SOLICITARE DE OFERTĂ

Nr.2111/07.12.2021

Dosar IV.12

SOLICITARE DE OFERTĂ

ÎN ATENȚIA OPERATORILOR ECONOMICI INTERESAȚI

1. AUTORITATE CONTRACTANTĂ: FILARMONICA DE STAT TÎRGU MUREȘ

2. SEDIUL: loc.Tîrgu Mureș, jud.Mureș, Piața Victoriei, nr.1, cod poștal 540026

3. SURSA DE FINANȚARE: buget propriu

4.INFORMAȚII ACHIZIȚIE: Filarmonica de Stat Tîrgu Mureș, în calitate de autoritate contractantă, doreşte să achiziţioneze servicii de repararea şi întreţinerea echipamentului informatic (periferice informatice și rețea de date) din dotarea instituției, conform Caietului de sarcini, anexat prezentei, prin aplicarea procedurii-achiziție directă, conform pragului valoric prevăzut la art. 7 alin.(5) din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare, coroborate cu prevederile art.43 alin.(3) din

H.G.R. nr.395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/ acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.

Codul de clasificare CPV: 50312000 – 5- Servicii de repararea şi întreţinerea echipamentului informatic (Rev.2).

Durata de prestare a serviciilor: 01.01.2022- 31.12.2022.

Cantitatea serviciilor care trebuie prestate: conform cerințelor Caietului de sarcini, anexat. 5.TIP CONTRACT: servicii

6.MODALITATEA DE ATRIBUIRE: achiziție directă.

7.CRITERIUL DE ATRIBUIRE: prețul cel mai scăzut, exprimat în lei, fără TVA, în condiţiile în care oferta respectă specificaţiile tehnice ale autorităţii contractante.

8.PERIOADA DE VALABILITATE A OFERTELOR: 30 zile de la data limită pentru depunerea ofertelor.

9. DATA LIMITĂ ȘI MODALITATEA DE TRANSMITERE A OFERTELOR: până la data de 14.12.2021, ora 13oo, prin poştă, fax, poştă electronică (la adresa de e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx), în catalogul electronic din SICAP sau depunere la sediul instituţiei. Ofertele primite după data și ora limită menționată, nu se vor lua în considerare, fiind respinse ca inacceptabile.

10. Condiții achiziție:

10.1.Prețul ofertei va fi ferm, neajustabil și valabil pe toată perioada de derulare a contractului.

10.2.După evaluarea ofertelor, autoritatea contractantă va anunța doar operatorul economic cu oferta financiară cu prețul cel mai scăzut și care îndeplinește cerințele tehnice solicitate, prin transmiterea comenzii ferme de executare a serviciilor, urmând a se definitiva cumpărarea directă.

10.3.Contractul va fi semnat după aprobarea bugetului instituției pentru anul 2022.

APROB MANAGER

Xxxxxx Xxxxxxx

Intocmit: Xxxxx Xxxx, economist Comp.Contabilitate- Resurse Umane

Verificat: DIRECTOR ADJUNCT

Xxxxxxx Xxxxxxxx

APROB MANAGER

Xxxxxx Xxxxxxx

CAIET DE SARCINI

I.OBIECTUL ACHIZIŢIEI: Obiectul contractului îl reprezintă asigurarea serviciilor de întreţinere şi reparare pentru echipamentele informatice din dotarea Filarmonicii de Stat Tîrgu Mureș, echipamente prezentate în Anexa nr.1.

Oferta depusă include contravaloarea serviciilor pentru echipamentele ieşite din garanţie la data încheierii contractului, dar aflate în stare bună de funcționare, precum și a celor cărora, pe parcursul derulării contractului, le va expira perioada de garanție.

Toate echipamentele se află în posesia autorităţii contractante. Serviciile de întreţinere şi reparare a echipamentelor ce fac obiectul acestui contract vor fi prestate în funcţie de natura şi specificul echipamentului.

II. CERINȚE CONTRACTUALE

Durata contractului de service este de la semnare şi până la data de 31.12.2022 şi presupune achiziţia de servicii de întreţinere şi reparare a echipamentelor IT (respectiv calculatoare desktop, laptop-uri, multifuncționale, componente de rețea).

III. CERINȚE MINIME SOLICITATE:

1. Pentru persoane juridice, se solicită Certificat constatator, în copie conform cu originalul, eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul unde are sediul ofertantul (valabil la data depunerii ofertei) din care să reiasă că:

-există în domeniul de activitate al operatorului economic codul C.A.E.N. corespunzător obiectului principal al procedurii, respectiv faptul că operatorul economic are în obiectul de activitate prestarea serviciilor care fac obiectul prezentei achiziţii;

-nu sunt înscrise menţiuni cu privire la aplicarea Legii nr. 85/2006 privind procedura de insolvenţă.

2. Prestatorul trebuie să demonstreze că are cel puţin un punct de lucru operaţional în Tîrgu Mureș.

3. Cerinţe privind prezentarea ofertei tehnice: oferta va fi prezentată conform modelului prezentat în Anexa nr.2.

IV. SERVICIILE SOLICITATE PENTRU FIECARE ECHIPAMENT:

a) Revizii tehnice, ce se execută lunar, după un program prestabilit de comun acord cu prestatorul. Reviziile tehnice periodice au ca scop, pe de o parte, verificarea faptului că echipamentele îşi păstrează caracteristicile iniţiale şi sunt în continuare în parametrii de funcţionare stabiliţi de fabricant şi, pe de altă parte, asigurarea întreţinerii preventive. Reviziile tehnice periodice se vor executa în locaţiile autorităţii contractante unde sunt instalate echipamentele, în baza unui grafic întocmit de comun acord cu reprezentanţii acesteia.

La efectuarea reviziilor tehnice periodice se vor avea în vedere cel puţin următoarele operaţii:

• La calculatoare:

- curățare subansambluri (unităţi CD ROM etc.), gresare, degresare, reglaje;

- curățare interior (cooler CPU, ventilator sursă, interior carcasă, alte subansambluri);

- diagnoza gradului de uzură a diferitelor subansambluri;

- verificarea funcţionării la parametrii normali;

-update periodic program antivirus;

-instalări/ configurare sistem de operare;

-defragmentare hard disk;

-back-ul lunar automat a datelor de pe calculatoare pe hard disk extern;

-intretinerea, configurarea infrastructurii de retea in vederea asigurarii unei bune comunicatii, fara erori, între echipamentele interconectate fizic în cadrul sistemului informatic, depistarea, înlocuirea si configurarea echipamentelor defecte (modem, router, switch, etc.)

- alte operaţiuni specifice considerate necesare pentru funcționarea în parametrii normali a echipamentelor.

• La copiatoare:

- curăţare mecanisme, carcase în special a rolelor, etc.

- gresare / degresare (în special a rolelor și subansamblurilor care întră în contact cu hârtia);

- reglaje;

- diagnoza gradului de uzură a diferitelor subansambluri;

- verificarea funcţionării la parametrii normali;

-intretinerea, configurarea infrastructurii de retea in vederea asigurarii unei bune comunicatii, fara erori, între echipamentele interconectate fizic în cadrul sistemului informatic, depistarea, înlocuirea si configurarea echipamentelor defecte (modem, router, switch, etc.)

- alte operaţiuni specifice pentru funcționarea în parametrii normali a echipamentelor. Fiecare revizie va fi consemnată într-un proces verbal de revizie semnat de ambele părţi, în care se va specifica:

♦ locaţia/camera;

♦ data reviziei;

♦ echipamentele la care s-a realizat revizia (denumire, producător, model, serial number);

♦ operaţiile efectuate;

♦ probleme constatate (dacă este cazul), cauze şi recomandări pentru remedierea acestora.

b) Intervenții în caz de defecțiune, ce au ca scop remedierea defecţiunilor apărute ca urmare a unor dereglări hardware ale echipamentelor şi remedierea acestora, sunt executate

la cererea instituției, ori de cate ori este nevoie pentru oricare dintre echipamentele care fac obiectul prezentei achiziții.

Reparaţiile curente constau în:

- constatarea/diagnosticarea defecţiunii;

- evaluarea pieselor de schimb necesare;

- remedierea echipamentului defect, cu înlocuirea componentei defecte (dacă este cazul), costul componentei fiind asigurat de Autoritatea contractantă, iar montarea va intra în costul abonamentului lunar;

- înlocuirea temporară a echipamentului defect cu unul cel puţin echivalent dacă nu poate fi remediat în termenul solicitat/ofertat.

Remedierea defectelor se face cu păstrarea, eventual creşterea, în nici un caz diminuarea, caracteristicilor tehnice ale echipamentului original.

Remedierea echipamentelor aflate în contract de service se face, în locaţiile unde sunt instalate echipamentele. În cazul în care reparaţiile necesită operaţii tehnologice mai complicate, acestea pot fi executate şi la sediul prestatorului, caz în care se întocmeşte un proces verbal de custodie.

Serviciile se vor presta în intervalul de lucru al instituției (luni- vineri între orele 7-15).

Ofertantul va suporta toate cheltuielile legate de deplasarea personalului de specialitate al acestuia la sediul autorităţii contractante, precum şi transportul, instalarea şi punerea în funcţiune a echipamentelor preluate pentru reparaţii la sediul propriu.

Prestatorul va realiza împreună cu beneficiarul probele de funcţionare a echipamentelor reparate.

c) Cerinţe privind timpii de răspuns şi remediere

Timpul de diagnosticare a defecţiunii este timpul scurs de la sesizarea defectului de către achizitor până la oferirea unui diagnostic referitor la defect.

În cadrul acestui interval se va realiza, dacă este necesar, o vizită la locaţia achizitorului şi se va face o estimare referitoare la timpul necesar remedierii defectului.

Timpul de remediere/înlocuire este timpul scurs de la încheierea diagnosticării până la remedierea defecţiunii sau înlocuirea temporară a echipamentului cu unul echivalent până la remediere.

Timpul de răspuns de la solicitare, care reprezintă timpul de intervenţie în locaţia achizitorului, pentru toate echipamentele, va fi de maxim 4 ore.

Timpul de remediere pentru toate echipamentele va fi de maxim 8 ore de la solicitare, în condiţiile în care echipamentul poate fi reparat, fără a fi necesară înlocuirea acestuia cu unul echivalent.

Dacă defectul nu poate fi remediat în timpii precizaţi mai sus, Prestatorul va înlocui echipamentul defect cu unul cel puţin echivalent, în termen de maxim 12 ore de la solicitare.

Orele lucrătoare se referă la programul de lucru al achizitorului: de luni până vineri, între orele 7-15.

d) Aprovizionarea cu piese de schimb pentru reparaţii curente/revizii periodice

Prestatorul va asigura, pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului, piese de schimb şi subansamble originale/ compatibile, contra cost.

Funcţie de recomandările ofertantului şi costul pieselor/subansamblelor, autoritatea contractantă va lua decizia asupra tipului de piesă/subansamblu ce va fi utilizată/utilizat de ofertant/prestator pentru remedierea defecţiunii- originală/original sau compatibilă/compatibil.

Atunci când este necesară achiziţionarea unei piese de schimb, prestatorul va notifica achizitorul în maxim 12 ore de la primirea solicitării, cu privire la preţul acesteia. Dacă acesta acceptă preţul propus, prestatorul va furniza piesa de schimb în termenul convenit de comun acord de către cele două părţi (maxim 4 săptămâni). La factura fiscală se va ataşa certificatul de garanţie. Dacă achizitorul nu acceptă preţul propus, atunci acesta va achiziţiona el însuşi piesa de schimb, urmând ca prestatorul să monteze, în mod gratuit, piesa achiziţionată.

e) Servicii suport şi asistenţă tehnică specializată pentru echipamentele care fac obiectul contractului de servicii.

Pe toată perioada contractului ofertantul va organiza un sistem de suport şi asistenţă tehnică specializată care va deservi autoritatea contractantă.

În oferta tehnică va fi precizată modalitatea de realizare a serviciilor suport şi asistenţă tehnică.

Ofertantul va ţine evidenţa stării echipamentelor supuse activităţii de service şi va propune autorităţii contractante decizii de mentenanţă şi întreţinere rezultate din analiza informaţiilor colectate.

În plus, ofertantul va crea şi va administra o bază de date specifică (de probleme) în care se va reflecta evoluţia echipamentelor şi problemele apărute în întreţinerea acestora. Baza de date de probleme va fi structurată pe tipuri de echipamente şi va conţine cel puţin următoarele informaţii: locaţia, data şi ora solicitării, tipul de problemă, descrierea acesteia, modul de soluţionare, data şi ora remedierii. Informaţiile din această bază de date vor fi comunicate lunar, autorităţii contractante.

f) Securitatea informaţiei:

Prestatorul va respecta politicile de protecţie a informaţiei achizitorului. Prestatorul nu va scoate din sediul achizitorului suporturi de date cu informaţii ale acestuia. Dispozitivele folosite pentru transfer de date vor fi păstrate la sediul achizitorului. La sfârşitul contractului, aceste dispozitive vor fi păstrate de către achizitor. Informaţiile vor fi folosite numai în scopul îndeplinirii sarcinilor contractuale şi nu vor fi divulgate unor terţi.

V. PLATA SERVICIILOR

Plata abonamentului lunar se va realiza în contul Prestatorului deschis la Trezorerie, după recepţia şi acceptarea serviciilor, în termen de 30 zile de la primirea facturii de către achizitor, prin ordin de plată.

Facturile vor fi emise la finele fiecărei luni, fiind însoţite de procesele verbale de intervenţie programată şi neprogramată de la nivelul locaţiei.

În preţul contractului vor fi incluse:

-costurile reviziilor tehnice periodice, intervenţiilor în caz de defecţiune, piese de schimb pentru reparaţii curente/revizii periodice, suport şi asistenţă tehnică specializată;

-un număr nelimitat de intervenții la solicitarea achizitorului cu timp de răspuns de 8 ore și o intervenție/ lună în caz de urgență, cu timp de răspuns de 4 ore de la solicitare.

Piesele de schimb vor fi facturate separat, în afara contractului de service.

Intocmit: Xxxxx Xxxx, economist Comp.Contabilitate- Resurse Umane

Verificat: DIRECTOR ADJUNCT

Xxxxxxx Xxxxxxxx

Anexa nr.1

Echipamente IT din dotarea Filarmonicii de Stat Tîrgu Mureș

Tip de echipament / model	Număr bucăți
Rețea + calculator desktop	7
Rețea + laptop	4
Rețea + Multifuncțional Canon C 3205i	1
Multifuncțional Canon IR2630i	1

Anexa nr.2

OPERATORUL ECONOMIC

..................................................

(denumirea/ numele)

FORMULAR DE OFERTĂ

Către

FILARMONICA DE STAT TÎRGU MUREȘ

loc.Tîrgu Mureș, jud.Mureș, Xxxxx Xxxxxxxxx, xx.0, cod poștal 540026

1.Examinând documentaţia, subscrisa S.C S.R.L.,

adresa/sediu .........................., ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în caietul de sarcini nr. ................., să prestăm SERVICII DE REPARAREA ŞI ÎNTREŢINEREA ECHIPAMENTULUI INFORMATIC, din dotarea Filarmonicii de Stat Tîrgu Mureș, cod CPV 50312000-5, pentru suma de lei, plătibilă

după recepţia serviciilor, la care se adaugă taxa pe valoarea adăugată în valoare de

................... lei.

Denumire echipament	Cant. (buc)	Preţ unitar/lună (lei fără TVA)	Valoare abonament/ lună (lei fără TVA)	Valoare contract (lei fără TVA)
0	1	2	3 (col.1x2)	4 (col.3x12 luni)
Rețea+ calculator desktop	7
Rețea+ laptop	4
Multifuncțional Canon C 3205i	1
Multifuncțional Canon IR2630i	1
VALOAREA TOTALĂ CONTRACT

În preţul ofertei este inclusă valoarea tuturor cheltuielilor de transport,produse, utilaje, accesorii, etc, necesare pentru asigurarea serviciilor de reparare şi întreţinere.

0.Xx angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să asigurăm serviciile în a doua zi după semnarea contractului.

0.Xx angajăm să menţinem aceasta ofertă valabilă pentru o durata de 60 zile, respectiv până la data de ..................... şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.

4.Până la încheierea şi semnarea contractului această ofertă, împreună cu comunicarea transmisă, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.

5. Precizam că:

 depunem ofertă alternativă, ale cărei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar „alternativă”;

 nu depunem ofertă alternativă. (se bifează opţiunea corespunzătoare)

6. Înţelegem că nu sunteţi obligaţi să acceptaţi oferta cu cel mai scăzut preţ sau orice altă ofertă pe care o puteţi primi.

Data     /    /  

                         ,

(nume, prenume şi semnătură), L.S.

în calitate de                legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele                   (denumirea/numele operatorului economic).