Anexa nr. 3
Anexa nr. 3
DECLARAŢIE
de retragere a acordului pentru emiterea şi transmiterea facturilor în format electronic
Datele Clientului
Prenumele şi numele/Denumirea societătii
……….………………….………………………………………………………………………………..………………………………… Adresa (strada, număr imobil, număr apartament, cod poştal, localitatea)
………….………..…………………………………………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Număr de Identificare Fiscală (CNP/CUI): ……………………………………..………………………………
Număr client în sistemul Transfer Multisort Elektronik S.R.L:………………………………………….
Subsemnatul/subsemnata declar că îmi retrag acordul dat Transfer Multisort Elektronik S.R.L. (denumită în continuare: TME) privind transmiterea facturilor în format electronice. Am reţinut că, urmare a retragerii acordului, TME va emite şi îmi va trimite facturile exclusiv în format tipărit.
………………………… ….…………………………………………
Localitate, data Semnătura declarantului
TERMENI SI CONDITII PRIVIND UTILIZAREA FACTURILOR ELECTRONICE DE CĂTRE TRANSFER
MULTISORT ELEKTRONIK S.R.L.
§ 1. DEFINIȚII
TME - Transfer Multisort Elektronik S.R.L., cu sediul social în Timișoara, B-dul Regele Xxxxx I, nr.36, spatiu comercial nr.10, etajul 2, județul Timiș, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Timiș sub nr. J35/488/2009, având Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC.J35/488/2009, Cod Fiscal RO25222010, capital social În valoare de 250.000 LEI;
Utilizarea facturilor electronice de către TME – emiterea, notificarea emiterii și punerea la dispoziția Clienților a Facturilor electronice de către TME în conformitate cu legislația română aplicabilă și într- un mod care să garanteze autenticitatea originii acestora, integritatea conținutului și lizibilitatea acestora;
e-Factură – o factură (de asemenea, o factură care documentează primirea unui avans, precum și o factură de corecție) în formă electronică emisă și primită în orice format electronic, care respectă cerințele prevăzute de Legea nr. 227/2015 - Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
Client – orice entitate care desfășoară activități comerciale cu TME;
Consumator – persoană fizică care desfășoara tranzacții comerciale cu TME, fără a avea legătură directă cu activitatea comercială sau profesională a Consumatorului.
Consumatorul și Clientul sunt denumiți în continuare „Cumpărători”.
Adresă de e-mail – un cont de e-mail electronic furnizat de către Cumpărător în Declarația privind acordul cumpărătorului pentru emiterea și partajarea facturilor într-un formular electronic, Declarația de retragere a acordului privind emiterea și partajarea facturilor într-o formă electronică sau Declarația privind Modificarea adresei de e-mail pentru facturile electronice;
Autorități de control – autoritățile publice îndreptățite, în temeiul dispozițiilor legale să solicite TME sau Cumpărătorului să împărtășească datele și informațiile cerute de lege și necesare pentru a efectua procedurile specificate în reglementările relevante, în special procedurile specificate în prevederile Codului fiscal.
§ 2. DISPOZIȚII GENERALE
1. Termenii și Condițiile stipulează regulile privind emiterea și transmiterea Facturilor electronice de către
TME.
2. Pentru a putea TME emite și transmite Facturi electronice, Cumpărătorul trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele cerințe prevăzute la puncte a-f), respectiv Cumpărătorul:
a) să aibă acces la un computer cu conexiune la internet;
b) să parcurgă Termenii și Condițiile disponibile pe site-ul xxx.xxx.xx, din secțiunea „Contul dvs.” >
„Facturi electronice” sau „Ajutor” >„Contul meu” >„Facturi electronice” precum și să accepte respectarea
acestor prevederi;
c) să instaleze un software care să permită vizualizarea fișierelor PDF;
d) să completeze Declarația de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic;
e) în Declarația specificată la pct. d) de mai sus, să indice o adresă de e-mail pentru comunicarea
notificărilor privind emiterea și transmiterea facturilor electronice;
f) să activeze factura electronică conform punctului 6 de mai jos.
3. Modelul Declarației de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic, a Declarației de modificare a adresei de e-mail pentru trimiterea link-ului de descărcare a facturii electronice, a Declarației de retragere a consimțământului pentru emiterea și transmiterea facturilor în format electronic, reprezintă anexe ale prezenților Termeni și Condiții. Termenii și Condițiile, împreună cu modelele de declarații, vor fi disponibile pe site-ul xxx.xxx.xx, sub „Ajutor” > „Contul meu” > „Facturi electronice”.
4. Declarația de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic va fi transmisă de către Cumpărător în una dintre următoarele moduri de mai jos:
a) prin acceptarea conținutului declarației cu ocazia trimiterii unei comenzi pe site-ul xxx.xxx.xx și prin indicarea de către Cumpărător a unei adrese de e-mail pentru transmiterea Facturilor electronice;
b) prin indicarea de către Cumpătăror a unei adrese de e-mail pentru transmiterea Facturilor electronice pe site-ul xxx.xxx.xx, în secțiunea „Contul dvs.” > „Facturi electronice”, precum și acceptarea conținutului declarației (disponibil pentru Cumpărătorii cu conturi active pe www.tme. xxxx-xx.xx);
c) prin completarea, xxxxxxxx și transmiterea către TME a Declarația de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic:
o personal sau prin posta la: Transfer Multisort Elektronik S.R.L., Xxxxxxxxx, B-dul Regele Xxxxx X, nr.36, spatiu comercial nr.10, etaj 2, jud. Timis;
o prin fax: x00 000000000;
o scanata la adresa de mail: x-xxxxxxx@xxx.xx
d) prin acceptarea continutului Declarației in momentul inregistrarii contului de Cumpărător pe xxx.xxx.xx și prin completarea rubricii prevăzute pentru adresa de e-mail unde Cumpărătorul dorește să primească facturile electronice. Prin introducerea adresei de e-mail în câmpul de mai sus, Cumpărătorul acceptă factura electronică pentru produsele comandate.
5. Declarația de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic, Declarația de retragere a consimțământului pentru emiterea și transmiterea facturilor în format electronic, Declarația de modificare a adresei de e-mail pentru trimiterea link-ului de descărcare a facturii electronice se depun în conformitate cu normele de reprezentare a Cumpărătorului. În cazul persoanelor juridice și entităților juridice, altele decât societăți comerciale - în conformitate cu principiile specificate într-un registru relevant sau de către un reprezentant autorizat în mod corespunzător.
6. Pentru a începe utilizarea facturilor electronice la TME este necesar să activați această funcție făcând clic pe link-ul primit la adresa de e-mail indicată la înregistrarea contului. Dacă Cumpătărorul nu a primit un link de activare, înseamnă că activarea a avut loc automat datorită faptului că adresa de e-mail furnizată la înregistrare și adresa de e-mail pentru factura electronică sunt aceleași, astfel încât nu sunt necesare verificări suplimentare ale utilizatorului. Cumpărătorul declară că înțelege și este de
acord cu mecanismul de activare automată a facturii electronice. În cazul în care există îndoieli, Cumpărătorul poate verifica dacă utilizează facturi electronice în secțiunea „Contul dumneavoastră” >
„Facturi electronice”.
7. TME trimite Facturi electronice de la următoarea adresă de e-mail: x-xxxxxxx@xxx.xx
§ 3. REGULI PENTRU EMITEREA FACTURILOR ȘI A DOCUMENTELOR ELECTRONICE
1. La emiterea unei facturi electronice, TME va trimite la adresa de e-mail a Cumpărătorului Factura electronică în format PDF garantând astfel autenticitatea originii facturii, integritatea continutului și lizibilitatea acesteia.
2. În textul mail-ului care conține factura electronică, TME va furniza, de asemenea, un link unic pentru descărcarea facturii electronice în format PDF de pe site-ul web xxx.xxx.xx, utilizând o conexiune criptată. Link-ul va fi activ (permițând descărcarea facturii) timp de 24 de ore de la prima utilizare.
3. Cumpărătorii cu conturi active pe xxx.xxx.xx pot descărca factura electronică la conectarea la contul lor.
4. Toate datele scadente de plată vor fi calculate începând cu data menționată pe factura electronică.
5. Transmiterea unei facturi electronice către Cumpărător se va efectua prin trimiterea unui mesaj de tip e-mail care conține factura electronică în format PDF. Posibilitatea de a descărca factura cu link-ul specificat în Secțiunea 2 sau direct de pe site-ul xxx.xxx.xx conform Secțiunii 3 va fi interpretată ca o opțiune suplimentară și ca atare nu va afecta data livrării facturii electronice.
6. Depunerea de către Cumpărător a Declarația de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic nu va limita dreptul TME de a emite și trimite facturi pe hârtie, în special în cazurile în care emiterea unei facturi electronice este imposibilă din motive tehnice.
7. În situația solicitării unui duplicat al facturi electronice, respectivul document se eliberează pe hârtie.
8. TME va începe să emită facturi electronice doar după înregistrarea Declarației de acceptare a emiterii și transmiterii facturilor în format electronic și le va emite și transmite Cumpărătorului până la înregistrarea revocării acestei declarații.
4. MODIFICAREA ADRESEI DE E-MAIL ŞI RENUNŢAREA
1. Modificarea adresei de e-mail pe care sunt trimise facturile în format electronic se realizează într-una dintre modalităţile menţionate mai jos:
a) prin indicarea noii adrese de e-mail la secţiunea „Contul dvs.” „Facturi electronice” de pe site-ul xxx.xxx.xx și activarea facturii electronice la noua adresă utilizând linkul trimis la noua adresă de e- mail, cu condiția ca noua adresă să fie diferită de adresa furnizată în timpul înregistrării (opţiune disponibilă pentru Cumpărători care au un cont activ pe site-ul xxx.xxx.xx);
b) prin completarea şi aplicarea semnăturii proprii pe Declaraţia de modificare a adresei de e-mail pentru primirea facturii electronice, conform modelului care constituie Anexa nr. 2 la aceşti Termeni şi Condiţii şi transmiterea acesteia către TME, printr-una dintre modalităţile indicate la secțiunea 2 punctul 4 lit. c) din aceşti Termeni şi Condiţii.
2. În cazul lipsei notificării TME cu privire la modificarea adresei de e-mail, factura electronică se consideră efectiv comunicată pe adresa existentă furnizată de Cumpărător în Declaraţia de acceptare a emiterii şi comunicării facturilor în format electronic. Prezenta dispoziţie nu se aplică Consumatorilor.
3. Cumpărătorul poate renunţa la primirea facturilor electronice prin depunerea Declaraţiei de retragere a acordului pentru emiterea şi comunicarea facturilor în format electronic într-una din modalităţile indicate mai jos:
a) prin apăsarea pe câmpul „Dezactivarea serviciului de facturi electronice” la secţiunea „Contul dvs.”
„Facturi electronice” de pe site-ul xxx.xxx.xx (opţiune disponibilă pentru Cumpărători care au un cont activ pe site-ul xxx.xxx.xx);
b) prin completarea şi aplicarea semnăturii proprii pe Declaraţia de retragere a acordului pentru emiterea şi comunicarea facturilor în format electronic, conform modelului care constituie Anexa nr. 3 la aceşti Termeni şi Condiţii şi transmiterea acesteia către TME, printr-una dintre modalităţile indicate la secțiunea 2 punctul 4 lit. c) din aceşti Termeni şi Condiţii.
4. TME încetează emiterea de facturi electronice începând cu data înregistrării Declaraţiei de retragere a acordului pentru emiterea şi comunicarea facturilor în format electronic, dar nu mai târziu de 30 de zile de la data următoare zilei în care a primit această declaraţie.
5. Reactivarea posibilităţii primirii facturilor electronice necesită depunerea din nou de către Cumpărător a Declaraţiei de acceptare a emiterii şi comunicării facturilor în format electronic.
5. PUNEREA LA DISPOZIŢIE A FACTURILOR ELECTRONICE/DOCUMENTELOR ELECTRONICE
1. Pentru garantarea siguranţei emiterii şi comunicării facturilor electronice şi asigurarea posibilităţii unui eventual control din partea Organismelor Competente de Control, atât TME, cât şi Cumpărătorul, fiecare în ceea ce îl privește, sunt obligaţi să păstreze facturile electronice pentru perioada de timp prevăzută de lege.
2. TME va pune la dispoziția Cumpărătorului facturile electronice timp de 5 ani, calculați conform
dispozițiilor legale.
3. Pentru Clienţii care au un cont activ pe site-ul xxx.xxx.xx, TME va pune la dispoziţie facturile electronice pe acest site într-un mod care va permite Cumpărătorului, în special:
a) vizualizarea conţinutului documentului într-o formă lizibilă (prezentare grafică în PDF);
b) posibilitatea generării formei imprimate a documentului;
c) posibilitatea de a descărca documentul (de salvare a fişierului PDF pe un suport local), cu precizarea că, perioada de punere la dispoziție a facturilor electronice pe site poate să fie mai scurtă de 5 ani calculați de la sfârșitul anului în care a fost emisă factura electronică.
4. TME înregistrează fiecare descărcare a fişierului de pe site.
6. RECLAMAȚII
1. Reclamaţiile referitoare la funcţionarea sistemului de facturi electronice în cadrul TME trebuie trimise
pe adresa de e-mail x-xxxxxxx@xxx.xx. Reclamaţia trebuie să cuprindă:
a) menţionarea persoanei/entităţii care înaintează reclamaţia;
b) descrierea evenimentului sau comportamentului care face obiectul reclamaţiei.
2. Reclamaţiile vor fi soluţionate imediat, în orice caz nu mai târziu de 10 zile lucrătoare. Răspunsul la reclamaţie va fi trimis pe adresa de e-mail prin care a fost înaintată reclamaţia.
7. PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
1. Transfer Multisort Elektronik S.R.L., cu sediul social în Timișoara, B-dul Regele Xxxxx X, nr.36, spatiu comercial nr.10, etajul 2, județul Timiș, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Timiș sub nr. J35/488/2009, având Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC.J35/488/2009, Cod Fiscal RO25222010, este administratorul datelor cu caracter personal ale Cumpărătorilor, transmise în legătură cu activarea şi utilizarea facturilor electronice în cadrul TME. În cazurile legate de protecţia datelor cu caracter personal îl puteţi contacta pe Responsabilul cu protecţia datelor cu caracter personal Ia adresa de e-mail xxx@xxx.xx sau puteţi scrie pe adresa sediului TME.
2. Furnizarea datelor cu caracter personal de către Cumpărător (prenume, nume, adresa de domiciliu, adresa de e-mail) este voluntară, dar în absenţa transmiterii acestor date nu este posibilă utilizarea facturilor electronice în cadrul TME.
3. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale Cumpărătorilor este realizată exclusiv în scopul şi în măsura în care sunt necesare pentru utilizarea facturilor electronice în cadrul TME şi în conformitate cu informarea privind modul de prelucrare a datelor cu caracter personal de către TME, disponibilă pe site- ul xxx.xxx.xx – „Politica de confidențialitate”.
4. Datele cu caracter personal ale Cumpărătorilor sunt prelucrate cu respectarea regulilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European şi al Consiliului privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), denumit în continuare: RGPD - în baza acordului Cumpărătorului. Acest acord este exprimat de Cumpărător prin depunerea Declaraţiei de acceptare a emiterii şi comunicării facturilor în format electronic într-una din modalităţile indicate la secțiunea 2 punctul 4 din aceşti Termeni şi Condiţii sau prin actualizarea datelor sale cu caracter personal în conformitate cu secțiunea 4 punctul 1 din aceşti Termeni şi Condiţii.
5. TME aplică măsuri tehnice și organizaționale adecvate în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, prelucrării în mod ilegal, pierderii, deteriorării şi distrugerii.
6. Datele cu caracter personal colectate în sistem pot fi puse la dispoziţia autorităților de stat relevante la solicitarea acestora, în temeiul dispoziţiilor legale aplicabile.
7. Cumpărătorii au dreptul de acces la datele acestora furnizate în legătură cu utilizarea facturilor electronice în cadrul TME, dreptul la rectificare, la ştergerea datelor şi dreptul la restricţionarea prelucrării acestora, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul a formula opoziţie la continuarea prelucrării datelor cu caracter personal şi dreptul de a retrage acordul de prelucrare a acestora în orice moment, fără efect asupra legalităţii prelucrării care a fost efectuată în baza acordului înainte de retragerea acestuia (în măsura în care această prelucrare este realizată în baza unui acord).
8. Cumpărătorii au dreptul de a depune plângere la Preşedintele Oficiului pentru protecția datelor cu caracter personal în cazul în care aceştia consideră că prelucrarea datelor lor este realizată cu încălcarea dispoziţiilor privind protecția datelor cu caracter personal.
9. TME va folosi datele cu caracter personal ale Cumpărătorilor transmise în legătură cu activarea şi utilizarea facturilor electronice în cadrul TME:
a) pe durata îndeplinirii obligaţiilor care îi revin, de exemplu emiterea facturii (baza legală: articolul 6 alin. 1 c) RGPD);
b) în perioada în care TME este obligată să stocheze datele conform legislaţiei în vigoare, de exemplu cea fiscală (baza legală: articolul 6 alin. 1 c) RGPD);
c) în perioada în care TME poate suferi consecinţe juridice ale neîndeplinirii obligaţiei, de exemplu primirea unei sancţiuni financiare de la autorităţile statului (baza legală: articolul 6 alin. 1 f) RGPD).
8. PREVEDERI FINALE
1. Cumpărătorul este obligat ca, pe durata utilizării facturilor electronice TME, să îşi menţină adresa de e- mail într-o stare care să permită primirea de mesaje de la serverele TME.
2. TME nu este responsabilă pentru prejudiciile apărute ca urmare a nerespectării de către Cumpărător a acestor Termeni şi Condiţii, în special nu este responsabilă pentru prejudiciile apărute ca urmare a unor eventuale erori în Declaraţia de acceptare a emiterii şi comunicării facturilor în format electronic. Prezenta dispoziţie nu se aplică Consumatorilor.
3. TME poate aduce modificări acestor Termeni şi Condiţii şi poate suspenda sau anula posibilitatea utilizării facturilor electronice TME dintr-un motiv întemeiat, în special în cazul modificării legislaţiei aplicabile. Modificările aduse Termenilor şi Condiţiilor, suspendarea sau anularea serviciului de facturi electronice al TME nu pot aduce atingere drepturilor dobândite de Cumpărători. Toate modificările vor fi publicate pe site-ul xxx.xxx.xx.
4. Eventualele litigii apărute în legătură cu aceşti Termeni şi Condiţii vor fi soluţionate de instanţa competentă în a cărei rază teritorială se află sediul TME. Prezenta dispoziţie nu se aplică Consumatorilor.
5. Termenii şi Condiţiile şi modificările acestora intră în vigoare la data publicării pe site-ul xxx.xxx.xx.
Prezenta dispoziţie nu se aplică Consumatorilor.