CAIET DE SARCINI Achiziție de servicii de organizare a Adunării Generale a membrilor EURASHE
Achiziție de servicii de organizare
a Adunării Generale a membrilor EURASHE
CUPRINS
CAP. I – CONTEXTUL ACHIZITIEI DE SERVICII
CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE
II.2. – Cerințe (specificații) tehnice specifice
II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii
CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE
CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A SERVICIILOR PRESTATE
CAP. I. CONTEXTUL ACHIZITIEI DE SERVICII
EURASHE (Asociația Europeană a Instituțiilor din Învățământul Superior) are misiunea de a consolida rolul învățământului superior și al cercetării orientate către beneficiarii din Europa. Asociatia reprezintă instituții profesionale de învățământ superior și facilitează cooperarea și dialogul între membrii săi și părțile interesate. Universitatea Politehnica din București este membru din anul 2019.
În anul 2023, Universitatea POLITEHNICA din București va organiza și găzdui Adunarea Generală a membrilor EURASHE.
CAP. II – CERINȚE MINIME PRIVIND SERVICIILE SOLICITATE
Prezentul capitol reglementează regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesitățile autorității contractante, pentru asigurarea serviciilor.
Ofertarea de servicii cu caracteristici tehnice inferioare celor prevăzute în prezentul Caiet de sarcini sau de servicii care nu satisfac, în totalitate, cerințele Caietului de sarcini, va determina declararea neconformității ofertei respective și, în consecință, respingerea acesteia.
Serviciile care fac obiectul prezentului Caiet de sarcini vor fi prestate cu respectarea condițiilor minime din prezentul caiet de sarcini.
Clauza de revizuire: în funcție de numărul de confirmări, Autoritatea Contractantă va putea suplimenta cantitatea cu până la 30%, prin încheierea unui act adițional la contract. Prețul unitar pentru fiecare tip de serviciu va fi cel din contract.
II.2. Cerințe (specificații) tehnice specifice
Evenimentul se va desfășura în perioada 7 – 9 iunie 2023, iar la acesta și-au anunțat prezența lideri și membri ai comunităților academice din cadrul universităților membre, reprezentanți ai mediului de afaceri, ai instituțiilor publice și asociațiilor de studenți din Europa vor lua parte la eveniment și vor vorbi despre noile tendințe din domeniile învățământului superior și cercetării, cât și despre modele și practici inspiraționale care ne pot ajuta să armonizăm mai bine instituțiile de învățământ superior cu piața muncii.
Luând în considerare amploarea acestui eveniment, Universitatea Politehnica din București dorește să asigure buna desfășurare a manifestărilor mai sus menționate la standardul înalt impus de cooperarea internațională.
Activitatea nr. 1. Cocktail -in incinta UPB
Cocktail tip patiserie alcătuit din patiserie dulce și sărată minim 100 gr/persoană, aperitive reci si calde alcătuite din produse din carne de pui, vită, peste și vegetariene, minim 200 gr/persoană, suc natural diverse sortimente minim 200 ml/persoană, apă plată/minerală minim 500 ml/persoană.
Număr estimat de persoane: 350 persoane (200 străini și 150 români)
Se va servi în data de:
- 08.06.2023 interval orar 12:00 – 12:30
Ofertantul va asigura aranjarea bufetului de servire precum și logistica aferentă (mese, fețe de mese, veselă de unică folosință biodegradabile).
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv 22,94 lei fără TVA/persoana.
Activitatea nr. 2. Cina în data de 08.06.2023
Se va asigura închirierea locației pe întreaga perioadă de desfășurare a cinei, respectiv 19:00 – 21:00.
Amplasament: la maxim 3 km de centrul Bucurestiului
Capacitate: minim 350 persoane in interior( fara terasa)
Sala trebuie să permită acomodarea a minimum 350 de persoane (200 invitați străini și 150 invitați români), în configurație banchet (cu mese de maximum 10 persoane). Sala trebuie să fie dotată cu sistem de sonorizare, inclusiv microfon fără fir, precum și instalație de climatizare care să permită reglarea temperaturii interioare în funcție de anotimp.
Acces gratuit la parcare pentru autocare și participanții care vor veni cu mașina proprie.
Servicii de catering
Meniul pentru cină va fi în regim serviciu la masă și va conține: aperitiv (150 g/pers), fel principal (200 g/pers) va conține preparat din carne de vită/pui/pește, garnitură (150 g/pers), salată (100 g/pers), desert (100 g/pers). Se vor adăuga fructe și diverse sortimente de băuturi (apă plată / minerală / suc carbogazos / necarbogazos minim 500 ml / persoană). Valorile dintre paranteze sunt cantități minime.
Meniul și lista participanților vor fi agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului cu cel puțin 3 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Notă: la elaborarea ofertei financiare se vor lua în considerare prevederile și reglementările legale aplicabile achizitorului prin care se stabilesc baremuri specifice pentru organizarea de mese oficiale, respectiv:
- 82,56 lei fara TVA / persoană în cazul unui invitat român
- 119,26 lei fara TVA / persoană în cazul unui invitat străin
Activitatea nr. 3. Organizatori și personal servire
Prestatorul va asigura prezența a minim 25 persoane pe toată durata zilei, din care o persoană trebuie să fie manager de proiect. Personalul trebuie sa fie prezent la eveniment in data de 08.06.2023 în intervalul orar 08.00-14.00 și în intervalul 19.00 – 22.00. Personalul prestatorului se va ocupa de manipularea logisticii necesare asigurării în bune condiții a activităților, inclusiv debarasarea meselor și curățarea sălilor la încheierea fiecărei activități.
Activitatea nr. 4. Amenajare sala
Sala unde se va organiza cokteilul va fi amenajată pentru 350 de persoane în configurație banchet (cu mese de minim 3 persoane) cu mese tip cocteil. Necesar mese: 117 bucăți.
Mesele vor fi acoperite integral cu fețe de masă culoare bordeaux și negru. Necesar fețe de masă: 360 bucăți.
Activitatea nr. 5. Închiriere echipament tehnic
Eveniment -8 iunie 2023
Instalare, pregătire, repetiții – 7 iunie 2023
Instalare, repetiții 7 Iunie 2023
Nr. crt. |
Denumire echipament |
Specificații tehnice solicitate |
1 |
Sistem sonorizare 2 boxe |
Boxe active cu putere minima 250w |
2 |
Sistem sonorizare locală cu mixer/digital/analogic, minim 6 intrări microfon
|
|
3 |
Mixer |
Mixer audio cu minim 6 canale input |
4 |
Microfon mobil de mana/2 buc, autonomie minim 3 ore si stație emisie
|
Microfon wireless din gama profesională (Shure, Beyerdynamic, Sennheiser etc) |
5 |
Stativ microfon |
|
6 |
Conexiune Mixer - Laptop |
Cablu de conexiune între mixer și laptop, lungime minimă 50 cm |
7 |
Conectica audio si electroalimentare inclusa si tehnician
|
|
II.3. – Obligații care revin prestatorului de servicii
Prestatorul are obligația de a executa serviciile prevăzute în contract cu profesionalism și promptitudine în conformitate cu prevederile caietului de sarcini.
Prestatorul are obligația să informeze, în mod corect și complet, autoritatea contractantă cu privire la caracteristicile esențiale ale serviciilor ce se vor presta, prin conturarea unei imagini precise a ofertei (ofertelor) sale, cu scopul de a asigura și apăra respectarea drepturilor și intereselor legitime ale consumatorilor.
Prestatorul are obligația să anunțe autoritatea contractantă / achizitorul, în scris, în cel mai scurt timp, despre orice schimbări neprevăzute ce s-ar putea ivi, înaintea sau în timpul prestării serviciilor.
Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuția serviciilor.
CAP. III – PRECIZĂRI PRIVIND MODUL DE ELABORARE A PROPUNERII TEHNICE
Prin propunerea tehnică depusă, ofertantul are obligația de a face dovada conformității serviciilor care urmează a fi prestate cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini. Prin Propunerea Tehnică, ofertanții vor indica, în mod expres: denumirea locației unde se vor desfășura sesiunile.
Prin Propunerea Tehnică, ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii tehnice.
Prin Propunerea Tehnică, în ceea ce privește descrierea tehnică a serviciilor, ofertanții vor trebui să demonstreze corespondența strictă a acestora cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
În urma evaluării tehnice vor fi considerate admisibile numai acele oferte care îndeplinesc elementele obligatorii, conform specificațiilor din caietul de sarcini al achiziției.
CAP. IV – RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR. CONDIȚII DE RECEPȚIE ȘI PLATĂ A SERVICIILOR PRESTATE
Plata contravalorii serviciilor prestate se va face în lei, pe baza facturii fiscale, cu ordin de plată, după prestarea și recepția serviciilor.
Plata serviciilor prestate se va efectua în termen de maxim 30 de zile de la primirea de către Achizitor a facturii emise de Ofertant la încheierea perioadei serviciilor prestate, încheiere consemnată prin recepția calitativă și cantitativă a serviciilor.
Recepția serviciilor va fi consemnată printr-un proces verbal de recepție întocmit în două exemplare, unul pentru Achizitor și unul pentru Prestator.
Documente care vor însoți factura: procesul verbal de recepție.