CAIET DE SARCINI
Societatea Naţională de Gaze Naturale Romgaz S.A. – Mediaş - România
Nr.înreg.7637/28.02.2022
CAIET DE SARCINI
Servicii prestate de organizații specializate - consultanță și asistență privind elaborarea raportului nefinanciar aferent anului financiar încheiat la 31 decembrie 2021
Prezentarea sumară a Societății Naționale de Gaze Naturale ROMGAZ S.A. („ROMGAZ” sau „Societatea”)
ROMGAZ, cu sediul în Mediaş, România, are ca principal obiect de activitate cercetarea geologică pentru descoperirea de noi rezerve, extracția şi înmagazinarea gazelor naturale, producție și furnizare de energie electrică. ROMGAZ este unul dintre principalii producători și furnizori de gaze naturale din România.
Din punct de vedere organizatoric, Societatea are în componenţă sediul central și şapte sucursale pe teritoriul României - Sucursala Mediaş, Sucursala Târgu Mureş, Sucursala de Intervenţii, Reparaţii Capitale şi Operaţii Speciale la Sonde Mediaş („SIRCOSS”), Sucursala de Transport Tehnologic şi Mentenanţă Târgu Mureş („STTM”), Sucursala de Producţie Energie Electrică Iernut, Sucursala Drobeta Turnu Severin și o sucursală în Slovacia (Sucursala Bratislava). De asemenea, ROMGAZ este asociat unic al S.N.G.N. ROMGAZ S.A. – Filiala de Înmagazinare Gaze Naturale Depogaz Ploieşti SRL, filială care a preluat operarea depozitelor de înmagazinare aflate în concesiunea ROMGAZ.
Acţiunile Societăţii sunt admise la tranzacționare din anul 2013 pe piaţa reglementată administrată de Bursa de Valori din București și respectiv de Bursa de Valori din Londra.
Informații suplimentare despre ROMGAZ puteți afla accesând site-ul xxx.xxxxxx.xx.
Obiectul contractului
XXXXXX îşi propune să achiziționeze „Servicii de consultanță și asistență privind elaborarea Raportului nefinanciar aferent anului financiar încheiat la 31 decembrie 2021”.
ROMGAZ are intenţia de a întocmi, distinct faţă de raportul administratorilor, un raport nefinanciar care cuprinde informațiile necesare pentru înţelegerea dezvoltării, performanţei şi poziţiei companiei şi a impactului activităţii sale, privind aspecte de mediu, sociale şi de personal, respectarea drepturilor omului, combaterea corupţiei şi a dării de mită, fără a se limita la acestea.
Raportul nefinanciar va fi elaborat în conformitate cu cerinţele şi prevederile enunţate în continuare:
− Directiva 2013/34/UE privind situaţiile financiare anuale, situaţiile financiare consolidate şi rapoarte conexe ale anumitor tipuri de întreprinderi1;
1 Directiva 2013/34/UE a Parlamentului European şi a Consiliului privind situaţiile financiare anuale, situaţiile financiare consolidate şi rapoartele conexe ale anumitor tipuri de întreprinderi, de modificare a Directivei 2006/43/CE a Parlamentului European şi a Consiliului şi de abrogare a Directivelor 78/660/CEE şi 83/349/CEE ale Consiliului.
Capital social: 385.422.400lei CIF: RO 14056826
Nr. Xxx.xxx.xxx/xx : J32/392/2001
XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000 - BCR Mediaş XX00XXXX 000X X00000000000 - BRD Mediaş
S.N.G.N. Romgaz S.A. 551130, Piața C.I. Xxxxx, nr.4 Mediaş, jud. Sibiu - România Telefon:000-0000 -401020 Fax: 000-0000-000000
E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx xxx.xxxxxx.xx
− Directiva 2014/95/UE în ceea ce priveşte prezentarea de informaţii nefinanciare şi de informaţii privind diversitatea de către anumite întreprinderi şi grupuri mari2;
− Ordinul MFP nr.1.938 din 17 august 2016 privind modificarea şi completarea unor reglementări contabile, prin care se transpun parţial directivele menţionate anterior;
− Ordinul MFP nr.2.844 din 12 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaţionale de raportare Financiară;
− Ordinul nr. 3.456 din 1 noiembrie 2018 privind modificarea şi completarea unor reglementări contabile;
− Comunicarea CE 2017/C 215/013.
În procesul de elaborare a Raportului nefinanciar se va ţine cont şi de propunerile de revizuire a normativelor care reglementează modalitatea de raportare în materie de sustenabilitate a întreprinderilor (CSRD), cum ar fi cea adoptată la 21 aprilie 2021 de către Comisia Europeană care ar modifica cerințele de raportare existente ale Directivei privind dezvoltarea durabilă a societăților şi care prevede adoptarea standardelor UE de raportare privind sustenabilitatea. Proiectul de standarde ar urma să fie elaborat de Grupul consultativ european pentru raportarea financiară (EFRAG), iar primul set de standarde va fi adoptat, conform informărilor oficiale, până în octombrie 2022. Se va ţine cont de asemenea şi de alte cerinţe şi recomandări legate de raportarea nefinanciară a participanţilor la piaţa de capital, de indicatorii ESG sau cum ar fi cele enunţate în Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) şi în Taxonomia EU.
Consultanţa şi asistența pentru elaborarea Raportului nefinanciar vor viza, fără a se limita la acestea, următoarele aspecte ale procesului de elaborare a Raportului:
− alegerea standardului şi metodologiei de raportare agreate la nivel internaţional (Global Reporting Initiative Standards – GRI Standards, Accountability, Integrated Reporting, etc.);
− stabilirea calendarului proiectului cu etapele principale de implementare, termene, data începerii şi data finalizării fiecarei etape;
− coordonarea tuturor etapelor pregătirii raportării: identificarea şi prioritizarea părților interesate; identificarea aspectelor nefinanciare potențial relevante şi a riscurilor asociate; consultarea părților interesate în vederea identificării aspectelor relevante de raportat; realizarea matricei de materialitate în vederea stabilirii aspectelor nefinanciare care vor fi incluse în raport; identificarea unor indicatori cheie de performanță nefinanciară; colectarea, verificarea şi validarea datelor; analizarea rezultatelor şi selectarea datelor pentru raport;
− stabilirea structurii raportului şi elaborarea raportului în limba română şi engleză;
− asigurarea creaţiei grafice a raportului, creaţie pretabilă a se publica în format electronic şi print;
2 Directiva 2014/95/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 22 octombrie 2014 de modificare a Directivei 2013/34/UE în ceea ce priveşte prezentarea de informaţii nefinanciare şi de informaţii privind diversitatea de către anumite întreprinderi şi grupuri mari.
3 Comunicarea 2017/C 215/01 a Comisiei Europene cuprinzând Ghidul privind raportarea informaţiilor nefinanciare (metodologia de raportare a informaţiilor nefinanciare).
− pentru creaţia grafică, beneficiarul va pune la dispoziţia prestatorului fotografii din baza de date proprie, manualul de identitate vizuală a companiei, date privind paleta de culori agreată pentru materiale de reprezentare a companiei;
− prestatorul va asigura o temă creativă, adaptată domeniului de activitate şi valorilor corporative şi va aplica metode şi tehnici de conversie a informației prin intermediul tehnologiei digitale şi tehnicilor profesionale dedicate, având ca rezultat generarea unui ansamblu coerent de text şi imagine/grafică;
− odată cu predarea raportului final va fi transferat şi dreptul de proprietate intelectuală asupra acestuia şi asupra tuturor elementelor care fac obiectul conceptului grafic;
− pentru conceptul grafic, dacă se folosesc fotografii şi sau alte forme de grafică (pictograme, ilustraţii, etc.), prestatorul se va asigura că utilizarea lor nu încalcă dreptul de autor asupra acestora şi a îndeplinit toate condiţiile financiare şi legale pentru utilizarea acestora;
− odată cu livrarea Raportului nefinanciar final se va semna un proces verbal de către ambele părţi, prin care se certifică respectarea şi îndeplinirea cerinţelor enunţate în prezentul caiet de sarcini.
− ROMGAZ va pune la dispoziţia prestatorului datele şi informaţiile necesare întocmirii raportului și va asigura suportul personalului responsabil din cadrul Societății cu privire la acest proiect, în termenele agreate de comun acord la începerea contractului. Locul principal de prestare a serviciilor este sediul ROMGAZ: Piaţa C.I. Xxxxx, nr.4, Mediaş, jud.Sibiu.
− Plata aferentă prestării serviciilor ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini şi implicit al contractului ce va fi încheiat, se va face în baza procesului verbal de predare – primire a Raportului nefinanciar, prin care se certifică respectarea şi îndeplinirea cerinţelor enunţate în prezentul caiet de sarcini.
Termenul de prestare a serviciilor
Activitatea privind prestarea serviciilor ce fac obiectul caietului de sarcini se va concretiza în rapoarte cu următoarele termene de predare:
− raport preliminar: cel târziu 30 mai 2022, în limba română;
− raport final: cel târziu 06 iunie 2022, în lb. română şi engleză.
Obligațiile prestatorului
Prestatorul va furniza serviciile menționate în prezebtul caiet de sarcini în vederea emiterii raportului solicitat.
La semnarea contractului, consultantul va semna un acord de confidențialitate privind informațiile care i-au survenit pe parcursul derulării contractului.
Raportul se va emite în limba română şi, separat, în limba engleză.
Raportul preliminar va fi transmis către ROMGAZ în format DOC/alt format editabil sau PDF prin e-mail la adresa xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx în termenele menționate la Capitolul 3.
Raportul final va fi transmis către ROMGAZ în format compatibil cu programe Microsoft Office şi/sau Adobe Acrobat DC (PDF) şi în format editabil prin e-mail la adresa xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx în termenele menționate la Capitolul 3.
Prin livrarea Raportului final, se transferă dreptul de autor asupra lucrării şi conţinutului ei, către Beneficiar.
Prestatorul se obligă să accepte operarea oricăror modificări de conţinut (text, grafică, etc.), în cazul în care se recomandă acest lucru din punct de vedere al creşterii calităţii conţinutului şi aspectului sau în cazul în care se vor constata erori de date şi informaţii, respectiv înlocuirea de fotografii, dacă se impune acest lucru. Modificările pot fi solicitate de către Beneficiar doar în intervalul de valabilitate a contractului încheiat între părţi.
Se impune ca prestatorul care va oferi consultanță și asistență cu privire la elaborarea Raportului nefinanciar pentru anul 2021 să presteze serviciile la cele mai înalte standarde profesionale.
De asemenea, în prestarea serviciilor, ofertanții trebuie să aibă în vedere reglementările specifice raportărilor nefinanciare conform legislaţiei în vigoare, dar şi reglementările specifice sectorului de activitate al ROMGAZ şi calităţii de companie listată la bursă.
Durata contractului
Prezentul contract se va încheia pentru o perioadă de şase luni.
Criterii de calificare
Pentru demonstrarea experienței în elaborarea Raportului nefinanciar, ofertanții vor transmite Societății odată cu propunerea financiară cel puțin două exemple de raportări pentru care a prestat servicii de consultanţă şi asistenţă în conformitate cu standarde şi metodologii de raportare agreate la nivel internaţional (Global Reporting Initiative Standards – GRI Standards, Accountability, Integrated Reporting, etc.).
Criteriul de atribuire
Oferta câștigătoare va fi desemnată oferta cu cel mai mic preţ.
Propunerea financiară va cuprinde prețul aferent serviciilor ce urmează a fi prestate și va include toate cheltuielile prestatorului rezultate din prestarea serviciilor, inclusiv cheltuieli adiacente precum cheltuieli de deplasare, curierat, achiziţia de licenţe pentru fotografii, vectori, desene, elemente grafice și alte elemente statice similare, etc. dacă este necesar.