CONSILIUL JUDEŢEAN DOLJ PREŞEDINTE

CONSILIUL JUDEŢEAN DOLJ PREŞEDINTE

DISPOZIȚIE

privind constituirea unui colectiv cu specialitate mixtă pentru analizarea oportunității și legalității încheierii actelor adiționale la contractele/acordurile-cadru de

achiziție publică

Președintele Consiliului Județean Dolj,

având în vedere referatul comun al D.J.A.L.S., D.A.E.D.R.P.F.I., Direcția Tehnică, Direcția Economică și al Serviciului Achiziții Publice nr. 23900/20.10.2021 prin care se propune constituirea unui colectiv cu specialitate mixtă pentru analizarea oportunității și legalității încheierii actelor adiționale la contractele/acordurile-cadru de achiziție publică, în conformitate cu prevederile:

- Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu completările și modificările ulterioare,

- Hotărârii Guvernului nr. 395/2016 privind aprobarea normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 98/2016,

- Hotărârii Guvernului nr. 1/2018 pentru aprobarea condițiilor generale și specifice pentru anumite categorii de contracte de achiziție publică,

- Instrucțiunii nr. 1/2021 privind modificarea contractului de achiziţie publică/contractului de achiziţie sectorială/acordului-cadru emisă de preşedintele Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice,

- Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 114/2018 privind instituirea unor măsuri în domeniul investiţiilor publice şi a unor măsuri fiscal-bugetare, modificarea şi completarea unor acte normative şi prorogarea unor termene, cu modificările și completările ulterioare,

- Ordinului nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificarile si completarile ulterioare,

- Ordonanței Guvernului nr. 15/2021 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare,

- Ordinului nr. 1329/2021 pentru aprobarea metodologiei în vederea punerii în aplicare a Ordonanței Guvernului nr. 15/2021 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare, prin ajustarea prețurilor aferente materialelor de construcții pentru contractele de achiziție publică/contractele sectoriale de lucrări finanțate prin Programele de cooperare teritorială europeană,

- Ordinului nr. 1336/2021 pentru aprobarea metodologiei în vederea punerii în aplicare a Ordonanței Guvernului nr. 15/2021 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare prin ajustarea prețurilor aferente materialelor de construcții pentru contractele de achiziție publică/contractele sectoriale de lucrări finanțate prin Programul Operațional Regional 2014 – 2020,

în temeiul art. 191 alin. (l) lit. f) și art. 196 alin. (l) lit. b) din Ordonanța de Urgență a

Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare,

DISPUNE

Art.1. Se constituie colectivul de specialitate mixtă pentru analizarea oportunității și legalității încheierii actelor adiționale la contractele/acordurile-cadru de achiziție publică, având urmatoarea componență:

- Șef serviciu Achiziții Publice;

- Persoana responsabilă de procedura achiziției publice respective;

- Consilierul juridic/managerul juridic care a avizat contractul de achiziție publică respectiv;

- Șeful ierarhic superior al consilierului juridic/managerului juridic care a avizat contractul de achiziție publică respectiv;

- Persoana responsabilă cu urmărirea derulării contractului de achiziție publică respectiv/responsabil tehnic;

- Șeful persoanei responsabile cu urmărirea derulării contractului de achiziție publică respectiv/responsabil tehnic;

- Reprezentantul/Reprezentanții Direcției economice.

Art.2. (1) Colectivul mixt anterior enunțat va primi solicitarea direcției de specialitate, cu propunerea motivată de modificare a contractului de achiziție publică respectiv, însoțită de documente justificative, referatul cu justificarea tehnică/economică etc., întocmit de către responsabilul cu urmărirea derulării contractului, avizat de către șefii serviciului/direcției care inițiază propunerea de modificare, conform referatului comun nr. 23900/ 20.10.2021, aprobat de Președintele Consiliului Județean Dolj (cu mențiunea că responsabilitatea pentru aspectele invocate și justificate, de ordin tehnic, economic, patrimonial, fonduri neambursabile etc. le aparține în exclusivitate).

(2) După primirea acestor documente, colectivul mixt va elabora o notă justificativă ce va cuprinde analiza și propunerea modificării contractului de achiziție publică, pe baza referatului și a documentelor anterior amintite, încadrând modificarea ca fiind nesubstanțială sau substanțială, urmând a fi încheiat un act adițional sau inițierea unei proceduri de achiziție publică, conform actele normative privind achizițiile publice.

(3) În cazul actelor adiționale reglementate de Ordonanța Guvernului nr. 15/2021, colectivul mixt va elabora un referat ce va fi aprobat de Președintele Consiliului Județean Dolj, cuprinzând propunerea de modificare a contractului de achiziție publică, pe baza referatului justificativ al direcției de specialitate care propune modificarea și a documentelor înaintate de acestea (cu mențiunea că responsabilitatea pentru aspectele invocate și justificate, de ordin tehnic, economic, patrimonial, fonduri neambursabile etc. le aparține în exclusivitate).

(4) Referatele întocmite de direcțiile de specialitate vor fi însoțite de documentele care stau la baza ajustării contractului de lucrări, aceasta realizându-se la fiecare solicitare de plată pe întreaga perioadă de derulare a contractului, exclusiv pentru restul rămas de executat la data intrării în vigoare a prezentei ordonanţe, până la finalizarea şi recepţionarea lucrărilor aferente, potrivit prevederilor legale în vigoare la data efectuării recepţiei, pe baza situaţiilor de lucrări însuşite de executant, diriginte de şantier şi autoritatea contractantă, ca urmare a unei solicitări

justificate din partea contractantului.

(5) Referatele și documentele anexate propunerii de modificare prin act adițional în temeiul Ordonanței Guvernului nr. 15/2021 vor fi aprobate de către conducerea Consiliului Județean Dolj.

(6) Atribuțiile colectivului mixt sunt cu cele prezentate în referatul comun nr.23900/ 19.10.2021, ce stă la baza emiterii prezentei dispoziții.

Art.3. Direcțiile și serviciile de specialitate ale Consiliului Județean Dolj și membrii colectivului mixt vor aduce la îndeplinire prevederile prezentei dispoziții.

Art.4. La data emiterii prezentei, Dispoziția Președintelui Consiliului Județean Dolj nr. 7/04.01.2021 își încetează aplicabilitatea.

Art.5. Prezenta dispoziție se va comunica: Direcției Economice, Direcției Tehnice, D.A.E.D.R.P.F.I., Direcției Juridice, Administrație Locală, Secretariat, Administratorului Public și Serviciului Achiziții Publice.

Nr. 444 Emisă la data de 19.10.2021

PREȘEDINTE CONTRASEMNEAZĂ

SECRETAR GENERAL AL JUDEȚULUI

XXXXX XXXXXX XXXXXX

XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX

CONSILIUL JUDETEAN DOLJ Nr.23900/ 19.10.2021

REFERAT COMUN

privind emiterea dispoziției de constituire a unui colectiv cu specialitate mixtă pentru analizarea oportunității și legalității încheierii actelor adiționale la contractele/acordurile-

cadru de achiziție publică

Având în vedere necesitatea unui mod de lucru unitar la nivelul aparatului de specialitate in materia modificarii contractelor de achiziție publica prin act adițional, consideram că se impune constituirea unui colectiv cu specialitate mixta pentru analizarea oportunitații și legalității încheierii actelor adiționale la contractele/acordurile-cadru de achiziție publica.

În vederea asigurarii conformitații actului adițional la contractul de achiziție publica și reglementarile în vigoare (domeniul tehnic, domeniul achiziției publice, domeniul legal, domeniul fonduri europene, etc) este necesara nominalizarea in concret a funcționarilor publici implicați in fundamentarea, justificarea și semnarea actelor adiționale.

Personalul implicat in fundamentarea si semnarea actelor adiționale va fi cu pregatire tehnica, achiziții publice, juridica, economica, patrimoniu și fonduri europene, in funcție de natura obiectului contractului. Persoanele semnatare ale contractului de achiziție inițial, vor fi și persoanele care vor semna actul adițional, in temeiul principiului identitații actelor juridice, actul adițional fiind parte integranta din contractul de achizipe publica.

Propunem constituirea unui colectiv de specialitate mixtă format din funcționari publici/personal contractual, care sa primeasca urmatoarele documente:

I. Referatul justificativ intocmit de catre Directia de specialitate din cadrul Consiliului Judetean Dolj cu propunerea motivată de modificare a contractului de achiziție publica respectiv, va cuprinde, după caz:

a) Justificarea necesității suplimentării lucrarilor/cantitatilor de lucrari, ca urmare a situatiilor din teren întâlnite în executie (modificari legislative in domeniul constructiilor, adaptari la context practic, prag valoric, situatii imprevizibile, suprapunere cadastrală proprietate publica cu proprietate privată și orice altă situație care justifică necesitatea suplimentării).

Situația prezentată se va motiva pe baza documentelor (corespondența intre responsabilul de derularea contractului / diriginte de santier/ supervizor/ responsabil tehnic, executantul lucrarii, proiectant, dispoziții de santier, situații de lucrări si orice alte documente prevăzute de clauzele contractuale) și va cuprinde valoarea modificărilor cu propunerea de incadrare ca fiind substanțială ori nesubstanțială după caz.

b) Justificarea renunțării la realizarea unor lucrări/cantitati de lucrari prevăzute in proiectul tehnic, ca urmare a situatiilor din teren intalnite in executia lucrărilor (modificare legislativa in domeniul constructiilor, adaptari la context practic, prag valoric, situatii imprevizibile, suprapunere cadastrală proprietate publică cu proprietate privata sau orice altă situatie care justifică necesitatea renunțării). Situația prezentată se va motiva pe baza documentelor (corespondența intre responsabilul de derularea contractului/diriginte de șantier/supervizor/responsabil tehnic, executantul lucrării, proiectant, dispozitii de santier, situații de lucrări si orice alte acte prevazute de clauzele contractuale) și va cuprinde valoarea acestora cu propunerea de incadrare ca fiind substantială ori nesubstanțială, dupa caz.

Aceste situatii au caracter exemplificativ, ele nefiind xxxxxxxxxx.Xx va motiva că, atat suplimentarea

cat si renuntarea unor lucrari, ce fac obiectul executiei in baza proiectului tehnic, nu introduc conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura de atribuire inițiala, a contractului de achiziție publica ar fi permis selectia altor candidați decat cel acceptat initial sau acceparea unei alte oferte decat cea atribuita sau ar fi atras si alt participant la procedura de atribuire, iar modificarile nu extind in mod considerabil obiectul contractului de achizitie publica/acordului -cadru, situatie in care se va organiza o nouă procedură de atribuire.

c) Justificarea ajustării prețului contractelor de achiziție publică conform prevederilor Ordonanței Guvernului nr.15/2021, a Ordinului Ministerului Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației nr.1329/21.09.2021 și a Ordinului Ministerului Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației nr.1336/21.09.2021.

Situația prezentată se va motiva pe baza documentelor ( adresa contractantului privind ajustarea valorii aferente cheltuielilor cu materialele pentru restul de executat, existent la data intrării în vigoare a O.G. nr.15/2021, determinat cantitativ și valoric, stabilit pe baza centralizatorului aprobat de autoritatea contractantă, ce cuprinde situațiile de lucrări realizate până la momentul încheierii actului adițional, însușite de executant și de dirigintele de șantier).

Referatul justificativ va fi insotit de documentele justificative ce au stat la baza intocmirii acestuia. Referatul justificativ întocmit va fi semnat de către: responsabilul cu derularea contractului de achizitie publica/diriginte de șantier/ supervizor/responsabil tehnic daca este cazul, șeful ierarhic superior, director executiv și aprobată de către persoana din conducere în subordinea căreia se află, conform organigramei, direcției de specialitate.

În cazul referatului justificativ întocmit conform prevederilor lit. c), acesta va fi însoțit de documentele care stau la baza ajustării prețului contractului de lucrări, ajustarea realizându-se la fiecare solicitare de plată pe întreaga perioadă de derulare a contractului, exclusiv pentru restul de executat la data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe, până la finalizarea și recepționarea lucrărilor aferente potrivit prevederilor legale în vigoare la data efectuării recepției, pe baza situaților de lucrări însușite de executant, diriginte de șantier și autoritatea contractantă, ca urmare a unei solicitări justificate din partea contractantului.

II. Centralizatorul financiar în care sunt concretizate sumele ce fac obiectul modificarii contractului de achizitie publica, semnat de emitentul Referatului justificativ, executant și aprobat de conducatorul institutiei, va insoti obligatoriu Nota justificativă, devenind anexa a actului aditional. În cazul actelor adiționale reglementa te de Ordonanța Guvernului nr. 15/2021, centralizatorul financiar va fi însoțit de un referat al Colectivului mixt și aprobat de președintele Consiliului Județean Dolj, ce va cuprinde propunerea de modificare a contractului de achiziție publică, cu mențiunea că responsabilitatea pentru aspectele invocate și justificate, de ordin tehnic, economic, patrimonial, fonduri

nerambursabile, etc. aparține în exclusivitate persoanelor care justifică modificarea.

Colectivul mixt constituit conform actului administrativ emis de conducătorul instituției din care fac parte, respectiv:

- Șef serviciu Achiziției Publice;

- Persoana responsabilă cu procedura achiziției publice respective;

- Consilierul juridic/managerul juridic care a avizat contractul de achiziție publica respectiv;

- Șeful ierarhic superior al Consilierului juridic/managerului juridic care a vizat contractul de achiziție publica respectiv;

- Persoana responsabila cu urmarirea /derularea contractului de achiziție publica respectiv/responsabil tehnic;

- Șeful persoanei responsabile cu urmărirea derulării contractului de achiziție publică respectiv/responsabil tehnic.

- Reprezentantul/Reprezentanti ai Direcției economice.

În exercitarea atribuțiilor stabilite prin actul de constituire, colectivul mixt, după primirea documentelor de la direcțiile de specialitate, va elabora o Nota justificativă/ Referat, după caz, ce va cuprinde analiza și propunerea modificarii contractului de achiziție publica/acordului-cadru, incadrand modificarea prin act adițional, conform actelor normative privind achizițile publice, care reglementeaza modificarile contractului de achizitie publica.

Fiecare membru al colectivului mixt, va raspunde conform atribuților specifice activitații prevăzute in fișa postului.

În situația în care se va proceda la încheierea actului additional acesta va cuprinde, după caz, dar a nu se limita la acestea :

- preambul, în care se va menționa temeiul legal al modificărilor ce vor fi efectuate;

- părțile contractante (care vor fi aceleași ca cele menționate în contractul de achiziție publică);

- modificarea prețului contractului ca urmare a suplimentării/ renunțării lucrărilor, conform articolului din contract ce reglementează prețul acestuia atribuit prin licitație;

- modificarea duratei de execuție( care va cuprinde documente justificative în acest sens);

- valoarea situației materialelor aferente, neajustată;

- valoare ajustării costului materialelor aferente situației de plată calculată în condițiile O.G. nr.

15/2021, prin actualizarea prețurilor aferente materialelor;

- valoarea finală a ajustării prețurilor materialelor, calculată ca sumă provenită din valoarea situației materialelor aferente, neajustată și valoarea ajustării prețurilor ca urmare a aplicării prevederilor O.G. nr.15/ 2021.

Dacă nu se ajunge la un acord privind încheierea actului adițional, se va menționa acest aspect in nota justificativă sau referat.

Actul aditional, ce reprezinta angajamentul de plata, conform Ordinului nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificările si completările ulterioare, va cuprinde viza de control financiar preventiv.

Dupa semnarea actului adițional de catre ultima persoana implicată, acesta va fi inregistrat, iar un exemplar se va transmite Serviciului Achiziției Publice pentru a fi pastrat la dosarul achiziției publice sau pentru a fi supus formalităților de notificare/publicitate stabilite prin acte normative.

INTOCMIT:

D.A.E.D.R.P.F.I DIRECȚIA ECONOMICĂ

Director executiv, Director executiv,

XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXX

DIRECTIA TEHN1CA

Director executiv,

XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX SERVICIUL ACHIZIȚII PUBLICE

D.J.A.L.S. Șef serviciu,

Director executiv,

XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX