ANEXA NR.2. LA CONTRACTUL-COMANDA DE TRANSPORT ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
ANEXA NR.2. LA CONTRACTUL-COMANDA DE TRANSPORT ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
PARTILE CONTRACTULUI-COMANDA DE TRANSPORT, fiind in continuare numite in mod individual „Partea” sau
„Partile”, „Transportator”, respectiv „Beneficiar”. In cadrul prezentului acord, ambele parti au calitatea de operator. Termenii utilizați în cadrul acordului sunt definiți prin Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European.
ART.1. OBIECTUL ACORDULUI
1.1. Obiectul prezentului acord este reprezentat de stabilirea modului si modalitatilor in care fiecare parte va prelucra datele cu caracter personal ale celeilalte parti.
1.2. Fiecare dintre parti va realiza activitatile de prelucrare a acestor date in conformitate cu prevederile legale in vigoare, aplicabile momentului procesarii.
ART.2. SCOPUL SI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRARII
2.1. Partile vor putea prelucra datele cu caracter personal ale angajatilor si/sau altor beneficiari sau reprezentantilor desemnati de Parti in conformitate cu prevederile legale aplicabile si:
a) In scopul indeplinirii obligatiilor asumate de catre parti prin contract pentru acordarea serviciilor contractate.
b) In scopul transmiterii de comunicari/instiintari/notificări angajatilor si/sau altor beneficiari desemnati de parti si/sau reprezentantilor partilor referitoare la prestarea serviciului si scadenta la plata a facturilor.
2.2. Alte scopuri in care mai pot fi utilizate datele cu caracter personal ale Partilor, in situatii specifice, sunt următoarele:
a) In scopul executarii contractului-comanda de transport.
b) In scopul colectarii debitelor/ recuperarii debitelor restante, daca este cazul.
c) In scopul soluționării disputelor si litigiilor, punerea in executare a unor hotarari judecatoresti, arbitrale, ordine judecatoresti etc., daca este cazul.
2.3. Temeiul juridic al prelucrarii este conform:
a) Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract".
b) Art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului".
c) Art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta".
ART.3. CATEGORII DE DATE SUPUSE PRELUCRARII
3.1. Datele care urmeaza a fi prelucrate de catre parti in scopurile mentionate sunt urmatoarele:
a) Nume, prenume, semnatura, functie, telefon, adresa, adresa de e-mail, cont IBAN, diverse date privind societatea comerciala(CUI/VAT, etc).
3.2. In situatii specifice pentru scopurile menționate mai pot fi solicitate si alte date cum ar fi datele din cartea de identitate/ cartea de identitate provizorie/ buletinul de identitate/ pasaportul/ pasaport diplomatic/ permis de sedere temporara in Romania/ certificat de nastere sau altele.
ART.4. VALABILITATE
4.1. Prezentul acord isi produce efectele de la data semnarii lui de catre parti si va ramane in vigoare pe toata perioada in care acestea vor face prelucrări de date cu caracter personal in temeiul contractului-comanda de transport.
ART.5. PRELUCRAREA DATELOR SI OBLIGATIILE PARTILOR PRIVIND CONFORMITATEA PRELUCRARII
5.1. Partile se obliga sa respecte prevederile aplicabile privind protectia datelor cu caracter personal, inclusiv prevederile GDPR, ale legislatiei de punere in aplicare.
5.2. Datele cu caracter personal ale angajatilor partilor si/sau ale altor beneficiari desemnati de acestea si/sau reprezentantilor acestora vor fi colectate de catre parti in contextul furnizarii serviciilor conform contractului.
5.3. Partile vor divulga doar acele date personale pe care sunt autorizate sau pentru care au dreptul, conform prevederilor legale aplicabile şi a contractului-comanda de transport la care sunt parti, sa le divulge, asigurandu-se ca există un temei legal adecvat pentru prelucrarea datelor si asigurand informarea adecvata a persoanelor vizate cu privire la dezvaluirea datelor lor cu caracter personal, conform contractului-comanda de transport.
5.4. Partile convin sa nu divulge in nicio imprejurare alte date cu caracter personal in legatura cu angajatii partilor si/sau alti beneficiari desemnati de acestea si/sau reprezentantii acestora decat cele necesare pentru executarea contractului-comanda de transport.
5.5. Fiecare dintre parti va implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale ale celeilalte parti impotriva prelucrării neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale si care oferă un nivel de securitate corespunzator.
5.6. Partile se vor asigura ca accesul la datele cu caracter personal ale beneficiarilor este limitat la personalul implicat în executarea contractului-comanda de transport si/sau persoanele imputernicite in mod special de catre fiecare dintre ele.
5.7. Partile vor urmari reducerea volumului de date prelucrate numai la acele date strict necesare fiecarui scop specific de prelucrare.
5.8. Partile se obliga sa garanteze seriozitate tuturor angajatiilor si a personalului oricarei alte persoane similare subcontractate (subcontractantul seviciilor de prelucrare), care accesează date cu caracter personal.
5.9. Partile sunt responsabile, conform prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal aplicabile, sa informeze in mod corespunzator persoanele vizate cu privire la propriile operatiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, inclusiv cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal in baza contractului.
5.10. Drepturile partilor vizate sunt în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European. Partile se vor informa reciproc cu privire la:
a) Orice solicitari sau plangeri de la persoanele vizate cu privire la prelucrarea datelor lor personale sau
b) Orice solicitari sau plangeri de la terti cu privire la prelucrarea datelor personale de catre parti, sau
c) Orice solicitări din partea autoritatilor pentru acces la informare cu privire la prelucrarea datelor personale efectuata de catre Parti in contextul contractului.
ART.6. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
6.1. Partile au obligatia de a institui si mentine in permanenta masuri de securitate tehnice si organizatorice adecvate, pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale sau a pierderii accidentale, deteriorării, modificarii, dezvăluirii sau accesului neautorizat, in special atunci cand prelucrarea implica transmiterea de date printr-o retea, precum si impotriva oricaror alte forme ilegale de prelucrare.
6.2. Partile trebuie sa intreprinda masuri tehnice si organizatorice adecvate, pentru a proteja securitatea oricaror retele sau servicii de comunicații electronice sau utilizate pentru transferul sau transmiterea datelor cu caracter personal (inclusiv măsuri menite să asigure secretul comunicațiilor și accesul neautorizat la orice computer sau sistem, garantandu-se astfel securitatea comuncatiilor).
ART.7. INCIDENTE DE SECURITATE A DATELOR PERSONALE SI CERINTE DE NOTIFICARE
7.1. Oricare dintre parti va notifica cealaltă parte, in cel mai scurt timp posibil in imprejurarile date, si, in orice caz, in cel mult 24 de ore, cu privire la orice distrugere, pierdere, modificare, dezvaluire sau accesare a datelor cu caracter personal accidentala, neautorizata sau ilegală (incident de Securitate). Notificarea va mentiona detaliile incidentului de securitate, tipul de date care
au făcut obiectul incidentului de securitate si identitatea fiecarei persoane afectate (sau, daca nu este posibil, numarul aproximativ de persoane vizate si de inregistrari de date cu caracter personal vizate).