Contract
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 0 |
Cod : ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE |
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 1 |
1. INDICATORUL MODIFICĂRILOR ŞI APROBĂRILOR
REVIZIA | ||||
DATA APLICĂRII | REDACTAT | VERIFICAT | APROBAT | |
Director Operațiuni | Director Financiar | Director General | ||
ED.: 1 | ||||
REV.: 0 | ||||
DATA: 15.08.2021 | ||||
ED.: | ||||
REV.: | ||||
DATA: | ||||
ED.: | ||||
REV.: | ||||
DATA: | ||||
ED.: | ||||
REV.: | ||||
DATA: | ||||
ED.: | ||||
REV.: | ||||
DATA: | ||||
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 2 |
2. SCOP
Reglementarea modalității de încheiere a Contractelor de prestări servicii pentru colectarea, reciclarea sau valorificarea cu recuperare de energie a deșeurilor de ambalaje, din flux industrial - comercial
3. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica la încheierea contractelor de prestări servicii de către persoanele cu responsabilități în acest sens în cadrul S.C. ECOREP GROUPS.A.. Prezenta procedura se aplica inclusiv actelor adiționale și contractelor de subcontractare adiacente contractelor.
4. REFERINTE NORMATIVE
Legislație specifică.
5. TERMENI ȘI DEFINITII
Colectori/Reciclatori/Valorificatori S.C. ECOREP GROUPS.A. – Persoane juridice care doresc încheierea unor contracte ce au drept scop asigurarea îndeplinirii responsabilităților care le revin acestora potrivit art. 20 alin (4) lit b) din Legea nr. 249/2015, cu modificările și completările ulterioare.
Managementul companiei este format din: Director General, Manager Operațiuni – Flux Comercial-Industrial, Manager Operațiuni - Flux Municipal, Director Financiar.
Act adițional – reprezintă documentul scris prin care se modifica clauzele contractuale; actul adițional se încheie intre aceleași părți la contractul pe care il modifica și se semnează de persoane cu aceleași poziții/funcții ca cele care au semnat contractul; modificările din actul adițional sunt valabile de la data semnării actului adițional sau de la o alta data, conform înțelegerii părților.
Anexa – reprezintă documentul scris care clarifica și detaliază aspectele contractuale (de exemplu aspecte tehnice, liste de preturi, declarații, etc) și fac parte din contractul la care sunt anexate. Anexele nu au valoare de act adițional și nu pot produce efecte decât atașate unui contract sau act adițional, după caz.
Contract – reprezintă documentul care creează o obligație valabila intre părți.
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 3 |
Responsabilul de contract – este persoana care se ocupa de întocmirea, negocierea contractului și obținere aprobărilor interne în vederea semnării contractului.
Semnatarul contractului – este persoana împuternicita conform actului constitutiv sau a împuternicirilor primite de la administratorul societății pentru a semna în numele S.C. ECOREP GROUPS.A. și a o angaja în mod legal.
Tarifele contractului – reprezintă valorile prevăzute în anexa la contract sau în documente subsecvente respectiv acte adiționale care sunt parte la contract prin care se stabilesc acestea.
6. ABREVIERI
Orice tip de contract ce are drept scop prestări de servicii colectori/reciclatori/valorificatori – Xxx.XX
7. RESPONSABILITATI
Prezenta procedura se revizuiește o data pe an sau ori de cate ori este necesar.
Managementul companiei este responsabil pentru conținutul acestei
proceduri și pentru a se asigura ca aceasta este respectata.
Consilierul Juridic este responsabil pentru legalitatea clauzelor XXX.XX și pentru soluționarea obiecțiilor contractuale emise de către client.
Directorul operațional este responsabil pentru derularea procesului de încheiere a XXXX.XX, precum și de introducerea corecta a datelor din contract în baza de date și pentru urmărirea procesului de modificare și completare a contractului și pana la rezilierea acestuia.
Contabilul din cadrul Departamentului Financiar este responsabil pentru verificarea situației financiare a Beneficiarilor înaintea semnării contractului XXX.XX.
Contabilul din cadrul Departamentului Financiar este responsabil pentru verificarea soldului Beneficiarilor în cazul rezilierii Xxx.XX.
Contabilul din cadrul Departamentului Financiar va verifica în cazul fiecărui contract în parte în ce măsura se respecta politica de preturi a societății.
Manager Operațiuni va depune la secretariat contractele semnate în vederea transmiterii către Beneficiar și se va asigura ca acestea ajung în posesia Beneficiarului. Data la care exemplarele de contract au fost transmise la secretariat va fi menționată în fisa client, în care se va trece totodată și data la care a fost remis exemplarul semnat de către Beneficiar.
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 4 |
8. ACTIUNI
8.1. Selectarea operatorilor economici autorizați pentru colectarea / reciclarea / valorificarea deșeurilor de ambalaje
In urma evaluării de către personalul desemnat a documentelor justificative prezentate de furnizor precum și prin deplasarea la punctul/punctele de lucru autorizate ale furnizorului se va constata daca activitatea autorizata este sustenabilă și conformă cu autorizația de mediu.
Criteriile ce trebuie îndeplinite de Prestator și documentele justificative pe care furnizorul trebuie sa le prezinte sunt:
Nr. Crt. | Criteriul | Justificare |
1 | Prestatorul trebuie să fie înregistrat ca persoana juridica. | Copie după certificatul de înregistrare emis de ORC din care sa reiasă codul CAEN al activității principale |
2 | Prestatorul trebuie sa fie autorizat din punct de vedere al protecției mediului pentru activitatea de colectare / reciclare / valorificare | Copie după autorizația de mediu pentru fiecare punct de lucru, valabilă pentru încă minim 3 luni de la data încheierii contractului |
3 | Capacitatea tehnico-organizatorica a Prestatorului | Deplasare la punctul/punctele de lucru ale Prestatorului in vederea verificării capacității tehnico-organizatorice de a presta serviciul de colectare/valorificare/reciclare |
4 | Capacitatea prestatorului de colectare/reciclare/valorificare | Declarație pe propria răspundere privind capacitatea de colectare a administratorului Prestatorului, întocmită la data semnării contractului |
5 | Cantitățile raportate sunt pentru îndeplinirea obiectivelor de reciclare/valorificare | Declarație pe propria răspundere a administratorului Prestatorului, întocmită la data semnării contractului |
6 | Capacitatea Prestatorului de a dovedi trasabilitatea deșeurilor de ambalaje colectate, | Declarație lunară pe propria răspundere a administratorului Prestatorului, privind |
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 5 |
până la operatorii economici reciclatori / valorificatori | garantarea trasabilității deșeurilor de ambalaje raportate |
Lipsa cel puțin a unuia dintre documentele justificative menționate duce la excluderea din procesul de selectare.
8.2. Înregistrarea Xxx.XX.
Xxx.XX se înregistrează de către Manager Operațiuni în „Registrul de atribuire a numerelor de contracte” constituind numărul documentului. În același registru se vor trece și actele adiționale.
Se transmite către Consilier Juridic
Consilierul Juridic transmite către Manager Operațiuni, Director Financiar
Se colectează obiecțiile de către Consilierul Juridic primite de la Executant, Director Xxxxxxxxx și Director HR și se modifica clauzele contractuale în concordanta cu obiecțiunile făcute.
8.3. Conformitatea Xxx.XX
Persoanele responsabile pentru analiza Xxx.XX sunt Manager Operațiuni, Consilierul Juridic, Directorul Financiar.
Manager Operațiuni verifica:
- datele de identificare ale Beneficiarului menționate în preambul sa fie complete și corecte;
- corectitudinea completării anexelor din Xxx.XX.
- perioada pentru care sunt transmise datele este acoperita de perioada de valabilitate a contractului;
- respectarea unității de măsura din anexe;
- existenta semnăturii și stampilei Beneficiarului. Consilierul Juridic analizează legalitatea Xxx.XX.
8.4. Semnarea Xxx.XX
După înregistrare și analiza, Manager Operațiuni asigura semnarea Xxx.XX de
către părțile interesate.
După înregistrare în baza de date, un exemplar al Xxx.XX se îndosariază în dosarul clientului.
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 6 |
Toate activitățile descrise în prezenta procedura trebuie sa se finalizeze în termen de 5 zile de la data înregistrării Xxx.XX în evidentele societății. Exemplarele în original purtând toate semnăturile se vor îndosaria și păstra la departamentul Comercial-Industrial/Municipal. Persoanele autorizate sa acceseze dosarele sunt semnatarii contractului și Manager Operațiuni.
8.5. Revizuirea contractului
Orice modificare legislativa care ar avea efect asupra desfășurării activității va duce la revizuirea contractului. Modificările vor fi aduse la cunoștință prin acte adiționale sau prin încheierea unui nou contract cel vechi urmând ași pierde valabilitatea.
8.6. Soluționarea obiecțiilor contractuale.
Obiecțiile emise de către Beneficiar/Prestator privind prevederile contractuale se transmit către Consilierul Juridic spre analiza și în vederea modificării clauzelor contractuale.
Se reia procedura de al 8.1.
În cazul în care obiecțiile emise de Beneficiar/Prestator sunt acceptate de către conducerea S.C. ECOREP GROUPS.A. prin modificarea anumitor prevederi ale XXX.XX, în momentul analizei XXX.XX, Consilierul Juridic redactează forma finala și o avizează spre legalitate.
8.7. Semnarea și arhivarea contractului
Contractul va fi semnat de către persoana împuternicita sa semneze și sa
reprezinte societatea, aceasta fiind:
- Directorul General;
- persoana împuternicita de către Consiliul de Administrație.
Arhivarea contractelor se face electronic și fizic în original conform legislației în vigoare.
9. INREGISTRARI
S.C. ECOREP GROUP S.A. | PROCEDURA OPERAȚIONALĂ | Cod: ECR - 02 |
INCHEIEREA CONTRACTELOR CU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZATI PENTRU COLECTAREA /RECICLAREA/VALORIFICAREA DESEURILOR DE AMBALAJE | Ediția: 1 | |
Revizia: | ||
Exemplar Nr.: 1 | ||
Data: 15.08.2021 | ||
Pagina: 7 |
Nr. crt. | Denumire formular | Cod formular | Inițiat de | Circulă la | Durata de arhivare (ani) |
1. | Contract de prestări servicii pentru ....... | F-PO -01.01 | Responsabil contract | Responsabil contract + beneficiar | 5 |
2. | Registru contracte | F-PO -01.02 | Responsabil contract | Contracte | 5 |
3. | Fișă de analiza contract | F-PO -01.03 | Responsabil contract | Conducere | 5 |
4. | Tabel evidență autorizații de mediu | F-PO -01.03 | Responsabil contract | Responsabil contract | 5 |