RAPORTUL
RAPORTUL
CONSTATARILOR DE FACTO
AL AUDITORULUI FINANCIAR INDEPENDENT PRIVIND VERIFICAREA CHELTUIELILOR PROIECTULUI
AFERENT CONTRACTULUI DE FINANŢARE NR.…………/…………….
finanțat prin ………………………………..
Derulat de ………………………………………………………
MANAGER DE PROIECT,
…………………..
RAPORTUL
CONSTATĂRILOR DE FACTO PRIVIND VERIFICAREA CHELTUIELILOR PROIECTULUI AFERENT CONTRACTULUI DE FINANŢARE …………………..
Finanțat prin ……………………….
Beneficiar:
Adresa:
Stimată doamnă/ Stimate domn,
În concordanţă cu contractul nostru nr. …..din data de ………… încheiat cu
………………….., în calitate de Beneficiar” şi cu ST (specificaţiile tehnice ataşate, Anexa 1 a acestui raport), vă prezentăm Raportul Constatărilor de Facto („Raportul”), referitor la Raportul financiar nr….. , ataşat, pe care l-am primit pentru perioada de referință……………………….
(Anexa 2 a Raportului).
Aţi solicitat realizarea anumitor proceduri în legătură cu contractul de finanţare având număr de înregistrare ……………….şi numărul de identificare………………………..
Raportul constă în această scrisoare şi detaliile Raportului prevăzute în capitolele 1 şi 2.
RAPORT DE AUDIT
OBIECTIV
Angajamentul nostru a fost acela de a realiza procedurile agreate cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate în cadrul contractului de finanţare semnat între dumneavoastră şi
……………………
Acest fapt a implicat realizarea anumitor proceduri specifice, ale căror rezultate vor folosi
…………………. pentru a putea formula concluzii proprii pe baza procedurilor executate de noi.
Obiectivul acestui angajament este verificarea de către auditor a faptului că sumele (cheltuielile) conform Raportului financiar nr……. pentru acţiunea finanţată prin contractul de finanţare pentru implementarea şi derularea proiectului…………….. au fost efectuate („realitatea desfăşurării”), sunt exacte („exactitate”) şi eligibile şi transmiterea către Beneficiar a Raportului auditorului cu privire la realizarea procedurilor agreate.
Eligibilitate înseamnă faptul că finanţarea nerambursabilă furnizată a fost cheltuită în conformitate cu temenii şi condiţiile contractului de finanţare.
SCOPUL LUCRĂRII:
Auditul Raportului financiar nr……….
Angajamentul nostru s-a realizat în conformitate cu:
⮚ Prevederile contractului de finanţare nerambursabilă nr. ………………..şi clauzele de executare ale acestuia şi în special Anexa …… la contract, respectiv Bugetul proiectului;
⮚ Specificaţiile Tehnice din Anexa 1 a acestui Raport;
⮚ Standardul Internaţional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 “Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare” emis de către Federaţia Internaţională a Contabililor („IFAC”) şi adoptat de către CAFR;
⮚ Codul etic emis de către IFAC.
Aşa cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite în Specificaţiile Tehnice pentru acest angajament şi am raportat constatările noastre factuale cu privire la aceste proceduri în capitolul 2 al acestui Raport.
Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit exclusiv, de către şi
procedurile au fost realizate exclusiv, pentru a sprijini în a evalua dacă cheltuielile solicitate de către Beneficiar în Raportul finaciar nr , ataşat, au fost realizate („realitatea desfăşurării”), sunt
exacte („exactitate”) şi eligibile.
Deoarece procedurile întreprinse de noi nu reprezintă un audit sau o revizuire, realizată în conformitate cu Standardele internaţionale de audit sau Standardele internaţionale privind angajamentele de revizuire, noi nu exprimăm nici o asigurare cu privire la Raportul financiar nr… ataşat.
Dacă am fi întreprins proceduri adiţionale sau dacă am fi realizat un audit sau o revizuire a declaraţiilor financiare ale Beneficiarului în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit, alte elemente ar fi putut fi supuse atenţiei noastre, care v–ar fi fost raportate.
SURSE DE INFORMARE
Raportul conţine informaţiile furnizate de managementul Promotorului de Program în legătură cu întrebările specifice sau care au fost obţinute sau extrase din sistemele informatic şi de contabilitate ale PP. Suplimentar am obţinut informaţii verbale din partea managementului PP, care nu au fost documentate.
CONSTATĂRI DE FACTO
Cheltuielile totale care reprezintă subiectul acestei verificări se ridică la suma de
………………….lei.
Suma menţionată anterior este egală cu suma totală a cheltuielilor raportate de Promotorul de Proiect (PP) în Raportul financiar nr……. (Anexa 2) distribuită astfel:
⮚ Valoare rambursabilă din …………………….lei (85%)
⮚ Valoare rambursabilă din bugetul naţional lei (15%)
⮚ Cofinanţarea privată a beneficiarului în valoare de lei
Auditorul a verificat toate categoriile şi tipurile de cheltuieli. Gradul de acoperire a cheltuielilor este de 100%. Această raţie reprezintă suma totală de cheltuieli verificate de noi exprimată ca procentaj din totalul cheltuielilor care au fost subiectul acestei verificări.
Detaliile constatărilor noastre factuale incluzând un tabel rezumat al cheltuielilor totale sunt prezentate în capitolul 2 al acestui Raport. Informaţiile din acest tabel au fost verificate de către auditor:
Categorii de cheltuieli eligibile[1] | 1. Bugetul aprobat (valoare)[2] | 2. Cheltuieli cuprinse in Raportul financiar nr…..(3) | 3. Cheltuieli certificate până la data prezentului Raport financiar(4] | 5. Total (3+4) | 5. Diferenţa de cheltuit (1-5) |
UTILIZAREA ACESTUI RAPORT
Acest Raport este exclusiv pentru scopul stabilit în obiectivul de mai sus.
Acest Raport este elaborat exclusiv pentru utilizarea confidenţială a Promotorului de Proiect şi exclusiv pentru scopul transmiterii către Operatorul de Program (OP) Fondul Român de Dezvoltare Socială în conformitate cu cerinţele prevăzute în articolul …… din Contractul de finanțare.
Acest Raport nu poate fi invocat de către Promotorul de Proiect sau de Fondul Român de Dezvoltare Socială pentru alt scop şi nici nu poate fi distribuit altor părţi. Fondul Român de Dezvoltare Socială poate face cunoscut acest Raport altor părţi care au drepturi reglementate de a îl accesa, în special Comisia Europeană, Oficiul European de Luptă Antifraudă şi Curtea Europeană a Auditorilor.
Acest Raport se bazează doar pe Raportul financiar nr…. specificat mai sus şi nu se extinde asupra altor declaraţii financiare ale Beneficiarului.
Aşteptăm cu interes discutarea acestui Raport cu dumneavoastră şi vom fi bucuroşi să vă furnizăm orice altă informaţie suplimentară sau asistenţă.
În numele:
(Nume prenume auditor sau nume sociaetate de audit)
Locul Data
DETALIILE RAPORTULUI
Capitolul I
Informaţii privind contractul de finanţare şi acţiunea
Valoarea totală estimată şi eligibilă a proiectului intitulat ………………………..este de ………lei, finanţatori fiind Mecanismul Financiar SEE/norvegian 2014-2021 (contribuţie financiară nerambursabilă acordată, maxim …….lei, echivalent cu ….% din costurile totale), Guvernul României (contribuţia publică naţională la finanţarea solicitată, maxim …..lei, reprezentând …%) şi contribuţie proprie a beneficiarului/partenerilor în valoare de lei, echivalent cu …
% din total cheltuieli, după cum urmează:
-
şi a fot semnat în data de……., având o perioadă de execuţie de …… xxxx.
Contractul de finanţare are ca scop acordarea unei finanţări nerambursabile privind implementarea proiectului –………………………….
Obiectivul proiectului:
Obiectivele specifice proiectului sunt:
Capitolul 2
Procedurile efectuate şi constatările de facto
Am efectuat procedurile agreate, aşa cum s-a convenit asupra lor în termenii de referinţă pentru verificarea cheltuielilor din Contractul de finanţare nr. …….derulat de către …….. , privind proiectul………………………………………………..
Constatările de Facto ale acestei proceduri sunt specificate în capitolele de mai jos.
1. Obţinerea unei înţelegeri suficiente a Proiectului şi a termenilor şi condiţiilor Contractului de finanţare.
Auditorul a obţinut şi analizat o copie a Contractului de finanţare precum şi a anexelor acestuia şi a revizuit Cererea de finanţare.
A obţinut, de asemenea si o copie a Acordului de parteneriat nr înregistrat
laPromotorul de Proiect.
Scurt istoric al actelor adiţionale la Contractul de finanţare Raportul tehnic financiar
S-a obţinut şi analizat o copie a Raportului Tehnico financiar nr. …….
În urma analizelor efectuate am constatat următorele aspecte:
Proiectul nu este finanţat prin alte instrumente ale Mecanismului finaciar SEE 2014-2021 çi Mecanismul financiar norvegian 2014-2021 şi nici prin alte instrumente naţionale decât cele precizate în Contractul de finanţare. Nu au existat venituri generate în cadrul proiectului.
2. Procedurile de verificare a Eligibilităţii Cheltuielilor solicitate de către Beneficiar în Raportul Financiar al Proiectului
2.1 Proceduri Generale efectuate de către auditor:
2.1.1. S-a verificat concordanţa dintre Raportul financiar şi condiţiile Contractului de finanţare.
2.1.2. S-a examinat conformarea Promotorului de Proiect la normele şi regulile pentru contabilitate din Manualul ……..şi Contractul de finanţare şi anume cu art…… din obligaţiile părţilor.
Atât Promotorul de Proiect, cât şi partenerii au deschis un cont special al proiectului astfel:
De asemenea în contabilitatea PP cât şi a partenerilor implicaţi în proiect există o evidenţă contabilă analitică a proiectului ce presupune utilizarea unor conturi analitice, s-au efectuat înregistrări distincte pentru reflectarea tuturor operaţiunilor referitoare la implementarea proiectului în conformitate cu dispoziţiile legale.
Organizarea şi conducerea contabilităţii proiectului s-a făcut în conformitate cu prevederile
…………………. (reglementarile legale).
Au fost respectate prevederile Ordinului Ministrului Finanţelor publice nr. 3512/2008 privind registrele şi formularele financiar contabile.
Contabilitatea a fost condusă, astfel încât să se asigure cerinţele privind evidenţierea distinctă a sumelor alocate ca finanţare şi a cheltuielilor efectuate pe liniile bugetare ale proiectului.
Nu sunt indicii care să ne facă să credem că există excepţii sau slăbiciuni importante cu privire la contabilitate şi cerinţele de documentaţie.
Nu au fost cazuri de bunuri înstrăinate, pierdute sau avariate, care să fie raportate la cheltuieli. Raportul financiar nr. ….al proiectului …………………., pentru perioada derulat de
către , nu are documente eronate, cauzate de fraudă, alte neregularităţi sau
greşeli.
2.1.3. S-au reconciliat informaţiile din Raportul financiar nr cu cele din evidenţa contabilă şi
extracontabilă a Beneficiarului (ex. Balanţa de verificare la……, registrul jurnal, centralizatoarele cu evidenţa cheltuielilor, fişele de cont, etc.).
S-au examinat registrul jurnal, balanţele de verificare, pe perioada , ca susţinere a
informaţiilor menţionate mai sus.
S-au reconciliat clasele de Cheltuieli, din balantele de verificare a Promotorului de Proiect cu Raportul financiar nr…..
Totodată s-au examinat documentele justificative, inclusiv aplicaţiile, corespondenţa şi raportările periodice efectuate.
S-au examinat plăţile financiare aferente achiziţiilor, în baza facturilor fiscale, prin ordine de plată, dispoziţii de plată, chitanţe, s-a examinat extrasul de cont bancar în lei, aferent proiectului.
S-a verificat aplicarea stampilei “…………………..” pe documentele originale conform art din
Contractul de finanțare.
Aspecte identificate
Toate sumele decontate în Raportul financiar nr….. au fost evidenţiate corespunzător în documente contabile şi achitate în perioada de raportare.
2.2 Conformitatea Cheltuielilor cu Bugetul şi Revizia Analitică
⮚ s-a efectuat revizia analitică a liniilor de cheltuieli din Raportul financiar nr….., dacă corespund cu bugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă cheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare
⮚ s-a verificat dacă suma totală decontată nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă maximă prevăzută în articolul …..din Contractul de finanţare, precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de cheltuieli.
⮚ s-a verificat dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui act adițional la contractul de finanţare) aşa cum se prevede în articolul
…. din Contractul de Finanţare.
Aspecte identificate:
Nu au fost identificate cheltuieli în afara bugetului.
2.3 Selectarea Cheltuielilor Verificate
Auditorul a selecţionat integral articolele de cheltuieli indiferent de valoare pentru a asigura o acoperire integrală a cheltuielilor. Acestea sunt prezentate sub formă de capitole.
Forma şi natura dovezilor de sprijin (de exemplu o plată, un contract, o factură, etc.) şi modul în care cheltuielile sunt înregistrate (de exemplu intrări într-un registru) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi a acţiunilor şi tranzacţiilor ce le urmează.
În toate situaţiile, articolele de cheltuieli reflectă valoarea contabilă a tranzacţiilor ce le urmează, indiferent de natură şi tipul acţiunii sau tranzacţiei în cauză.
Structura de bază, pe cheltuieli este următoarea:
Categorii de cheltuieli eligibile | Valoare cheltuieli |
A. RESURSE UMANE din care: | 328.243,91 |
TOTAL COSTURI PROIECT |
2.4 Verificarea Cheltuielilor
S-a procedat la:
⮚ verificarea cheltuielilor şi a excepţiilor ce rezultă din această verificare.
Aspecte identificate:
Nu au fost semnalate cazuri de excepţii şi implicit, de cheltuieli neeligibile.
2.4.1. Eligibilitatea Costurilor Directe, procedurile au constat în:
Am verificat eligibilitatea costurilor directe în termenii şi condiţiile Contractului de finanţare. Costurile directe se compun din cheltuielile cu:
A. Resurse Umane
A.1. Cheltuieli cu personalul:
Pentru a atesta eligibiltatea cheltuielilor cu personalul am obţinut copii depe următoarele documente atât pentru beneficiar cât şi pentru parteneri:
- contractele individuale de muncă pentru memebrii din echipa de implementare a proiectului;
- extras de ştat pe proiect corespunzător perioadei prestării muncii precum şi pontajele aferente;
- rapoartele de activitate ale membrilor echipei proiectului cu detalierea activităţilor şi a numarului de ore lucrate
- declaraţii privind obligaţiile salariale depuse la Administrația finanţelor publice (Declaraţia 112);
- documente de plată ce atestă achitarea datoriilor către membrii echipei
de implementare, precum şi a contribuţiilor aferente acestora la bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale;
- fişe de post.
( se vor detalia toate capitolele de buget la care s-au declarant cheltuieli în Raportul financiar auditat)
Aspecte identificate:
Nu au fost semnalate cazuri de excepţii şi implicit, de cheltuieli neeligibile.
A.2. Cheltuieli cu…….
Pentru atesta eligibilitatea cheltuielilor cu cazarea, transportul şi dirna aferente personalului am obţinut următoarele documente atât pentru beneficiar cât şi pentru parteneri:
- Ordinul de deplasare care cuprinde calculaţia cheltuielilor cu deplasarea (ruta, nr. km parcurşi, etc.)
- Bon fiscal combustibil
- Dispoziţie de plată care atestă achitarea cheltuielior cu deplasarea
În perioada supusă verificarii au fost aprobate cheltuieli cu deplasările plătite şi solicitate la rambursare în sumă de 549,39 lei.
Aspecte identificate:
Toate documentele menţionate mai sus au proiecţie în raportul tehnic la derulaea activităţilor, precum şi în juridic, respective sunt însoţite de rapoarte.
Nu au fost semnalate cazuri de excepţii şi implicit, de cheltuieli neeligibile.
Cheltuieli de …………….
Pentru a testa eligibilitatea acestor cheltuieli s-au obţinut următoarele documente:
⮚ contractul de achiziţie;
⮚ factură fiscală;
⮚ proces verbal de recepţie;
⮚ extras de cont respectiv chitanţa pentru achitare numerar.
Prezentul Raport financiar este însoţit de Raportul de audit emis în data de 27.02.2015 şi de Procesul Verbal de recepţie servicii audit nr…………….
Aspecte identificate:
Nu au fost semnalate cazuri de excepţii şi implicit, de cheltuieli neeligibile.
( se vor detalia toate capitolele de buget la care s-au declarat cheltuieli în Raportul financiar auditat)
2.4.2 Exactitate şi înregistrare
A fost verificată acurateţea înregistrării cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune în sistemul contabil al Promotorului de Proiect şi în Raportul Financiar şi dacă aceasta este susţinută de evidenţe adecvate şi prin documente suport justificative originale.
Am verificat detalierea în contabilitatea Promotorului de Proiect a sumelor din cadrul proiectului; am obţinut fişa contului proiectului, extrase de cont ale încasării sumelor şi ale plăţilor către fiecare membru al echipei de implementare.
Aspecte identificate:
Nu au fost identificate nereguli în ceea ce priveşte acurateţea şi înregistrarea cheltuielilor în urma aplicării procedurilor 2.4.2.
2.4.3 Clasificare
A fost verificată corectitudinea clasificării cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune, în capitolele şi subcapitolele din Raportul financiar şi nu s-au constatat neconcordanţe.
Aspecte identificate
Nu au fost identificate nereguli în ceea ce priveşte acurateţea şi înregistrarea cheltuielilor în urma aplicării procedurilor 2.4.3.
2.4.4 Realitatea (incidenţa/existenţa)
Prin exercitarea judecăţii profesionale:
⮚ au fost obţinute dovezi suficiente pentru a stabili dacă cheltuielile au fost făcute (realitatea şi calitatea cheltuielilor) şi bunurile există;
⮚ s-a verificat realitatea şi calitatea cheltuielilor aferente tranzacţiilor, prin examinarea dovezilor muncii efectuate, bunurilor primite sau serviciilor prestate, din timp în timp, ele având o calitate acceptabilă şi convenită şi la preţuri rezonabile.
Aspecte identificate
Nu au fost identificate nereguli în ceea ce priveşte realitatea şi calitatea cheltuielilor efectuate.
2.4.5 Conformitatea cu Regulile de Achiziţii, Naţionalitate şi Origine
În perioada auditată s-au finalizat următoarele achizitii : Achiziţiile s-au făcut prin procedura ……..
Aspecte identificate
Auditorul nu a descoperit cazuri de neconformitate cu regulile de achiziţii.
2.4.6 Costuri administrative (indirecte)
S-a solicitat şi obţiunt decizia Promotorului de Proiect de a-şi desfăşura activitatea legată de proiect, în spaţiile pentru care se solicită contravaloarea utilităţilor, cea privind numirea personalului administrativ care este implicat în proiect, precum şi cea prin care s-au stabilit numărul de ore alocate proiectului decătre personalul administrative (după caz).
Valoarea costurilor administrative decontate este de lei din care :
-PP
-Partener 1 (etc)
Aspecte identificate
Nu au fost semnalate cazuri de excepţii şi implicit, de cheltuieli neeligibile.
2.5 Verificarea Acoperirii Cheltuielilor
Auditorul a efectuat o verificare completă a tuturor articolelor de cheltuieli, care sunt incluse în capitole sau subcapitole de cheltuieli.
2.5.1 Raţia de Acoperire a Cheltuielilor (‘ECR’)
Raţia de acoperire a Cheltuielilor (‘ECR’), adică suma totală a cheltuielilor verificate de către Auditor exprimate ca procentaj din suma totală de cheltuieli raportată de către Promotorul de Proiect a fost de 100%.
2.6 Verificarea veniturilor acţiunii
Auditorul a verificat dobânda acordată de către Bancă pentru contul bancar prin care se deruleză proiectul şi a constatat că …………………..
Având în vedere faptul că acest angajament nu reprezintă un audit, auditorului nu i se cere să evalueze totalitatea veniturilor.
În concluzie: cheltuielile eligibile raportate ale proiectului, în sumă totală de ………….lei sunt reale, exacte şi exigibile, sunt în conformitate cu înregistrările contabile ale Proiectului cu condiţiile Contractului de finanţare şi aferente perioadei ………………….
În numele:
( nume și prenume auditor sau denumire societate)
Locul: Data: