Anexa 1 – Standarde de angajare Contractori
Anexa 1 – Standarde de angajare Contractori
Nota de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale contractorilor
Prezenta Nota de Informare este destinata angajatilor contractorilor ING, a caror date sunt prelucrate de catre ING.
ING, in calitate de operator, prelucreaza datele tale cu caracter personal in scopul realizarii de verificari cu privire la integritatea si reputatia ta profesionala, precum si pentru a putea colabora cu tine.
1. Ce categorii de date colectam si prelucram?
Date referitoare la contractori precum :
• Date de identificare, precum; nume, prenume, datele cuprinse in actele de identitate, numar de telefon, adresa de e-mail.
• Informatii personale, cum ar fi : nationalitatea, in special in ceea ce priveste calitatea de cetatean S.U.A., fotografii, starea civila.
• Date profesionale, cum sunt datele pe care tu le incluzi in CV, studii si pregatire academica, datele cuprinse in cartea de munca sau in adeverinta de vechime furnizata de catre fostii angajatori, precum si referintele profesionale acordate de catre fostii tai angajatori.
• .
• Date privind interesele, respective participatii sau functii de conducere detinute in alte societati.
• Informatii privind conduita ta, integritatea morala si profesionala ;
• Date de natura audiovizuala, cum ar fi imaginile surprinse de camerele de supraveghere din incinta locatiilor ING si/sau imagini statice sau inregistrari video captate in cadrul unor evenimente inregistrate de ING sau terti imputerniciti ai ING, cu respectarea cerintelor legale sau captate in mod direct de tine si postate pe platformele puse la dispozitia ta de ING ; sau inregistrarile convorbirilor telefonice cu centrele noastre de servicii.
• Date rezultate din colaborarea ta cu ING, precum adresa de e-mail alocata, locatia ING de care apartii, numar de ore lucrate, username-ul alocat, conduita si modul de utilizare al platformelor si/sau in legatura cu sistemele si aplicatiile ING, inclusiv din perspectiva utilizarii Internetului si accesarii de pagini web prin utilizarea infrastructurii IT a ING in timpul programului sau dupa finalizarea acestuia.
Datele cu caracter personal provin, in principal din documentele pe care tu ni le prezinti (cum ar fi cele din CV), de la angajatorul tau, din interviul pe care il sustii sau din surse externe, precum fosti angajatori si surse publice.
Date referitoare la terte parti precum:
• Date despre membrii de familie care sunt angajati ai ING.
In cazul in care ING receptioneaza date cu caracter personal aferente unor terte persoane colectate in mod direct de contractor, acesta va comunica informatii relevante privind modul in care ING efectueaza prelucrarea datelor respective, conform prezentului document, in masura in care ING nu detine datele necesare pentru a efectua,in mod rezonabil, aceasta informare prin mijloace proprii. In aceste cazuri datele colectate de ING se rezuma la ceea ce este strict necesar indeplinirii scopurilor de prelucrare, respectiv contactarea in cazul unei situatii de urgenta, prevenirea unor eventuale conflicte de interese sau situatii ce ar putea duce la denaturarea indeplinirii atributiilor de serviciu.
Datele sensibile
Datele sensibile reprezinta date cu caracter personal biometrice, privind sanatatea, confesiunea religioasa, opiniile politice sau apartenenta la sindicate, originea rasiala/etnica, date privind orientarea sexuala si date referitoare la infractiuni.
Ca regula, prelucrarea datelor sensibileeste efectuata in mod limitativ,, doar atunci cand este acest lucru este permis din punct de vedere legal sau cand prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unui scop legitim.
Prelucram date sensibile in urmatoarele cazuri:
• Date privind situatia individuala necesare pentru a putea asigura un mediu de lucru propice, in conditii de siguranta si securitate (precum eventualele nevoie speciale (determinate de un handicap sau o patologie determinata), boli contagioase diagnosticate si comunicate de catre angajatorul tau etc.
• in cazul efectuarii de verificarilor din etapa prealabila angajarii pot fi analizate , demersurile judiciare in care ai fost implicat conform unor surse publice precum portalul instantelor de judecata, unor pagini web liber accesibile sau unor platforme dedicate prevenirii activitatilor de terorism si spalare de bani precum Xxxxxxxx Reuters WorldCheck. De asemenea putem sa iti solicitam prezentarea cazierului judiciar(doar pentru functiile pentru care exista prevedere legala expresa in acest sens,), in cazul in care acest lucru este necesar conform procedurilor interne ale ING.
• Pentru asigurarea masurilor de control access, in anumite situatii foarte limitate, putem prelucra date biometrice (amprenta); detalierea acestor activitati poate fi gasita in Nota de informare dedicata.
2. Ce facem cu datele tale cu caracter personal?
ING foloseste datele tale cu caracter personal vederea indeplinirii scopurilor sale legitime de afaceri. Acestea includ:
Managementul resurselor umane
In vederea indeplinirii intereselor legitime ale ING de a avea verifica resursele umane implicate in activitatile ING si de a obtine o imagine trasparenta a activitatii acestora, prelucram date cu caracter personal pentru a efectua verificari cu privire la tine inainte de a incepe colaborarea inclusiv din perspectiva verificarii conduitei si experientei tale profesionale, gestiona relatia cu tine, de exemplu, dezvoltarea carierei si a talentelor, reglementari referitoare la folosirea neloiala a informatiilor interne, evaluari ale performantei, training, comunicarea cu angajatii si colaboratorii ING, misiuni internationale, rezolvarea disputelor si a litigiilor.
Executarea proceselor de afaceri si managementul intern
Putem sa prelucram informatiile despre tine pentru activitati cum ar fi planificarea muncii, inregistrarea timpului, administrarea activelor companiei, inregistrarea ta in reteaua ING inclusiv pentru acordarea si mentinerea accesului in sistemele IT, aplicatiile si platformele ING, furnizarea de facilitati de prelucrare centralizate in vederea cresterii eficientei, efectuarea de controale de audit si investigatii interne, implementarea controalelor comerciale si facilitarea unor mijloace de comunicare eficiente si eficace in cadrul ING, in vederea indeplinirii intereselor noastre legitime de afaceri inclusiv de a gestiona in mod eficient resursele francizelo .
Sanatate, Siguranta si Securitatea
Pentru a-ti asigura siguranta si a proteja activele, produsele, serviciile si reputatia ING, prelucram date despre tine care autentifica statutul tau de contractor, drepturile de acces si monitorizeaza conformitatea ta cu regulamentele ING in vederea indeplinirii obligatiilor legale ce revin ING ca si administrator de sistem
IT si institutie financiar bancara dar si pentru indeplinirea intereselor noastre legitime de a asigura un mediu de afaceri sigur si conform cerintelor bancare.
Pentru a asigura un mediu de lucru sigur in eventualitatea unor epidemii sau pandemii putem prelucra informatii transmise in mod direct angajatorul tau pentru a asigura protejarea fortei de munca si limitarea raspandirii de boli contagioase
Analiza si dezvoltarea organizationala si raportarea manageriala
Acest scop abordeaza activitati cum ar fi sondajele pentru angajati, gestionarea fuziunilor, achizitiilor si cesiunilor si prelucrarea datelor tale cu caracter personal in vederea raportarii si analizei manageriale.
Prevenirea si detectarea fraudei si securitatea datelor
Avem obligatia legala si interesul legitim de a pastra securitatea si integritatea ING, precum si pe aceea a sectorului financiar in ansamblu. Aceasta inseamna sa colectam informatii care ne vor ajuta sa identificam, sa prevenim si sa investigam activitati care ar putea un efect negativ asupra ING sau a altor institutii financiare ; sa evitam, sa prevenim si sa urmarim comportamentul si tentative de comportament infractional sau nedorit ; sa folosim si sa participam la sistemele de avertizare specifice sectorului si de alta natura si sa ne conformam cerintelor legale si regulamentelor privind combaterea spalarii de bani si a finantarii terorismului. Verificarile realizate de catre ING, inainte de inceperea colaborarii, ne ajuta sa prevenim sau combatem riscul de frauda, riscul reputational sau riscul de securitate la care se expune ING. Verificarile nu conduc in niciun caz la luarea de decizii bazate pe prelucrari exclusiv automate, intodeauna deciziile ce te privesc sunt adoptate de catre responsabili desemnati din departamentele ING implicate in verificare. De fiecare data cand se identifica un risc major, ING va lua legatura cu tine si iti va oferi sansa de a-ti prezenta punctul de vedere sau de a clarifica anumite aspecte.
De asemenea, deoarece ne revine obligatia de a asigura integritatea si securitatea sistemului informatic al ING si a datelor si informatiilor detinute de ING, luam masuri de monitorizare si control al activitatilor intreprinse de utilizatorii terminalor cu acces la datele, sistemele sau frameworkul informatic al ING, inclusiv prin intermediul modulului de Data Loss Prevention (DLP) in contextul utilizarii e-mailului de serviciu (adresa alocata de catre ING).
Marketing personalizat
Nu vom furniza, utiliza sau prelucra datele tale in scopuri de marketing direct in numele tertilor, fara consimtamantul tau prealabil.
3. Catre cine transmitem datele cu caracter personal ?
Entitatile ING
Transferam date tale catre alte entitati ING, pentru a ne conforma anumitor acte legislative, a garanta securitatea sistemelor informatice sau a furniza anumite servicii (inclusiv pentru a aloca, activa si gestiona profile de user si acorda si mentine active drepturile de acces alocate respectivilor useri prin raportare la sisteme, platformele si aplicatiile ING) sau pentru a realiza verificari cu privire la tine anterior inceperii colaborarii. De asemenea, putem transfera date in sistemele de stocare centralizata sau pentru prelucrarea globala, asigurand astfel o eficienta mai ridicata.
Autoritati guvernamentale
Pentru a ne respecta obligatiile reglementare, este posibil sa divulgam datele autoritatilor relevante. In unele cazuri, suntem obligati prin lege sa comunicam datele tale partilor externe, inclusiv:
• Autoritatilor publice, de reglementare si organismelor de supraveghere, cum ar fi bancile centrale ale tarilor in care operam.
• Autoritatile fiscale, daca este cazul.
• Autoritatilor judiciare/de investigatie, cum ar fi politia, procurorii publici, tribunalele si organismele de arbitrare/mediere, la cererea expresa si legala a acestora.
Furnizori de servicii
In cazul in care folosim furnizori de servicii externi, nu comunicam decat datele cu caracter personal care sunt necesare pentru realizarea unei anumite sarcini. Furnizorii de servicii ne sprijina cu activitati de tipul:
• executarea unor anumite servicii si operatiuni
• dezvoltarea si intretinerea programelor, a aplicatiilor si a noilor servicii software
• intocmirea rapoartelor si a statisticilor.
In toate aceste situatii, ne asiguram ca tertii nu pot accesa decat datele cu caracter personal care sunt necesare pentru desfasurarea sarcinilor lor specifice.
Transferuri catre state terte
Ori de cate ori comunicam date cu caracter personal pe plan intern (adică catre alte entitați din Grupul ING) si pe plan extern (adica in afara ING) cu terte parti, in tari din afara Spațiului Economic European (SEE), precum: Statele Unite ale Americii, Filipine, India ne asigurăm că exista garantiile necesare pentru a le proteja, conform cerintelor legale aplicabile. In acest scop, ne bazam, printre altele pe:
• Clauze contractuale standard, emise de catre Comisia Europeana, pe care le utilizam în contractele cu furnizorii de servicii pentru a ne asigura ca transferul datelor cu caracter personal in afara SEE se desfășoară în conformitate cu legislatia UE privind protectia datelor (cum ar fi Statele Unite ale Americii).
• Regulile corporatiste obligatorii ale Grupului ING, in cazul schimbului de informații cu alte entități din
Grupul ING situate în afara SEE (cum ar fi Filipine sau India).
• Decizii de adecvare emise de Comisia Europeana, prin intermediul carora se stabileste faptul ca o tara localizata in afara SEE asigura un nivel de protectie adecvat.
4. Pentru ce perioada pastram datele tale cu caracter personal?
In situatia in care, ulterior efectuarii verificarilor, colaborarea cu ING este initiata, datele tale cu caracter personal vor fi pastrate de catre ING Bank pe toata perioada desfasurarii contractului de munca si ulterior pentru o perioada maxima de 2 ani, in acord cu necesitatea ING de a detine respectivele date. De asemenea, ne rezervam dreptul de a pastra informatii referitoare la investigatii interne si rezultatul lor (de exemplu atunci cand urmare a unei conduite neconforme sunt aplicate masuri sanctionatorii sau se decide incetarea colaborarii) pentru o perioada de 10 ani de la data finalizarii analizei interne.
In situatia in care, ulterior efectuarii verificarilor, nu vom avea ocazia de a colabora, vom pastra datele tale cu caracter personal pentru o durata de 2 ani.
5. Ce drepturi ai cu privire la prelucrarea datelor tale cu caracter personal?
Dreptul de a accesa informatiile
Ai dreptul de a solicita informatii cu privire la prelucrarea de date cu caracter personal pe care o realizam precum si o copie datelor tale cu caracter personal pe care le prelucram.
Dreptul la rectificare
Daca datele cu caracter personal sunt incorecte/ incomplete, ai dreptul sa ne soliciti sa le rectificam. In cazul in care comunicam tertilor date despre tine, vom informa si tertii respectivi in privinta rectificarii datelor respective.
Dreptul de a te opune prelucrarii datelor
Poti sa te te opui prelucrarii datelor de catre ING. Vom lua in considerare opozitia ta si daca prelucrarea informatiilor tale are vreun impact nejustificat asupra ta care impune incetarea prelucrarii datelor respective.
Nu te poti opune prelucrarii atunci cand ING are obligatia legala de a prelucra datele tale cu caracter personal.
Dreptul de a-ti retrage consimtamantul
Atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe consimtamantul tau, ai dreptul de a-ti retrage oricand acest consimtamant, fara ca prelucrarile efectuate de catre noi pana la data retragerii consimtamantului sa fie afectate.
Dreptul la restrictionarea prelucrarii
Ai dreptul de a ne solicita sa restrictionam utilizarea datelor tale cu caracter personal in cazul in care :
• consideri ca informatiile sunt inexacte, pentru perioada care ne permite sa verificam acuratetea
• prelucram datele in mod ilegal, dar tu nu doresti stergerea lor ci doar restrictionarea prelucrarii
• ING nu mai are nevoie de datele respective, dar doresti sa le pastram in vederea utilizarii intr-o actiune in justitie
• te-ai opus utilizarii datelor tale cu caracter personal de catre ING in interesele legitime ale bancii, pe perioada necesara verificarii daca interesul nostru legitim justifica prelucrarea in continuare a datelor tale.
In cazul in care comunicam tertilor date despre tine, vom informa si tertii respectivi in privinta restrictionarii datelor respective.
Dreptul la portabilitatea datelor
Ai dreptul sa ne soliciti sa transferam datele tale cu caracter personal direct tie sau unei alte companii. Aceasta se aplica datelor cu caracter personal pe care le prelucram prin metode automate si doar acelor date pe care tu ni le-ai furnizat noua. In cazul in care acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic, vom transfera datele tale cu caracter personal.
Dreptul al stergerea datelor
Poti sa ne soliciti stergerea datelor tale cu caracter personal daca:
• nu mai avem nevoie de datele respective in scopul pentru care au fost colectate sau prelucrate
• te opui prelucrarii datelor tale de catre ING in interesele legitime ale bancii si se va constata caracterul nejustificat al prelucrarii fata de care te-ai opus sau in scopul trimiterii de mesaje comerciale personalizate
• ING prelucreaza datele tale cu caracter personal in mod ilegal
• o lege a Uniunii Europene sau a unui stat membru al Uniunii Europene impune stergerea datelor tale cu caracter personal de catre ING
In cazul in care comunicam tertilor date despre tine, vom informa si tertii respectivi in privinta stergerii datelor respective.
Dreptul la reclamatii
In cazul in care nu esti satisfacut de modul in care am raspuns la solicitarile tale sau in legatura cu modalitatea in care prelucram datele tale, ai dreptul sa faci o reclamatie la autoritatea competenta.
Exercitarea drepturilor tale
Daca doresti sa iti exerciti drepturile sau sa faci o reclamatie catre ING, te rugam sa ne contactezi. Intentionam sa raspundem la cererea ta in cel mai scurt timp posibil. In unele cazuri, timpul de raspuns poate fi de o luna. Daca avem nevoie de un timp mai indelungat pentru a-ti solutiona cererea, te vom informa cat timp suplimentar este necesar si iti vom oferii motivele intarzierii.
6. Punct de contact
Daca doresti sa iti exerciti drepturile, de exemplu, dreptul de a solicita corectarea sau stergerea datelor sau dreptul de a face o reclamatie, te rugam sa ne contactezi prin:
• e-mail: xxxxxxx@xxx.xx/ xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx sau XXxxxx@xxx.xx
• posta: la str. Aviator Popisteanu nr. 54A, Expo Business Park, Cladirea nr. 3, sector 1, Bucuresti, 012095,
• Fax +40 21.222.14.01, telefon, la *2ING (*2464)