ANEXA DATA PROTECTION LA CONTRACTELE INCHEIATE DE AAA-PE SUPORT HARTIE
ANEXA DATA PROTECTION LA CONTRACTELE INCHEIATE DE AAA-PE SUPORT HARTIE
ANEXA Nr......................... la Contractul nr...........................
PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
AAA prelucreaza datele cu caracter personal, in conditii tehnice si organizatorice de securitate adecvata, prelucrarea efectuandu-se cu respectarea legislatiei in vigoare.
AAA prelucreaza datele cu caracter personal primite de la persoanele vizate sau de la reprezentantii acestora, cu ocazia derularii raporturilor comerciale/contractuale.
Datele cu caracter personal sunt colectate fie numai cu acordul/acceptul dumneavoastra, daca sunt oferite cu buna stiinta, de buna voie, din proprie initiativa, fie la solicitarea AAA de exemplu prin documente pre-contractuale si/sau documente contractuale.
In vederea executarii contractului incheiat cu AAA , realizarii obiectului de activitate si desfasurarii activitatii curente (ca interese legitime) ale AAA precum si aplicarii prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal (legislatia interna si dreptul comunitar), AA are obligatia de a administra in conditii de siguranta si numai pentru scopul specificat, datele personale furnizate.
AAA nu va prelucra datele personale decat in masura in care acest demers este necesar indeplinirii scopurilor mai jos mentionate, cu respectarea masurilor legale de securitate si confidentialitate a datelor.
Prelucrarea datelor cu caracter personal reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni, care se efectueaza asupra datelor dumneavoastra cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea, sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, blocarea, stergerea, distrugerea, arhivarea.
In contextul derularii activitatii comerciale/contractuale, inclusiv desfasurarii activitatii curente a AAA, precum si in contextul indeplinirii obligatiilor legale, va putem solicita anumite date cu caracter personal, precum: numele si prenumele, semnatura, telefon/fax, adresa de domiciliu/resedinta, e-mail, profesie, loc de munca, functia, etc. Trebuie vazut daca prelucrati si alte date
Persoanele (vizate) ale caror date pot fi prelucrate de catre AAA, exclusiv in scopurile mai jos mentionate sunt, dupa caz:
Clientii persoane fizice ai AAA, reprezentantii/imputernicitii acestora, legali sau conventionali;
Reprezentantii/imputernicitii/persoanele de contact de afaceri (parteneri de afaceri/contractuali, furnizori, prestatori de servicii,etc.-actuali, fosti sau potentiali) si ai institutiilor/autoritatilor publice.TEXTUL TREBUIE ADAPTAT IN FUNCTIE DE TIPUL DE CLIENT
Persoanele vizate sunt obligate sa furnizeze date complete, actualizate si corecte. Refuzul de a furniza astfel de date poate determina imposibilitatea derularii relatiei contractuale/de afaceri si/sau imposibilitatea furnizarii serviciilor/produselor AAA
Prin citirea prezentelor prevederi, si/sau semnarea oricarui document prin care sunt furnizate date personale catre AAA ori prin furnizarea datelor personale in vederea accesarii serviciilor/produselor AAA, persoanele vizate sunt informate si/sau isi exprima in mod expres consimtamantul (prin manifestarea expresa a optiunii in situatia prelucrarii in scop de marketing direct) cu privire la prelucrarea datelor personale in conformitate cu dispozitiile legale privind protectia datelor cu caracter personal (legislatia interna si dreptul comunitar-UE).
Scopul colectarii datelor cu caracter personal este, dupa caz:
Executarea contractului, derularea activitatii comerciale a AAA ;
Facturarea si incasarea valorii serviciilor oferite de AAA ;
Marketing, promovare, reclama, publicitate, concursuri, loterii publicitare, inclusiv transmiterea de oferte comerciale generale sau personalizate, dezvoltarea si imbunatatirea serviciilor (in situatia in care persoanele vizate isi exprima consimtamantul pentru prelucrarea datelor personale in acest scop);
Management operational;
Gestionarea relatiilor cu clientii; comunicarea comerciala cu clientii/furnizorii prin orice mijloc de comunicare;
Indeplinirea obligatiilor legale incidente;
Comunicarea cu organismele/autoritatile/institutiile publice sau de interes public;
Activitati de audit si control/supraveghere;
Arhivare, scopuri statistice;
Colectare debite/Recuperare debite restante;
Solutionarea disputelor si litigiilor, punerea in executare a unor hotarari judecatoresti, arbitrale, ordine judecatoresti, etc. TEXTUL POAT FII ADAPTAT LA NECESITATILE SI SPECIFICUL ACTIVITATILOR
AAA va considera toate informatiile colectate de la dumneavoastra ca fiind confidentiale si nu le va partaja cu terti (cu exceptia destinatarilor descrisi mai jos) fara consimtamantul dumneavoastra expres si anterior.
Destinatarii datelor pot fi chiar persoanele (vizate) care au furnizat datele persoane, dupa cum urmeaza:
Clienti persoane fizice ai ACCES FINANCIAL SERVICES – IFN SA (actuali, fosti sau potentiali), reprezentanti/imputerniciti acestora, legali sau conventionali (pentru scopul derularii raporturilor comerciale/contractuale);
Furnizori, prestatori si alte entitati juridice-parteneri de afaceri/contractuali ai AAA, autoritati/institutii publice.
Destinatarii (altii decat persoanele vizate) datelor pot fi, dupa caz:
autoritati publice centrale si locale, autoritati judecatoresti, politie, parchet (in limitele prevederilor legale si/sau ca urmare a unor cereri expres formulate), societati bancare, executori judecatoresti, societati de asigurare si reasigurare, organizatii de cercetare a pietei (scop statistic) etc.
Prelucrarea datelor cu caracter personal in scop promotional (marketing direct)
Prelucrarea datelor cu caracter personal in scop promotional (marketing direct) reprezinta un scop aditional prelucrarii datelor personale in vederea executarii contractului si nu conditioneaza realizarea obiectului prezentului contract (ex: furnizarea/prestarea serviciilor). In aceasta situatie, prelucrarea datelor cu caracter personal se va realiza doar cu consimtamantul dumnevoastra expres, neechivoc, liber, informat si anterior exprimat.
Datele cu caracter personal furnizate de dumneavoastra (cum ar fi: nume si prenume, adresa de e-mail, nr. fax, nr. telefon mobil/fix) vor putea fi prelucrate de AAA, doar cu consimtamantul dumnevoastra expres, neechivoc, liber, informat si anterior exprimat, in anumite cazuri, cu respectarea drepturilor dvs., in special a dreptului de informare si opozitie, in urmatoarele scopuri: marketing direct, concursuri, loterii publicitare, efectuarea de comunicari comerciale pentru serviciile/produsele AAA, inclusiv cele dezvoltate impreuna cu un partener AAA, prin orice mijloc de comunicare, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicatii electronice. Datele cu caracter personal furnizate de persoanele vizate vor putea fi folosite in scop promotional (marketing) si pentru produsele sau serviciile altor parteneri ai AAA, cu respectarea drepturilor persoanelor vizate.
Persoanele vizate isi pot exercita dreptul de prevenire a unei asemenea prelucrari prin selectarea casetelor adecvate din formularele/documentele utilizate pentru colectarea datelor cu caracter personal.
Prelucrarea unui numar de identificare national - (codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate, numarul pasaportului, al permisului de conducere, numarul de asigurare sociala de sanatate)
Prelucrarea unui numar de identificare national, inclusiv prin colectarea sau dezvaluirea documentelor ce il contin, se poate efectua in situatiile prevazute de art. 6 alin. (1) din GDPR (baza legala a prelucrarii – toate temeiurile legala prevazute de Regulament)
Prelucrarea unui numar de identificare national, inclusiv prin colectarea sau dezvaluirea documentelor ce il contin, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, se efectueaza cu instituirea de catre operator a urmatoarelor garantii:
a) punerea in aplicare de masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru respectarea, in special, a principiului reducerii la minimum a datelor, precum si pentru asigurarea securitatii si confidentialitatii prelucrarilor de date cu caracter personal, conform dispozitiilor art.32 dinGDPR;;
b) numirea unui responsabil pentru protectia datelor, in conformitate cu prevederile GDPR;
c) stabilirea de termene de stocare in functie de natura datelor si scopul prelucrarii, precum si de termene specifice in care datele cu caracter personal trebuie sterse sau revizuite in vederea stergerii;
d) instruirea periodica cu privire la obligatiile ce le revin a persoanelor care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, prelucreaza date cu caracter personal.
Trebuie vazut daca prelucrati asemenea date!!!!!
Prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul sistemelor de supraveghere video, in cazul accesului persoanelor vizate in sediul AAA .
AAA, prin intermediul sistemelor de supraveghere video, prelucreaza datele cu caracter personal, respectiv imaginea si alte informatii ce permit identificarea persoanelor vizate.
Scopul prelucrarii datelor personale consta in: monitorizarea/securitatea persoanelor, spatiilor si/sau bunurilor private, prevenirea si combaterea infractiunilor, indeplinirea obligatiilor legale si realizarea intereselor legitime.
Informatiile inregistrate sunt destinate utilizarii de catre AAA şi pot fi comunicate numai urmatorilor destinatari: persoana vizata, reprezentantii legali/imputernicitii persoanei vizate, reprezentantii autorizati AAA, organele de urmarire/cercetare penala, instante judecatoresti, in conformitate cu prevederile legislatiei interne si comunitare aplicabile activitatii desfasurate de AAA
Durata de stocare a datelor obtinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate. La expirarea termenului inregistrarile se distrug sau se sterg.
In relatia cu AAA, persoanele vizate, beneficiaza conform prevederilor legale aplicabile de urmatoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor, dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie si procesul individual automatizat.
Durata prelucrarii datelor cu caracter personal
in vederea realizarii scopului mentionat, AAA va prelucra datele cu caracter personal pe toata perioada de desfasurare a activitatilor AAA, pana in momentul in care persoana vizata, sau reprezentantul legal, va manifesta dreptul de opozitie/ de stergere, isi va retrage consimtamantul in cazul prelucrarii datelor cu caracter personal in scop de marketing direct (cu exceptia situatiei in care AAA prelucreaza datele in baza unei obligatii legale sau justifica un interes legitim). Ulterior incheierii operatiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal, in scopul pentru care au fost colectate, daca persoana vizata sau reprezentantul legal al acesteia nu va manifesta dreptul de opozitie/de stergere, conform legii, si/sau nu isi va retrage consimtamantul in caz de marketing direct, aceste date vor fi arhivate de catre AAA pe durata de timp prevazuta in procedurile interne AAA si/sau vor fi distruse.
Transferurile de date in afara spatiului UE si al Zonei Economice-Europene se pot face numai in conditiile prevazute de legislatia specifica nationala si UE privind protectia persoanelor vizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestora.
Prin citirea si semnarea prezentului contract/document, Persoanele vizate confirma ca au fost informate cu privire la drepturile de care beneficiaza, conform prevederilor legale aplicabile, respectiv: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor, dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie si procesul individual automatizat. Atunci cand prelucrarea se realizeaza pe consimtamant, persoanele vizate au dreptul, de a-si retrage consimtamantul in orice moment in forma scrisa, adresata AAA, in conditiile legislatiei aplicabile, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.
Persoanele vizate au dreptul de a se opune in orice moment, in mod gratuit si fara nicio justificare, prelucrarii datelor personale in scop de marketing direct, utilizand, daca este cazul, functia de dezabonare inclusa in materialele de marketing.
Pentru celelalte scopuri, persoanele vizate au dreptul de a se opune, in orice moment, in mod gratuit, ca datele cu caracter personal pe care le furnizeaza catre AAA sa faca obiectul unei prelucrari, cu mentionarea datelor si scopului avute in vedere, numai pentru motive intemeiate si legitime, legate de situatia sa particulara, cu exceptia cazurilor in care AAA demonstreaza ca are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza intereselor, drepturilor si libertatilor persoanei vizate sau ca scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta. In caz de opozitie nejustificata, AAAA este indreptatita sa prelucreze in continuare datele in cauza.
Prin citirea acestui document persoanele vizate au luat la cunostinta si inteleg faptul ca datele cu caracter personal furnizate catre AAA constituie elemente determinante pentru derularea activitatii comerciale/contractuale si/sau accesarea serviciilor oferite de AAA
In cazul in care, persoanele vizate, direct sau prin reprezentant, isi exercita drepturile mentionate mai sus, in mod vadit nefondat, nejustificat sau excesiv, in special din cauza caracterului lor repetitiv, AAA poate:
fie sa perceapa o taxa rezonabila tinand cont de costurile administrative pentru furnizarea informatiilor sau a comunicarii sau pentu luarea masurilor solicitate;
fie sa refuze sa dea curs cererii.
Pentru exercitarea acestor drepturi, dumneavoastra va puteti adresa Responsabilului cu protectia datelor din cadrul AAA cu o cerere scrisa, datata si semnata la adresa de e-mail:xxxx.xxxxxxxxxx@XXX.xx sau la urmatoarea adresa de corespondenta: AAA, Bucuresti, .........nr......, Sect. ....cod postal ......, CP ....
Prin semnarea prezentului contract, dumneavoastra confirmati ca ati citit, ati fost informat/ta corect, complet, precis, ati luat la cunostinta, intelegeti pe deplin si sunteti de acord cu:
- prevederile cuprinse in prezentul document;
- faptul ca prelucrarea de date cu caracter personal, astfel cum este specificata in legislatia in vigoare, precum si in prezentul document va fi efectuata in toate cazurile, atat pentru executarea prezentului contract, indeplinirea obligatiilor legale ori pentru realizarea intereselor legitime ale AAA, cat si in baza consimtamantului manifestat de dumneavoastra, in mod expres, neechivoc, liber si informat ( in cazul prelucrarii datelor personale in scop de marketing direct);
- faptul ca AAA nu va prelucra datele dumneavoastra personale decat in masura in care acest demers este necesar scopurilor mentionate in prezentul document, cu respectarea masurilor legale de securitate si confidentialitate a datelor.
De asemenea, prin citirea si semnarea acestui document, declar ca sunt informat asupra drepturilor mele prevazute de legislatia specifica privind protectia datelor cu caracter personal.
Totodata, imi exprim, pe baza optiunii de mai jos, consimtamantul in mod expres, neechivoc, liber si informat cu privire la prelucrarea datelor mele cu caracter personal, in scop de marketing direct:
DA NU
Nume, Prenume....................
Semnatura............................ Client PF/Reprezentant Legal/Conventional PJ
DA NU
Nume, Prenume....................
Semnatura............................Persoana de contact PJ
AAA DENUMIREA/NUMELE PARTII CONTRACTANTE
Nume, Prenume Numele reprezentantului.......
Director General/Administrator Functia.....
...................................................................................................................
Numele si Functia altor persoane autorizate prin semnatura din partea partilor contractante