Norme privind încheierea contractului de finanțare nerambursabilă

Norme privind încheierea contractului de finanțare nerambursabilă

a proiectelor culturale finanțate prin Programul cultural național ”Timișoara – Capitală Europeană a Culturii în anul 2023”

În etapa contractării, beneficiarii au obligația să depună la sediul Finanțatorului documentele care au însoțit cererea de finanțare, împreună cu aceasta, semnate de către reprezentanții legali ai acestora, în original, astfel:

• Cererea de finanțare nerambursabilă - semnată, în original;

• Anexa 1.1. – Bugetul de venituri și cheltuieli, completat în lei, utilizând formularul pus la dispoziție de autoritatea finanțatoare și urmând specificațiile menționate în cadrul acestuia, precum și în cadrul prezentului regulament, semnat și datat, în original;

• Anexa 1.2. – Nota de fundamentare a bugetului, utilizând formularul pus la dispoziție de autoritatea finanțatoare, semnată și datată, în original;

• Anexa 1.3. – Declarații de parteneriat, completate cu datele relevante și semnate de către parteneri, urmărind structura informațiilor pusă la dispoziție de autoritatea finanțatoare, în original;

• Anexa 1.4. – Declarația pe propria răspundere privind eligibilitatea solicitantului, utilizând formularul pus la dispoziție de autoritatea finanțatoare, semnată și datată, în original;

• Raportul de activitate al solicitantului pe ultimul an; Se prezintă strict informații relevante pentru solicitarea finanțării nerambursabile (descriere succintă activități și proiecte derulate, cu mențiuni privind denumirea finanțatorului, denumirea programului de finanțare, perioada de derulare, grupul țintă, bugetul, experți, parteneri, link-uri ș.a.); cei care au derulat activități pe o perioadă mai scurtă de un an, vor depune raport de activitate pentru perioada respectivă; în situații excepționale, cum ar fi cazuri de forță majoră sau evenimente neprevăzute independente de solicitant, în care raportul de activitate al ultimului an nu este relevant, se poate depune și raportul de activitate aferent anului anterior situației excepționale invocate - copie xerox, semnat și aplicat stamplia ”conform cu originalul” pe fiecare pagină;

• CV-urile echipei de proiect: manager, coordonator, responsabil financiar, specialist PR, designer, operator foto-video sau alți specialiști implicați în derularea proiectului ca parte din echipă, semnate și datate de către persoanele în cauză sau însoțite de acordul scris al acestora privind participarea în cadrul proiectului cultural, în original;

• Copia certificatului de înregistrare de la Registrul Comerțului/Judecătorie sau alte documente doveditoare ale dobândirii personalității juridice, din care să rezulte eligibilitatea solicitantului, conform prezentului regulament, în original;

• Copia documentului din care să rezulte activarea în domeniul cultural și artistic - act constitutiv/statut, certificatul constatator de la Registrul Comerțului cu menționarea CAEN-ului principal de activitate în domeniul cultural (în cazul societăților comerciale), copie xerox conformă cu originalul;

• Copia certificatului de înregistrare fiscală de la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF);

• Declarația prin care membrii solicitantului îți exprimă acordul cu privire la datele cu caracter personal completate în acest formular să fie folosite și prelucrate de către Centrul de Cultură și Artă al Județului Timiș în scopul înscrierii proiectului, conform regulamentului de protecție a datelor cu caracter personal în vigoare, în original.

• Alte documente pe care solicitantul le consideră relevante pentru activitatea sa (CV-uri și portofolii invitați asumate de către aceștia, portofoliu de activitate, dosar de presă, prezentări spații, parteneri, ediții anterioare etc.).

Contractarea și identitatea vizuală a finanțatorului

1. Contractarea

Beneficiarii finanțărilor nerambursabile încheie contracte de finanțare nerambursabilă cu autoritatea finanțatoare, în baza deciziei conducătorului Centrului de Cultură și Artă al Județului Timiș prin care se constată rezultatul final al apelului de selecție de proiecte.

Semnarea contractului de finanțare nerambursabilă este condiționată de depunerea de către solicitantul selectat pentru acordarea finanțării nerambursabile a tuturor documentelor necesare contractării, verificate prin secretariatul tehnic al autorității finanțatoare și vizate de conformitate administrativă și anume:

1. situaţiile financiare anuale la data de 31 decembrie ale exerciţiului financiar precedent, înregistrate la direcţia generală a finanţelor; bilanţul contabil sau, în cazul entităţilor care organizează contabilitatea în partidă simplă, decizia finală de impunere (cu excepţia operatorilor culturali înfiinţaţi în anul respectiv); în cazul în care solicitantul selectat nu a depus situațiile financiare anuale, până la data depunerii documentelor în vederea contractării finanțării nerambursabile, se depune balanța de la 31 decembrie a anului precedent, copii xerox, conforme cu originalul( semnate și ștampilate pe fiecare pagină);

2. dovada existenței surselor complementare minime din partea beneficiarului, corespunzătoare valorii declarate și asumate în cadrul proiectului cultural propus și selectat pentru finanțare, astfel:

• pentru surse proprii: extras de cont, nu mai vechi de 30 de zile de la data depunerii;

• pentru surse atrase: contracte de sponsorizare, scrisori de intenție ferme, acorduri / scrisori de parteneriat, contracte de voluntariat, alte forme de sprijin financiar din partea unor terți;

3. certificatul de atestare fiscală eliberat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), aflat în termenul de valabilitate la data depunerii, care să ateste situația solicitantului privind plata taxelor şi impozitelor la bugetul general consolidat, în original;

4. certificatul de atestare fiscală eliberat de Direcția Fiscală a municipiului Timișoara sau direcţii fiscale locale ale unităților administrativ teritoriale în care îşi are sediul / domiciliul / reședința solicitantul, aflat în termenul de valabilitate la data depunerii, care să ateste situația solicitantului privind plata taxelor şi impozitelor la bugetul local, în original;

5. Statut, sentință, act constitutiv, certificat constatator, actualizate/dacă este cazul, în condițiile în care nu au fost depuse/sau au fost actualizate pe parcurs, copie conformă cu originalul;

6. Dovada numirii reprezentantului legal - Hotărâre, Dispoziție, Decizie, Statut, Sentință sau orice alt document legal care să dovedească calitatea de reprezentant legal al beneficiarului, copie conformă cu originalul.

Contractul de finanțare nerambursabilă cuprinde, următoarele anexe, ca părți integrante:

• Cererea de finanțare nerambursabilă - Anexa nr. 1 la Contractul de finanțare;

• Bugetul de venituri și cheltuieli - Anexa nr. 2 la Contractul de finanțare;

• Nota de fundamentare la buget;

• Graficul de finanțare nerambursabilă - Anexa nr. 3 la Contractul de finanțare;

• Formular de raport narativ - Anexa nr. 4 la Contractul de finanțare;

• Formular de raport financiar- Anexa nr. 5 la Contractul de finanțare;

• Regulamentul de identitate vizuală al autorității finanțatoare;

• Documentele încărcate în platforma CECART,

Beneficiarii au obligația de a implementa proiectul cultural în conformitate cu prevederile contractului de finanțare și a anexelor acestuia, fără a interveni sub nicio formă asupra condițiilor de implementare care au făcut acestuia.

Modificarea de orice natură a contractului de finanțare se face numai cu acordul părţilor, materializat într-un act adițional sau o notificare prealabilă, după caz.

În cazul în care beneficiarul, din motive obiective, nu poate să respecte prevederile contractului de finanțare nerambursabilă și/sau ale anexelor sale, acesta va informa autoritatea finanțatoare, în scris, în legătură cu situația intervenită, oferind totodată și documentele justificative doveditoare, și va solicita modificarea corespunzătoare a contractului.

Orice modificare asupra condițiilor de implementare a proiectului cultural se face numai cu acordul părților, pe baza unei cereri motivate, scrise și în urma încheierii unui act adițional la contractul de finanțare.

Modificări/compensări între categoriile de cheltuieli sunt permise după cum urmează:

• în limita a maxim 20% din valoarea finanțării nerambursabile, doar prin semnarea unui act adițional la contract și doar în cazul în care din motive obiective, cum ar fi evenimente neprevăzute, independente de beneficiarul finanțării nerambursabile, sau cazuri de forță majoră care apar pe perioada derulării contractului condițiile, se impun modificări în structura și valoarea unei cheltuieli.

În cazul modificărilor financiare, între linii bugetare, fiecare notificare sau informare, precum și propunerile de modificare a bugetului vor fi transmise pe adresa de e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx a Centrului de Cultură și Artă al Județului Timiș, adresă prevăzută în contractul de finanțare, cu minim 10 zile lucrătoare înainte de începerea activității respective.

Responsabilul de contract va analiza necesitatea și oportunitatea solicitării. Acordul scris va fi transmis beneficiarului via e-mail, în termen de maxim 5 zile lucrătoare. După transmiterea acordului scris, beneficiarul este invitat să semneze actul adițional la contractul de finanțare nerambursabilă.

Doar după semnarea actului adițional beneficiarul poate opera modificările la nivel de buget și implementa activitățile proiectului în conformitate cu noile modificări. În alte condiții, pe parcursul derulării contractului, modificarea de orice natură a datelor proiectului cultural nu este permisă.

Modificarea calendarului de desfășurare a activităților din cadrul proiectului cultural, se poate face numai cu condiția notificării prealabile, în scris, a autorității finanțatoare și după obținerea acordului acesteia, notificare întocmită cu minim 10 zile lucrătoare înainte de începerea activității respective. Poziția autorității finanțatoare se exprimă în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la primirea notificării. Depășirea acestui termen este considerată o acceptare tacită a modificării de calendar propuse. Nerespectarea de către beneficiari a obligațiilor asumate prin contractele de finanțare nerambursabilă atrage obligarea acestora la restituirea parțială sau integrală a sumelor primite, la care se adaugă dobânda legală calculată

la sumele ce urmează a fi restituite, în conformitate cu prevederile contractuale, în condițiile legii.Nerespectarea de către beneficiari a obligațiilor asumate prin contractele de finanțare nerambursabilă atrage obligarea acestora la restituirea parțială sau integrală a sumelor primite, la care se adaugă dobânda legală calculată la sumele ce urmează a fi restituite, în conformitate cu prevederile contractuale, în condițiile legii.

Modificarea de către beneficiarul finanțării fără acordul finanțatorului, a contractului de finanțare și/sau a anexelor sale reprezintă nerespectarea obligațiilor contractuale asumate de beneficiar, fiind sancționată conform prevederilor contractuale.

Neaprobarea cererilor de modificare poate avea ca efect inclusiv retragerea finanțării, cu obligația beneficiarului de a returna sumele avansate de autoritatea finanțatoare din finanțarea aprobată. Drepturile de proprietate intelectuală rezultate în urma implementării proiectului cultural, după caz, rămân la autor și/sau beneficiarul finanțării, așa cum sunt reglementate aceste aspecte între aceștia.

Beneficiarul finanțării autorizează autoritatea finanțatoare să utilizeze în mod gratuit informațiile cuprinse în rapoartele proiectului cultural, precum și pe cele privind rezultatele obținute, prin toate modalitățile de comunicare publică pe care le decide, inclusiv pentru diseminarea rezultatelor apelului de finanțare. De asemenea, beneficiarul finanțării va pune la dispoziția autorității, în mod gratuit, fotografii și înregistrări audio-video relevante cu privire la proiectul cultural, și autorizează finanțatorul să le folosească în orice mod consideră de cuviință, în scop necomercial, inclusiv să le publice prin orice modalitate de comunicare pe care o va decide.

Aceste autorizări se acordă pe o perioadă nedeterminată și sunt valabile fără limite teritoriale și fără a da naștere unor pretenții materiale suplimentare din partea beneficiarului. Autorizarea acoperă toate modalitățile de utilizare a acestor informații și materiale, inclusiv prin comunicarea lor pe pagina de internet a Județului Timiș și CECART sau prin alte mijloace de informare electronică. Autoritatea finanțatoare are obligația de a menționa numele proiectului și al beneficiarului finanțării nerambursabile, indiferent de materialul de promovare utilizat, iar modificări ale materialelor se pot face doar cu acordul acestuia. Beneficiarul va obține dreptul utilizării imaginii persoanelor fotografiate și/sau filmate. Beneficiarul se obligă, de asemenea, să respecte obligațiile sale ce decurg din aceste autorizări și în relațiile contractuale cu angajații săi sau terții implicați în derularea activităților specifice proiectului cultural.

2. Identitatea vizuală

Toate produsele de comunicare și diseminare ale proiectului cultural trebuie să includă logo-ul care cuprinde însemnele de identitate vizuală ale Programului, în conformitate cu prevederile

regulamentului de identitate vizuală și ale contractului de finanțare. Logo-ul, împreună cu Regulamentul de identitate vizuală și instrucțiunile de dimensionare și poziționare ale sintagmei și logo- ului Programului cultural național ”Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” aferente sunt puse la dispoziția beneficiarilor, pe site-ul cecart.....

Beneficiarii, cărora li se atribuie contractul de finanțare nerambursabilă, trebuie să respecte următoarea serie de specificații:

1. Poziționarea sintagmei și logo-ului programului

● Menţionarea în toate materialele de promovare a evenimentelor și/sau proiectelor, atât online (afișe, bannere, materiale video etc.), cât și tipărite (afișe, flyere, rollup-uri, bannere etc.) a sintagmei "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

● Inserarea pe site-ul web și pe conturile de pe rețelele sociale utilizate a sintagmei "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

2. Utilizarea logo-ului programului

Logo-ul Programului trebuie să fie prezent pe toate materialele de comunicare. Logo-ul Programului trebuie să fie vizibil și contrastant cu fundalul.

Orice situație în care logo-ul nu este vizibil este considerată o abatere de la prezentul regulament.

Trebuie păstrată în bune condiții structura grafică a logo-ului Programului, claritatea acestuia și lizibilitatea textelor din componență.

3. Materiale tipărite

● Ecusoanele, diplomele, mapele, afișele, rollup-urile, bannerele, steagurile, pliantele, fluturașii, broșurile/cataloagele, standurile expoziționale, autocolantele, materialelepromoționale sau orice alte materiale prin care este promovat proiectul finanțat și rezultatele acestuia, trebuie să conțină sintagma "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

4. Materiale digitale

4.1 Afișe/ bannere online

În funcție de mărimea și orientarea imaginii, logo-ul Programului trebuie să se regăsească în imagine, împreună cu sintagma "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023”;

4.2 Materiale audio & video

În decursul materialelor video, în partea dreapta-sus, trebuie să se regăsească logo-ul Programului.

La finalul materialelor video va fi afișat un carton cu sintagma "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

4.3 Site-uri web și rețele sociale

Website-ul aferent fiecărui proiect sau eveniment finanțat va avea pe pagina principală (i.e. homepage) sintagma "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

Paginile oficiale de pe toate platformele de rețele sociale deținute de către beneficiari vor cuprinde sintagma "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023” împreună cu logo-ul Programului;

5. Comunicatul de presă

Comunicatul de presă trebuie să conțină următoarele elemente:

● logo-ul Programului sub formă de antet

● menționarea sintagmei "Proiect finanțat prin Programul cultural național Timișoara - Capitală Europeană a Culturii în anul 2023”

În situația în care se constată că beneficiarul finanțării nu a respectat prevederile ghidului de identitate vizuală sau le-a respectat parțial, se aplică măsuri conform contractului.

Mesajele publicitare în avantajul societăților comerciale sunt permise în materialele destinate publicului, produse în cadrul proiectelor culturale finanțate, cu păstrarea unui raport al dimensiunii acestora proporțional cu cota contribuției fiecărui finanțator, sponsor etc.