INTOCMIREA CONTRACTULUI INDIVIDUAL DE MUNCA SI TRANSMITEREA IN REVISAL

STRUCTURA ANALIZA PROCES

DOMENIU PROCES RESURSE UMANE

SCOP PROCES

Stabilirea unei forme unitare de angajare a personalul din cadrul organizatiei.

DESCRIERE PROCES

In conformitate cu harta procesului si cu detaliile componentelor sale, acest proces:

• Presupune prelucrarea de date sensibile;

• Nu include procesare transfrontaliera;

• Nu include transferuri catre locatii din afara SEE;

Audit GDPR – Process GAP Analysis

Departamentul

RESURSE UMANE

Denumirea procesul care implica date personale, analizat la pasii urmatori:

INTOCMIREA CONTRACTULUI INDIVIDUAL DE MUNCA SI TRANSMITEREA IN REVISAL

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Modelele de documente furnizate au caracter orientativ. Utilizatorii acestor modele ar trebui sa consulte proprii specialisti, iar InITinvest Consulting nu isi asuma nicio raspundere legala rezultata direct din utilizarea acestor documente.

Domeniul de referinta al Procesului (Scopul)

Stabilirea unei forme unitare de angajare a personalul din cadrul organizatiei.

Responsabil Proces

Contabil

Etapele procesului

1. Viitorul angajat ii transmite personal Contabilului toate documentele necesare angajarii.

2. Contabil intocmeste contractul individual de munca si introduce datele noului angajat in Programul Informatic.

3. Contabilul ii transmite personal Administratorului: Contractul individual de munca, Xxxx postului si Detaliile bancare.

4. Administratorul ii transmite personal spre semnare angajatului Contractul individual de munca si Fisa postului.

5. Angajatul semneaza documentele de angajare si pastreaza un exemplar din Contractul individual de munca si din Fisa postului. Celalalt exemplar semnat il transmite personal Administratorului. Acesta le arhiveaza in Arhiva Contabilitate.

6. Contabilul introduce in Revisal datele noului angajat.

HARTA

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

INVENTARUL DE DATE PERSONALE SI INREGISTRARILE

Datele personale reprezinta orice informatie referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila (persoana vizata).

Inregistrarile sunt acele fisiere si documente in care datele personale sunt pastrate pentru orice perioada de timp. Toate inregistrarile trebuie clasificate in functie de sensibilitatea lor si ar trebui sa aiba o perioada de pastrare definita.

REZUMAT:

• Se proceseaza date personale sensibile;

• Perioada de pastrare a inregistrarilor - Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor;

• Toate inregistrarile sunt clasificate “Restrictionat”;

Inregistrare	Clasificare	Format	Perioada de pastrare	Destinatari
Curriculum Vitae	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nr. Telefon	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa de e-mail	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Experienta profesionala	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nivel de instruire	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Curriculum Vitae	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nr. Telefon	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa de e-mail	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Experienta profesionala	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nivel de instruire	Angajat	Obligatie legala	N/A
Copie CI	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Locul nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Experienta profesionala	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nivel de instruire	Angajat	Obligatie legala	N/A
Copie CI	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Locul nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
Cazier Judiciar	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

	Date sensibile: Date privind infractiuni/ condamnari penale	Angajat	Obligatie legala	N/A
Cazier Judiciar	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Date sensibile: Date privind infractiuni/ condamnari penale	Angajat	Obligatie legala	N/A
Certificat medical	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Stare de sanatate	Angajat	Obligatie legala	N/A
Certificat medical	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Sex	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Stare de sanatate	Angajat	Obligatie legala	N/A
Copii documente care atesta nivelul studiilor	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Locul nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nivel de instruire	Angajat	Obligatie legala	N/A
Copii documente care atesta	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si	Arhiva Contabilitate

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

nivelul studiilor			stergere a inregistrarilor
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Data nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Locul nasterii	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Nivel de instruire	Angajat	Obligatie legala	N/A
Contract individual de munca	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Contract individual de munca	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Fisa postului	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Fisa postului	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Contract individual de munca	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Angajat

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Fisa postului	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Angajat
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Contract individual de munca	Restrictionat	Format digital/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Program Informatic
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Contract individual de munca	Restrictionat	Format digital/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Revisal
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Detalii bancare	Restrictionat	Format digital/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Contabil
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	IBAN	Angajat	Obligatie legala	N/A
Detalii bancare	Restrictionat	Format digital/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Arhiva Contabilitate
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	IBAN	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Contract individual de munca	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Administrator
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Adresa	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Serie si nr. CI	Angajat	Obligatie legala	N/A
	CNP	Angajat	Obligatie legala	N/A
	Functie	Angajat	Obligatie legala	N/A
Detalii bancare	Restrictionat	Format digital/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Administartor
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A
	IBAN	Angajat	Obligatie legala	N/A
Fisa postului	Restrictionat	Format fizic/ Text	Conform Registrului de pastrare si stergere a inregistrarilor	Administrator
	Date personale	Persoana vizata	Baza legala	Exceptie
	Nume si prenume	Angajat	Obligatie legala	N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Functie

Angajat

Obligatie legala

N/A

PERSOANA VIZATA

Persoana vizata este o persoana fizica care poate fi identificata, direct sau indirect, prin referire la un identificator sau la factori specifici acelei persoane.

PERSOANA VIZATA	Locatie
Angajat	EEA

REGISTRU INVENTAR AL RESURSELOR DE PROTECTIE A DATELOR

Resursele sunt acele dispozitive, aplicatii sau functii care sunt utilizate pentru colectarea, stocarea sau accesarea datelor prelucrate. Operatorul de date isi pastreaza responsabilitatea pentru protejarea drepturilor persoanelor vizate chiar si atunci când datele au fost transmise unei resurse administrate sau detinute de o terta parte.

Descriere:

• Nu este implicata prezenta vreunei persoane imputernicite in acest proces;

• Toate resursele identificate sunt localizate in EEA;

Nume/ tip

Locatie

Rol

Criptare

Inregistrare

Contabil

EEA:

Romania

Operator

• Curriculum Vitae

• Copie CI

• Cazier Judiciar

• Certificat medical

• Copii documente care atesta nivelul studiilor

• Contract individual de munca

• Fisa postului

• Detalii bancare

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Program

Informatic

EEA:

Romania

Operator

• Contract individual de

munca

Revisal

EEA:

Romania

Operator

• Contract individual de

munca

Administrator

EEA:

Romania

Operator

• Contract individual de munca

• Fisa postului

• Detalii bancare

Arhiva Contabilitate

EEA:

Romania

Operator

• Curriculum Vitae

• Copie CI

• Cazier Judiciar

• Certificat medical

• Copii documente care atesta nivelul studiilor

• Contract individual de munca

• Fisa postului

• Detalii bancare

TRANSFERURI

Transferurile sunt mecanismele prin care elementele de date sunt transferate de la o resursa la alta.

Metoda

Sursa

Elemente de date

De la

Catre

Cripta re

Transfer tari terte

Personal

Persoana vizata

Nume si prenume, Adresa, Nr.

Telefon, Adresa de

e-mail, Data

Angajat

Contabil

N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

nasterii, Nivel de instruire, Experienta profesionala, Sex, Serie si nr. CI, CNP, Locul nasterii, Date privind infractiuni/ condamnari penale, Stare de

sanatate, IBAN

Introducere date

Persoana vizata

Nume si prenume,

Adresa, Serie si nr. CI, CNP, Functie

Contabil

Program Informatic

N/A

Introducere date

Persoana vizata

Nume si prenume, Adresa, CNP,

Functie

Contabil

Revisal

N/A

Fotocopie

Persoana vizata

Nume si prenume, Adresa, Nr.

Telefon, Adresa de e-mail, Data nasterii, Nivel de instruire, Experienta profesionala, Sex, Serie si nr. CI, CNP, Locul nasterii, Date privind infractiuni/ condamnari penale, Stare de

sanatate, IBAN

Contabil

Arhiva Contabilitate

N/A

Personal

Persoana vizata

Nume si prenume, Adresa, Serie si nr.

CI, CNP, Functie

Administr ator

Angajat

N/A

Fotocopie

Persoana

vizata

Nume si prenume,

Adresa, Serie si nr.

Administr

ator

Arhiva

Contabilitate

N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

CI, CNP, Functie, IBAN

Personal

Persoana vizata

Nume si prenume, Adresa, Serie si nr. CI, CNP, Functie,

IBAN

Contabil

Administrator

N/A

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

RECOMANDARI PRIVIND CONFORMITATEA CU PRINCIPIUL SECURITATII SI INTEGRITATII DATELOR PERSONALE

La determinarea caracterului adecvat, managementul si responsabilul cu protectia datelor ar trebui sa ia in considerare, de asemenea, amploarea eventualelor daune sau pierderi care ar putea fi cauzate persoanelor (de exemplu, personalului sau clientilor) in cazul unei incalcari a securitatii, efectul oricarei incalcari a securitatii asupra organizatiei si orice daune reputationale posibile, inclusiv pierderea posibila a increderii clientilor.

Recomandari specific procesului analizat:

• Pseudonimizarea datelor personale (nume si prenume, eventual si CNP) ale angajatului in Sistemul Informatic;

Recomandarile propuse generale, aplicabile tuturor operatiunilor desfasurate in cadrul organizatiei, aferente proceselor analizate in cadrul auditului, sunt dupa cum urmeaza:

La evaluarea masurilor tehnice adecvate, organizatia trebuie sa ia in considerare cel putin urmatoarele:

• Protectia dispozitivelor si al accesului in aplicatiile organizatiei, prin user si parola individuala;

• Blocarea automata a terminalelor (calculator/laptop etc) cand nu sunt folosite (idle state);

• Restrictionarea drepturilor de acces pentru USB si alte suporturi de memorie;

• Antivirus si firewall-uri la zi;

• Drepturile de acces in functie de roluri, inclusiv cele atribuite personalului temporar;

• Criptarea dispozitivelor care parasesc sediile organizatiei, cum ar fi laptopurile;

• Securitatea retelelor locale si WAN;

• Actualizarea licentelor existente;

• Utilizarea doar a adreselor de e-mail in domeniul organziatiei;

• Realizarea de back-up uri periodice si pastrarea acestora in locatie diferita;

La evaluarea masurilor organizatorice adecvate, organizatia trebuie sa ia in considerare cel putin urmatoarele:

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

• Restrictionarea accesului public in zona administrativa;

• Nivelurile potrivite de instruire in cadrul Organizatiei;

• Includerea masurilor privind protectia datelor in contractele de munca;

• Identificarea masurilor de actiune disciplinara pentru incalcarea confidentialitatii datelor personale;

• Monitorizarea personalului pentru respectarea standardelor de securitate relevante;

• Controlul accesului fizic la inregistrarile electronice si pe hârtie;

• Stocarea datelor pe suport de hârtie in dulapuri/ birouri securizate;

• Restrictionarea utilizarii dispozitivelor electronice portabile in afara locului de munca;

• Restrictionarea folosirii dispozitivelor personale ale angajatului la locul de munca;

• Adoptarea unor reguli clare despre parole;

• Realizarea de copii de rezerva periodica a datelor personale;

• Impunerea obligatiilor contractuale asupra organizatiilor terte de a lua masuri de securitate corespunzatoare.

Ar trebui sa se acorde atentie riscurilor pe care le prezinta prelucrarea datelor, care pot duce la prejudicii aduse persoanelor fizice ale caror date sunt prelucrate.

Toti angajatii/ personalul sunt responsabili pentru a asigura ca toate datele personale pe care Organizatia le detin si pentru care este responsabil, sunt pastrate in siguranta si nu sunt divulgate in niciun fel unei terte parti decât daca acea terta parte a fost autorizata in mod specific sa primeasca aceste informatii si a incheiat un acord de confidentialitate.

Toate datele personale ar trebui sa fie accesibile numai celor care au nevoie

sa le

foloseasca si accesul poate fi acordat numai in conformitate cu Politica de control al accesului. Toate datele cu caracter personal trebuie procesate in siguranta si trebuie pastrate:

• intr-o camera incuiata cu acces controlat; si / sau

• intr-un sertar incuiat sau intr-un dulap; si / sau

• daca sunt pastrate pe computere, protejate prin parola in conformitate cu cerintele organizatiei din Politica de Control al Accesului si / sau

• stocate pe suporturi (detasabile) care sunt criptate

Material informativ - distributie exclusiva catre clientii InITinvest Consulting.

Document Metadata

Table of Contents

INTOCMIREA CONTRACTULUI INDIVIDUAL DE MUNCA SI TRANSMITEREA IN REVISAL

Document Metadata