APROBAT, Manager, Data .................................

Direcţia Administrativă

APROBAT,

Manager,

Data .................................

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

URMĂRIREA DERULĂRII CONTRACTELOR
DIN DOMENIUL ADMINISTRATIV

Cod: PO-DA-01

Ediţia: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediției

Acţiune	Nume, funcţia	Data	Semnătura
Elaborat	Director administrativ
Verificat	Director economic

Exemplar nr. ...
(nu se completează când documentul
este difuzat în format electronic)

□ Copie controlată

□ Copie necontrolată

2. Lista de control a ediţiilor

Ediţia	Paragraf modificat, nr. pagină	Descrierea modificării	Autorul modificării
1	Redactare iniţială	Implementarea sistemului de control intern managerial la nivelul direcţiei.	Director administrativ

3. Lista de difuzare a documentului în vigoare

Număr exemplar	Scopul difuzării*	Destinatar: compartiment, nume, funcţia	Data	Semnătura de primire
original	evidenţă şi aplicare	Administrativ -director
e-mail	informare	Conducere- -manager
e-mail	informare	Economic-director
e-mail	informare	Patrimoniu-director
e-mail	informare	Juridic- consilier juridic
e-mail	informare	Comunicare- director

* aplicare, informare, evidenţă, arhivare, alte scopuri

4. Scopul procedurii operaţionale

1. Reglementarea modului de urmărire a executării prevederilor contractuale de către prestatori și stabilirea modului de acțiune în situația neîndeplinirii obligațiilor contractuale de către contractant.

2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii care face obiectul procedurii operaţionale.

3. Asigură continuitatea activităţii care face obiectul procedurii operaţionale, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar conducerea, în luarea deciziei.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Prevederile prezentei proceduri se aplică de către responsabilii cu derularea contractelor stabiliți de Directorul Administrativ.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1. Legislație primară

• Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, publicată în M.O. nr. 390/23.05.2016;

• Legea nr.99/2016 privind achizițiile sectoriale, publicată în M.O. nr. 390/23.05.2016;

• Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări și concesiunile de servicii, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 392/2016;

6.2.Legislație secundară

• Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, publicată în M.O. nr. 423/06.06.2016 –norme de aplicare a Legii nr.98/2016;

• Hotărârea Guvernului nr. 394/2016, publicată în M.O. nr. 423/06.06.2016-norme de aplicare a Legii nr.99/2016;

• Ordinul nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice, cu modificările și completările ulterioare.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definitii ale termenilor

- contract de achiziţie publică - contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori mai multe autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii;

- contract de achiziţie publică de lucrări - contractul de achiziţie publică care are ca obiect: fie exclusiv execuţia, fie atât proiectarea, cât şi execuţia de lucrări în legătură cu una dintre activităţile prevăzute în anexa nr. 1 aLegii nr.98/2016; fie exclusiv execuţia, fie atât proiectarea, cât şi execuţia unei construcţii; fie realizarea, prin orice mijloace, a unei construcţii care corespunde cerinţelor stabilite de autoritatea contractantă care exercită o influenţă determinantă asupra tipului sau proiectării construcţiei;

- contract de achiziţie publică de servicii - contractul de achiziţie publică care are ca obiect prestarea de servicii, altele decât cele care fac obiectul unui contract de achiziţie publică de lucrări;

- responsabil de contract – persoana desemnată prin decizie de către conducerea instituției să urmărească modul de derulare a contractului.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
	PS	procedură de sistem
	PO	procedură operaţională
	DA	Direcţia Administrativă
	OE	Operator economic
	AC	Autoritate contractantă
	RC	Responsabil cu derularea contractului

8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi

În urma încheierii procesului de atribuire a contractelor de achiziții, unitatea contractantă are obligația de verifica, controla și recepționa lucrările, reparațiile, verificările, întreținerile și alte operațiuni care fac obiectul contractelor respective. O atenție deosebită se acordă calității lucrărilor efectuate și respectării normelor legale în vigoare.

8.2. Documente utilizate

Lucrarile ori serviciile contractate sunt recepționate pe bază de procese-verbale de receptie, întocmite de comisiile numite de conducerea muzeului, însotite de certificate de garanție, manuale/instrucțiuni de funcționare(unde este cazul). Un exemplar al procesului verbal se păstreaza în dosarul de urmărire a derulării contractului respectiv.

Pentru lucrări de mică anvergură, reparații ori intervenții sumare neprevăzute, când nu este necesară prezența comisiei, recepția acestora se face de responsabilul cu derularea contractului din Direcția Administrativă, fie prin avizarea situației de lucrări întocmită de prestator, fie prin întocmirea unei note de recepție de către responsabilul de contract, care se păstrează în dosarul de urmărire a derulării contractului în cauză.Toate aceste documente, care conțin date și informații referitoare la îndeplinirea obligațiilor contractuale de către contractanți, constituie baza efectuării plății lucrărilor și serviciilor executate și istoricul lucrărilor/operațiunilor executate pe perioada derulării contractului.

8.3. Resurse necesare

1. Resurse financiare:

• conform Bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat la nivelul instituţiei (sume de bani pentru achiziționarea materialelor consumabile necesare desfășurării activității de urmărire a derularii contractelor, sume necesare cumpărării de piese și subansamble necesare efectuării reparațiilor neprevăzute, intervenite pe timpul derulării contractelor).

2. Resurse materiale:

• echipamente informatice, echipamente de birotică şi aplicaţii destinate analizării, prelucrării şi gestionării datelor specifice activităţilor desfăşurate;

• mijloace de comunicare adecvate: telefon fix, fax, e-mail;

3. Resurse informaţionale:

• manuale, proceduri de sistem, proceduri operaţionale, ghiduri, regulamente, norme, reglementări aflate în format electronic şi/sau format hardcopy;

• diverse alte documente (aprobări, autorizaţii, licenţe) aflate în format electronic şi/sau format hardcopy) tipărite/listate.

4. Resurse umane:

- funcţiile precizate la capitolul 9;

- conform Ştatului de funcţii;

- comisii de recepție, specialiști.

8.4. Modul de lucru

Directorul Administrativ, dupa încheierea contractelor a căror execuție are legătură cu atribuțiile și sarcinile acestui compartiment, stabilește responsabilii de contract, de regulă șefii structurilor în a căror competență se află activitatea care constituie obiectul contractelor respective.

Responsabilii desemnați răspund în fața Directorului Administrativ de modul în care contractanții își îndeplinesc obligațiile asumate prin contract, de executarea la timp și de calitate a tuturor lucrărilor și serviciilor prestate.

De asemenea, responsabilii își deschid, pentru fiecare contract în parte, câte un dosar/biblioraft în care se îndosariază contractul în cauză, precum și toate documentele întocmite ulterior incheierii acestuia (procese-verbale de recepție, procese verbale/situații/devize de lucrări, note de recepție ori intervenție, etc).Toate aceste documente constituie istoricul lucrărilor executate pe perioada valabilității contractului și dau posibilitatea efectuării de analize și evaluări cu privire la modul în care contractanții își îndeplinesc obligațiile contractuale.

Responsabilii cu derularea contractelor își întocmesc, pentru fiecare contract în parte, o bază de date care cuprinde informații cu privire la obiectul contractului, denumirea, sediul/adresa prestatorului, persoana de contact, telefon, fax., e-mail, etc.

Atunci când recepția unor lucrări ori servicii se face de către comisii stabilite prin dispozitie a conducerii muzeului, responsabilul cu urmărirea derulării contractului participă și el la recepția respectivă, după care solicită secretarului comisiei un exemplar din procesul-verbal întocmit cu acel prilej, pe care îl introduce în dosarul/biblioraftul în care se păstrează contractul în cauză.

Pentru receptia unor lucrări ori prestații punctuale, de mică complexitate, responsabilul avizează documentul întocmit cu acel prilej, care constituie dovada intervenției respective și baza pentru efectuarea plăților.

Când prestatorul întocmește, cu prilejul verificărilor, intervențiilor, întreținerilor, note de constatare în care semnalează deficiențe generate de lipsa, defectarea ori arderea unor piese ori subansamble, situație care poate genera disfuncționalități în activitatea muzeului ori reprezintă pericol de incendiu ori accidente, responsabilul cu urmărirea derulării contractului informează de urgență Directorul Administrativ și întocmește referat de necesitate pentru achiziționarea pieselor respective.

Atunci când prestatorul nu-și îndeplinește în totalitate sau parțial obligațiile asumate prin contract, ori și le îndeplineste în mod defectuos, responsabilul cu derularea contractului sesizează Directorul Administrativ, prezentându-i în scris, prin referat, situația de fapt, pentru a întreprinde demersurile ce se impun, în vederea somării prestatorului de a-și îndeplini de urgență obligația în litigiu ori aplicarea de penalizări, după caz.

La expirarea perioadei de valabilitate a contractului, responsabilul cu derularea contractului, își sintetizează datele și informațiile privind derularea contractelor care i-au fost repartizate și le prezintă Directorului Administrativ într-un referat, în vederea preluării acestora în Raportul anual al direcției.

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

9.1. Directorul Administrativ

9.1.1. Repartizează contractele și stabilește responsabilii cu urmărirea derulării acestora.

9.1.2. Controlează și verifică modul în care responsabilii cu urmărirea derulării contractelor își îndeplinesc sarcinile ce le revin.

9.1.3. Primește sesizări din partea responsabililor cu urmărirea derulării contractelor, cu privire la nerespectarea de către prestatori a obligatiilor asumate prin contracte.

9.1.4. Informează, în scris, managerul muzeului despre neregulile semnalate în derularea contractelor și propune măsuri în consecință.

9.1.5. Preia, la sfârșitul perioadei de valabilitate a contractelor, datele și informațiile furnizate de responsabilii cu urmărirea derulării contractelor și le valorifică în Raportul anual al direcției.

9.2. Responsabilul de contract

9.2.1 Primește contractele date în responsabilitate și deschide dosare de urmărire pentru fiecare dintre acestea.

9.2.2. Urmăreşte contractele repartizate în toate fazele acestora.

9.2.3. Participă la toate activitățile de recepție ale comisiilor de specialitate din muzeu care au ca obiect lucrări/servicii prevăzute în contractele date în competență.

9.2.4. Recepționează lucrările/serviciile punctuale, de mică importanță, prin semnătura pe nota de receptie.

9.2.5. Vizează la plată facturile.

9.2.6 Sesizează, in scris, Directorului Administrativ, situațiile în care prestatorul nu-și indeplinește în totalitate sau parțial obligațiile asumate prin contract, ori și le îndeplinește în mod defectuos.

9.2.7 La expirarea perioadei de valabilitate a contractului, își sintetizează datele și informațiile privind derularea contractelor care i-au fost repartizate și le prezintă, într-un referat, Directorului Administrativ.

10. Înregistrări, arhivari

Denumire înregistrare	Cod înregistrare	Observaţii				Păstrare*
		menţinută/ transmisă, cum	de către cine	către cine	frecvenţa	loc	timp
Contract de prestări servicii	necodificat	întocmit 1/serviciu	Comp. Juridic	Birou achiziții	ori de câte ori este necesar	Dir.Adm	10 ani
Proces verbal de recepție	necodificat	întocmit 1/lucrare	Comisia de receptie	Secretar comisie	la finalizarea etapei/contractului	DA	10 ani
Situații/devize de lucrări	necodificat	întocmit 1/lucrare	Executantul de lucrări	Resp. contract	la finalizarea etapei/contractului	DA	10 ani
Note de recepție, intervenție	necodificat	întocmit 1/recepție/ interventie	Executantul de lucrări	Resp. contract	la recepție, intervenție	DA	10 ani

* După perioada de păstrare, înregistrările se arhivează în condiţiile legii în cadrul arhivei instituţiei.

11. cUPRINS

Nr. componentei în cadrul PO	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii formalizate	1
2	Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii formalizate	2
3	Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii formalizate	2
4	Scopul procedurii formalizate	3
5	Domeniul de aplicare a procedurii formalizate	3
6	Documentele de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate	3
7	Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională	3
8	Descrierea procedurii formalizate	4
9	Responsabilități și răspunderi în derularea activității	6
10	Inregistrări, arhivări	7
11	Cuprins	7

12. Avizul persoanelor/compartimentelor a căror activitate este/poate fi influenţată
de aplicarea prevederilor procedurii

Compartiment	Nume persoană/ conducător compartiment	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
		Semnătură	Data	Observaţii	Semnătură	Data
Economic	director
Patrimoniu	director
Juridic	consilier juridic

 Muzeul Naţional al Satului “Xxxxxxxx Xxxxx”