Contract
Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Titlu Proiect: “ AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati” Contract: 1/28.10.2021/SEE
Beneficiar: Fundatia „Centrul de Resurse Juridice” Cod PN5012
CAIET DE SARCINI
Servicii de organizare de evenimente constând în organizarea unei conferinte internationale în cadrul proiectului „AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”
Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
În acest sens, orice ofertă prezentată, care conține elemente suplimentare față de cele solicitate prin Caietul de sarcini va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate neconforme şi vor fi respinse.
Cuprins
1. 2
2. 2
3. 4
4. 4
5. 5
6. 7
Autoritatea contractantă: Parteneriatul Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public
Sursa de finanțare: Programul „Dezvoltare locala, reducerea saraciei si cresterea incluziunii romilor” finantat prin Granturile SEE SI Norvegiene 2014-2021
Achiziția serviciilor de organizare de evenimente constând în organizarea a 4 sesiuni de formare destinate magistraților se realizează în cadrul proiectului ”AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități”, derulat în parteneriat de Centrul de Resurse Juridice și Ministerul Public și finanțat din Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021 prin Programul de Dezvoltare locală.
Proiectul are ca scop îmbunătățirea implementării hotărârilor Curții Europene a Drepturilor Omului și a Deciziilor Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei în materia drepturilor persoanelor cu dizabilităţi intelectuale şi psihosociale private de libertate.
Prezenta achizitie are ca obiect Servicii de organizare de Conferinta internațională de 2 zile, în București, în perioada 24-25 aprilie 2024.
Serviciile solicitate vor fi materializate prin:
2.1. Servicii cazare
Cazare cate 2 nopti cu mic dejun inclus pentru un nr. de aprox 20 de persoane (micul dejun va cuprinde cafea măcinată, varietate de produse şi pentru vegetarieni şi post – mâncare caldă şi rece, inclusiv produse din lapte vegetal, iaurturi, cereale, legume proaspete), in regim de minim 3 stele. Serviciile de cazare vor fi asigurate de către prestatorul de servicii în condiţiile prevăzute de legislaţia naţională în vigoare, intrarea la cazare se va face cu o zi inaintea inceperii evenimentului.
Orice deviere de la această cerinţă se face exclusiv pe răspunderea Prestatorului, fără a fi opozabilă Achizitorului chiar şi atunci când cerinţa de modificare vine de la beneficiari şi poate atrage neplata serviciilor respective.
Cazarea trebuie să fie asigurată în unitati hoteliere licentiate, camere tip single în cadrul aceluiaşi hotel cu igienă și curățenie ireproșabile, liniște, lumină naturală, mobilier funcțional și confortabil, grup sanitar propriu, cu apă caldă, dotate cel puţin cu televizor şi telefon, aer condiţionat/ sistem de încălzire/răcire și Wi-Fi.
Locatia trebuie să pună la dispoziţia participanţilor minim 25 locuri de parcare.
Serviciile de cazare vor fi asigurate pentru un numar de aproximativ 20 participanți (numarul si lista exacta fiind pusa la dispozitia operatorului economic desemnat castigator cu minim 2 zile inainte de eveniment) pe perioada derulării evenimentului.
2.2. Servicii închiriere săli conferință
Pentru organizarea Conferinței internaționale de 2 zile in perioada 24-25 aprilie 2024 este necesară o sală pentru aprox. 80 de participanti în București și o sală pentru atelier de lucru ptr. aprox. 40 de participanti pentru prima zi a conferintei (24 aprilie)
- sălile trebuie să fie situate în aceeași locație, apropiate una de cealalată, în zonă centrală, maxim 2 km de Kilometrul zero al orașului, uşor accesibilă pentru toţi participanţii; suprafaţa minimă a sălii de conferinta trebuie sa fie de aproximativ 120 mp, iar a sălii pentru atelierul de lucru de aprox. 80 mp. Sălile trebuie să fie accesibile persoanelor cu dizabilități; trebuie sa fie exclusiv destinate acestui scop si sa fie ferite de mirosuri de mâncare;
Sala de conferință trebuie să permită aranjament amfiteatru cu platforme modulare (care pot fi retrase pentru a modifica cu alt aranjament in cazul in care va fi nevoie de impartirea salii pe zone de lucru în cadrul lucrărilor conferinței), să fie dotată cu echipament audio-video (flipchart, ecran proiecţie - dimensiuni min 240*150 cm, video-proiector functional, sonorizare inclusa – 2 microfoane mobile incluse, cabină de traducere simultana și casti pentru participanti, acces internet Wi-fi.
Sala pentru atelierul de lucru va permite asezare tip U SHAPE, va fi dotată cu echipament audio-video (flipchart, ecran proiecţie, video-proiector, cabină de traducere simultana și casti pentru participanti, acces internet Wi-fi.
Sălile trebuie să beneficieze de instalații de climatizare, sa fie izolate fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeaşi clădire sau în imediata apropiere
2.3. Servicii pauze de lucru (restaurant şi de servire a mesei):
Prestatorul va asigura servicii de masă de prânz si pauze de cafea pentru aprox.
80 pers. pentru 2 zile/ fiecare. De asemenea prestatorul va asigura cina pentru
participantii care se cazează, respectiv aprox. 20 pers.
Menu-ul va cuprinde trei feluri de mâncare, va fi de tip bufet suedez şi va trebui să includă şi produse pentru vegetarieni.
Totodata prestatorul va organiza 2 pauze de cafea/zi prin care va asigura urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti: cafea (inclusiv lapte si zahar), ceai, apă minerală şi plată, produse patiserie sărată si dulce (cel putin 4 sortimente, proaspete), fructe.
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, Autoritatea contractanta rezervandu-si dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii- termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/ hartie), tacamuri. Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde se vor tine cursurile.
Spaţiul pentru servirea meselor va trebui să fie în proximitatea sălii de curs.
2.4. Servicii de decontare a cheltuielilor de transport intern și internațional
Servicii decont transport intern participanţi pentru aprox. 16 persoane din țara, inclusiv decontarea de bilete de avion din orasele in care exista legatura directa - Timisoara, Cluj, Iasi, Oradea etc); localitățile din care vor proveni participanții vor fi anunțate înaintea cu 2 zile inaintea evenimentului.
Servicii de decont transport interanțional pentru aprox. 4 experți, respectiv bilete de avion - transport international pentru experți străini – țările din care vor veni acești experți vor fi anunțate prestatorului în timp util.
Decontarea cheltuielilor de transport dus-întors se va face pe baza documentelor prevăzute de legislaţia naţională în vigoare. În vederea decontării transportului, se vor avea în vedere colectarea documentelor justificative de tipul:
- Bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea numărului maşinii şi a numelui persoanei care solicită decontul, precum și a distantei parcurse calculata conform platformei xxx.xxxxxxxxxxx.xxx, emis într-o perioadă apropiată deplasării;
- Bilete de avion si boarding-pass-uri
- Bilet de tren/microbuz sau alte documente de transport;
2.5. Asistenţă în vederea bunei desfăşurări a evenimentului (prezenţa unui reprezentant al furnizorului pe întreaga durată de desfăşurare a acţiunilor)
Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă, precum şi persoana de contact desemnată in relaţia cu autoritatea contractantă, astfel încât să poată fi rezolvate situațiile neprevazute, precum si eventualele urgente ce pot aparea în perioada derularii contractului.
Prestatorul va asigura asistenta in vederea bunei desfasurari a evenimentului prin prezenta unui reprezentant al furnizorului pe intreaga durata de desfasurare a actiunilor. Ofertanţii vor preciza numele, datele de contact (telefon, fax, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările autorităţii contractante pentru informaţii, oferte şi în general, privind contul de client. Aceste detalii vor fi comunicate ulterior de operatorul economic desemnat câștigător.
4. Informaţii privind propunerea tehnică, financiară, atribuirea contractului şi criteriul
de atribuire
Prin propunerea tehnică, ofertantul are obligația de a face dovada asumării conformității serviciilor care urmează a fi furnizate prin corespondență cu cerințele prevăzute în Caietul de sarcini.
Prețul ofertei reprezintă valoarea totală a contractului, în lei fără TVA, determinată pentru serviciile și cantitățile de servicii solicitate prin prezentul caiet de sarcini.
Atribuirea contractului se va realiza in conformitate cu procedura proprie aprobata prin
aplicarea criteriului de atribuire stabilit, respectiv preţul cel mai scazut pentru serviciile prestate.
În preţul cazărilor va fi inclusă şi taxa de oraş sau de şedere, după caz.
Eventualele garanţii solicitate de unitatea de cazare sunt în sarcina exclusivă a
prestatorului.
Valoarea estimata a achizitiei avand ca obiect Servicii de organizare de evenimente constând în organizarea a 4 sesiu ni de instruire pentru magidtarți în cadrul proiectului „AdaptJust – Justiție accesibilă pentru persoane cu dizabilități” este de 87.134,44 lei fără TVA, în beneficiul proiectului “AdaptJust- Justitie accesibila pentru persoane cu dizabilitati”, aferenta anului 2024 la nivelul proiectului.
Contravaloarea aferenta serviciilor de decontare a cheltuielilor de transport va fi de maxim 18.773,10 lei (fara tva) pentru toti participantii.
NOTA: Xxxxxx va fi astfel întocmită încât să asigure acoperirea tuturor costurilor necesare prestării, inclusiv marja de profit care va fi inclusă în prețul de prestare ofertat.
fac obiectul achizitiei.
In cazul in care, din motive ce nu tin de Beneficiar, numarul de participanti prezenti este mai mic decat numarul de participanti prevazuti, Beneficiarul va achita doar costurile aferente numarului de participanti prezenti la evenimente.
CERINTE MINIME OBLIGATORII:
1.- Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului sau Autorizaţie de funcţionare/ certificat înregistrare / echivalente – in copie cu menţiunea ‘’conform cu originalul’’, nu mai vechi de 30 de zile față de data de depunere a ofertei. Ofertantul trebuie să facă dovada faptului că are în lista de activităţi principale sau secundare cel puțin un cod CAEN în conformitate cu specificul contractului ce va fi încheiat.
2. Operatorii economici participanti la procedura vor trebui sa faca dovada ca au prestat in ultimii 5 ani (calculati de la data limita de depunere a ofertelor) servicii similare cu cele solicitate in valoare cumulata de cel putin 87.135 lei lei fara TVA
Propunerea tehnică
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea detaliată a produselor/serviciilor ofertate, numele hotelurilor ofertate, imagini ale spaţiilor de cazare şi de conferinta cu aranjarea spaţiului aşa cum este solicitat, fotografii din camere şi cu exterior camere ( va fi evitată rezervarea de camere care dau spre curţi interioare sau deasupra bucătăriei, depozitelor, etc), fotografii cu exteriorul unităţii hoteliere şi data la care au fost realizate – a se evita ca hotelul să fie în vecinătatea de şantiere de construcții, să renovări, construcţii etc în perioada în care se va ține cursul, fotografii cu băile şi camerele (nu se acceptă băi cu baterii sanitare nefuncţionale, cabine de duş vechi, gresie sau faianţă sparte, uşi care nu se închid, etc) precum şi toate informaţiile semnificative, în vederea verificării corespondenţei propunerii tehnice cu specificaţiile tehnice solicitate. Ofertantul poate prezenta una sau mai multe variante pentru locaţia evenimentului în oferta tehnica, dar oferta financiară va fi una singura.
Ofertanții vor indica, în mod expres: denumirile sălilor și a locației acestora, cu adresa exactă indicată, denumirea hotelului unde se va realiza cazarea, categoria hotelului conform certificatului de clasificare hotelieră, apartamentele / camerele alocate pentru îndeplinirea contractului și facilitățile de care acestea dispun.
Dovada clasificării unității de primire hotelieră ofertate, trebuie să fie în termen de valabilitate la data limită de depunere a ofertelor, în copie, certificata conform cu originalul.
Ofertanții vor prezenta descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum și alte informații considerate semnificative pentru evaluarea corespunzătoare a propunerii.
Descrierea tehnică a serviciilor va trebui să fie in corespondența strictă cu specificațiile tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
Achizitorul poate solicita verificarea îndeplinirii criteriilor tehnice la faţa locului sau poate solicita clarificări ofertanţilor pentru a stabili îndeplinirea specificaţiilor tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc în totalitate specificaţiile tehnice vor fi respinse.
Propunerea financiară va cuprinde un preţ total (care va fi constituit din suma preţurilor pentru organizarea evenimentului, la care se adaugă costurile cu transportul estimate de către achizitor) şi va fi completat în Formularul de ofertă financiară atașat. Aceasta va fi transmisă semnată de reprezentantul legal al operatorului economic. Formula de calcul a preţului total, fără TVA, este:
Preţ total = preţ total eveniment + cost total transport intern si internațional participanţi.
Costul total pentru transportul participanților este estimat de Achizitor si va fi ofertat in limita
aceleiasi valori, respectiv (18.773,10 lei fără TVA).
Formularul de ofertă financiară va fi insotit de o Anexă, care va evidenția prețurile unitare pe
servicii, pentru serviciile ce urmeaza a fi prestate.
Prețul pe fiecare eveniment va fi prezentat detaliat sub următoarea formă:
- pentru servicii de închiriere săli cu echipament tehnic inclus: preț unitar /zi; inclusiv pentru
cabina traducere simultana si casti
- pentru servicii de cazare: preț unitar/noapte/cameră;
- pentru servicii de restaurant şi de servire a mesei: preț unitar masa de pranz sau
cina/participant;
- pentru pauze de cafea: preț unitar/participant;
Preţurile vor fi exprimate în lei, fără TVA şi vor rămâne neschimbate pe toată perioada de valabilitate a ofertei. Ofertantul va avea în vedere că facturarea TVA-ului se va face diferențiat, în funcție de tipul de serviciu, conform reglementărilor legale în vigoare.
Deconturile de transport pentru participanţii la evenimentele proiectului vor fi realizate pe baza documentelor justificative primite de la participanţi şi vor fi facturate sau evidențiate separat, după încheierea fiecărui eveniment.
Plata serviciilor prestate se efectuează prin ordin de plată, în contul prestatorului, în baza facturii fiscale emisă de prestator și acceptată de achizitor după încheierea procesului-verbal de recepție a serviciilor prestate aprobate de achizitor.
Factura este însoţită de Procesul verbal de recepţie a serviciilor, listele de participanţi la eveniment semnate în original de către persoanele participante. Toate documentele se prezintă în original.
Toate cerinţele prevăzute în prezentul caiet de sarcini sunt minimale şi obligatorii.
Nerespectarea acestora duce la respingerea ofertei ca fiind neconformă.
Manager proiect, Xxxxxxxxx Xxxxxxx