ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE

ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE

Pentru contractele cu beneficiari multipli KA2- Parteneriate de mică anvergură/ la scară mică

Cuprins

I. REGULI APLICABILE PENTRU ACŢIUNILE BAZATE PE SUME FORFETARE…

II. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂȚILOR PROIECTULUI 2

III. RAPORTUL FINAL 2

IV. REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE NECORESPUNZĂTOARE, PARȚIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE 3

V. CONTROALE APLICATE BENEFICIARILOR ŞI REGLEMENTĂRI PRIVIND DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE 4

I. REGULI APLICABILE PENTRU ACŢIUNILE BAZATE PE SUME FORFETARE

Grantul ia forma sumei forfetare specificate în Anexa II.

Contribuţia fixă acoperă toate costurile direct legate de implementarea

activităţilor proiectului.

Documentele justificative solicitate la raportarea finală sunt enumerate în secţiunea V a) a acestei Anexe. Nu sunt solicitate la raportarea finală dovezi documentate ale cheltuielilor efectuate (ex. facturi). Cu toate acestea, în conformitate cu secţiunea V a acestei Anexe şi cu Articolul II.27 din Condiţii Generale, la solicitarea Agenţiei Naţionale, a Comisiei Europene sau a unui organism de audit, Beneficiarii trebuie să fie capabili să furnizeze evidenţe că au fost desfăşurate efectiv toate activităţile pentru care a fost solicitat buget.

II. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂȚILOR PROIECTULUI

(a) Beneficiarii trebuie să se asigure că activităţile proiectului pentru care au primit finanţare sunt eligibile în concordanţă cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ pentru fiecare dintre Acţiunile cheie şi pentru fiecare domeniu.

(b) Activităţile derulate care nu sunt conforme cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+, completate cu regulile stabilite în această Anexă, trebuie să fie declarate ineligibile de AN şi sumele aferente acestor activităţi trebuie să fie rambursate integral.

III. RAPORTUL FINAL

Raportul final va fi evaluat pe baza unor criterii referitoare la calitate și va fi notat cu un punctaj global de maximum 100 de puncte. Dacă scorul acordat raportului final este mai mic de 60 de puncte în total, AN poate reduce valoarea grantului final din cauza implementării necorespunzătoare, parțiale sau cu întârziere a Proiectului, chiar dacă toate activitățile raportate au fost eligibile și au fost realizate efectiv. Raportul final şi rezultatele proiectului vor fi evaluate de AN, utilizându-se un set comun de criterii de calitate axate pe:

o Măsura în care proiectul a fost implementat în conformitate cu cererea

de finanțare aprobată

o Calitatea activităților realizate și relevanța acestora față de obiectivele

proiectului

o Calitatea produselor și a rezultatelor obținute

o Rezultatele învățării și impactul asupra participanților

o Măsura în care proiectul s-a dovedit a fi inovator/complementar altor

inițiative

o Măsura în care proiectul a dovedit o valoare adăugată la nivelul UE

o Măsura în care proiectul a pus în aplicare măsuri eficiente de asigurare a calității activităților, precum și măsuri de evaluare a rezultatelor obținute

o Impactul asupra organizațiilor participante

o Calitatea și anvergura activităților de diseminare desfășurate

o Impactul potențial mai larg al proiectului asupra persoanelor și organizațiilor în afara celor care participă direct la proiect

IV. REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE NECORESPUNZĂTOARE, PARȚIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE

Implementarea necorespunzătoare, parțială sau cu întârziere a Proiectului va fi stabilită de AN pe baza raportului final transmis de Coordonator (inclusiv a rapoartelor de la participanţii individuali care au luat parte la activităţile de mobilitate) şi pe baza rezultatelor realizate în cadrul Proiectului.

De asemenea, AN poate lua în considerare informații primite din orice altă sursă relevantă, care dovedesc că Proiectul nu a fost implementat în conformitate cu prevederile contractuale. Alte surse de informații pot include vizite de monitorizare, rapoarte intermediare ale proiectelor de acreditare, verificări aprofundate sau verificări la fața locului efectuate de AN.

Dacă scorul acordat raportului final este mai mic de 60 de puncte, AN poate reduce valoarea grantului final din cauza implementării necorespunzătoare, parțiale sau cu întârziere a Proiectului, chiar dacă toate activitățile raportate au fost eligibile și au fost realizate efectiv. În acest caz, o reducere a grantului poate fi de:

o 10% dacă raportul final obține un punctaj cuprins între cel puțin 50 de puncte și sub 60 de puncte;

o 25% dacă raportul final obține un punctaj cuprins între cel puțin 40 de

puncte și sub 50 de puncte;

o 50% dacă raportul final obține un punctaj cuprins între cel puțin 25 de

puncte și sub 40 de puncte;

o 75% dacă raportul final obține un punctaj sub 25 de puncte.

În cazul în care o activitate de Proiect planificată nu este desfăşurată şi nici nu este înlocuită cu o altă activitate echivalentă, AN va reduce grantul cu suma alocată acelei activităţi, aşa cum este indicat în Anexa II a Contractului.

V. CONTROALE APLICATE BENEFICIARILOR ŞI REGLEMENTĂRI PRIVIND DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

În conformitate cu Articolul II.27 din Anexa I Condiții Generale, Beneficiarii pot face obiectul unor controale și audituri vizând Contractul. Controalele și auditurile au ca scop să verifice dacă Beneficiarii au folosit finanțarea conform regulilor stabilite în Contract și pentru a fi stabilită valoarea finală a grantului la care au dreptul Beneficiarii.

Verificarea rapoartelor finale va fi realizată pentru toate proiectele. În plus, proiectul poate face obiectul unei verificări aprofundate (la sediul AN) sau unui control la faţa locului (la sediul organizației Beneficiare) în cazul în care Contractul este inclus în eşantionul AN solicitat de Comisia Europeană sau dacă AN a selectat Contractul pentru o verificare bazată pe o analiză de risc.

Pentru verificarea raportului final şi verificarea aprofundată, Coordonatorul trebuie să furnizeze documentele justificative menționate în secţiunea I (inclusiv documentele justificative de la ceilalți Beneficiari), în copie, cu excepția cazului în care AN solicită prezentarea originalelor. AN va returna Beneficiarului documentele justificative originale, după analiza acestora. Dacă Beneficiarul nu este autorizat din punct de vedere juridic să transmită AN documentele originale pentru raportul final sau verificările aprofundate, Beneficiarul în cauză poate transmite o copie a acestora.

Toate documentele aferente plăților efectuate din grantul alocat în baza Contractului

trebuie să conțină mențiunea : „plătit din Contractul nr ”.

AN poate solicita beneficiarilor să furnizeze, pentru orice tip de verificare, documente justificative suplimentare sau dovezi care sunt solicitate de regulă pentru un alt tip de control, așa cum se menționează la Art. II.27 din Condițiile Generale.

Printre diferitele tipuri de verificări se numără următoarele:

a) Verificarea raportului final

Verificarea raportului final este realizată în etapa finală de raportare, la sediul AN şi are ca scop stabilirea valorii finale a grantului la care au dreptul Beneficiarii.

Raportul final al Beneficiarului trebuie să includă următoarele informaţii :

-Descrierea detaliată a fiecărei activităţi desfăşurate

-Informaţii cantitative şi calitative care prezintă nivelul de atingere a obiectivelor proiectului menţionate în formularul de candidatură

-Rezultatele proiectului, care trebuie să fie încărcate pe Platforma de diseminare a rezultatelor proiectelor Erasmus+

-Auto evaluare, indicând sub formă de procent nivelul de atingere a obiectivelor proiectului.

b) Verificarea aprofundată

Verificarea aprofundată constă în verificarea documentelor justificative precum şi a dovezilor realizării implicite a implementării proiectului, verificare efectuată la sediul AN, care poate avea loc în etapa de verificare a raportului final sau ulterior acesteia.

Conform solicitării, Xxxxxxxxxxxxx trebuie să transmită către AN documentele justificative şi evidenţe referitoare la calitatea livrabilelor.

c) Verificări la fața locului

Verificările la fața locului sunt efectuate de AN la sediul Beneficiarilor sau la oricare altă locație relevantă pentru implementarea Proiectului. În timpul verificărilor la faţa locului, Beneficiarii trebuie să pună la dispoziția AN spre analiză documentele justificative în original prevăzute pentru verificarea raportului final și pentru verificările aprofundate şi trebuie să permită accesul AN la evidențele privind înregistrarea cheltuielilor proiectului în conturile Beneficiarului.

Există două tipuri de verificări la fața locului:

- Verificare la fața locului pe parcursul implementării proiectului: această verificare este realizată pe parcursul implementării Proiectului în vederea verificării în mod direct de către AN a calităţii, realității și eligibilității tuturor activităților și participanților;

- Verificare la fața locului după finalizarea proiectului: această verificare este realizată după încheierea Proiectului și, de regulă, după verificarea raportului final.