înregistrăre proprii, cu înregistrările de baza și conturile contabile.
INCSMPS asigură auditorului acces liber și total la personalul propriu implicat în implementarea proiectului, la toate informațiile și înregistrările pe care auditorul le consideră necesare în vederea emiterii rapoartelor sale de audit.
Auditorul este persoana fizică sau firma de audit autorizată potrivit legislatiei in vigoare de către autoritatea competentă, respectiv Camera Auditorilor Financiari din Romania, să desfașoare audit în conformitate cu reglementările adoptate de aceasta. Auditorul este membru al Camerei Auditorilor Financiari din Romania.
Auditorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate, necesare si specifice pentru transmiterea catre INCSMPS a rapoartelor de audit solicitate.
2.1 Aspecte generale
Auditorul va obține pe baza acestor verificări, suficiente probe adecvate pentru a afirma dacă cheltuielile efectuate de INCSMPS, în calitate de beneficiar al finanțării nerambursabile și menționate în cererile de plată transmise catre MMFPSPV sunt stabilite, sub toate aspectele materiale, în conformitate cu prevederile contractului de finantare și ale legislatiei în vigoare, sunt reale, sunt exacte și eligibile. În acest scop, Auditorul se poate servi de îndrumările Standardului Național de Audit 500 “Probele de Audit”, folosindu-se în special de acele paragrafe privind probele adecvate și suficiente pentru audit. Auditorul își va exprima judecata sa profesională ca pe baza probelor adecvate și suficiente, în cazul în care acesta consideră că îndrumările Standardului National de Audit 500 “Probele de Audit”, precum și prevederile contractului de finanțare nu sunt suficiente.
Raportul de audit trebuie să precizeze că auditorul consideră ca probele de audit obținute sunt suficiente și adecvate pentru a furniza o bază de date pentru emiterea opiniei sale.
Raportul va cuprinde: raportul privind constatările factuale cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finantare aferent proiectului „ Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural ” si trebuie sa contina cel putin următoarele secțiuni:
A. Obiectul raportului
B. Sursele informatiilor
C. Constatari factuale
D. Detaliile raportului
Obținerea unei suficiente întelegeri a activitații beneficiarului și a prevederilor contractului de finanțare.
Auditorul are obligația să dobândeasca o întelegere suficientă a termenilor și condițiilor contractului de finanțare, prin studiul acestuia, al anexelor sale, al altor informații relevante, cât și prin discuții și solicitări de documente, adresate beneficiarului. Auditorul se va asigura că va obține o copie completă a contractului de finantare, a anexelor sale și a oricaror modificări contractuale. Auditorul va obține și va face o verificare a tuturor documentelor justificative care
atestă efectuarea cheltuielilor realizate în vederea ducerii la bun sfârsit a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finantare si mentionate in cererile de plata.
Daca Auditorul descoperă că termenii și condițiile verificate nu sunt suficient de clare, acesta este obligat să solicite clarificări beneficiarului.
3. Activitati specifice
Auditorul execută proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor cu contractul de finanțare nerambursabila nr. 6 din 10.03.2015 aferent proiectului „ Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural finanțat în cadrul Planului Sectorial de Cercetare Dezvoltare. Prestatorul verifică faptul că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar în cadrul cererilor de plata pentru acțiunile finanțate în cadrul contractului de finantare, s-au efectuat (« realitatea desfasurarii »), sunt legale (‘legalitatea’), exacte (‘exactitate’) și eligibile. Eligibilitatea înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanțării nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii și condițiile contractului de finanțare.
Etapele principale ale activitatii de audit sunt :
1. Discuții preliminare cu echipa de proiect, in mod deosebit cu cei implicati in menținerea evidențelor contabile și întocmirea situațiilor financiare ;
2. Cunoașterea și evaluarea procedurilor contabile și a celor de raportare utilizate de către INCSMPS în derularea contractului de finanțare ;
3. Verificarea conformitații cu procedurile și cerințele finanțatorului;
4. Verificarea în detaliu a sumelor din rapoartele financiare asupra contractului de finanțare, cu scopul de a obține probe de audit suficiente și corespunzătoare pentru a permite emiterea opiniei de audit asupra cheltuielilor efectuate cu scop special întocmite în conformitate cu cerințele finanțatorului:
a) Verificarea exactității și realității sumelor incluse în cererile de rambursare ale contractului de finanțare nr. 6 din 10.03.2015 aferent proiectului Sistem de masuri de crestere a ocuparii orientate catre populatia din mediul rural ;
b) Existența documentelor suport ce însoțesc rapoartele financiare ;
c) În timpul revizuirii documentelor suport, o atenție specială va fi acordată următoarelor:
- Utilizarea fondurilor primite in conformitate cu clauzele contractului de finanțare;
- Bunurile/serviciile au fost achizitionate în concordanță cu procedurile legale de achiziții și cu contractul de finanțare;
- Există o legatură clară între documentele suport ale operațiunilor și rapoartele financiare;
- Dacă există documente justificative asupra încasărilor și plăților în concordanță cu clauzele contractului de finanțare.
4. Procedura de verificare a eligibilitatii cheltuielilor efectuate de INCSMPS și parteneri
4.1 Proceduri Generale
Auditorul verifică dacă documentele justificative puse la dispoziție de către beneficiar corespund cu regulile impuse prin contractul de finanțare și legislatia în baza caruia s-a încheiat acest contract.
Auditorul examinează măsura în care beneficiarul a îndeplinit regulile privind procedurile interne de ținere a contabilității. Scopul acestei verificări este:
• Să exprime o opinie conform căreia cheltuieile efectuate de catre beneficiar și menționate în bugetul proiectului și în cererile de plata sunt stabilite sub toate aspectele materiale în conformitate cu termenii contractului de finanțare sunt reale, sunt exacte și eligibile;
• Să prezinte cheltuielile neeligibile, în cazul în care acestea sunt identificate, precum și greșelile majore din contabilitate, cerințele privind înregistrările și documentația, astfel încât beneficiarul să poată adopta măsurile necesare în vederea corectării și remedierii acestora, în cazul în care iși exprimă o opinie cu reserve sau nu iși poate exprima o opinie.
Auditorul verifică dacă informațiile, documentele justificative și mențiunile din cererile de rambursare corespund cu înregistrările și contabilitatea beneficiarului cu privire la cheltuielile cu bunurile și serviciile achiziționate în vederea desfășurării acțiunii. Auditorul verifică toate documentele care nu pot fi transmise în format electronic, necesare în vederea elaborării raportului, la sediul beneficiarului.
Auditorul trebuie să obtină o înțelegere suficientă a termenilor și condițiilor contractului de finanțare și a anexelor lui, cât și a altor informații relevante. Pentru aceasta Auditorul se obligă să consulte următoarele documente:
- Contractul de finanțare (semnat de INCSMPS si MMFPSPV) și anexele sale, cu modificările și completările ulterioare;
- Lgislatia care sta la baza intocmirii contractului (cu modificarile si completarile valabile la data semnarii contractului);
Documentele precizate mai sus, cu excepția contractului de finantare ( care va fi pus la dispozitia Prestatorului de catre Beneficiar in termen de 5 zile lucratoare de la semnarea contractului de prestari de servicii) pot fi gasite in Monitorul oficial, partea I.
Auditorul acordă o atenție deosebită condițiilor stipulate în conținutul documentelor sus menționate. Dacă auditorul consideră că termenii și condițiile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie să ceara clarificări din partea Beneficiarului. Prestatorul va purta discuții cu personalul Beneficiarului implicat în implementarea proiectului în vederea obținerii tuturor informațiilor necesare pentru desfășurarea activițatii de audit.
4.2 Proceduri pentru verificarea eligibilitații cheltuielilor solicitate de INCSMPS în cererile de plată a cheltuielilor
Auditorul verifică dacă cererile de plata a cheltuielilor sunt conforme cu condițiile contractului de finanțare.
Auditorul verifică dacă evidențele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrarilor și cu regulile contabile din contractul de finanțare.
Scopul este de a raporta excepții importante și puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerințele documentației, astfel încat Beneficiarul să poată intreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea și îmbunătațirea acestora pe perioada de implementare ramasă a proiectului.
Auditorul verifică dacă informațiile din cererile de rambursare a cheltuielilor se reconciliază cu sistemul de contabilitate și înregistrările Beneficiarului (ex:balanța de verificare, înregistrări din conturile analitice și sintetice).
Auditorul verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul și în conformitate cu legislația națională aplicabilă.
4.3 Conformitatea cheltuielilor cu bugetul și revizuirea analitică:
Auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din cererile de plată a cheltuielilor, verificând, astfel, cel puțin ca:
- Categoriile de cheltuieli din cerea de plată corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului prevăzut în contractul de finanțare;
- Cheltuielile efectuate au fost prevazute în bugetul proiectului;
- Cheltuielile au fost efectuate in conformitate cu prevederile contractului de finanțare;
- Cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislația națională și comunitară;
- Suma totală solicitată la plată de catre Beneficiar nu depășește finanțarea nerambursabilă prevazută în contractul de finanțare;
- Au fost efectuate modificări ale bugetului estimat al proiectului prin transferuri între capitole bugetare sau în cadrul aceluiași capitol bugetar și dacă acestea au afectat scopul principal al proiectului/au modificat valoarea totală eligibilă a proiectului;
- Beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de prevederile regulamentelor comunitare sau naționale sau de regulile de eligibilitate stabilite în baza legislației care se aplică sursei de finanțare.
3.3 Verificarea cheltuielilor
Auditorul trebuie să desfăsoare o verificare completă a tuturor cheltuielilor prevăzute în bugetul proiectului.
Auditorul verifică toate categoriile de cheltuieli prevăzute în bugetul proiectului și raportează toate excepțiile care rezultă din aceste verificări și care il determină să exprime o opinie cu rezerve sau sa nu poată exprima o opinie. În toate cazurile, Auditorul evaluează impactul financiar estimat al excepțiilor în termeni de cheltuieli neeligibile.
3.3.1 Eligibilitatea costurilor
Auditorul verifică eligibilitatea cheltuielilor cu prevederile contractului de finanțare și legislației care se aplică tipului de finanțare.
3.3.2 Acuratețea înregistrărilor
Auditorul verifică dacă toate cheltuielile efectuate pentru implementarea proiectului au fost înregistrate cu exactitate în contabilitatea beneficiarului, pe baza de documente justificative emise
pe numele beneficiarului. Registrele și contabilitatea beneficiarului trebuie susținute de probe corespunzatoare și documente justificative. Auditorul verifică dacă cheltuielile pretinse pentru perioada acoperită de cererile de rambursare nu au mai fost solicitate anterior de beneficiar (de exemplu, dacă procedurile de stornare au fost corect aplicate).
3.3.3 Realitatea (existența)
Auditorul efectuează o analiză profesională pentru a obține o asigurare rezonabilă că urmare a verificării documentelor justificative, în special în ceea ce privește existența și cuantumul cheltuielilor prevăzute în bugetul proiectului și efectuate pe parcursul desfăsurării acțiunii. Auditorul verifică natura produselor și a serviciilor achizitionate, dacă acestea sunt conforme cu activitațile pentru care a fost acordată finanțarea nerambursabilă, cu prevederile contractului de finanțare și ale legislatiei specific tipului de finatare. Auditorul determină cel mai potrivit tip de dovadă pentru a verifica realitatea cheltuielilor raportate.
Orice raportare și documente transmise deja de către INCSMPS catre MMFPSPV și aprobate integral de către MMFPSPV pot fi considerate ca fiind în conformitate cu prevederile contractului de finanțare.
Auditorul va evalua riscul ca sumele cerute prin cereri de plată să prezinte denaturări semnificative datorate fie fraudei, fie erorii.
Intocmit
Xxxx Xxxxxxxxxxx
Avizat Xxxxxxx Xxxxxx