ADRESA DE ÎNAINTARE

Anexa nr. 6.1

DECONT DE CHELTUIELI

ADRESA DE ÎNAINTARE

Nr. ……… din……….

Către :

ORAŞUL TÂRGU-NEAMŢ

Vă înaintăm alăturat decontul de cheltuieli al proiectului , care s-a desfăşurat în

localitatea …………….., în perioada ………., în valoare de …….…… lei, finanţat în baza contractului nr..…... din…..….., conform documentelor justificative de cheltuieli anexate:

Nr. crt. Felul, nr. /data documentului Emitent Denumire cheltuieli Valoare

Decontul mai cuprinde:

- Factura fiscala;

- Nota intrare - recepţie - daca e cazul;

- Bonuri de consum - daca e cazul;

- Bilete (transport, etc) - daca e cazul;

- Exemplar tipărituri, promoţionale realizate - daca e cazul;

- Lista privind beneficiarii directi din cadrul Proiectului      

- Raport de evaluare - obligatoriu;

- Dosarul de achiziţii publice-dacă e cazul

- Declaraţie pe proprie răspundere

- Diagrama cazare;

- Proces verbal de acordare a premiilor, etc

Semnătura MANAGER PROIECT Semnătura contabilului

Ştampila

Anexa nr. 6. 2

DECLARAŢIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE

Subsemnatul                         , domiciliat în localitatea                  , judeţul/ sectorul             , strada

           , nr.      , bloc        , apartament            , identificat prin CI/ BI           , CNP               în calitate de reprezentant al _                         , în proiectul

declar sub răspundere penală că datele şi actele furnizate ORAŞULUI TÂRGU-NEAMT sunt autentice, astfel:

1. Procedurile pentru cumpărarea directă şi/sau atribuirea contractului de achiziţie publică s-au desfăşurat în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

2. Sumele justificate nu au mai fost decontate la alt finanţator.

3. Planul de activităţi, bugetul stabilit şi contribuţia partenerilor la realizarea proiectului au fost în conformitate cu documentele încheiate.

4. Participanţii care se regăsesc în lista prezentată la decont au beneficiat de serviciile prevăzute în contractul de finanţare.

4. Nu există alte elemente referitoare la proiect pe care finanţatorul ar fi trebuit să le cunoască şi nu au fost comunicate de către organizator/solicitantul finanţării.

Semnătura

Anexa nr. 6.3

Beneficiar ………………………………………..

PROCES VERBAL

Încheiat la ………………., astăzi ……………………………

având în vedere acţiunile/activităţile din cadrul proiectului „…….…………”, finanţate în baza contractului nr. …………. din ………………, care au avut loc în localitatea …………………, în perioada ,

COMISIA FORMATĂ DIN:

Numele/prenumele Instituţia

A DESEMNAT:

Următorii câştigători:

Premiul obţinut (obiectul*)/suma Numele/prenumele câştigătorului Vârstă Nr./ Seria BI/CI Semnătura

Preşedintele organizaţiei, Responsabil financiar al organizaţiei,

(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Ştampila

Prezentul proces verbal se va adapta funcţie de specificul acţiunii

STAT DE PLATĂ

cu persoanele premiate cu ocazia acţiunii/concursului care a avut loc în perioada (dată)            în cadrul proiectului

Nr. crt. Nume/Prenume Suma acordată Impozitul reţinut Suma netă primită Serie B.I./C.I. CNP Adresă Semnătură

Preşedintele organizaţiei, Responsabil financiar al organizaţiei,

(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Ştampila

Anexa nr.6.4

STAT DE PLATA

privind drepturile arbitrilor la competitia               care a avut loc la       in data de     

Nr. crt.	Numele si prenumele	Functia	Domiciliul	Cod Numeric Personal	B.I./C.I.		Nr. Reun. arbitri	Barem pe reuniune	Masa*	Brut	Impozit	Net	Semnatura
					Seria	Numarul
0	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10=7*(8+9)	11	12=11-10	13
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
								TOTAL

Certificat in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii

Comisia

* Daca este cazul

Platit de         In data de     

Delegat

ANTET Anexa nr. 6.5

FOAIE DE PARCURS

PENTRU AUTOVEHICULE TRANSPORT PERSOANE

Nr.           din       

Titlul proiectului ……….

Tipul autovehiculului/Numarul de inmatriculare al autovehiculului

Denumire prestator/ Numele si prenumele soferului

Nr. Crt.	LOCUL PLECARII	LOCUL SOSIRII	DATA/ ORA PLECARII	DATA/ ORA SOSIRII	DISTANTA KM
1					...............km
2					...............km
	TOTAL KM				...............km
	CONSUM CARBURANT		7,5%		...............litri
	AM PRIMIT SUMA DE				...............LEI

Semnatura sofer      

Certificat in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii - Semnatura si stampila manager proiect

Anexa nr. 6.6

Denumire organizatie

………………………………………..

TABEL

cu participanţii care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport

Acţiunile/activităţile din cadrul

proiectului „ ”

care au avut loc în localitatea …………………………, perioada …………..……

Nr. Crt. Numele/ Prenumele CNP Adresa/ nr. telefon Ruta Seria bilet Data Suma Semnătura

Manager proiect

Nume, prenume Semnatura Stampila

…………………….

Contabil,

……………………. Semnătura

Anexa nr. 6.7

TABEL

cu diurnele achitate            pentru deplasare in              pe durata        

Nr. crt.	NUMELE SI PRENUMELE	CARTE DE IDENTITATE BULETIN DE IDENTITATE PASAPORT	Zile	Diurna	Total	Semnatura de primire
0	1	2	3	4	5	6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
	TOTAL

TOTAL                      LOCALITATE                   SEMNATURA MANAGER        

DATA      

Anexez la prezentul tabel documente justificative din care reiese perioada deplasarii: declaratie, bilet de avion

Anexa nr. 6.8

Programul           Persoane participante    pers

Denumirea actiunii              Alocatia de hrana               Perioada actiunii / /   - / /   Localitatea desfasurarii actiunii.     

Nr. crt.	Numele si prenumele	Calitate in proiect	Zilele in care s-a servit masa cf meniu anexat									Valoarea/ zi/pers	Nr. zile	Valoarea totala
			/		/		/	/		/	/
			D	P	S	D	P	S	D	P	S
			1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
	TOTAL

Unitatea prestatoare

(semnatura si stampila)

Anexa nr. 6.9

PROCES VERBAL

incheiat azi     privind acordarea de echipament la competitia                   care a avut loc la               in data de             

Nr. crt.	Data	PREDATOR			PRIMITOR				Denumire produs			Explicatie
		Nume Prenume	Functia	Am predat Semnatura	Nume Prenume	CNP	Functia	Am primit Semnatura
									0	1	2		3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
	TOTAL BUC								buc	buc	buc

Certificat in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii Comisia

Delegat

Anexa nr. 6.10

LISTA

PRIVIND BENEFICIARII DIRECTI DIN CADRUL PROIECTULUI        

Denumire ONG

Proiectul …………………….…………………….

Localitatea ………………………………………..

Perioada…………………..…

Nr. crt.
Nume/ prenume
Data naşterii
Seria CI/ CNP
Semnătura

Manager proiect Nume, prenume Semnătura Stampila

ACORD PRIVIND UTILIZAREA DATELOR PERSONALE

Subsemnatul/a......................................................., CNP ,

domiciliat/ă în ........................................., str. ...................................., nr.

........., bl. ......., sc. ........., ap. ........, tel. Fix ..................., tel.mobil

............................, e-mail............. ……....................................., ca

beneficiar/ă al proiectului “ ”,îmi dau acordul pentru utilizarea şi

prelucrarea datelor cu caracter personal în interesul proiectului, date cuprinse în formularul cererii de finanțare. Datele vor fi tratate confidential in conformitate cu prevederile Directivei CE195/46 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulatie a acestor date, transmisa prin Legea nr. 677/2001 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulatie a acestor date cu modificarile şi completarile ulterioare, precum şi prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice, transpusa prin Legea nr. 506/2004.

Cunoscând că falsul în declaraţii este pedepsit de legea penală, conform prevederilor Articolului 326 din Codul Penal, declar pe propria răspundere că datele completate corespund cu realitatea.

Nume şi prenume:

Semnătura,

Data:

*

-Antet-

Diagrama de cazare:

Proiectul.........................

Perioada.................

Locul de desfăşurare.................

Unitatea prestatoare de servicii................................

Nr. Crt. Nr. camerei Numele şi prenumele participantului Tarif/ zi Nr. Zile Valoare serviciu

Semnătura responsabilului de proiect şi ştampila

Unitatea prestatoare de servicii Semnătură şi ştampila

ANEXA Nr. 6

la Hotărârea Consiliului Local Tg. Neamţ

nr. ..... din ..................

LISTA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE PENTRU DECONTARE

1. Închirieri de spatii /aparatură şi altele

Pentru organizarea de consfătuiri, conferinţe, instruiri cu caracter metodic, schimburi de experienţă şi alte acţiuni similare, pot fi închiriate spaţii, instalaţii (de sonorizare, de traducere simultană), aparatură audio-video, calculatoare şi echipamente periferice şi alte bunuri necesare desfăşurării acţiunilor.

Pentru justificarea cheltuielilor, beneficiarul acordului de asociere trebuie să prezinte autorităţii finanţatoare următoarele documente:

- Contractul încheiat cu furnizorul de astfel de servicii in baza prevederilor legale;

- factura fiscală detaliată;

- ordinul de plată sau chitanţă din care rezultă plata facturii;

- o copie a extrasului de cont bancar sau registrul de casă;

- proces verbal de recepţie;

- referat de necesitate prin care se explică necesitatea efectuării închirierii şi care este rolul acesteia in cadrul derulării proiectului.

2. Onorarii/fond de Premiere

Onorarii: se încadrează în categoria onorarii orice activitate prestată de o persoană fizică (artist, expert, lector, formator, etc.) angajată să desfăşoare o activitate în cadrul proiectului. Pentru justificarea onorariilor care se acordă participanţilor se vor prezenta statele de plată întocmite cu respectarea prevederilor legale în vigoare şi copii după ordinele de plata din care să rezulte plata obligaţiilor către buget.

Fond de premiere: cheltuieli ocazionate de organizarea unei acţiuni care să aibă ca finalitate acordarea unor premii.

Pentru justificarea cheltuielilor cu onorarii/fond de premiere, beneficiarul finanţării trebuie să prezinte autorităţii finanţatoare următoarele documente:

- document justificativ privind existenţa obligaţiei de plata;

Atunci când, pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale, beneficiarul achiziţionează, din sumele obţinute prin acordul de finanţare produse, lucrări sau servicii, procedura de achiziţie, este cea prevăzută de legislaţia în vigoare privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare.

- factură fiscală (dace este cazul), NIR, bon consum;

- chitanţă/registru de casă, ordin de plata, extras de cont după caz;

- regulamentul de acordare a premiilor, din care să rezulte condiţiile de acordare şi cuantumul premiului pe care îl va primi fiecare participant;

- statul de plata, care să cuprindă: numele şi prenumele persoanelor premiate, suma acordată, impozitul reţinut conform reglementărilor în vigoare (Codul fiscal), suma netă primită, buletin

- serie şi număr, certificat de naştere (după caz) CNP, semnătura persoanei beneficiare, aprobarea persoanelor care răspund de acordul de finanţare întocmit conform modelului ataşat;

- copii B.I./C.I. sau certificat de naştere (după caz) a persoanei premiate, iar pentru persoanele minore copii după B.I./C.I. ale reprezentantului legal.

- proces-verbal de acordare a premiilor, conform modelului ataşat;

- se vor anexa copii după contractele civile încheiate cu colaboratorii cu respectarea prevederilor prin care se menţionează clar obiectul contractului;

- dovada achitării impozitelor pe venit (ordin de plata şi extras de cont);

3. Cazare:

- factura fiscală detaliată, conform contractului semnată şi ştampilată de unitatea prestatoare cu menţionarea numărului de persoane ce au beneficiat de cazare şi tariful perceput;

- chitanţa pentru plata făcută cu numerar/ordin de plata/registru de cază/extras de cont, după caz;

- referat prin care se justifică necesitatea efectuării acestor cheltuieli, semnat şi ştampilat de beneficiar;

- se va prezenta diagrama locurilor de cazare pe perioadele de cazare, conform modelului ataşat.

Se acceptă decontarea cheltuielilor de cazare în limita tarifelor practicate în structurile de trei stele. Se iau în considerare la stabilirea cheltuielilor de cazare: taxa parcare, taxa de staţiune şi alte taxe prevăzute de lege.

4. Masă

Pentru decontarea cheltuielilor de masă se întocmeşte un referat prin care se justifică necesitatea acestor cheltuieli şi se anexează lista nominală semnată de persoanele beneficiare.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor cu masă sunt:

- factură fiscală detaliată, conform contractului/fiind menţionat numărul de persoane care au servit masa x nr.zile x valoarea/zi/persoană. Factura va cuprinde perioada în care s-a servit masa sau dacă este vorba de o zi se va preciza data acesteia, semnată şi ştampilată de unitatea prestatoare;

- facturi, chitanţe, bonuri fiscale, în cazul în care s-a aprobat finanţarea de alimente;

- pontajul de masă, întocmit conform modelului ataşat.

5. Transport:

a) pe calea ferată, pe orice tip de tren, după tariful clasei a II-a;

b) cu mijloace de transport în comun auto, după tarifele stabilite pentru aceste mijloace sau cu mijloacele de transport auto ale beneficiarului, cu încadrarea în consumurile de combustibil, potrivit legii;

c) cu autoturismul proprietate personală, în cazul în care nu se pot utiliza mijloacele de transport prevăzute la lit. a şi b;

Dacă deplasarea se face cu autoturismul aparţinând beneficiarului, justificarea cheltuielilor se va face în baza foii de parcurs care trebuie să cuprindă următoarele elemente: destinaţia deplasării, distanta în km, consumul normat, consumul efectiv.

În cazul în care deplasarea se face cu autoturismul proprietate personală, pe ordinul de deplasare, referat, se va face menţiunea "Se aprobă deplasarea cu maşină proprietate personală", iar aprobarea va fi făcută de către persoana responsabilă cu desfăşurarea acţiunii. Posesorul autoturismului va primi în acest caz contravaloarea a 7,5 litri combustibil la 100 km parcurşi, pe distanţa cea mai scurtă.

Pentru justificarea cheltuielilor cu transportul, beneficiarul finanţării trebuie să prezinte autorităţii finanţatoare următoarele documente:

Transportul cu avionul/trenul

- bilete de călătorie,

- tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării cu numele şi prenumele persoanelor ce au beneficiat de astfel de transport.

Transportul cu autocarul

- tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării cu numele şi prenumele persoanelor beneficiare ale transportului;

Documente comune:

- copie comanda/contract de prestări servicii;

- factură fiscală internă;

- chitanţă pentru plata făcută cu numerar sau ordin de plata vizat de bancă (extras de cont) sau altă dovadă a achitării facturii;

- foaia de parcurs/delegaţie;

- tabelul participanţilor care au beneficiat de transport - datele de identificare, adresă, nr. de telefon şi semnătura;

Pentru decontarea cheltuielilor de transport se întocmeşte un referat prin care se justifică necesitatea acestor cheltuieli şi se anexează tabelul nominal semnat de persoanele beneficiare, conform modelului anexat.

- In situaţia în care transportul se face cu mijloace auto personale, coloana aferentă seriei biletului se va înlocui cu ,,7,5% x nr km x preţ carburant/l". Dacă transportul este realizat cu maşinile beneficiarului, la tabel se anexează copia foii de parcurs, întocmită conform legislaţiei în vigoare certificată ,,copie conform cu originalul".

6. Consumabile: decontarea cheltuielilor se va face în baza documentelor justificative:

- copia contractului /comanda;

- factura fiscală;

- chitanţă/ordin de plata/bon fiscal/extras de cont;

- referat prin care se justifică necesitatea efectuării acestor cheltuieli, semnat şi ştampilat de beneficiar; dovada înregistrării în contabilitate; note de intrare recepţie; registru de casă; bon de consum.

7. Servicii: decontarea cheltuielilor se va face în baza documentelor justificative:

- copia contractului de prestări servicii/comanda;

- factura fiscală;

- chitanţă/ordin de plata/bon fiscal/, extras de cont, registru de casă, după caz;

- referat prin care se justifică necesitatea efectuării acestor cheltuieli semnat şi stampilat de beneficiar; dovada înregistrării în contabilitate;

- note de intrare recepţie; registru de casă; bon de consum

8. Tipărituri: pliante, broşuri, afişe, cărţi, cataloage, albume, etc.; Pentru decontarea cheltuielilor vor fi prezentate următoarele documente:

- copia contractului/comandă;

- factură fiscală;

- chitanţă pentru plata facturii cu numerar sau ordin de plată, extras de cont, registru de casă, după caz.

- referat prin care se justifică necesitatea efectuării acestor cheltuieli în derularea proiectului semnat şi ştampilat de beneficiar; dovada înregistrării în contabilitate; avizul de însoţire a mărfii; Proces verbal de predare-primire; note de intrare recepţie; registru de casă, bon de consum;

- 1 exemplar original sau o copie din materialul tipărit.

9. Pentru cheltuieli privind realizarea de filme documentare şi filme artistice de scurt metraj

vor fi prezentate următoarele documente:

- copia facturii emise de unitatea prestatoare de servicii,

- copia contractului de prestări servicii inclusiv desfăşurătorul cheltuielilor (cheltuieli creaţie artistică, cheltuieli producţie, cheltuieli imagine - sunet, echipament filmare, materiale foto şi laborator şi alte asemenea cheltuieli specifice producţiei de filme).

10. Documente privind realizarea măsurilor de informare şi publicitate:

- factura fiscală, chitanţa sau ordinul de plata,

- copie după anunţul publicitar, caseta şi graficul de difuzare a spotului audio-video parafat de societatea media care a efectuat difuzarea;

- copia contractului de prestări servicii (detaliat)

- un exemplar din pliantul/broşura/afişul realizat,

- copii ale articolelor, anunţurilor apărute în presă, interviuri radio/tv;

- fotografii din care să reiasă amplasarea afişelor;

- fotografii de la locul de desfăşurare a activităţilor derulate în cadrul acţiunii;

- fotografii cu obiectele inscripţionate şi produsele achiziţionate.

Alte documente considerate relevante de către finanţator, cu privire la cheltuielile specificate în acordul de asociere.

Pe documentele de plata originale (facturi) se va mentiona “Proiect finantat de Consiliul Local Târgu-Neamţ”.

Documentele de plata in copie (state de plata/chitante/facturi/ OP-uri situatii de lucrari etc) vor avea specificate urmatoarele: „Conform cu originalul”, semnate si stampilate de reprezentantul legal al Beneficiarului/Managerul de proiect.

Angajarea de cheltuieli va fi efectuată respectând normele legale în vigoare, prin prezentarea de cereri de oferte, oferte, decizie de atribuire în urma selecţiei şi contract.