PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Nr. înregistrare:

Data aprobare:

APROBAT

RECTOR,

Xxxxxx XXXXXXX

AVIZAT

PREȘEDINTELE COMISIEI

Xxxxxxxx XXXXXXXXXX

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Procedura de semnare a contractelor de studii din Facultatea de Inginerie Mecanică și Mecatronică

VERIFICAT SECRETARIAT TEHNIC COMISIE

VERIFICAT

Xxxxxxx-Xxxxxxxxxx XXXXXXXXXX

ELABORAT

Xxxxxx XXXXXXXX

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr. crt.	Elemente privind responsabilii / operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.1.	Elaborat	Xxxxxx Xxxxxxxx	Prodecan AQ
1.2.	Verificat	Xxxxxxx-Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx	Xxxxx
1.3.	Avizat	B. Ex. FIMM	B. Ex. FIMM		(conform PV de ședință)
1.4.	Aprobat	Xxxxxxx Xxxxxx	Rector

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Nr. crt.	Ediția sau, după caz, revizia în cadrul ediției	Componenta revizuită	Modalitatea reviziei	Data de la care se aplică prevederile ediției sau reviziei ediției
	1	2	3	4
2.1.	Ediția a I	Cf. OSGG 400/2015 cu modif. ulterioare		19.07.2018
2.2.	Revizia 0		X
2.3.	Ediția a II-a	Cf. OSGG 600/2018
2.4.	Revizia 0		X

3. Formular analiză procedură

Nr. crt.	Denumire compartiment	Nume si prenume conducător/ înlocuitor sau, după caz, personalul din cadrul compartimentului	Aviz favorabil/ data/ semnătura	Aviz nefavorabil/ data/ semnătura	Observații cu privire la conținutul procedurii
	1	2	3	4	5
3.1.	FIMM	Xxxxxxx-Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
3.2.	FIMM	Iuliana-Xxxxxxx Xxxxxx
3.3.	FIMM	Xxxxxx Xxxxxxxx
3.4.	FIMM	Xxxxx Xxxxx
3.5.	FIMM	Xxxxx Xxxxxx
3.6.	FIMM	Xxxxxxx Xxxxx
3.7.	FIMM	Xxxxxxxx Xxxxxxx

4. Formular difuzare procedură

Nr. crt.	Scopul difuzării	Comparti ment	Nume/prenume /semnătură	Data primirii	Seria/ediția/revizia versiunii procedurii înlocuite /data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii difuzate
	1	2	3	4	5	6
4.1	verificare , aplicare	FE	Xxxxxxx-Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
4.2	aplicare	FE	Xxxxxxx-Xxxxxxx Xxxxxx
4.3	aplicare	FE	Xxxxxx Xxxxxxxx
4.4	aplicare	FE	Xxxxx Xxxxx
4.5	aplicare	FE	Xxxxx Xxxxxx
4.6	aplicare	FE	Xxxxxxx Xxxxx
4.7	aplicare / arhivare / informare	FE	Xxxxxxxx Xxxxxxx

5. Scopul procedurii operaţionale

5.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate.

5.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii.

5.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

5.4. Descrie procesul de semnare a contractelor de studii ale studenţilor.

6. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura formalizată: completarea şi arhivarea contractelor de studii ale studenţilor FIMM.

6.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică: informarea studenților FIMM din ciclurile de licență, master şi doctorat privind conţinutul contractului de studii şi maniera de completare a acecstora; instruirea personalului care se ocupă de distribuirea, urmărirea completării corecte semnării şi arhivării acestora.

6.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

• constituirea formaţiunilor de studenţi care participă buna la cursurile liber alese selectate de aceştia;

• asigurarea condiţiilor de bună desfăşurare (orar, locaţii de studiu, întocmirea documentaţiei aferente) pentru cursurile liber alese;

• o mai bună configurare a structurii cursurilor liber alese pentru anul universitar următor.

6.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

• Decanatul şi secretariatul FIMM;

• Prodecanii FIMM;

• Profesorii responsabili de serii de licenţă / grupe de master;

• Studenţii responsabili de grupe de studiu.

7. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

7.1. Legislaţie primară.

[1] Legea Educației Naționale 1/2011, Art. 118, 354.

7.2. Legislaţie secundară.

7.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice.

[2] Carta Universitară a UPB, 2011-2012.

[3] OSGG.NR.400/2015 cu modificările şi completările ulterioare.

8. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1	Procedura formalizată	Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru realizarea activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului de conducere şi de execuţie din cadrul entităţii publice
2	Ediţie a unei proceduri formalizate	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri formalizate, aprobată şi difuzată
3	Revizia în cadrul unei ediţii	Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

8.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PO	Procedura operaţională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare
7.	UPB	Universitatea Politehnica din București
8.	FIMM	Facultatea de Inginerie Mecanică și Mecatronică
9.	CF	Consiliul Facultății
10.	BCF	Biroul Consiliului Facultății
11.	D	Decan
12.	PD	Prodecani
13.	CDRS	Cadru didactic responsabil de serie licenţă / grupă master
14.	SF	Secretariatul FIMM
15.	S	Studenţi

9. Descrierea procedurii operaţionale

9.1. Asigurarea calității activităţilor ce însoţesc procedura de semnare/gestionare a contractelor de studii Procedura de față își propune să clarifice rolul funcțional, atribuțiile şi sarcinile fiecăruia dintre

participanții la procesul de semnare şi gestionare a contractelor de studii.

Obiectivul este acela de a asigura semnarea în bune condiţii a contractelor de studii şi colectarea acestora.

De asemenea, se urmărește o informare clară a studenţilor privind conţinutul contractelor şi opţiunile studenţilor, buna distribuire, semnare şi colectare a contractelor, precum şi arhivarea acestora.

Rolul cheie în asigurarea bunei desfăşurări a PO revine profesorilor îndrumători (PI) care coordonează procesul de distribuire, semnare de către (S), îndrumare şi colectare cu ajutorul (SG).

9.2. Documente utilizate

9.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate

Informaţii privind activitatea de completare şi semnare a contractelor de studii se află înscrise în [2].

9.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

Nr. crt.	Documentul	Conținutul	Rolul
1	[2] Carta Universitară a UPB, 2011-2012.	Conţine informații privitoare la principiile care stau la baza desfăşurării activităţii în UPB.	Determină cadrul în care se desfăşoară activitatea în UPB.

9.2.3.Circuitul documentelor

Circuitul documentelor utilizate este prezentat în detaliu în secţiunea „Modul de lucru”.

9.3. Resurse necesare

9.3.1. Resurse materiale

• Resurse logistice pentru multiplicarea contractelor (copiatoare, imprimante, coli hârtie).

9.3.2. Resurse umane

• Profesorii îndrumători de ani de studii licenţă / grupe de master (PI);

• Studenţii responsabili de grupe de studiu licenţă şi master;

• Secretariatul FIMM (SF);

• Decanul (D) şi prodecanii (P).

9.3.3. Resurse financiare

Procedura nu necesită alocarea de resurse financiare suplimentare față de cele care presupun listarea fişierelor (contractelor de studii) şi întreţinerea suportului hardware (calculatoare şi imprimante alocate activităţilor specifice).

9.4. Modul de lucru

9.4.1. Activităţile specifice ale procedurii

Prezenta procedură completează regulamentele UPB în vigoare. În principal, procedura presupune parcurgerea următoarelor item-uri:

▪ La începutul anului universitar (în primele 15 zile), studentul, indiferent de regimul de studii, este obligat să completeze şi să semneze Contractul anual de studii.

▪ Contractul va fi generat din aplicaţia xxxxxxxx.xxx.xx şi pentru această activitate a fost elaborată Procedura de generare şi completare a contractelor de studii. Dupa listare, acestea vor fi înmânate cadrului didactic desemnat ca îndrumător de an / serie master (PI).

▪ În cadrul operaţiunii de semnare a contractelor, studentul va avea ca sarcină verificarea corectitudinii informaţiilor şi semnarea inclusiv datarea contractului de studii.

▪ Tutorele desemnat de facultate va asista studentul la completarea Contractului de studii.

▪ Pentru disciplinele facultative studentul optează cel mai târziu în prima săptămână a anului universitar. Studentul care nu semnează Contractul anual de studii în perioada programată îşi pierde statutul de student.

▪ Secretara de an are obligaţia ca, un exemplar din Contractul de studii semnat de student, îndrumator şi decan să fie depus la dosarul personal al studentului şi să returneze studentului un exemplar.

▪ Studentul care studiază în regim cu taxă este obligat să semneze în aceeaşi perioadă şi un Contract individual de finanţare a studiilor universitare.

▪ Studenţii, cu aprobarea BCF, pot alege pe parcursul celor 4 ani de studii discipline care însumează max. 15 p.c., din planul de învăţământ al altui program de studii din universitate, care vor înlocui un numar similar de p.c. pentru discipline din propriul plan de învăţământ. Cererile vor fi depuse în perioada 20-30 septembrie a.c.

Notă. Contractul anual de studii certifică încadrarea studentului în procesul de învăţământ şi includerea într-o formaţie de studii. Contractul anual de studii nu se poate modifica pe parcursul anului universitar. În Contractul de studii, se înscriu disciplinele pe care studentul se obligă să le frecventeze. Acestea vor fi discipline din Planul de Învăţământ, urmate pentru prima dată sau discipline repetate. Nu există o limită superioară a sumei punctelor de credit din contractul de studiu.

10. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. crt.	Compartimentul (postul) / Acțiunea (operațiunea)	I Decan/ Rector	II BCF	III Prodecan – probleme secretariat	IV CDIS	V Secretariat facultate	VI Studenti
0	1	2	3	4	5	6	7
1.	Afisare conditii contracte studii					Ap
2.	Completarea datelor, generarea si semnarea contractelor de studii de către studenti			V	V	V	Ap
3.	Predarea contractelor la secretariat			V		Ap	Ap
4.	Verificarea contractelor				Ap	V	Ap
5.	Avizarea contractelor de studii si avizarea cazurilor speciale	Ap	Av	V		Ap
6.	Arhivarea contractelor					Ap.,Ah.
7.	Aprobare	A

Legendă. E=Editare, V=Verificare, Av.=Avizare, Ap.=Aplicare, Ah=Arhivare.

11. Anexe, înregistrări, arhivări

Documentele specifice ale procedurii (contractele de studii) vor fi arhivate la Secretariatul FIMM.

12. Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii formalizate	Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate	Pagina
	Coperta	1
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale	2
2	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale	2
3	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale	2
4	Scopul procedurii operaţionale	2
5	Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale	2
6	Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate	3
7	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională	3
8	Descrierea procedurii operaţionale	4
9	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii	6
10	Anexe, înregistrări, arhivări	6
11	Cuprins	6