NOTA DE INFORMARE
NOTA DE INFORMARE
CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
MERIDIAN VEST SRL, cu sediul in Bucuresti, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/11268/2004, avand CUI 00000000, (denumita „Operatorul”), in vederea furnizarii de bunuri si prestarii de servicii, catre clientii nostri, aflate in legatura in special cu activitatea de dealer auto (vanzare, service: mecanica si caroserie, ITP, garantie, post-garantie, constatare auto, deschidere dosare de dauna, vehicul la schimb, asigurare auto, asistenta rutiera), cat si raportat la alte activitati asociate precum vanzare accesorii/piese auto, etc, colecteaza si prelucreaza date personale, in conformitate cu prevederile legale in materie de prelucrare a datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.
Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor: xxx.xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Astfel, avand in vedere intrarea in vigoare a Regulamentului nr. 679/27.04.2016 privind protectia datelor cu caracter personal (date apartinand persoanelor fizice), rolul prezentei informari este de a explica modul in care datele dumneavoastra personale sunt utilizate si scopul in care acestea sunt folosite.
Va rugam sa cititi cu atentie aceasta Notificare.
I. Definitii
Date cu caracter personal („date personale”): reprezinta orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila; o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi nume, numar de identificare, date de localizare, identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Prelucrarea datelor personale: reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor personale sau asupra seturilor de date personale, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.
Operator: este o persoana fizica sau juridica, care stabileste scopul si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; este acea persoana cu care solicitantul unui serviciu ar urma sa incheie sau a incheiat unul sau mai multe contracte.
Pentru transparenta si claritate va mentionam faptul ca, avand in vedere ca pentru a beneficia de bunuri si de prestarea de servicii aflate in legatura in special cu activitatea noastra de dealer auto (vanzare, service:mecanica si caroserie, ITP, garantie, post-garantie, constatare auto, deschidere dosare de dauna, vehicul la schimb, asigurare auto, asistenta rutiera), cat si raportat la alte activitati asociate precum vanzare accesorii /piese auto, etc, de catre MERIDIAN VEST SRL si conform noilor reglementari europene cu privire la protectia datelor cu caracter personal, MERIDIAN VEST SRL in calitatea de Operator prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal astfel cum va vom prezenta mai jos.
II. Categoriile de date personale ce sunt sau pot fi prelucrate de catre MERIDIAN VEST SRL si scopul in care acestea sunt prelucrate:
A. DATE PERSONALE COLECTATE DIRECT DE LA DUMNEAVOASTRA SI SCOPUL PRELUCRARII DATELOR
1. Date personale de identificare (nume, prenume, adresa, date CI, CNP, telefon, email, permis de conducere, semnatura olografa, si semnatura in format digital). Datele sunt necesare pentru emiterea devizului de reparatie si ulterior a comenzii de reparatie si emiterii facturii fiscale, bon de comanda, realizarea testului auto Test Drive, predare vehicul de mobilitate in cazul reparatiilor in service, etc.
2. Date de identificare ale autovehiculului detinut (numar de inmatriculare, serie sasiu, certificat de inmatriculare, carte de identitate a vehicului, fotografii ale autoturismului). Datele sunt necesare pentru identificarea pieselor auto necesare prestarii servicilor de reparatie service, pentru verificarea garantiei auto, pastrarea evidentei istoricului reparatiilor, pentru constatarea daunelor, tractare auto, emiterea politelor de asigurare, etc.
3. Date personale privind situatia financiara: date privind angajamentele financiare si sursele de venit ale clientului sau, dupa caz, ale celorlalte persoane vizate (sot/sotie/garanti/co-platitori), date privind bunurile si proprietatile detinute, garantii reale/personale sau ale persoanelor garante/ co-platitori pentru situatia in care vanzarea vehicului catre persoana vizata se face printr-un proces de finantare.
B. DATE PERSONALE COLECTATE INDIRECT (DATE OBSERVATE/DERIVATE)
1. Date captate de inregistrarile video (locatie, imagine), inregistrarea audio a convorbirilor telefonice, indentificarea on line a persoanelor fizice (inregistrarile video captate de camerele de supraveghere instalate la sediile MERIDIAN VEST SRL, inregistrarile audio ale convorbirilor telefonice, adresa IP captata la utilizarea website-urilor si aplicatiilor MERIDIAN VEST SRL). Datele sunt necesare in vederea asigurarii pazei si protectiei in locatiile MERIDIAN VEST SRL, a imbunatatirii serviciilor oferite, solutionarii reclamatiilor si a oricaror solicitari venite din partea clientilor precum si in vederea asigurarii functionalitatilor tehnice ale platformelor online utilizate de MERIDIAN VEST SRL).
III. Scopul in care datele personale sunt utilizate si temeiul juridic al prelucrarii
MERIDIAN VEST SRL colecteaza si prelucreaza datele dumneavoastra personale in urmatoarele scopuri si avand ca temei legal:
SCOP | TEMEI JURIDIC |
Furnizarea de produse/prestarea de servicii din domeniul auto (produse: vehicule, piese si accesorii auto; servicii: reparatii, mentenanta, garantie, test drive, service ITP, asigurare auto, constatare auto, vehicul la schimb, asistenta pentru obtinerea unei finantari pentru achizitia unui vehicul, asistenta rutiera). | Prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract - art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
In scopul acordarii si a gestionarii garantiilor si tuturor defectiunilor ce pot aparea, sau pentru rechemarea in service a autovehiculelor. | Prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract - art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
In urmatoarele scopuri, toate vizand domeniul auto, la datele de contact furnizate (e-mail/ fax/posta/telefon/cont client disponibil on-line) in acest scop, in mod expres in masura in care ati fost de acord cu ele: 1. furnizarea de informatii cu privire la oferte comerciale: vanzari auto, service, 2. furnizarea de informatii cu privire la Test drive auto, 3. furnizarea de informatii cu privire la evenimentele Societatii, 4. furnizarea de informatii de asistenta a nevoilor legate de autovehicul (mentenanta, asistenta rutiera, garantii, daune auto, asigurari, ITP), 5. participarea la sondaje de opinie cu privire la produsele si serviciile Societatii referitor la gradul de multumire a clientilor. | Persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice - art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Pentru colectarea de debite/recuperare creante pe care le datorati catre Operator. | Interes legitim- art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Efectuarea de analize statistice, raportari interne, verificarea integritatii si conformitatii persoanelor vizate, prevenirea fraudelor si a platilor nejustificate ale dosarelor de dauna, etc. | Interesul legitim al Operatorului - art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Solutionarea potentialelor litigii, deferite instantelor. | Interes legitim - art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Solutionarea reclamatiilor si a solicitarilor din partea clientilor. | Prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Comunicari sau raportari catre autoritatile, institutiile sau agentiile de stat sau guvernamentale abilitate. | Prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului - art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul General privind protectia datelor. |
Asigurarea masurilor de securitate necesare (supraveghere audio-video). | In temeiul art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul General privind protectia datelor si Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor. |
IV. Cui dezvaluim datele dumneavoastra personale – categorii destinatari
Datele dumneavoastra personale vor putea fi comunicate, in masura in care acest lucru este necesar si numai in temeiul unui angajament de confidentialitate, urmatoarelor categorii de destinatari in baza si in limitele prevederilor legale sau ca urmare a unor cereri expres formulate:
• furnizorii implicati in mod direct in furnizarea produselor si prestarea serviciilor din domeniul auto (producatorii de autovehicule in vederea acordarii garantiei si instiintarii privind defectiunile aparute (Renault Commercial Roumanie S.R.L), furnizorii/producatorii de piese auto, societatile de asigurari, furnizorii de solutii de mobilitate, furnizorii de servicii de asistenta rutiera intermediarii in asigurari auto, entitati/institutii bancare cu care MERIDIAN VEST SRL a incheiat contracte de parteneriat in vederea vanzarii de vehicule prin finantare, agenti constatatori de dauna si service-uri auto partenere, etc);
• alti partenerii contractuali tinuti de obligatia de confidentialitate cu privire la datele transmise (avocati, notari publici, birouri de traduceri, contabili, cenzori si auditori, furnizori de servicii: servicii IT, arhivare in format fizic si/sau electronic; curierat; servicii tehnice de facilitare a platilor (e.g., Visa si Mastercard);
• autoritatile statului (inclusiv autoritati fiscale, autoritati de protectie a consumatorilor precum si cele din domeniul RAR, organele statului competente in materie penala, alte autoritati ale statului), ca urmare a unei obligatii legale a Operatorului;
Toti acesti destinatari carora le comunicam datele dumneavoastra personale, se supun acelorasi prevederi legale si ofera cel putin acelasi nivel de protectie ca si Operatorul.
V. Transferul datelor personale intr-o tara din afara Zonei Economice Europene
MERIDIAN VEST SRL nu transfera datele personale catre alte companii din afara Zonei Economice Europene.
VI. Perioada pentru care vor fi stocate datele personale
Vom pastra datele dumneavoastra personale atat timp cat este necesar, sau permis avand in vedere scopul (scopurilor) pentru care au fost obtinute si in conformitate cu cele prezentate in aceasta Nota de informare. Criteriile utilizate pentru a determina duratele perioadelor de pastrare includ:
1. durata de timp in care avem o relatie in desfasurare cu dumneavoastra;
2. perioada de timp necesara executarii obligatiilor si drepturilor asumate contractual, respectiv pentru o perioada egala cu perioada stabilita de cerintele legale de pastrare a informatiilor aplicabile in domeniul auto, al legislatiei fiscale/financiare, al altor legi, reglementari si/sau altor prevederi specifice normelor aplicabile in sectorul auto;
3. daca exista o obligatie legala sub a carei incidenta cadem;
4. daca pastrarea este recomandabila in lumina pozitiei noastre juridice (precum punerea in aplicare a termenilor si conditiilor, termenelor de prescriptie aplicabile, a litigiilor sau a investigatiilor de reglementare).
5. in situatia in care v-ati exprimat, consimtamantul pentru prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal in scop de marketing direct, datele dumneavoastra vor fi prelucrate in acest scop pe durata relatiei contractuale cu MERIDIAN VEST SRL, precum si pentru o perioada de 1 an de la incetarea acesteia. In cazul in care va retrageti consimtamantul acordat privind prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal in scop de marketing direct, datele dumneavoastra nu vor mai fi prelucrate in acest scop, din momentul retragerii consimtamantului, fara ca o asemenea retragere a consimtamantului sa afecteze legalitatea operatiunilor de prelucrare anterioare.
6. prelucrarea datelor prin inregistrarea imaginilor captate de camerele video si prelucrarea vocei sunt pastrate pe o perioada de 30 de zile (in mod aleatoriu) de la data inregistrarii acestora, cu exceptia cazului in care exista temeiuri legale justificative pentru a fi pastrate pe o perioada mai indelungata.
Cand nu mai avem nevoie de datele dumneavoastra personale, le vom sterge sau le vom distruge in siguranta. Vom analiza, de asemenea, daca si cum putem minimiza in timp datele personale pe care le folosim si daca putem anonimiza datele dumneavoastra personale astfel incat sa nu mai mai poata fi asociate cu dumneavoastra sau sa va identifice, caz in care putem utiliza aceste informatii fara alta instiintare in plus.
VII. Drepturile dumneavoastra cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
De asemenea, va aducem la cunostinta faptul ca, in orice moment, va puteti exercita oricare din urmatoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra personale:
1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal si la informatii precum scopurile prelucrarii, categorii de date personale vizate, destinatari sau categorii de destinatari acolo unde este cazul, perioada de stocare a datelor personale. In cazul in care datele personale nu sunt colectate direct de la dumneavoastra, puteti solicita informatii cu privire la sursa acestor date.
2. Dreptul de opozitie la prelucrarea datelor. Acest drept nu se va putea exercita cu privire la prelucrarea datelor personale necesare in vederea executarii contractului individual de munca.
3. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor dumneavoastra, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care va afecteaza semnificativ. Cu privire la adoptarea unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, aveti posibilitatea de a va exprima punctul de vedere, de a solicita interventia unui operator uman, precum si posibilitatea de a contesta o astfel de decizie.
4. Dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal, in situatia in care acestea sunt inexacte sau incomplete.
5. Dreptul la stergerea datelor cu caracter personal (dreptul de a fi uitat), in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
6. Dreptul de a va retrage consimtamantul. In situatia in care va retrageti consimtamantul acordat pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal, Operatorul va inceta imediat prelucrarea acestor date si le va sterge in situatia in care nu sunt asociate altor prelucrari bazate pe un alt temei justificat.
7. Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor. In situatia in care veti contesta exactitatea datelor personale, restrictionarea opereaza pe perioada care permite Operatorului sa verifice exactitatea datelor. De asemenea, aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii datelor daca aceasta este ilegala si va opuneti stergerii datelor; in situatia in care Operatorul nu mai are nevoie de datele dumnevoastra in scopul prelucrarii, insa solicitati pastrarea datelor pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta, pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele legitime ale Operatorului prevaleaza asupra intereselor dumneavoastra.
8. Dreptul la portabilitatea datelor, care consta in posibilitatea dumneavoastra de a recupera de la Operator informatiile furnizate, intr-o forma structurata, utilizata curent, lizibila automat, cu posibilitatea ca datele sa fie transferate unui alt Operator.
9. Dreptul de a va adresa cu plangere Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal si de a va adresa instantelor judecatoresti competente. Aveti dreptul de a va adresa cu plangere ANSPDCP, respectiv de a va adresa instantelor judecatoresti competente pentru apararea oricaror drepturi garantate de legislatia aplicabila in domeniul protectiei datelor cu caracter personal, care au fost incalcate.
VIII. DISPOZITII FINALE
Pentru mai multe informatii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, va rugam sa consultati rubrica „GDPR” din sectiunea „Politica de confidentialitate” de pe site-ul Operatorului: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
De asemenea, va informam ca la nivelul Romaniei functioneaza Autoritatea Nationala pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal ("ANSPDCP") si ca aveti dreptul sa depuneti o plangere atunci cand considerati ca v-au fost incalcate drepturile, accesand site-ul web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
MERIDIAN VEST SRL