CAIET DE SARCINI

Direcția Generală de Asistență Socială şi Protecţia Copilului Ialomiţa

Nr. 9426/21.05.2021

Aprobat, Director General, Xxxx. Xxxx Xxxxx

CAIET DE SARCINI

privind achiziţia de servicii de audit financiar în cadrul proiectului

VIP – PLUS „ Voluntariat – Inițiative – Profesionalism pentru calitate în serviciile de zi destinate copiilor din comunitățile vulnerabile”, cod PN1020

Prezentul caiet de sarcini conține principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească serviciile ce urmează a se achiziționa şi regulile de bază care trebuie respectate, astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze oferta corespunzător cu necesitățile beneficiarului.

Prevederile prezentului caiet de sarcini oferă informații detaliate privind serviciile ce se doresc a fi achiziționate, respectiv servicii privind auditul financiar în cadrul proiectului ,,VIP – PLUS „ Voluntariat – Inițiative – Profesionalism pentru calitate în serviciile de zi destinate copiilor din comunitățile vulnerabile”, cod PN1020.

Cerințele specificate mai jos, fac parte integrantă din documentaţia necesară pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi vor fi considerate ca fiind cerințe minime. În acest sens, orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minime obligatorii din Caietul de sarcini.

Scopul achiziţiei

Scopul principal al auditului financiar efectuat de auditorul financiar extern contractat este acela de a sprijini autoritatea contractantă în respectarea cerinţelor privind declararea cheltuielilor şi de a asigura o primă verificare a acestora, înaintea depunerii raportului la Operatorul de Program.

Sursa de finanţare şi obiectivul general al proiectului

Proiectul este finanţat prin Programul ,,Dezvoltarea locală, reducerea sărăciei și creșterea incluziunii romilor”, finanțat prin Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021.

Proiectul are ca obiectiv general creşterea şanselor de incluziune socială şi o mai bună abilitare a copiilor şi tinerilor de etnie romă şi a familiilor acestora din comunităţi rurale şi cartiere urbane defavorizate din judeţele Ialomiţa, Arad, Buzău şi Mureş, asigurând dezvoltarea calităţii serviciilor acordate populaţiei de etnie romă de către zece centre de zi care promovează modele de bune practici de

abilitare, campanii de conştientizare şi nondiscriminare, intervenţia în reţea, munca în echipa şi solidaritatea socială

Obiectivul contractului

Obiectivul contractului consta în desfăşurarea activităţii de audit extern prin care auditorul verifica dacă fondurile alocate implementării proiectului au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile Contractului de finanţare nr. nr. 10/21.12.2020/SEE.

Prin audit şi raportare se va verifica conformitatea cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului, precum şi gradul de atingere a rezultatelor.

Obiectul contractului

Serviciile de audit vor fi prestate prin realizarea a 4 rapoarte de audit, din care trei rapoarte se vor realiza pentru auditarea cheltuielilor aferente celor trei Rapoarte intermediare şi unul pentru auditarea financiară a proiectului aferentă raportului final.

Numărul rapoartelor de audit poate fi actualizat în funcție de modificarea graficului rapoartelor intermediare. În cazul în care se modifică graficul rapoartelor intermediare, valoarea contractului va rămâne neschimbată.

Prin monitorizarea şi controlul realizate de auditorul extern, se va urmări permanent respectarea prevederilor contractului de finanţare şi a bugetului, precum şi atingerea obiectivelor şi a indicatorilor proiectului.

Sarcinile specifice prestatorului de servicii de audit

Potrivit Proiectului VIP – PLUS „Voluntariat – Inițiative – Profesionalism pentru calitate în serviciile de zi destinate copiilor din comunitățile vulnerabile”, cod PN1020, auditul financiar al proiectului urmează să fie realizat de un auditor auditor independent, calificat pentru a efectua audituri statutare ale documentelor contabile, care certifică faptul că cheltuielile respective sunt efectuate în conformitate cu Regulamentul, legislația națională și practicile contabile naționale relevante. În baza documentelor puse la dispoziție de către autoritatea contractantă, auditorul contractat va întocmi rapoarte de audit o dată cu depunerea fiecărui raport intermediar/final.

Fiecare raport de audit va confirma că au fost verificate cheltuielile cuprinse în rapoartele intermediare/raportul final și acestea sunt:

▪ necesare pentru realizarea proiectului;

▪ prevăzute în contractul încheiat cu beneficiarul proiectului;

▪ în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a

fondurilor;

▪ sunt efectuate şi plătite de beneficiar sau partenerii săi;

▪ cheltuielile au fost plătite pe parcursul perioadei de eligibilitate, din conturi separate

deschise special pentru proiect;

▪ înregistrate în contabilitatea beneficiarului/partenerului având la baza documente justificative, identificabile şi verificabile, dovedite prin documente originale care au înscris codul proiectului şi mențiunea « Programul Dezvoltare locală»;

▪ înregistrate în conturi analitice distincte ce utilizează, pe lângă simbolurile obligatorii conform Normelor privind organizarea contabilităţii, în funcție de tipul beneficiarului, şi codul proiectului;

▪ în conformitate cu propunerile tehnice şi financiare ofertate (se verifică prețurile unitare şi cantităţile decontate);

Auditorului i se vor pune la dispoziție toate documentele justificative care vor fi întocmite pe toată perioada de implementare a proiectului și toate înregistrările contabile, iar acesta le va utiliza doar în scopul solicitat şi cu păstrarea confidențialității.

Rapoartele de audit trebuie să specifice:

- Dacă fondurile sunt cheltuite în conformitate cu termenii și condițiile Contractului de Finanțare;

- Dacă cheltuielile efectuate sunt conforme;

- Gradul de atingere a rezultatelor.

Rapoartele de audit intermediare vor fi predate de către Prestatorul serviciilor de audit

Beneficiarului, în maxim 10 zile de la data solicitării.

Raportul de audit final va fi predat de către Prestatorul serviciilor de audit Beneficiarului, în maxim 10 zile lucrătoare de la data solicitării, dar nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la sfârşitul perioadei de implementare a contractului de finanțare.

În cazul în care, urmare unei verificări defectuoase a auditorului, sumele raportate nu vor fi autorizate, acesta va face toate demersurile pentru a-și corecta eroarea, iar în cazul în care finanțatorul nu decontează sumele datorită erorii auditorului, contravaloarea acestor sume nedecontate va fi suportată de către auditor.

Planificarea, procedurile, documentația şi dovezile de audit

Prestatorul serviciilor de audit trebuie să obțină o înțelegere suficientă a termenilor și condițiilor contractului de finanțare și a anexelor lui, cât și a altor informații relevante. Pentru aceasta, prestatorul serviciilor de audit se obligă să consulte minim următoarele documente:

- Contractul de Finanțare nr. 10/21.12.2020/SEE, inclusiv anexele acestuia;

- Regulamentul privind implementarea Mecanismului Financiar SEE 2014-2021, emis de către Islanda, Principatul Liechtenstein și Regatul Norvegiei;

- Manualul de implementare a proiectelor Ediția II, Revizia 2, din 16.04.2021, pentru Programul “Dezvoltare locală, reducerea sărăciei și creșterea incluziunii romilor” finanțat prin Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021;

- Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34 din mai 2017 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismul Financiar SEE 2014-2021 și Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021, cu modificările și completările ulterioare;

- Ordinul nr. 2.840/6.560/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2017 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului financiar al Spațiului Economic European 2014-2021 și Mecanismului financiar norvegian 2014-2021;

- OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar republicată, cu modificările și completările

ulterioare;

- Hotărârea nr. l14/2016 privind adoptarea Codului etic a1 profesioniștilor contabili;

- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;

- Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările ulterioare;

- Alte documente emise de autoritățile competente cu privire la finanțarea/implementarea

proiectelor finanțate prin Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021.

Prestatorul serviciilor de audit va acorda o atenție deosebită condițiilor stipulate în documentele sus menționate. Dacă auditorul consideră că termenii și condițiile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie să ceară clarificări de la Beneficiar. Prestatorul serviciilor de audit va purta discuții cu personalul Beneficiarului implicat în implementarea proiectului în vederea obținerii tuturor informațiilor necesare pentru desfăşurarea activității de audit.

Auditorul își va planifica activitatea astfel încât verificarea cheltuielilor să fie realizată efectiv, să respecte procedurile prevăzute în cadrul acestui caiet de sarcini, și va utiliza dovezile (materialele) obținute la elaborarea raportului de audit financiar. De asemenea, auditorul va menționa în raport că acesta a fost întocmit cu respectarea termenilor de referință și în conformitate cu Standardele Internaționale stabilite de către Consiliul pentru Standarde Internaționale de Audit și Asigurare (IAASB).

Proceduri pentru verificarea eligibilităţii cheltuielilor solicitate de Beneficiar spre decontare

A. Proceduri generale

Prestatorul serviciilor de audit verifică dacă cheltuielilor sunt conforme cu condițiile contractului de finanțare al proiectului.

Prestatorul serviciilor de audit verifică dacă evidențele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor și cu regulile contabile din contractul de finanțare.

Scopul este de a evalua dacă o verificare efectivă a cheltuielilor este fezabilă și de a raporta

excepții importante și puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerințele

documentației, astfel încât Beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea și îmbunătățirea acestora pe perioada de implementare rămasă a proiectului.

Prestatorul serviciilor de audit verifică dacă informațiile din rapoartele intermediare/raportul final se reconciliază cu sistemul de contabilitate și înregistrările Beneficiarului (ex: balanța de verificare, înregistrări din conturile analitice și sintetice).

B. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul și revizuire analitică

Prestatorul serviciilor de audit realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor raportate și verifică:

- dacă categoriile de cheltuieli din rapoartele intermediare/raportul final corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului prevăzut în contractul de finanțare;

- dacă cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul proiectului;

- dacă cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu prevederile Contractului de finanțare;

- dacă cheltuielile sunt conforme cu legislația națională și europeană;

- dacă suma totală solicitată spre autorizare de către Beneficiar nu depășește finanțarea

nerambursabilă prevăzută în Contractul de Finanțare;

- dacă au fost efectuate modificări ale Bugetului proiectului prin transferuri între liniile bugetare de cheltuieli eligibile, și dacă acestea au afectat scopul principal al proiectului/au modificat valoarea totală eligibilă a Proiectului;

- dacă beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime

impuse de prevederile regulamentelor sau de regulile de eligibilitate stabilite.

C. Categoriile de cheltuieli supuse verificării

Categoriile cheltuielilor solicitate de Beneficiar spre decontare vor prelua denumirea capitolelor și liniilor bugetare din bugetul aprobat al proiectului. Forma și natura probei suport (de exemplu o plată, un contract, o factură, etc) și modul în care cheltuiala este înregistrată, variază în funcție de tipul și natura cheltuielilor, a activităților sau tranzacțiilor de bază. În toate cazurile, tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă a activităților sau tranzacțiilor de bază, indiferent de tipul și natura activității sau tranzacției în natură.

Prestatorul serviciilor de audit va verifica toate categoriile și tipurile de cheltuieli prezentate în rapoartele intermediare și raportul final.

Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau

tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemănătoare.

D. Verificarea cheltuielilor

Prestatorul de servicii de audit verifică cheltuielile și prezintă toate excepțiile care rezultă din această verificare. Excepțiile verificării sunt toate abaterile de la reglementările din contractul de finanțare și conforme legislației în vigoare, descoperite pe parcursul realizării acțiunii de audit. În toate cazurile, Prestatorul evaluează impactul financiar estimat al excepțiilor în termenii de cheltuieli neeligibile.

Prestatorul prezintă toate excepțiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Prestatorul va verifica toate categoriile și tipurile de tranzacții care generează cheltuieli declarate în rapoartele intermediare și raportul final.

Acesta verifică dacă aceste cheltuieli:

- sunt necesare pentru desfăşurarea proiectelor. În acest sens, prestatorul serviciilor de

audit verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacție sau activitate au fost realizate pentru scopul propus al activității și dacă au fost necesare pentru activitățile și obiectivele proiectului. Prestatorul verifică mai departe dacă cheltuielile sunt cuprinse în bugetul proiectului și dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros;

- au fost asumate de Beneficiar pe perioada de implementare a proiectului;

- sunt înregistrate în conturile Beneficiarului și sunt identificabile, verificabile și dovedite cu originalele evidențelor suport.

Prestatorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacție sau activitate au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului și în rapoartele intermediare/raportul final și dacă sunt sprijinite de evidențe adecvate și documente suport justificative.

Prestatorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacție sau activitate au fost corecte pe

categorii de servicii/bunuri.

E. Exactitate şi înregistrare

Auditorul verifică dacă:

- cheltuielile pentru o tranzacție/operațiune au fost înregistrate cronologic, atât în sistemul contabil al Beneficiarului cât și în rapoartele intermediare și raportul final și sistematic în conturile analitice distincte ale proiectului în conformitate cu prevederile contractului de finanțare;

- cheltuielile pentru o tranzacție/operațiune au fost încadrate corect în capitolul/subcapitolul de

cheltuieli din bugetul proiectului;

- cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul proiectului și sunt susținute prin documente justificative corespunzătoare.

F. Realitatea cheltuielilor

Auditorul va verifica dacă:

- bunurile au fost livrate și serviciile au fost prestate.

- existența documentelor care atestă că bunurile au fost livrate și serviciile prestate (factura fiscală, proces verbal recepție servicii).

Raportare

Rapoartele de audit trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale acestui contract în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului și Operatorului de Program să înţeleagă natura și măsura procedurilor realizate de către prestatorul serviciilor de audit.

Auditorul va realiza rapoarte la momentul întocmirii rapoartelor intermediare/raportului final de

către Beneficiar și ori de câte ori i se vor solicita astfel de rapoarte de verificare a cheltuielilor din partea

Operatorului de Program. În cazul în care acestea există, Auditorul prezintă în raportul său inexactităţile și erorile constatate și include elemente probante.

Auditorul va întocmi un număr de 4 rapoarte intermediare (numite Raport intermediar de audit) de verificare a activităților și a cheltuielilor aferente acestora și un Raport final de audit.

În cazul în care se modifică graficul și/sau numărului rapoartelor intermediare, valoarea contractului

rămâne neschimbată.

Rapoartele vor fi predate Beneficiarului pe suport de hârtie, 2 exemplare originale.

Pe durata desfăşurării contractului, Prestatorul serviciilor de audit va răspunde pentru:

- asigurarea prezenței expertului auditor la sediul beneficiarului. Auditorul va efectua cel puțin câte o vizită la sediul Beneficiarului, pentru elaborarea fiecărui raport.

- asigurarea de echipamente de birotică, consumabile necesare derulării activităților de birou, pentru desfășurarea în bune condiții a activităților expertului propus să desfăşoare activitatea de audit.

Documentele care fac obiectul verificării vor fi puse la dispoziția prestatorului de către beneficiar doar la sediul D.G.A.S.P.C. lalomița. Beneficiarul nu se angajează să transmită auditorului copii — pe hârtie sau electronic — în vederea îndeplinirii contractului.

În cazul unor vizite/verificări/controale/audituri asupra modului de implementare a proiectului, efectuate de OP sau orice alt organism abilitat și/sau orice alte persoane autorizate în acest sens de către acestea, auditorul financiar independent se va prezenta la aceste vizite/verificări/controale/audituri și va oferi suport beneficiarului la cererea expresă a acestuia.

Prestatorul serviciilor de audit va fi în întregime răspunzător pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare pentru experţi și pentru toți ceilalți angajați ai săi. Toate costurile legate de personalul propriu vor fi suportate de către auditor și sunt incluse în prețul contractului.

Pentru întâlnirile organizate între Beneficiar și Prestator, în scopul derulării contractului,

Beneficiarul va asigura spațiul corespunzător.

Personalul implicat în efectuarea auditului

Prestatorul serviciilor de audit va asigura un expert cheie corespunzător din punct de vedere al experienței și al alocării timpului şi care are obligația să îndeplinească următoarele cerințe referitoare la calificări și abilități:

• Curriculum vitae - din care să reiasă experiență profesională relevantă de minim 12 luni

îndesfăşurarea activităților similare celor care fac obiectul prezentei achiziţii, în cadrul proiectelor

finanțate din fonduri nerambursabile, semnat pe fiecare pagină.

• Să deţină Certificatul de atestare a calității de auditor emis de CAFR sau echivalent

(organisme internaționale).

• Să deţină Carnetul de membru al CAFR, cu mențiunea Activ pentru anul în curs.

• Declarație pe proprie răspundere din care să rezulte că expertul, în calitatea sa de auditor financiar, nu a fost sancționat în ultimii trei ani de către Departamentul de Monitorizare și Competență Profesională al CAFR.

• Declarație din partea expertului că nu a fost sancționat în ultimii 3 ani de către Departamentul de Etică, conduită profesională și investigații din cadrul CAFR sau instituția similară din ţara de origine.

Documentele care dovedesc că expertul cheie propus îndeplineşte cerinţele referitoare la calificări şi abilităţi se vor anexa propunerii tehnice.

Condiții de plată

Prețul contractului este ferm și nu se actualizează. Decontarea serviciilor prestate se va face după cum urmează : transe egale, câte o transă pentru fiecare raport de audit în parte.

Numărul rapoartelor de audit poate fi actualizat în funcție de modificarea graficului rapoartelor intermediare. În cazul în care se modifică graficul rapoartelor intermediare, valoarea contractului va rămâne neschimbată.

Plățile se vor face pe baza următoarelor documente obligatorii, în original:

- factură emisă de prestatorul serviciilor de audit.

- raportul de audit întocmit de prestatorul serviciilor de audit (2 exemplare).

- procesul verbal de recepţie a serviciilor, fară obiecții, întocmit de comisia de recepție constituită. Facturile se achită în termenul stabilit prin contract.

Toate rapoartele, datele, materialele produse de furnizorul serviciilor de audit în cadrul

acestui contract vor constitui proprietatea beneficiarului contractului.

Modalitatea de prezentare a ofertelor.

Operatorul economic interesat de prezentul contract va depune 1 ofertă tehnică și 1 ofertă financiară.

Mențiuni finale

Toate documentele realizate în cadrul proiectului sunt proprietatea exclusivă a beneficiarului și nu pot fi utilizate ulterior de către prestator și/sau terți.

Prezentul caiet de sarcini se constituie ca anexă la contractul ce va fi încheiat cu prestatorul.

Propunerea financiară va fi exprimată în lei fără tva. Preţul contractului va fi ferm şi nu va putea fi actualizat. Durata contractului şi locul desfăşurării

Activitatea de audit financiar se va desfășura pe toată perioada de implementare a proiectului VIP – PLUS „ Voluntariat – Inițiative – Profesionalism pentru calitate în serviciile de zi destinate copiilor din comunitățile vulnerabile”, cod PN1020.

Contractul de achiziție publică, având ca obiect servicii de audit financiar pentru proiectul sus

menționat, intră în vigoare la data semnării de către ultima dintre părţi şi se desfăşoară pe perioada de

implementare a proiectului, până la data de 31.12.2022, cu posibilitatea de prelungire, conform

contractului de finanţare nr. 10/21.12.2020/SEE.

Executarea contractului începe după constituirea garanției de bună execuție.

În cazul în care perioada de implementare a proiectului se va prelungi, contractul și durata de prestare a serviciilor de audit financiar se vor prelungi, prin act adițional, fără alte costuri suplimentare.

Serviciile de audit se vor efectua la sediul Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Ialomiţa.

Responsabil achiziții,

Xxxxxx Xxxxxxxx