ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE

ANEXA III – REGULI FINANCIARE ȘI CONTRACTUALE

I. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE BAZATE PE CONTRIBUȚII PE UNITATE

I.1. Condiții pentru eligibilitatea contribuțiilor pe unitate

În cazul în care finanțarea ia forma unor contribuții pe unitate, numărul de unități trebuie să respecte următoarele condiții:

 unitățile trebuie să fie efectiv utilizate sau produse în perioada prevăzută la Articolul I.2.2. din Condițiile Speciale;

 unitățile trebuie să fie necesare pentru implementarea Proiectului sau produse de către acesta;

 numărul de unități trebuie să fie identificabil și verificabil, în special prin înregistrările și documentația specificate în această Anexă.

I.2 Calcularea şi documentele justificative pentru contribuţiile pe unitate

A. Managementul çi implementarea proiectului

a) Calcularea grantului: grantul este calculat prin înmulțirea numărului total de luni corespunzând duratei proiectului cu contribuția pe unitate aplicabilă, după cum se menționează în Anexa IV a Contractului.

b) Eveniment declanșator: evenimentul care condiționează acordarea grantului este acela ca Beneficiarul să implementeze activitățile și să realizeze produsele proiectului în conformitate cu cererea de finanțare aprobată de AN.

c) Documente justificative: dovada activităților desfășurate și a produselor realizate va fi furnizată în raportul final sub forma unei descrieri a acestor activități și produse. Suplimentar, produsele realizate trebuie încărcate de Coordonator pe Platforma de diseminare Erasmus+ și/sau, în funcție de natura acestora, vor fi disponibile pentru verificări și audituri la sediul Beneficiarului.

d) Raportare: Coordonatorul trebuie să raporteze pentru întregul Proiect asupra activităților și produselor realizate.

B. Activități de învățare, predare çi formare

(a) Calcularea grantului: suma grantului ia forma unei contribuții pe unitate pentru transport, sprijin individual și sprijin lingvistic. Aceasta este calculată după cum urmează:

- Transport: grantul este calculat prin înmulțirea numărului de participanți cu contribuția pe unitate aplicabilă pe intervalul respectiv de distanță, după cum

se specifică în Anexa IV a Contractului. Pentru determinarea intervalului de distanță aplicabil, Beneficiarul trebuie să utilizeze calculatorul on-line de distanță, disponibil pe website-ul Comisiei la adresa: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx

- Sprijin individual (subzistența): grantul este calculat prin înmulțirea numărului de zile/luni per participant, inclusiv persoanele însoțitoare cu o durată de ședere până la 60 zile, cu contribuția pe unitate aplicabilă pe zi/lună pentru categoria de participant și pentru țara de primire în cauză, după cum se specifică în Anexa IV a Contractului. În cazul lunilor incomplete pentru activități cu durata de peste 2 luni, grantul este calculat prin înmulțirea numărului de zile din luna incompletă cu 1/30 din contribuția pe lună. În cazul în care este necesar, Beneficiarul poate adăuga o zi de călătorie înainte de prima zi de activitate și o zi de călătorie imediat după ultima zi de activitate; aceste zile suplimentare de călătorie vor fi luate în considerare pentru calculul sprijinului individual (subzistenței).

- Sprijin lingvistic: grantul este calculat prin înmulțirea numărului total de participanți care beneficiază de sprijin lingvistic cu contribuția pe unitate aplicabilă, după cum se specifică în Anexa IV a Contractului.

- Participarea persoanelor la activitățile de învățare, predare și formare care au loc în propria lor țară este eligibilă în cadrul acestei categorii bugetare, cu condiția ca activitățile să implice participanți ai organizațiilor Beneficiare ale Proiectului din cel puțin două țări diferite participante la Program și cu condiția ca distanța dintre locul de origine și cel de destinație, așa cum este specificat mai sus, să fie de cel puțin 10 kilometri conform calculatorului online al intervalului de distanță.

- În toate cazurile, Beneficiarul trebuie să poată demonstra o legătură oficială cu persoanele care participă la activitățile transnaționale de învățare, predare și formare, indiferent dacă acestea sunt implicate în Proiect în calitate de membri ai personalului (fie cu contract de muncă, fie cu contract de voluntariat) sau în calitate de elevi, cursanți ai organizației Beneficiare.

(b) Evenimentul declanșator:

- Transport: evenimentul care condiționează acordarea grantului este acela ca participantul să fi realizat efectiv activitatea raportată.

- Sprijin individual (subzistență): evenimentul care condiționează acordarea grantului este acela ca participantul să fi realizat efectiv activitatea raportată.

- Sprijin lingvistic: evenimentul care condiționează acordarea grantului este acela ca participantul să fi realizat o activitate cu durata de peste 2 luni și să fi efectuat o pregătire lingvistică în limba de instruire sau de lucru.

(c) Documente justificative:

(i) Transport:

- Pentru deplasări care au loc între localitatea organizației de trimitere și localitatea organizației de primire: dovada de participare la activitatea organizată, sub forma unor certificate de participare semnate de reprezentantul legal al organizației de primire, în care se menționează numele participantului, scopul activității, precum și data de începere și data de încheiere a acesteia;

(ii) Sprijin individual (subzistența)

- Dovada de participare la activitate, sub forma unor certificate de participare semnate de reprezentantul legal al organizației de primire, în care se menționează numele participanţilor, scopul activității, precum și data de începere și data de încheiere a acesteia.

(iii) Sprijin lingvistic:

- Dovada de participare la cursuri sub forma unei declarații semnate de furnizorul cursului, în care se menționează numele participantului, limba predată, formatul și durata sprijinului lingvistic acordat, sau

- Factura pentru achiziționarea de materiale didactice, în care se menționează limba în cauză, numele și adresa organismului care emite factura, suma, moneda, precum și data facturii, sau

- În cazul în care sprijinul lingvistic este furnizat direct de către Beneficiar: o declarație semnată și datată de participant, precizând numele participantului, limba învățată, formatul și durata sprijinului lingvistic primit.

(d) Raportare

- Beneficiarul trebuie să raporteze locul de desfășurare a tuturor Activităţilor transnaţionale de învățare, predare și formare, perioada de desfășurare și numărul participanţilor.

II. REGULI APLICABILE CATEGORIILOR BUGETARE BAZATE PE RAMBURSAREA COSTURILOR REALE

II.1. Condiţii de rambursare a costurilor reale

În cazul în care grantul ia forma rambursării costurilor reale, acestea trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

(a) să fie suportate de către Beneficiar;

(b) să fie suportate în perioada prevăzută la Articolul I.2.2.;

(c) să fie indicate în bugetul estimativ descris în Anexa II sau eligibile ca urmare a transferurilor bugetare realizate în conformitate cu Articolul I.3.3;

(d) să fie suportate în legătură cu Proiectul, așa cum este descris în Anexa II și necesare pentru implementarea acestuia;

(e) să fie identificabile și verificabile, în special înregistrate în evidențele contabile ale Beneficiarului și stabilite în conformitate cu standardele contabile aplicabile în țara în care își are sediul Beneficiarul și cu practicile contabile uzuale ale Beneficiarului;

(f) să respecte dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile;

(g) să fie rezonabile și justificate și să respecte principiul bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența;

(h) să nu fie acoperite de o contribuție pe unitate, așa cum se specifică în Secţiunea I a acestei Anexe.

II.2. Calcularea costurilor reale

A. Sprijin pentru nevoi speciale

(a) Calcularea grantului: grantul reprezintă rambursarea în proporție de 100% a costurilor eligibile suportate efectiv.

(b) Costuri eligibile: costuri care sunt în mod direct legate de: i) participanții cu dizabilități și persoanele însoțitoare sau ii) persoanele însoțitoare începând cu a 60-a zi de activitate și care sunt suplimentare față de costurile suportate printr-o contribuție pe unitate, astfel cum se menționează în secțiunea I din prezenta Anexă.

(c) Documente justificative: facturi ale costurilor reale suportate, în care se menționează denumirea și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii, precum și dovada plăţii.

B. Costuri excepționale

(a) Calcularea grantului: grantul reprezinta o rambursare în proporție de:

- 75% a costurilor eligibile suportate efectiv pentru subcontractarea sau achiziționarea de bunuri şi furnizarea unei garanții financiare,

- şi în proporție de 80% a costurilor eligibile pentru deplasări scumpe.

- până la maxim 50.000 €/proiect excluzând costurile unei garanții financiare, dacă este solicitată prin Contract.

(b) Costuri eligibile

- Subcontractare: subcontractarea și achiziționarea de bunuri și servicii, în măsura în care au fost solicitate de Beneficiar şi în măsura în care au fost aprobate de AN, în conformitate cu Anexa II.

- Garanția financiară: costurile legate de garanția de pre-finanțare depusă de Beneficiar în cazul în care o astfel de garanție este cerută de AN, așa cum se specifică în Articolul I.4.2 din Contract.

- Costuri pentru deplasarea cea mai economică, dar și cea mai eficace a participanţilor eligibili pentru care regula standard de finanţare nu acoperă cel puţin 70% din costurile eligibile. Costurile excepționale pentru deplasări cu cost ridicat înlocuiesc sprijinul standard din grant pentru deplasări.

- Costuri legate de amortizarea echipamentelor sau a altor bunuri (noi sau second-hand), așa cum sunt înregistrate în situațiile contabile ale Beneficiarului, cu condiția ca obiectul să fi fost achiziționat în conformitate cu Articolul II.10 și să fie amortizat în conformitate cu standardele internaționale de contabilitate și practicile contabile uzuale ale Beneficiarului. Costurile de închiriere sau de leasing ale echipamentelor sau ale altor active sunt, de asemenea, eligibile, cu condiția ca aceste costuri să nu depășească costurile de amortizare ale echipamentelor sau ale altor active similare și să nu includă niciun comision de finanțare. În cazul cumpărării, închirierii sau leasing-ului de echipamente, poate fi solicitată doar suma corespunzătoare intervalului de timp în care echipamentul a fost utilizat pentru proiect.

(c) Documente justificative:

- Subcontractare: facturi ale costurilor reale suportate, în care se menționează denumirea și adresa organismului care emite factura, suma, moneda și data facturii, precum și dovada plăţii.

- Garanția financiară: dovada costului garanției financiare emisă de organismul care oferă garanția Beneficiarului, specificând denumirea și adresa organismului care emite garanția financiară, suma și moneda costului garanției și să conțină data și semnătura reprezentantului legal al organismului care emite garanția.

- Costuri de amortizare: dovada de cumpărare, închiriere sau leasing al echipamentelor, aşa cum sunt înregistrate în situațiile contabile ale Beneficiarului, care să justifice faptul că aceste costuri corespund perioadei stabilite în Articolul I.2.2 din Contract; doar rata de utilizare reală pentru scopurile Proiectului poate fi luată în considerare.

- În cazul costurilor de deplasare: dovada plăţii costurilor aferente pe baza unor facturi în care se menționează denumirea și adresa organismului care emite factura, suma, moneda, data facturii și itinerariul.

III. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE A ACTIVITĂȚILOR PROIECTULUI

(a) Beneficiarul trebuie să se asigure că activităţile proiectului pentru care a primit finanţare sunt eligibile în concordanţă cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ pentru fiecare dintre Acţiunile cheie şi pentru fiecare domeniu.

(b) Activităţile derulate care nu sunt conforme cu regulile stabilite în Ghidul Programului Erasmus+ completate cu regulile stabilite în această Anexă vor fi

declarate ineligibile de AN, sumele aferente acestor activităţi trebuie rambursate integral. Rambursarea va acoperi toate categoriile bugetare pentru care a fost aprobată o finanţare în legatură cu activitatea care este declarată ineligibilă.

(c) Durata minimă eligibilă pentru activităţile de mobilitate din Ghidul Programului este durata minimă a activităţii, excluzând timpul pentru transport.

IV. REGULI ȘI CONDIȚII PENTRU REDUCEREA GRANTULUI PENTRU IMPLEMENTARE NECORESPUNZĂTOARE, PARȚIALĂ SAU CU ÎNTÂRZIERE

 Implementarea necorespunzătoare, parțială sau cu întârziere a Proiectului va fi stabilită de AN pe baza:

o Raportului final transmis de Coordonator și organizațiile partenere;

o Produselor și rezultatelor realizate în cadrul Proiectului;

 De asemenea, AN poate lua în considerare informații primite din orice altă sursă relevantă, care dovedesc că Proiectul nu este implementat în conformitate cu prevederile contractuale. Alte surse de informații pot include vizite de monitorizare, verificarea aprofundată a documentelor sau verificări la fața locului efectuate de AN.

 Raportul final va fi evaluat pe baza unor criterii referitoare la calitate și va primi un punctaj dintr-un total maxim de 100 de puncte. Dacă scorul acordat raportului final este mai mic de 50 de puncte, AN poate reduce valoarea grantului final din cauza implementării necorespunzătoare, parțiale sau cu întârziere a Proiectului, chiar dacă toate activitățile raportate au fost eligibile și au fost realizate efectiv.

 Raportul final, produsele și rezultatele vor fi evaluate de AN, utilizându-se un set comun de criterii de calitate axate pe:

o Măsura în care proiectul a fost implementat în conformitate cu cererea de finanțare aprobată

o Calitatea activităților realizate și relevanța acestora față de obiectivele proiectului

o Calitatea produselor și a rezultatelor realizate

o Rezultatele învățării și impactul asupra participanților

o Măsura în care proiectul s-a dovedit a fi inovator/complementar altor inițiative

o Măsura în care proiectul a dovedit o valoare adăugată la nivelul UE

o Măsura în care proiectul a pus în aplicare măsuri eficiente de asigurare a calității activităților, precum și măsuri de evaluare a rezultatelor obținute

o Impactul asupra organizațiilor participante

o În cazul activităților de învățare, predare și formare: calitatea măsurilor practice puse în aplicare în sprijinul mobilității, în ceea ce privește pregătirea, monitorizarea și susținerea participanților pe parcursul activității lor de mobilitate, calitatea măsurilor puse în practică pentru recunoașterea / validarea rezultatelor învățării participanților

o Calitatea și anvergura activităților de diseminare desfășurate

o Impactul potențial mai larg al proiectului asupra persoanelor și organizațiilor în afara celor care participă direct la proiect

 Reducerea grantului pentru implementarea necorespunzătoare, parțială sau cu întârziere va fi aplicată la valoarea finală a grantului (totalul cheltuielilor eligibile) și poate fi de:

o 25% dacă raportul final obține un scor cuprins între cel puțin 40 puncte și sub 50 de puncte;

o 50% dacă raportul final obține un scor cuprins între cel puțin 25 puncte și sub 40 de puncte;

o 75% dacă raportul final obține un scor sub 25 de puncte.

V. CONTROALE APLICATE BENEFICIARULUI ȘI REGLEMENTĂRI PRIVIND DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

În conformitate cu Articolul II.27 din Anexa I a Contractului - Condiții Generale, Beneficiarul poate face obiectul unor controale și audituri vizând Contractul. Controalele și auditurile au ca scop să verifice dacă Beneficiarul a folosit finanțarea conform regulilor stabilite în Contract și pentru a fi stabilită valoarea finală a grantului la care are dreptul Beneficiarul.

Verificarea rapoartelor finale va fi realizată pentru toate proiectele. În plus, proiectul poate face obiectul unei verificări aprofundate (la sediul AN) sau unui control la faţa locului (la sediul organizației Beneficiare) în cazul în care Contractul este inclus în eşantionul AN solicitat de Comisia Europeană sau dacă AN a selectat Contractul pentru o verificare bazată pe o analiză de risc.

Pentru verificarea raportului final şi verificarea aprofundată, Beneficiarul trebuie să furnizeze copii ale documentelor justificative menționate în această Anexă la secţiunea I.2, cu excepția cazului în care AN solicită prezentarea originalelor. AN va returna Beneficiarului documentele justificative originale, după analizarea acestora. Dacă Beneficiarul nu este autorizat din punct de vedere juridic să transmită AN documentele originale pentru raportul final sau verificările aprofundate, Beneficiarul în cauză poate transmite o copie a acestora.

Toate documentele aferente plăților efectuate din grantul alocat în baza Contractului trebuie să conțină mențiunea : „plătit din Contractul nr ”.

AN poate solicita Beneficiarului să furnizeze, pentru orice tip de verificare, documente justificative suplimentare sau dovezi care sunt solicitate de regulă pentru un alt tip de control, așa cum se menționează în Art.II.27 din Condiții Generale.

Printre diferitele tipuri de verificări se numără următoarele:

a) Verificarea raportului final

Verificarea raportului final este derulată în etapa finală de raportare la sediul AN și are ca scop stabilirea valorii finale a grantului la care are dreptul Beneficiarul.

Beneficiarul trebuie să transmită către AN un raport final prin intermediul Mobility Tool+ care să includă următoarele informații privind cheltuirea grantului:

o Contribuții pe unitate cheltuite pentru categoriile bugetare:

- Managementul și implementarea proiectului

- Transport

- Sprijin individual

- Sprijin lingvistic

o Costuri reale realizate pentru categoria bugetară:

- Sprijin pentru nevoi speciale

o Costuri reale realizate și documentele justificative menționate în Secțiunea II a acestei Anexe pentru categoria bugetară:

- Costuri excepționale.

o Rezultatele proiectului, care trebuie să fie încărcate pe Platforma de diseminare Erasmus+.

b) Verificarea aprofundată

Verificarea aprofundată constă în verificarea documentelor justificative efectuată la sediul AN, care poate avea loc în etapa de verificare a raportului final sau ulterior. La cerere, Beneficiarul trebuie să pună la dispoziția AN documentele justificative pentru toate categoriile bugetare.

c) Verificări la fața locului

Verificările la fața locului sunt efectuate de AN la sediul Beneficiarului sau la oricare altă locație relevantă pentru implementarea Proiectului. În timpul verificărilor la faţa locului, Beneficiarul trebuie să pună la dispoziția AN spre analiză documentele justificative originale prevăzute pentru verificarea raportul final și pentru verificările aprofundate.

Există două tipuri de verificări la fața locului:

o Verificare la fața locului pe parcursul implementării proiectului

Această verificare este derulată pe parcursul implementării Proiectului în vederea verificării în mod direct de către AN a realității și eligibilității activităților și participanților.

o Verificare la fața locului după finalizarea proiectului

Această verificare este realizată după încheierea Proiectului, și, de regulă, după verificarea raportului final.

Complementar punerii la dispoziție a tuturor documentelor justificative, Beneficiarul trebuie să ofere accesul AN în vederea verificării înregistrării cheltuielilor proiectului în evidențele sale contabile.