U N I V E R S I T A T E A„ V A S I L E A L E C S A N D R I ” D I N B A C Ă U
U N I V E R S I T A T E A „ V A S I L E A L E C S A N D R I ” D I N B A C Ă U |
REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI
FUNCȚIONARE AL SERVICIULUI RESURSE UMANE ȘI SALARIZARE DIN CADRUL UNIVERSITĂȚII „XXXXXX XXXXXXXXXX” DIN BACĂU
COD: R-12.01-01
REGULAMENT
PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” DIN BACĂU.
MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996.
- Document controlat -
F 01.07/Ed.2 Document public
CADRUL LEGAL
• Legea-cadru nr. 153 din 28 iunie 2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea educaţiei naţionale nr. 1 din 5 ianuarie 2011, cu modificările și completările ulterioare;
• Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor);
• Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003, republicată -Codul muncii;
• Carta Universităţii „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău, cod R 01-01;
• Regulamentul de organizare şi funcţionare al Universităţii „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău, cod R 01-02;
• Regulamentul de ordine interioară al Universităţii „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău, cod R- 01-03;
• Regulament de organizare şi funcţionare al Direcției General Administrative a Universității „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău, cod R-12-01.
CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE
Art.1 Serviciul Resurse Umane și Salarizare (SRUS) este organizat şi funcţionează, conform organigramei aprobate de Consiliul de administrație şi Senatul universitar şi a prevederilor prezentului regulament de organizare şi funcţionare.
Art.2 Activităţile din cadrul Serviciului de Resurse Umane şi Salarizare se desfăşoară conform reglementărilor legale în vigoare şi în acord cu politica de personal a conducerii Universităţii.
CAPITOLUL II MISIUNEA ȘI OBIECTIVELE
SERVICIULUI RESURSE UMANE ȘI SALARIZARE
Art.3 Misiunea Serviciului Resurse Umane și Salarizare este conducerea, coordonarea și întocmirea tuturor lucrărilor şi documentelor de personal sub forma cărora se materializează raporturile de muncă şi contractuale ale salariaţilor, precum şi activităţile legate de salarizare, pentru personalul din cadrul Universităţii “ Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău.
Art.4 Obiectivele Serviciului Resurse Umane și Salarizare, sunt:
• respectarea cadrului legal al raporturilor de muncă și al salarizării personalului din cadrul Universităţii “ Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău;
• organizarea eficientă a activităților specifice de personal și salarizare;
• asigurarea transparenței activităților de recrutare și salarizare a personalului din cadrul Universității „Xxxxxx Xxxxxxxxxx” din Bacău.
CAPITOLUL III STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
Art.5 Statul de funcţii şi organizarea activității Serviciului Resurse Umane și Salarizare se aprobă de către Senatul universitar.
Art.6 Serviciul Resurse Umane și Salarizare este constituit, conform organigramei, din următoarele birouri:
• biroul personal;
• biroul salarizare.
Art.7 Fiecare din cele două birouri sunt subordonate direct șefului Serviciului Serviciul Resurse Umane și Salarizare.
Art.8 (1) Conducerea Serviciului Resurse Umane și Salarizare este asigurată de şeful de serviciu care coordonează, planifică şi supraveghează întreaga activitate și mediază relaţiile cu facultăţile, departamentele şi celelalte structuri organizatorice ale Universităţii, acesta fiind responsabil pentru activitatea eficientă a serviciului. În absenţa şefului serviciului, sarcinile acestuia sunt preluate de şeful Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx.
(2) Şeful Serviciului Resurse Umane și Salarizare este subordonat Directorului General Administrativ.
Art.9 Personalul din cadrul Serviciului Resurse Umane și Salarizare are statut de personal didactic auxiliar.
Art.10 Atribuțiile și responsabilitățile personalului din cadrul Serviciului Resurse Umane și Salarizare sunt prevăzute în fișele de post.
Art.11 Ocuparea posturilor vacante se face prin concurs, cu respectarea legislației în vigoare. Din comisiile de concurs face parte şi şeful Serviciului Resurse Umane și Salarizare, cu rol de coordonare metodologică.
Art.12 Normele de încadrare cu personal de specialitate în cadrul serviciului sunt reglementate de legislația în vigoare.
CAPITOLUL IV
ACTIVITĂŢILE DESFĂȘURATE ÎN CADRUL SERVICIULUI RESURSE UMANE ȘI SALARIZARE ȘI ATRIBUȚIILE
AFERENTE FIECĂREI ACTIVITĂȚI
Art.13 Activităţile de bază desfășurate în cadrul Biroului personal, sunt următoarele:
a) organizarea concursurilor de angajare/promovare;
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• întocmirea statului de funcţii și de personal didactic auxiliar şi nedidactic;
• verificarea statelor de funcţii și de personal didactic;
• întocmirea adresei cu posturile didactice scoase la concurs, conform referatelor aprobate de
către decanii facultăților, pentru publicare în Monitorul Oficial;
• întocmirea documentelor specifice cu privire la recrutarea şi selectarea personalului didactic auxiliar şi nedidactic, pentru ocuparea posturilor vacante sau temporar vacante din statul de funcţii și de personal didactic auxiliar și nedidactic, pe bază de concurs sau examen, conform prevederilor legale;
b) organizarea, evaluarea și dezvoltarea profesională;
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• întocmirea documentelor necesare pentru promovarea și evaluarea personalului didactic auxiliar şi nedidactic, conform legislaţiei în domeniu;
• întocmirea propunerilor privind perfecţionarea pregătirii profesionale pentru salariaţii serviciului;
• aplicarea corectă şi legală a măsurilor disciplinare pentru salariaţii care încalcă prevederile Codului Muncii.
c) elaborarea și arhivarea documentelor legale, care trebuie întocmite: dosare de personal, contracte de muncă, acte adiționale, Registrul general de evidență a salariaților, dosare de pensionare, dosare pentru efectuarea concediului plătit pentru îngrijirea copilului, decizii de indemnizații de conducere, întocmire și vizare legitimații de serviciu, etc.
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• întocmirea contractului individual de muncă și decizia de încadrare pe postul ocupat prin concurs sau examen, pentru a se realiza angajarea personalului didactic, didactic auxiliar și nedidactic;
• întocmirea şi gestionarea dosarelor de personal ale salariaţilor titulari şi a profesorilor asociaţi, cu asigurarea confidenţialităţii datelor cuprinse în acestea;
• întocmirea planificării anuale a concediilor de odihnă pentru toţi salariaţii Universităţii, urmărindu-se înregistrarea cererilor de concediu de odihnă, studii, interes personal, etc., aprobate de conducerea Universităţii, şi ținându-se evidenţa acestora;
• întocmirea documentelor necesare pentru efectuarea concediului plătit pentru îngrijirea copilului până la împlinirea vârstei de 2 ani, 3 ani, în temeiul Ordonanţei de Urgenţă nr. 111/2010;
• întocmirea, la cerere, de adeverinţe privind calitatea de salariat pentru ambasade, unități bancare, unități spitalicești, grădinițe, şcoli, facultăți, administraţia financiară, primărie, asociaţii de locatari și altele;
• întocmirea legitimaţiilor de serviciu pentru personalul instituției;
• păstrarea carnetelor de muncă încredinţate;
• întocmirea actelor necesare în vederea pensionării angajaţilor care îndeplinesc condiţiile legale;
• întocmirea documentelor necesare pentru încetarea şi suspendarea contractelor de muncă, în conformitate cu prevederile Codului Muncii şi alte prevederi legale în domeniu;
• arhivarea dosarelor de personal, la încetarea relaţiilor de muncă;
• predarea documentelor ce ţin de activitatea serviciului, în arhiva Universităţii.
d) întocmirea raportărilor, sintezelor, prognozelor lunare/trimestriale/semestriale/anuale, solicitate de Direcția de Statistică, MEC, etc., notelor de relații cerute de organele de audit/control;
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• transmiterea on-line, pe portalul xxxxx://xxxx.xxxxx.xx › esop-web, eSOP-portal web pentru preluarea online a datelor statistice lunare, trimestriale şi anuale, solicitate de Institutul Național de Statistică;
• trasmiterea on-line, pe portalul xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx-xxxxxxxx.xx, platforma ANS - Platforma naţională de colectare a datelor statistice pentru învăţământul superior, cu raportare a datelor privind personalul didactic titular și asociat, didactic auxiliar și nedidactic, la începutul anului universitar și la începutul anului calendaristic;
• transmiterea pe portalul e-guvernare (sistemul electronic național), la Agenția Națională de Administrare Fiscală, lunar, declaraţia 112 și 100, și , anual, declarația 205 și 207 pentru salariații din cadrul Universității;
• recuperarea sumelor privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate plătite angajaților, din Fondul Național Unic de Asigurări Sociale de Sănătate, prin depunerea la Casa de Asigurări de Sănătate Bacău, a cererii și a centralizatorului cu certificatele medicale ale fiecărei luni;
Art. 14 Activităţile de bază desfășurate în cadrul Biroului salarizare, sunt următoarele:
a) stabilirea drepturilor salariale și gestionarea bazei de date cu privire la drepturile salariale aferente și plățile personalului;
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• propune conducerii Universităţii proiectul de buget anual cu privire la cheltuielile de personal;
• întocmirea, lunară, a situației centralizatoare a cheltuielilor de personal, pe facultăți și departamente;
• stabilirea salariului de încadrare şi celorlalte drepturi salariale ce decurg din legislaţia specifică în vigoare, la care au dreptul salariaţii Universităţii;
• stabilirea vechimii în muncă a salariaţilor şi trecerea într-o tranşă superioară de salarizare;
• întocmirea situaţiilor cu privire la drepturile salariale ale angajaților Universității, cu privire la: salariile de încadrare acordate conform gradației de vechime, gradaţii de merit, spor neuropsihic, spor de control financiar preventiv, spor titlu științific de doctor, spor din venituri proprii, concedii de odihnă, indemnizație de hrană, sporuri de noapte, concedii medicale, indexările salariale, precum şi alte drepturi salariale acordate conform legislaţiei în vigoare;
• întocmirea actelor adiționale, deciziilor cu privire la stabilirea drepturilor salariale ale salariaţilor Universităţii;
• ţinerea evidenţei tuturor angajaţilor în „Registrul General de Evidenţă a Salariaţilor” și transmiterea on-line a oricărei modificări privind elementele din contractul individual de muncă, pe portalul Inspecției Muncii, xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, în termenele prevăzute de prevederile legale;
• asigurarea calculului şi punerea în plată a drepturilor salariale stabilite conform legii, a concediilor medicale de boală, sarcină şi lăuzie, a concediilor de odihnă pentru cadrele didactice şi personalul didactic auxiliar și nedidactic, etc., și drepturilor salariale pentru membrii comisiei de concurs, de doctorat, pentru profesorii titulari și asociați;
• verificarea documentelor de plată ale salariilor, calculul salariilor brute si corectitudinea situațiilor centralizatoare ale statelor de plată;
• întocmirea lunară, pentru funcția de bază, plata cu ora, contractele de cercetare și proiectele din fonduri speciale, a statelor de plată a salariilor, centralizatoarelor,
borderourilor de plată a salariilor, fluturaşilor, precum şi a ordinelor de plată a salariilor, contribuţiilor sociale, popririlor înființate ca urmare executării emise de Biroul de executare judecătorească, etc.;
• transmiterea electronică a borderourilor de salarii către unitățile bancare cu care Universitatea are contract de colaborare și virarea drepturilor salariale prin internet banking;
• plata la timp şi corect a drepturilor salariale şi a contribuţiilor unităţii, conform termenelor stabilite de legislația în vigoare;
• gestionarea electronică corespunzătoare a evidenței de personal și a aplicațiilor de calcul a drepturilor salariale;
• stocarea bazei de date a serviciului, și efectuarea periodică a copiilor de siguranță a datelor;
• comunicarea cu reprezentanții societății Indecosoft pentru lucrări de întreținere a aplicației Resum, în vederea funcționării corespunzătoare.
b) gestionarea dosarelor de personal pentru acordarea sporurilor de performanță, gradațiilor de merit, etc.
Atribuțiile principale pentru desfășurarea activității de bază menționată mai sus, sunt :
• asigurarea legăturii cu toate compartimentele Universităţii în ceea ce priveşte documentele legate de salarii, de acordare a sporurilor şi centralizarea foilor colective de prezenţă, îndeplinirea normelor, concediilor medicale, fişelor de plata cu ora, etc.;
• asigurarea evidenţei centralizatoarelor pentru activităţile didactice în regim plata cu ora şi verificarea concordanţei acestora cu statele de funcţii și de personal didactic;
• centralizarea fișelor de plata cu ora și calcularea veniturilor din activitatea de plată cu ora cu respectarea prevederilor din Regulamentul de normare și salarizare;
• centralizarea și verificarea referatelor de plată a manoperei și a foilor colective de prezență, pentru plata veniturilor din fondurile proiectelor de cercetare, cu finanțare națională, europeană, etc.
• verificarea centralizatoarelor de plată emise de școlile în care se prestează activitatea de practică pedagogică cu studenții Universității;
• gestionarea și arhivarea dosarelor de personal pentru acordarea sporurilor la salarii;
• examinarea şi propunerea măsurilor de soluţionare a cererilor, scrisorilor şi petiţiilor adresate serviciului de către salariaţi, privind problemele de salarizare, cât şi alte drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• acordarea asistenţei de specialitate şi metodologice privind drepturile salariale ale salariaţilor din Universitate.
CAPITOLUL V
DISPOZIŢII TRANZITORII ŞI FINALE
Art. 15 Prezentul regulament va fi completat ori de câte ori apar modificări în prevederile legale, în baza cărora s-a elaborat, inclusiv în cazul în care se schimbă organigrama;
Art. 16 Prezentul regulament intră în vigoare la data aprobării în şedinţa Senatului universitar.