PROCEDURA PROPRIE
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE
Direcția generală de servicii interne și achiziții publice
Nr.717.657/31.12.2019
PROCEDURA PROPRIE
PENTRU ACHIZIȚIA DE SERVICII PREVĂZUTE ÎN ANEXA 2 LA LEGEA NR. 98/2016
1. Scop şi domeniu de aplicare
Prezenta Procedură se aplică pentru atribuirea contractelor de achiziție publică de servicii prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare (denumită în continuare Legea nr. 98/2016), ale căror valori estimate sunt mai mari decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (5) și mai mici decât pragul valoric menționat la art. 7 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 98/2016, astfel încât să se asigure respectarea principiilor prevăzute la art.2 alin.(2) din Legea nr. 98/2016.
2. Prevederi legale
2.1 Prezenta Procedura este întocmită de MFP în calitate de autoritate contractantă, în temeiul următoarelor prevederi legale:
a) art. 7 xxxx. (1) lit. d), art. 9, art. 11, art. 68 alin.(1) lit. h), alin.(2) lit. b) și art. 111 din Legea nr. 98/2016;
b) art. 16, art. 17 și art. 106 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, aprobate prin HG nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare (denumite în continuare Norme);
c) art. 4, art. 74 din Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE.
Termenii și expresiile folosite în prezenta Procedură sunt interpretate în conformitate cu semnificațiile acestora definite la art. 3 alin. (1) din Legea nr. 98/2016.
3. Referatul de necesitate însoțit de caiet de sarcini/specificații tehnice
3.1 Direcția beneficiară a serviciilor ce urmează a fi achiziționate conform prezentei proceduri întocmește referatul de necesitate și caietul de sarcini/specificațiile tehnice, pe care le transmite DGSIAP în vederea inițierii achiziției publice.
3.2 În cazul în care necesitatea apare după aprobarea PAAP sau PAP, direcția beneficiară trebuie să justifice în cuprinsul referatului de necesitate motivul/motivele pentru care necesitatea nu a fost identificată în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul următor.
3.3 Caietul de sarcini/specificațiile tehnice reprezintă cerințe, prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui serviciu să fie descris, în mod obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesității autorității contractante.
3.4 În funcție de complexitatea obiectului achiziției, referatul de necesitate poate fi însoțit și de alte informații specifice cum ar fi, spre exemplu, informații cu privire la criteriile de calificare și/sau selecție, factorii de evaluare, algoritmul de calcul și/sau clauzele contractuale.
3.5 După primirea referatului de necesitate, responsabilul de achiziție va verifica dacă achiziția respectivă este inclusă în PAAP sau în PAP. În cazul în care achiziția nu figurează în PAAP sau PAP, responsabilul de achiziție va întreprinde în termen de maximum 2 zile lucrătoare demersurile necesare în vederea actualizării și va iniția achiziția numai după aprobarea acestuia.
3.6 În situația în care documentele transmise de către direcția/structura beneficiară a serviciilor nu sunt întocmite conform legislației specifice în vigoare, responsabilul de achiziție va transmite direcției beneficiare observațiile și recomandările aferente cu privire la remedierea/refacerea acestora, în maximum 2 zile lucrătoare de la primirea acestora.
4. Scrisoarea de intenție și documentația de atribuire
4.1 Dacă achiziția figurează în PAAP sau PAP și documentele primite de la direcția beneficiară a serviciilor sunt corect întocmite, în termen de maximum 5 zile lucrătoare, responsabilul achiziției întocmește următoarele documente în vedere inițierii achiziției publice:
a) Stategia de contractare;
b) Scrisoarea de intenție;
c) Formulare;
d) Comanda fermă (dacă este cazul);
e) Proiect contract/acord-cadru/contract subsecvent (dacă este cazul).
4.2 Documentația de atribuire este alcătuită din :
a) Caietul de sarcini/specificațiile tehnice; Formulare;
Comandă (dacă este cazul);
Proiectul contract/acord-cadru (dacă este cazul).
4.3 Criteriul de atribuire se stabilește de către responsabilul de achiziție după consultarea cu reprezentanții direcției beneficiare a achiziției publice și se comunică potențialilor ofertanți prin scrisoarea de intenție.
5. Reguli de publicitate și transparență
6. Clarificări privind documentația de atribuire
6.2 Autoritatea contractanta va răspunde, în mod clar și complet, în maximum 2 (două) zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări scrise din partea operatorului economic.
6.3 Autoritatea contractantă va transmite, în scris, fiecărui operator economic care a formulat solicitări de clarificări și va publica pe pagina proprie de internet, răspunsurile însoțite de întrebările aferente.
6.4 În măsura în care clarificările cu privire la documentația de atribuire sunt solicitate în timp util, având în vedere termenul menționat la alin. 6.1 din prezenta Procedură, răspunsul la aceste solicitări trebuie să fie transmis cu cel puțin 1 zi lucrătoare înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor.
7. Prezentarea ofertelor
7.1 Oferta se redactează în limba română prin utilizarea unui editor de texte. Ofertele redactate în altă limbă decât limba română trebuie să fie însoțite de traduceri autorizate.
7.2 Ofertele se exprimă în lei sau euro fără TVA, în funcție de obiectul achiziției și trebuie să se încadreze în limita fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru și să corespundă cerințelor minime prevăzute în caietul de sarcini/specificațiile tehnice.
7.3 Ofertele se depun prin e-mail sau fax până la termenul limită precizat în scrisoarea de intenție.
7.4 Oferta are caracter ferm, prețul rămânând neschimbat pe toată durata de îndeplinire a contractului/acordului-cadru de prestare a serviciilor, dacă prin scrisoarea de intenție nu se specifică altfel.
8. Evaluarea ofertelor și comunicarea rezultatului procedurii
8.2 Din comisia de evaluare vor face parte, pe lângă responsabilul de achiziție, persoane din cadrul direcției beneficiare a serviciilor.
8.3 Comisia de evaluare va fi numită prin decizie internă, la propunerea directorului general adjunct coordonator al Serviciului achiziții publice cu aprobarea persoanei coordonatoare a DGSIAP, conform ordinului de delegare a competențelor și stabilire a atribuțiilor specifice.
8.4 Evaluarea se realizează în termenul de valabilitate al ofertelor.
8.5 Dacă este cazul, responsabilul de achiziție / comisia de evaluare poate solicita ofertanților prelungirea termenului de valabilitate a ofertelor.
8.6 Analiza și evaluarea ofertelor se realizează de către responsabilul de achiziție sau comisia de evaluare, care va proceda la:
a) verificarea îndeplinirii cerințelor minime de calificare, dacă au fost solicitate prin scrisoarea de intenție și/sau documentația de atribuire. În cazul în care documentele de calificare nu corespund cerințelor, oferta este respinsă;
b) verificarea îndeplinirii specificațiilor tehnice și a cerințelor minime din caietul de sarcini. În cazul în care propunerea tehnică nu corespunde cerințelor, oferta este considerată neconformă;
c) verificarea prețului ofertat în raport cu valoarea estimată. În cazul în care prețul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depășește valoarea estimată comunicată prin scrisoarea de intenție și, deși există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv, se constată că acceptarea unei astfel de oferte ar conduce la modificarea substanțială în sensul depășirii procentului de 10% din valoarea estimată, oferta este considerată inacceptabilă.
d) coroborarea informațiilor cuprinse în răspunsurile la solicitările de clarificări, dacă este cazul;
e) aplicarea criteriului de atribuire pentru ofertele admisibile;
f) întocmirea Raportului procedurii proprii;
g) transmiterea comunicărilor privind rezultatul evaluării către ofertanți.
8.7 Evaluarea ofertelor se face în maximum 10 zile lucrătoare, în funcţie de complexitatea acestora şi se încheie odată cu întocmirea Raportului procedurii proprii.
8.8 Rezultatul procedurii proprii sese comunică ofertanților prin e-mail/fax.
8.9 Ofertanţii pot contesta rezultatul procedurii în termen de 1 zi lucrătoare de la comunicarea rezultatului procedurii proprii. Contestația va fi transmisă autorităţii contractante, urmând ca aceasta să o soluţioneze, de regulă, într-un termen de 10 zile lucrătoare de la primirea şi înregistrarea acesteia.
8.10 Soluționarea contestației se realizează de către membrii de rezervă numiți conform art.8.1. În situația în care un membru de rezervă nu își poate îndeplini atribuţiile care rezultă din această calitatea, autoritatea contractantă va numi o nouă comisie de soluționare a contestației.
8.11 Răspunsul la contestație va fi comunicat ofertantului prin e-mail sau fax.
9. Angajamentul legal, propunerile de angajare a unei cheltuieli și angajamentul bugetar
9.1 În cazul în care achiziția nu se efectuează în baza unui contract/contract subsecvent, angajamentul legal îl reprezintă comanda fermă.
9.2 Contractele/acordurile-cadru se avizează/semnează în această ordine de către DGSIAP, direcția beneficiară a serviciilor, DGJ, DGE, CFPP, CFPD (dacă este cazul) și ordonatorul principal de credite, conform ordinului de delegare a competențelor și stabilire a atribuțiilor specifice.
9.3 Comenzile se semnează de către responsabilul de achiziție, DGSIAP și ordonatorul principal de credite, conform ordinului de delegare a competențelor și stabilire a atribuțiilor specifice.
9.4 Propunerile de angajare a unei cheltuieli și angajamentul bugetar se întocmesc și se înaintează spre semnare odată cu angajamentul legal.
10. Responsabilități
10.1 Documentele suport generate pe parcursul procesului de achiziție se semnează de către responsabilul de achiziție și de către conducerea DGSIAP și se avizează/aprobă de către ordonatorul principal de credite, conform ordinului de delegare a competențelor și stabilire a atribuțiilor specifice, sau, după caz, conform formularelor anexate la prezenta procedură.
10.2 Direcția beneficiară a serviciilor ce urmează a fi achiziționate întocmește:
a) Referatul de necesitate;
b) Caietul de sarcini / specificațiile tehnice;
c) Propuneri de clauze contractuale (dacă este cazul);
d) Criterii de calificare și/sau selecție și justificarea alegerii acestora (dacă este cazul);
e) Factorii de evaluare tehnici și financiari propuși, algoritmul de calcul, justificarea alegerii factorilor și a ponderilor acordate pentru fiecare factor
10.3 Șeful serviciului de achiziții publice
a) numește responsabilul de achiziție prin rezoluție de repartizare a lucrării;
a) monitorizează respectarea termenelor prevăzute în prezenta procedură.
10.4 Responsabilul de achiziție întocmește:
a) Stategia de contractare;
b) Scrisoarea de intenție;
c) Formulare;
d) Contractul /acordul-cadru/ contractul subsecvent/ comanda fermă (după caz);
e) Răspunsurile la solicitările de clarificări cu privire la documentația de atribuire;
f) Comunicările privind rezultatul evaluării ofertelor;
g) Alte documente (dacă este cazul).
10.5 Responsabilul de achiziție sau Comisia de evaluare întocmește:
a) Procesul-verbal de evaluare (dacă este cazul);
b) Solicitările de clarificări cu privire la ofertele depuse (dacă este cazul);
c) Raportul procedurii proprii.
11. Formulare
11.1 Pentru fiecare achiziție publică pentru care se aplică prevederile prezentei Proceduri, autoritatea contractantă utilizează următoarele formulare:
a) Referatul de necesitate - Formular 1
b) Scrisoarea de intenție - Formular 2
c) Procesul-verbal de evaluare - Formular 3
d) Raportul procedurii proprii - Formular 4
e) Comunicările privind rezultatul evaluării ofertelor - Formular 5
f) Comanda fermă - Formular 6
12. Dispoziții finale
12.1 În situația în care anumite aspecte nu sunt prevăzute de prezenta Procedură, acestea vor fi interpretate și aplicate în conformitate cu principiile prevăzute de art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016.
12.2 Prin prezenta procedură internă se abrogă Procedura proprie nr. 697249 din 24.10.2018.