Contract
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Regiunea Sud-Est
Anexa la Decizia nr.395/09.11.2020
Norme procedurale interne
pentru atribuirea contractelor având ca obiect închirierea de imobile cu destinația de sediu pentru OIRPOSDRU Regiunea Sud-Est
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
Art.1 Prezentele norme interne reglementează cadrul organizatoric și metodologia de desfășurare a procedurii de atribuire a contractelor având ca obiect închirierea de imobile de către Organismul intermediar regional pentru Programul operațional sectorial pentru Dezvoltarea resurselor umane Regiunea Sud-Est.
Art.2 Pe parcursul întregului proces de achiziție publică, astfel cum este reglementat în prezentele Norme, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii:
a) nediscriminare;
b) tratament egal;
c) recunoașterea reciprocă;
d) transparența;
e) proporționalitatea;
f) asumarea răspunderii.
Art.3 Definiții
În sensul prezentelor norme procedurale interne, următorii termeni se definesc astfel:
a) achiziție – dobândirea/utilizarea temporară, de către o persoană juridică definită ca autoritate contractantă, a unui imobil cu destinația de sediu, prin atribuirea unui contract de achiziție publică având ca obiect închirierea unui imobil;
b) autoritate contractantă - Organismul intermediar regional pentru Programul operațional sectorial pentru Dezvoltarea resurselor umane Regiunea Sud-Est;
c) locator – persoana fizică sau juridică cu care Organismul intermediar regional pentru Programul operațional sectorial pentru Dezvoltarea resurselor umane Regiunea Sud-Est încheie contractul de închiriere;
d) contract de achiziție publică – contract, încheiat în formă scrisă, între autoritatea contractantă și o persoană fizică sau juridică având calitatea de locator;
e) operator economic – ofertantul care participă la procedurăși căruia I se poate atribui contractul de achiziție publică în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne;
f) contract de închiriere – contract de achiziție care are ca obiect închirierea de imobile cu destinația de sediu pentru autoritatea contractantă;
g) ofertant – orice persoană fizică sau juridică, care depune o ofertă în cadrul procedurii de atribuire și căreia i se poate atribui contractul de achiziție publică în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne
h) ofertă - documentaţie care cuprinde propunerea tehnică, propunerea financiară şi orice formulare sau documente solicitate în documentaţia de atribuire;
Brăila, Str. Industriei nr.17, România, tel./fax: 0000000000, 0000000000
i) propunere tehnică - document al ofertei elaborat pe baza cerintelor din caietui de sarcini, stabilite de autoritatea contractantă;
j) propunere financiară - document al ofertei prin care se furnizeaza informatiile cerute prin documentaţia de atribuire cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale;
k) căi de atac - contestaţiile administrative şi/sau acţiunile în justiţie împotriva unor acte dministrative şi prin care se solicită suspendarea, corectarea, revocarea, modificarea sau anularea unui act, a unei decizii sau a unei proceduri aplicate de către autoritatea contractantă;
l) zi / zile - reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit
Art.4 Orice persoana fizică sau juridică care ofera spre inchiriere imobile are dreptui de a depune oferta, în condiţiile prezentelor norme procedurale interne, la procedura de atribuire, printr-un reprezentat legal sau un împuternicit.
Art.5 (1) Numărul de locatori care au dreptui de a depune oferta, este nelimitat.
(2) Mai mulţi operatori economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune oferta comună, fără a fi obligaţi să îşi legalizeze din punct de vedere formal asocierea.
(3) Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ca asocierea să fie legalizată numai în cazul în care oferta comună este declarată câştigătoare şi numai dacă o astfel de măsura reprezintă o condiţie necesară pentru buna îndeplinire a contractului.
(4) Operatorul economic nu are dreptul, în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire:
a) să participe la două sau mai multe asocieri de operatori economici;
b) să depună candidatura/oferta individuală şi o altă candidatură/ofertă comună;
c)să depună oferta individuală şi să fie nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte.
(5) întreprinderile afiliate au dreptul de a participa în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire, dar numai in cazul în care participarea acestora nu este de natură să distorsioneze concurenţa.
(6) în sensul prevederilor alin. (5), prin întreprindere afiliată se înţelege orice subject de drept: a)asupra căruia un alt subiect de drept poate exercita, direct sau indirect, o influenţă dominantă, sau b)care poate exercita o influenţă dominantă asupra altui subiect de drept; sau care, ca urmare a asocierii cu un subiect de drept, se află sub influenţa dominantă a unui alt subiect de drept.
Art. 6 (1) Preţul ofertei va fi exprimat în conformitate cu cerinţele documentaţiei de atribuire.
(2) în cazul în care Autoritatea contractantă constată că este necesară suplimentarea spaţiului închiriat sau prelungirea duratei contractului, în timpul derulării acestuia şi numai în cazul în care aceasta identifică şi dispune de fonduri suplimentare, atunci aceasta poate încheia un act adiţional pentru a suplimenta valoarea alocată serviciilor de închiriere, dar fără a mări preţul unitar/mp ofertat initial în oferta declarată câştigătoare.
Art. 7 Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă va lua toate măsurile necesare pentru evitarea apariţiei unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau manifestarea concurenţei neloiale. În cazul în care se constată apariţia unor astfel de situaţii, se va proceda la eliminarea efectelor rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptându-se după caz, potrivit competenţelor, măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare şi altele asemenea ale actelor care au afectat aplicarea corecta a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legatură cu acestea.
CAPITOLUL II
Reguli generale pentru desfăşurarea procedurii având ca obiect inchirierea de imobile
Art. 8 (1) Autoritatea contractanta atribuie contractul avand ca obiect inchirierea de imobile, printr-o procedura de achizitie publica organizată în baza prezentelor norme procedurale interne.
(2) în situaţia în care procedura de atribuire a unui contract având ca obiect închirierea de imobile, nu se finalizează prin încheierea unui contract, autoritatea contractanta are dreptul de a relua procedura, cu modificarea, după caz, a unor prevederi din documentaţia de atribuire aprobată initial.
Art.9 În vederea respectării principiului transparenţei, autoritatea contractanta:
a) publică invitaţia de participare însoţită de documentaţia de atribuire şi prezentele norme procedurale interne pe pagina oficială de internet a instituţiei, respectiv xxx.xxxxxxxxx.xx
(b) publică invitaţia de participare într-un cotidian de circulație locală.
Art. 10 Orice document în formă scrisă întocmit/primit pe perioada derulării procedurii de închiriere, trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii.
Art. 11 Comunicarea între părţi se face în forma scrisă. Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, fax sau e-mail, cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării.
CAPITOLUL III
Derularea procedurii de închiriere
Art. 12 Documentaţia de atribuire include:
a) Instrucţiuni pentru ofertanti;
b) Caietul de sarcini;
c) Formulare pentru întocmirea ofertelor;
d) Modelul orientativ al contractului de închiriere
Art. 13. Procedura de închiriere se desfăşoară după cum urmează:
A. Lansarea procedurii de închiriere
a) postarea invitaţiei de participare, a documentaţiei de atribuire aferente şi a normelor procedurale interne pe site-ul xxx.xxxxxxxxx.xx ;
b) publicarea invitaţiei de participare într-un cotidian de circulație locală.
c) termenul limită pentru primirea ofertelor nu poate fi mai mic de 10 zile calendaristice de la data publicării invitaţiei de participare pe site-ul xxx.xxxxxxxxx.xx
B. Primirea şi transmiterea răspunsurilor la clarificări
(1) Orice potential ofertant are dreptul de a solicita, în scris, clarificări cu privire la elementele cuprinse în documentatia de atribuire. Numarul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor este de 5 zile calendaristice.
(2)Transmiterea răspunsului la clarificări către toţi potenţialii ofertanţi se va face cu cel putin 3 zile înainte de termenul limită de depunere a ofertelor.
(3) În cazul în care potentialul ofertant nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitate de a respecta termenul de 3 zile, aceasta din urmă răspunde la solicitarea de clarificare în măsura în care se respectă, în mod cumulativ, următoarele;
a) perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibila primirea acestuia de către potentialii ofertanti înainte de data limită de depunere a ofertelor;
b) răspunsul nu modifică informaţiile deja publicate, nu afectează modul de elaborare a ofertelor și nici nu devine necesară publicarea unei erate.
(4) Autoritatea contractantă are obligaţia de a publica răspunsul pe site-ul xxx.xxxxxxxxx.xx, fără a dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective.
(5) Autoritatea contractantă are dreptul de a completa, din proprie iniţiativă, în vederea clarificării, documentatia de atribuire.
(6) Orice astfel de completare trebuie publicată de către autoritatea contractantă pe site-ul xxx.xxxxxxxxx.xx, dacă acest fapt nu afectează participarea la procedura de atribuire.
C. Primirea ofertelor
a) primirea şi înregistrarea ofertelor se face la adresa mentionată de autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire;
b) desfăşurarea şedinţei de deschidere a ofertelor va avea loc la adresa mentionată de autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire ;
c) comisia de evaluare a ofertelor va verifica conformitatea ofertelor cu cerinţele documentaţiei de atribuire, din punct de vedere al termenului limită de depunere şi al existenţei tuturor documentelor solicitate;
d) ofertele care sunt depuse la o altă adresă de corespondenţă decât cea stabilită, sau după termenul limită de depunere, sunt considerate respinse şi vor fi returnate nedeschise către expeditor, după caz, în baza unei solicitari scrise a reprezentantului legal/împuternicitului ofertantului.
D. Evaluarea ofertelor
a) se realizează de către o comisie de evaluare numită prin decizia directorului executiv al Organismului Intermediar. În funcţie de necesităţile autorităţii contractante, prin decizia directorului executiv, pot fi cooptaţi experţi tehnici;
b) se evaluează ofertele în vederea verificării respectării cerinţelor minime solicitate de autoritatea contractanta în cadrul documentaţiei de atribuire;
c) se solicită clarificări şi/sau documente suplimentare, dacă este cazul, pentru demonstrarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare şi stabilirea conformităţii propunerii tehnice şi financiare. Erorile aritmetice se corectează după cum urmează:
1. dacă exista discrepanţe între preţul unitar şi preţul total, trebuie luat în considerare preţul unitar, iar preţul total va fi corectat corespunzător;
2. dacă exista discrepanţe între litere şi cifre, trebuie luată în considerare valoarea exprimată în litere, iar valoarea exprimată în cifre va fi corectată corespunzător.
d) ofertele vor fi respinse dacă cel puţin o cerinţă minima prevăzută în documentatia de atribuire nu a fost îndeplinită;
e) se vizitează imobilele oferite spre închiriere de ofertanţii participanţi la procedura de închiriere, cu respectarea următorilor paşi:
1. anunţarea ofertanţilor asupra zilei şi orei în care se va efectua vizionarea imobilelor;
2. vizionarea locaţiei propuse spre închiriere.
f) ofertanţii sunt obligaţi să-şi menţină valabilă şi nemodificata oferta depusă în cadrul procedurii de achiziţie până la momentul semnării contractului de închiriere.
g) desemnarea ofertei câştigătoare se realizează conform criteriului de atribuire stabilit în documentaţia de atribuire.
E. Finalizarea procedurii de închiriere
a) întocmirea raportului procedurii de atribuire de către comisia de evaluare și aprobarea acestuia de către directorul executiv;
b) transmiterea comunicărilor privind rezultatul procedurii de închiriere către ofertanţii participanți, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data aprobării raportului;
c) încheierea contractului de închiriere;
d) în cazul în care la procedura de închiriere au participat mai mulţi ofertanţi, Autoritatea contractantă va încheia contractul de achiziţie publică în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 10 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului de închiriere, pentru a acorda un termen de 5 zile pentru formularea eventualelor contestaţii administrative privind rezultatul procedurii comunicat;
e) luarea în folosinţă de către Autoritatea contractantă a imobilului închiriat, în termenul maxim solicitat în documentaţia de atribuire.
CAPITOLUL IV
Comisia de evaluare. Constitute, componenţă si atribuţii
Art. 14 (1) Pentru atribuirea contractului se constituie o comisie de evaluare formată dintr-un număr impar de membri cu drept de vot. Lucrările comisiei vor fi coordonate de un preşedinte al comisiei de evaluare.
(2) în timpul evaluării ofertelor, comisia de evaluare poate solicita cooptarea unui expert tehnic, în funcţie de necesităţile acesteia. În această situaţie sarcinile expertului cooptat vor consta în sprijinirea întregului proces de evaluare a ofertelor (verificarea şi evaluarea cerinţelor minime de calificare şi selecţie precum şi a propunerilor tehnice şi financiare), inclusiv în acordarea punctajelor aferente acestor oferte. Expertul cooptat nu va avea drept de vot, însă are obligaţia de a elabora un raport de specialitate cu privire la aspectele verificate, pe baza expertizei pe care o deţine, prin care îşi poate exprima punctul de vedere în procesul de evaluare a ofertelor. Expertul cooptat are răspundere exclusivă asupra punctului de vedere exprimat în raportul de specialitate şi înaintat comisiei de evaluare. RaportuI de specialitate al expertului cooptat se ataşează la raportul de atribuire şi devine parte a dosarului achiziţiei publice.
(3) Activitatea desfăşurată de membrii comisiei de evaluare face parte din atribuţiile de serviciu.
Art. 15 (1) Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească acordul majorităţii simple din numărul membrilor săi.
(2) Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată, îşi vor prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală, care se ataşează la raportul procedurii.
Art. 16 Pe parcursul desfăşurării procesului de evaluare, membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a păstra confidenţialitatea şi de a asigura imparţialitatea deciziei.
Art. 17 (1) Membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a semna o declaraţie pe propria răspundere privind confidenţialitatea şi imparţialitatea, prin care se angajează să respecte prevederile prezentelor norme şi prin care confirmă, totodată, că nu se află în niciuna din situaţiile următoare:
a) sunt soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu unul dintre ofertanţi
b) nu fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi
c) deţin părţi sociale şi/sau acţiuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertanţi;
d) au un interes de natură să le afecteze imparţialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor;
e) se află în situaţia existenţei unui conflict de înterese, astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Declaraţia prevăzută la alin. (1) trebuie semnată înainte de deschiderea ofertelor.
(3) În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare constată că se află în una sau mai
multe dintre situaţiile prevăzute la alin. (1), atunci acesta are obligaţia de a solicita, de îndată, înlocuirea sa din componenţa comisiei respective.
Art. 18 Comisia de evaluare răspunde de desfăşurarea următoarelor activităţi:
a) deschiderea ofertelor şi, după caz, a altor documente care însoţesc oferta, precum si întocmirea procesului verbal al şedinţei de deschidere;
b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi;
c) vizitarea imobilului oferit spre închiriere;
d) solicitarea de clarificări, dacă este cazul;
e) verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanţi, din punctul de vedere al conformităţii administrative şi al modului în care acestea corespund cerinţelor minime din caietul de sarcini;
f) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, inclusiv verificarea conformităţii cu propunerile tehnice, verificarea aritmetică, verificarea încadrării în bugetul estimativ aprobat;
g) evaluarea ofertelor conform criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de închiriere;
h) stabilirea ofertelor inaccceptabile si/sau neconforme si a motivelor care au stat la baza incadrarii acestora în fiecare din aceste categorii, stabilirea ofertelor admisibile, precum si stabilirea ierarhiei ofertelor şi desemnarea ofertei câştigătoare, în baza criteriului de atribuire stabilit;
i) daca este cazul, elaborarea proceselor-verbale aferente fiecarei sedinte, precum şi întocmirea raportului procedurii şi înaintarea lui directorului executiv în vederea aprobării acestuia;
j) verificarea existenţei şi conformităţii garanţiilor de participare (dacă au fost solicitate în clocumentaţia de atribuire);
k) Informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul procedurii de atribuire.
CAPITOLUL V
Încheierea contractului de închiriere a imobilului
Art. 19 (1) Autoritatea Contractantă va încheia contractul având ca obiect inchirierea de imobile cu persoana fizică şi/sau juridică a cărei ofertă a fost desemnată câştigătoare.
(2) Până la data intocmirii raportului de atribuire al procedurii având ca obiect inchirierea de imobile, ofertantul prezintă toate documentele solicitate de autoritatea contractantă în documentaţia de atribuire.
(3) În situaţia în care ofertantul declarat câştigător nu semnează contractul, Autoritatea contractantă va invita pe rând, în vederea contractării, ofertanţii declaraţi admişi în ordinea clasamentului stabilit de comisia de evaluare în raportul procedurii. In cazul in care in cadrul procedurii de atribuire a fost depusă o singura ofertă declarată câstigatoare, iar ofertantul care a depus aceasta oferta refuza sa semneze contractul, atunci autoritatea contractanta va anula procedura de atribuire.
CAPITOLUL VI
Căi de atac. Procedura prealabilă. Litigii
Art. 20 (1) Orice ofertant care se consideră vatamat într-un drept al său ori într-un interes legitim ca urmare a comunicării rezultatului procedurii de atribuire va solicita Autoritatii contractante revocarea sau modificarea actului sau a deciziei, prin intermediul unei contestatii administrative, înregistrată la autoritatea contractantă în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data comunicării acestuia/acesteia.
(2) Autoritatea contractanta va analiza şi va soluţiona contestatia administrativă în termen de cel mult 5 zile
lucrătoare de la data înregistrării acesteia.
(3) Ofertantul vătămat într-un drept al său ori într-un interes legitim printr-un act sau o decizie a Autorităţii contractante, nemulţumit de raspunsul formulat de aceasta cu privire la contestatia administrativă depusă, sau care nu a primit niciun răspuns în termenul prevăzut la alin. (2), poate sesiza instanţa de contencios administrativ competentă.
CAPITOLULVII
Anularea procedurii de închiriere
Art. 21 (1) Autoritatea contractanta are dreptul de a anula procedura de atribuire în următoarele cazuri:
a) daca nu a fost depusă nicio ofertă, sau dacă nu a fost depusă nicio ofertă admisibilă ;
b) dacă au fost depuse oferte admisibile care nu pot fi comparate din cauza modului neuniform de abordare a propunerilor tehnice si/ori financiare
c) au fost prezentate numai oferte neconforme sau inacceptabile;
d) dacă încălcari ale prevederilor legale afectează procedura de atribuire a contractului de închiriere, sau dacă este imposibilă încheierea contractului de inchiriere. Prin încălcări ale prevederilor legale se înţelege situaţia în care, pe parcursul procedurii de atribuire, se constată erori sau omisiuni, iar autoritatea contractanta se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective fără ca aceasta să conducă ia încălcarea principiilor prevăzute la art. 2 din prezentele norme.
e) dacă contractul nu poate fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită castigatoare din cauza faptului ca ofertantul în cauză se află intr-o situaţie de forţă majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa contractul si nu există o ofertă clasată pe locul 2 admisibilă
f) pe parcursul procedurii de atribuire a fost pronunţată o hotărâre judecătorească definitivă care duce la imposibilitatea semnarii contractului de inchiriere.
(2) Oferta este considerată inacceptabilă în următoarele situaţii:
a) a fost depusă după data si/sau ora-limită de depunere sau la o altă adresă decât cea stabilită în invitaţia de participare;
b) a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineste cerinţele minime de calificare;
c) constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini;
d) preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată comunicată prin anunţul/invitaţia de participare.
(3) Oferta este considerată neconformă în următoarele situaţii:
a) nu satisface cerinţele caietului de sarcini;
b) conţine propuneri referitoare la clauzele contractuale care sunt în mod evident dezavantajoase pentru Autoritatea contractantă.
Art. 22 (1) Decizia de anulare nu creează Autorităţii contractante nicio obligaţie faţă de participanţii la procedura de atribuire.
(2) Decizia de anulare va fi comunicată în scris tuturor ofertanţilor, menţionându-se motivele anulării.
CAPITOLUL VIII
Dosarul procedurii de închiriere
Art. 23 (1) Autoritatea contractantă are obligaţia de a constitui şi de a arhiva dosarul achizitiei.
(2) Dosarul prevăzut la alin. (1) trebuie să cuprindă cel puţin următoarele documente:
- invitaţia de participare la procedura de închiriere;
- dovada publicării într-un cotidian de circulaţie locală;
- documentaţia de atribuire aprobată, inclusiv clarificările solicitate de ofertanţi şi răspunsurile aferente transmise de autoritatea contractantă;
- decizia de numire a comisiei de evaluare;
- declarațiile de confidenţialitate şi imparţialitate semnate de membrii comisiei de evaluare;
- procesul verbal al şedinţei de deschidere;
- ofertele depuse de participanții la procedura;
- clarificările solicitate ofertanţilor de către comisia de evaluare şi răspunsurile aferente acestora;
- procesele-verbale al şedinţelor de evaluare, dacă este cazul;
- raportul procedurii de atribuire/anulare aprobat de directorul executiv;
- comunicările privind rezultatul procedurii şi dovada transmiterii acestora către participanții la procedura;
- dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de închiriere, punctele de vedere ale autorităţii contractante, precum şi deciziile emise de instanţele competente;
- contractul de închiriere semnat cu ofertantul câştigător al procedurii de închiriere; procesul verbal de predare - primire a imobilului închiriat şi a dotărilor aferente;
- documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către locator.